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Comment mettre en place un processus de recouvrement efficace ?

Quand il s’agit du recouvrement des paiements en souffrance, la meilleure façon de s’assurer que tout se déroule correctement est d’avoir un système en place qui le rend aussi simple que possible.

Bien qu’il n’y ait pas de processus de recouvrement «correct» spécifique, il existe un moyen général de mettre en place un ensemble relativement simple de lignes directrices et de critères à suivre qui assureront que cela fonctionne.

Bien sûr, l’enjeu essentiel est de s’assurer que les paiements en souffrance soient payés à temps, car des dettes qui s’éternisent peuvent sérieusement nuire à la trésorerie de votre entreprise.

Avant l’échéance, vérifiez la satisfaction client

La première chose à faire est de trouver un moyen de tester la satisfaction du client. Que vous le fassiez par un appel téléphonique, par courrier électronique ou par lettre, est sans importance, pourvu que vous le fassiez.

Les clients mécontents sont susceptibles de payer en retard. Par conséquent, s’il y a un aspect de votre entreprise qui provoque des mécontentements importants chez vos clients, vous allez créer des répercussions financières pour votre entreprise.

Mettez en place ces enquêtes de satisfaction quelques jours après avoir rendu le service ou fourni le produit, et surtout quelques jours avant qu’un paiement soit dû. De cette façon, vous pouvez mettre en place le premier rappel pour ce paiement sans surprise. Par ailleurs, cela fera évoluer la qualité générale de votre entreprise.

Dès l’échéance, relancer par écrit avec compréhension

La question de la relance au moment de l’échéance est fondamentale. L’approche à faire à ce moment est essentiel, augmentant la probabilité qu’un client soit davantage coopératif et qu’il paye rapidement. Ces rappels doivent être respectueux et professionnels. Il faudra par contre exercer davantage de pression au moment où le temps passe.

Le premier avis suppose habituellement que le paiement attendu est en cours, ou qu’un retard éventuel est accidentel : le client a tout simplement oublié, ou que certains facteurs externes interfèrent pour payer à temps.

Chaque fois que vous envoyez votre premier avis, il doit simplement être un rappel sans accusations. Si le client a vraiment oublié, un simple rappel est généralement assez bon pour recevoir votre paiement. De même, votre deuxième avis de collecte devrait être tout aussi respectueux, tout simplement pour rappeler que la situation a besoin d’attention et que les choses pourraient devenir plus compliqué si elles ne paient pas bientôt.

Après l’échéance, monter la pression avec un appel

Si la facture est toujours en retard, il est temps de savoir pourquoi il n’a pas été payé. Les avis précédents peuvent être facilement ignorés ou oubliés, de sorte que vous aurez probablement besoin d’adopter une approche plus directe pour rappeler à votre client ce qui doit être fait. C’est le moment pour un appel téléphonique.

Le but de cet appel téléphonique est de savoir exactement pourquoi la facture n’a toujours pas été payé, en gardant à l’esprit que le client pourrait être dans un mauvais situation financière. Alors que vous voulez obtenir un engagement à payer, le client restera sympathique cachant ses difficultés. Par contre s’il a – ou prétend avoir – déjà payé, n’hésitez pas à vous excuser. Mais si ce n’est pas le cas, il est impératif de demander une date pour déterminer quand le paiement devrait arriver. Prévoyez dans la foulée d’envoyer un mail ou un courrier qui rappelle la discussion.

En retard, devenez insistant et ferme

À ce stade, la situation devient tendue. Mettez en place une série de rappel systématique, téléphonique ou email, car la pression marche toujours. Et envoyez un courrier plus officiel, tout en restant bien sûr respectueux. A chaque appel ou email, demander une date de règlement. Ces contacts doivent déterminer si le client peut ou non payer immédiatement. Le troisième contact est le plus important. car vous devez le présenter comme le dernier appel que vous faite. Souligner le fait que c’est la dernière étape avant de confier le dossier à votre service juridique ou à votre partenaire de contentieux. Et soulignez que vous allez devoir indiquer dans vos rapports le fait de ces retards, pouvant nuire à une éventuelle future collaboration.

Bien que ce processus soit simple, il est très efficace, et travaille à maintenir une atmosphère saine de coopération entre votre entreprise et votre client. Ce processus clair et organisé aura des répercussions immédiates sur la santé financière de votre entreprise.

5 meilleures façons d’optimiser votre processus de recouvrement

Plus vite votre entreprise obtient le recouvrement de ses créances plus vite vous pourrez payer vos propres factures ou investir dans de nouvelles opportunités.

Aujourd’hui les grandes entreprises cherchent continuellement à optimiser leur processus de recouvrement dans le but d’accélérer les paiements et de solidifier leurs flux financiers.

Dans cet article vous pourrez découvrir les 5 meilleures façons de mettre en place une stratégie de recouvrement efficace et d’accélérer vos processus de paiement.

 

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Opter pour les emails

Envoyez-vous toujours les factures de vos clients par la poste ?

En supposant que vous envoyiez les factures à vos clients dès que possible, et, ne nous voilons pas la face, ce n’est presque jamais le cas, facturer vos clients via courrier postal ralentira les paiements d’au moins quelques jours. Et ce dans le meilleur des cas.

La première étape pour optimiser votre processus de recouvrement est d’envoyer vos factures aux clients concernés via email. Non seulement vous pourrez facturer vos clients à partir du moment où le produit sera délivré ou le service rendu, mais en plus vous n’aurez pas à attendre quelques jours le temps que votre facture parvienne au client.

Envoyer vos factures par email accélèrera le recouvrement de vos créances. Toutefois, faites attention à bien respecter les normes en vigueur. Pour de meilleurs résultats vous pouvez aussi envisager de passer à une solution automatisée qui prendra en charge tous ces envois pour vous. Un assistant virtuel intelligent avertira automatiquement vos clients des diverses échéances de paiement et les relancera en cas de retard, le tout sans intervention manuelle de votre part !

C’est ici ce que Dunforce vous propose. Cet assistant virtuel intelligent relance vos clients pour accélérer le recouvrement de vos créances. Par un simple envoi de vos factures dans notre plateforme, le logiciel relance automatiquement et de manière personnalisée vos factures auprès des clients correspondant. Pour plus d’informations cliquez sur le lien suivant.

 

Faciliter les paiements au maximum

Imaginez un client pour qui payer une facture par chèque est un problème majeur. Il préfère vous régler par carte bancaire.

Vous ne pouvez forcer vos clients à vous payer avec un moyen de paiement en particulier. Plus vous leur donnez de choix et de possibilités de règlement plus ils vous paieront dans les temps.

Par exemple, plutôt que de seulement permettre à vos clients de vous régler par chèque envoyé par courrier postal, envisagez de mettre en place un portail de paiement en ligne disponible 24h / 24 et 7j / 7. Ne limitez pas vos clients à payer uniquement avec Visa. Acceptez autant d’options de paiement que possible.

Plus les paiements sont faciles, plus vite vous serez payé!

 

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Établissez une politique de crédit

Accorder du temps et de l’importance à d’innombrables clients pour recevoir les paiements qui vous sont dûs est la dernière chose que vous souhaitez.

Aujourd’hui, les plus grandes sociétés ont détaillé leurs politiques de crédits précisant quel type de clients se verra proposer des termes généraux – et quel type de clients devra payer son compte directement et intégralement.

En établissant une politique de crédit et en vous assurant que vos employés et vos clients en ont connaissance, vous réduisez vos chances d’accorder du crédit à des clients qui sont peu disposés à vous rembourser. Tant que la politique est claire, les employés ne se sentiront pas mal à l’aise à l’idée d’accorder moins de crédit à certains clients – et les clients à qui on refuserait des actions ne se sentiront pas offusqués.

Créer un système de suivi des paiements en retard

Dans le meilleur des mondes, jamais aucun de vos clients ne paieraient leurs factures en retard. Malheureusement, cela a peu de chances de se réaliser.

De temps en temps, il peut arriver que certains clients réguliers paient en retard. Pour augmenter vos chances de paiement et ce le plus rapidement possible, il est essentiel d’avoir mis en place une procédure de suivi des retards de paiements.

Comment mettre en place une telle procédure de suivi ?

Pour commencer, envoyez des rappels de paiements à vos clients lorsque l’échéance approche. Par exemple, 15 jours avant la date d’échéance. S’ils ne paient pas à temps, continuez à leur envoyer des mails après l’échéance. Pour vous aider dans la mise en place d’une telle procédure de suivi en fonction du profil de chacun de vos clients, vous pouvez également consulter l’un de nos articles conçu spécialement pour le sujet.

Si après vos nombreux mails et appels la situation ne se décante toujours pas vous pourrez ensuite donner le relai à un agence de recouvrement ou entamer une procédure contentieuse.

Accordez des réductions pour les paiements anticipés

Aucune entreprise ne veut payer plus que ce dont elle a besoin pour concevoir ses produits ou rendre ses services.

Incitez vos clients à payer en avance en leur offrant des réductions de paiement anticipé. Par exemple vous pouvez ajouter les termes “3/10 n/30” à vos factures pour donner à vos clients qui payent dans les 10 jours une réduction de 3%. Le cas échéant, le montant total de la facture est à payer dans les 30 jours.

Vous n’arriverez surement pas à convaincre tous vos clients de profiter de la réduction, mais vous parviendrez certainement à toucher certains d’entre eux.

Finalement, votre entreprise peut réduire les risques de problèmes de trésorerie en rationalisant le processus de recouvrement et en mettant en place une solution d’automatisation de vos relances clients.

 

Pour plus de conseils et d’informations sur le sujet nous vous invitons à télécharger l’un de nos livres blancs !

 

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Impayés ? Comment gérer au mieux les contentieux pour être payé

Une deadline dépassée et vous n’avez toujours pas reçu de paiement de la part de votre client ? Même si vous souhaitiez l’éviter, il est pourtant temps d’entamer une phase de relance contentieuse. On vous en dit plus sur les procédures à suivre en cas de contentieux afin d’aboutir au recouvrement de vos créances.

 

A quel moment entamer une relance contentieuse et judiciaire ?

Le début de votre phase de relance contentieuse commence lorsque vous décidez de mettre un terme à votre phase de recouvrement à l’amiable. Cette dernière n’ayant porté ses fruits il vous faut passer à un niveau de relance plus contraignant pour votre débiteur. Les objectifs de cette relance contentieuse sont multiples :

  • Obtenir le paiement de vos créances avant que la procédure judiciaire ne se termine.
  • Utiliser toutes les voies légales possibles pour contraindre votre débiteur de payer les sommes dues ainsi que les frais supplémentaires.
  • Conserver la bonne image et la crédibilité de votre entreprise en mettant à exécution les menaces proférées dans les relances précédentes.

Toutefois, avant d’entamer toute phase contentieuse ou judiciaire, il vous faut étudier au préalable les éventuels dommages que cela pourrait causer. Vous devez également étudier la probabilité de vous faire payer à l’issue de la procédure.

Pour déterminer les dommages vous devez prendre en compte toutes vos factures impayées. Si votre client louait ou achetait des biens ou du matériel, vous pouvez également évaluer leurs états et les éventuels coûts de réparation que cela engendrerait.

Pour évaluer la probabilité de vous faire payer à l’issue de la procédure judiciaire vous devez étudier différents aspects de la santé financière de votre client :

  • Immobilisations corporelles
  • Trésorerie disponible
  • Actifs circulants
  • Biens fonciers
  • Obligations et actions de société
  • Dettes

Si à l’issue de cette étude vous vous rendez compte qu’il est peu probable que votre client vous paye ou pire qu’il est au bord de la faillite, alors il est préférable de ne pas entamer de procédure judiciaire. Préférez plutôt revendre la dette à une agence de recouvrement.

S’il s’avère que votre client est à même de vous payer, alors différentes procédure s’offrent à vous.

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Les procédures possibles

La mise en demeure

L’envoi d’une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception constitue la première étape de toute procédure contentieuse. Doit être joint à cette mise en demeure un relevé de compte comprenant les factures dues ainsi que les pénalités de retard.

Il s’agit d’une sommation de payer. Elle n’est pas obligatoire mais cette dernière marque une limite formelle et un changement de ton de votre part.

Si la mise en demeure n’est pas obligatoire, elle reste importante. En effet, elle permet de constater juridiquement l’impayé ou le retard de paiment.

L’injonction à payer

Simple et rapide d’utilisation, l’injonction à payer est de surcroît peu coûteuse. Cette procédure est très souvent utilisée pour les factures impayées, de petits montants ne constituant donc pas de gros litiges. En effet, on utilise fréquemment l’injonction à payer  lorsque le débiteur ne peut apporter aucune contestation.

Pour pouvoir faire une demande d’injonction à payer, vous devez cependant prêter attention à un certain nombre d’éléments et veiller à respecter certaines conditions.

En fonction de la nature de votre créance ainsi que de son montant, le processus n’est pas le même.

Votre créance sera de nature civile lorsque votre client est un consommateur. Elle sera de nature commerciale si votre client est un professionnel.

De même, en fonction du montant de vos créances et de leurs natures, il vous faudra vous adresser soit au Tribunal de Proximité soit au Tribunal d’Instance soit au Tribunal de Grande Instance soit au Tribunal de Commerce.

Veillez également à fournir le formulaire administratif (CERFA) correspondant à chaque créance.

Pour vous aidez dans vos démarches et faire le point voici un tableau récapitulatif:

 

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Une fois que le juge aura rendu sa décision vous obtiendrez une ordonnance d’injonction de payer vous permettant de mettre en place des saisies d’huissier si nécessaire.

NB : la Loi Macron prévoit une procédure simplifiée pour un montant de 25€ afin d’obtenir le recouvrement de vos créances inférieurs à 4000€. En recourant directement à un huissier de justice vous évitez de passer par le tribunal.

Pour entamer cette procédure vous devez donc faire appel à un huissier de justice qui entrera ensuite en contact avec votre client. Il l’invitera ensuite à prendre part à la procédure pour rembourser sa dette. Si votre client accepte, un accord sur le montant et les différentes modalités de paiement pourra s’établir.

Si votre client refuse et ne répond pas à la demande de l’huissier de justice, vous devrez procéder à une demande d’injonction de payer comme décrite ci-dessus.

  • À noter, il existe également une injonction de payer européenne. Aussi rapide et peu coûteuse que l’injonction de payer, elle vous permet d’aboutir au recouvrement de vos créances lorsque vos clients sont dans des pays membres de l’Union Européenne. Elle s’applique dans tous les états de l’UE sauf au Danemark.

Le référé provision

Peu coûteuse, cette procédure est davantage utilisée lorsqu’il est urgent que votre client rembourse sa dette de part un risque d’appauvrissement de ce dernier. Il vous faut donc agir rapidement. De fait, le référé provision vous permet de recevoir rapidement les sommes dues.

Toutefois, si votre client persiste à ne pas vouloir payer ses dettes vous pouvez faire appel à un huissier. Ce dernier se chargera de saisir ses biens. Vous pourrez ainsi obtenir le paiement de vos créances par la ventes de ces derniers.

Pour utiliser cette procédure vous devez être en mesure de prouver que votre client vous doit bien la somme demandée. Aucune forme de contestation de la part de votre client ne doit exister.

L’assignation en paiement au fond

Plus coûteuse, cette procédure est généralement utilisée lorsque l’injonction de payer ainsi que le référé provision ne peuvent s’appliquer. Elle peut donc s’inscrire dans la suite logique des deux procédures précédentes.

L’assignation en paiement débouche sur un procès classique qui peut donc s’étendre dans la durée.

Les mesures conservatoires

Peu connues des entreprises, les mesures conservatoires reposent sur la décision d’un juge. Dans l’attente de donner son jugement,  il rend indisponible un bien de votre client pour garantir le paiement de votre créance.

Comment prévenir les contentieux : les démarches à entreprendre en avance de phase

La première des choses à faire pour prévenir les contentieux est d’étudier le profil et la santé financière de vos clients. Ont-ils l’habitude de payer en retard ? Ont-ils des problèmes financiers ?

De cette manière vous pourrez établir une stratégie de recouvrement efficace et adaptée à chaque client. Par exemple, vous prêterez plus d’attention et relancerez davantage un client qui présente plus de risques d’impayés.

C’est en mettant en place une stratégie de recouvrement intelligente et adaptée à chaque client que vous pourrez aboutir au recouvrement de vos créances et ainsi éviter les contentieux.

Pour éviter les contentieux vous pouvez également anticiper les éventuels retards de paiement en envoyant des relances pré-échéance. Plus vous relancez vos clients de manière anticipée, plus cela leur laisse le temps de prévoir le paiement.

Dunforce, est un logiciel qui vous donne toutes les clés pour prévenir les contentieux et ainsi les éviter.

Par un envoi simple et rapide de vos factures dans notre plateforme, le logiciel relance ensuite automatiquement vos factures auprès des clients concernés. Chaque plan de relance peut ainsi être adapté à chacun de vos clients pour un suivi personnalisé.

Le logiciel étudie également le profil de vos clients et vous permet donc d’identifier plus rapidement les profils à risque.

Avec Dunforce vous pouvez donc anticiper le comportement de vos clients. Il vous suffit de programmer des relances anticipées pour prévenir les contentieux et aboutir au recouvrement de vos créances !

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La Relance intelligente pour le Daf de demain

Qui n’a jamais eu à faire à des retards de paiement de ses clients ? Véritable casse tête pour l’administration des entreprises et source de stress pour vous DAF, les retards de paiement peuvent vite devenir un enfer pour votre trésorerie. Si les factures sont sujettes à la dématérialisation, leurs processus de recouvrement en fait aussi l’objet. Dans la continuité d’une logique d’automatisation de vos processus, on vous en dit plus sur la stratégie de recouvrement à mettre en oeuvre pour assurer un paiement en temps et en heure de vos créances. Une relance intelligente pour gagner du temps tout en conservant vos clients, c’est possible !

 

L’importance de la relance client

Souvent chronophage, sans grande valeur ajoutée et répétitif, la gestion des relances clients revêt pourtant une importance capitale au sein des entreprises. En effet, elle constitue pour vous, DAF de demain, un enjeu primordial pour la gestion de votre trésorerie.

Les retards de paiement de vos clients constituent la source de nombreux maux financiers. Une mauvaise gestion de votre relance client peut aboutir à des découverts bancaires voire à l’impossibilité de régler vos dettes. Ils constituent également un frein à la compétitivité de votre entreprise. En effet, les moyens mobilisés pour le recouvrement de vos créances pourraient être investis dans d’autres actions visant le développement du chiffre d’affaire ou l’optimisation d’autres tâches. Pour éviter de mettre votre entreprise en difficulté économique il est donc préférable d’assurer, dès le début, un suivi régulier de vos clients. Cela vous permettra d’éliminer les risques d’impayés de certains clients à risque, d’améliorer vos délais moyen de paiement et d’assurer la bonne santé de votre trésorerie. Le tout en gardant de bonnes relations avec vos clients.

La complexité de mettre en place une relance intelligente

Mettre en place un processus de relance intelligent n’est pas chose facile. En effet, un certain nombre d’indicateurs sont à prendre en compte pour assurer avec succès le recouvrement de vos créances.

Dans un premier temps il convient de distinguer deux moments clés dans votre processus de recouvrement :

  • La période amiable : il s’agit de la période la plus importante dans votre processus. Il s’agit de maintenir la relation commerciale établie avec votre client tout en obtenant le paiement de votre créance. L’objectif de cette période est aussi de sensibiliser votre client au respect des échéances et à la préservation de cette relation commerciale établie. La fin de cette période est souvent marquée par l’envoi d’un courrier de mise en demeure, généralement 60 jours après l’échéance.
  • La phase contentieuse : vous l’aurez compris, il s’agit de la phase qui suit la période amiable. Le client n’est alors plus considéré comme un client mais désormais comme un débiteur.

Pour éviter d’en arriver à cette phase contentieuse un travail préalable doit être effectuer. En effet, le succès de votre processus de recouvrement sera d’autant plus important qu’il sera adapté à chaque client et à chaque entreprise.

Pour se faire, il vous faut prendre en compte le profil risque de vos clients ainsi que leurs profils payeurs. Vous pourrez ensuite mieux évaluer l’intensité des actions qui vont suivre. Généralement, les actions qui suivent se présentent sur plusieurs niveaux de relance (trois ou quatre niveaux). A titre d’exemple, on peut considérer le premier niveau comme une invitation à réparer un oubli ; le second comme un rappel de l’échéance passée donnant lieu à des pénalités de retard ; le troisième comme un rappel des relances précédentes débouchant sur une menace d’arrêt des commandes et livraisons en cours ; enfin le quatrième aboutit à la mise en demeure.

Toutefois, il ne faut pas négliger la relance pré-échéance. D’après une étude menée par l’AFDCC (l’Association des Crédit Managers), sur un échantillon de 150 entreprises réparties à part égales dans les secteurs de l’industrie, des services et commerce de gros, plus de la moitié affirment anticiper l’échéance de la facture et envoient une relance avant la date.

Mais avant cela vous devez étudier chaque client pour mettre en place des processus de recouvrement adaptés et fructueux. Il vous faut prendre en compte les profils de vos clients, les différents secteurs d’activités et les montants des factures.

a) Les différents profils clients

De manière générale, il vous faut avoir fait des recherches préalables sur le profil de vos clients. Ont-ils des profils à risque ? Sont-ils des mauvais payeurs ? La santé financière de l’entreprise est-elle bonne ?

Vous prêterez donc plus d’attention aux clients présentant des profils à risques. Voici un premier aperçu des profils existants:

  • Les spécialistes : ceux qui s’organisent pour payer en retard
  • Les sélectifs : ils payent certains fournisseurs à l’heure mais pas d’autres
  • Les insolvables : ils ne peuvent définitivement pas payer
  • Les sincères : ceux qui ont oublié l’échéance de bonne foi et qui régularisent sur le champ
  • Les dominants : ils peuvent et veulent bien payer mais ils le feront selon leurs modalités
  • Les sur contrôlés : ceux qui payeront après de nombreux contrôles et pièces justificatives
  • Les désorganisés : ils ont besoin en permanence qu’on leur rappelle leurs engagements

Les profils clients sont très variés et nécessitent donc chacun des processus de relance adaptés :

  • Clients BtoB : Le meilleur canal de relance est ici la relance écrite au format électronique (mail). Les avantages sont multiples. Considéré comme moins intrusif que le téléphone, elle vous permettra un gain de temps considérable en vous évitant de passer par le standard de l’entreprise. Vous vous adressez directement à la bonne personne. Par ailleurs, elle vous permet aussi de gérer de plus gros volume de relance en programmant son envoi automatique.
  • Clients BtoC : Il est ici impératif de connaître les coordonnées du client. En effet, la relance téléphonique est à privilégier. Plus rapide et plus efficace, elle vous permettra de connaître les raisons d’un impayé et d’obtenir des informations de manière immédiate. Une proximité se crée avec votre client permettant même d’élargir la conversation. Toutefois, si votre client reste injoignable, vous pouvez utiliser l’envoi de sms. Leurs textes simples et personnalisables vous permettent de les atteindre plus rapidement, à n’importe quel moment. Le taux d’ouverture des sms reste le plus élevé, 97%, en moyenne dans les trois minutes qui suivent son envoi. Si le nombre de vos relances est trop important vous pouvez bien sur opter pour l’envoi de relances par email.

NB : En BtoC, le recouvrement des créances obéit à des règles particulières. Les créances étant considérées comme des créances civiles, il faut appliquer les dispositions prévues à cet effet dans le code de la consommation et les procédures civiles d’exécution. Notamment, la créance à recouvrer doit être certaine (réelle), liquide (en euro par ex) et exigible (date d’échéance dépassée).

Toutefois, il ne faut pas hésiter à alterner les différents moyens de relance pour surprendre les clients et ne pas les habituer à une certaine routine.

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b) Les différents secteurs d’activité

Selon l’étude Altares sur les comportements de paiement des entreprises et organismes publics en France et en Europe au premier et deuxième trimestre 2017, le retard moyen de paiement est passé, en France, en dessous des 11 jours.

Toutefois, si on regarde de plus près, certains secteurs d’activités nécessitent une plus grande vigilance de votre part en ce qui concerne les retards de paiement.

Si le secteur privé est plus enclin à payer à temps (les artisans sont ceux qui respectent le mieux les délais de paiement avec 8,3 jours de retard en moyenne), d’autres nécessitent une plus forte attention; notamment dans le secteur public où les retards de paiement sont les plus fréquents.

Finalement les activités BtoC semblent les plus respectueuses des délais. Le secteur d’activité respectant le mieux les échéances étant le secteur du bâtiment où 60% des acteurs règlent leurs factures sans retard. En seconde place on retrouve le secteur agricole dont 51% des acteurs payent dans les temps.

A l’inverse, les retards de paiement sont très fréquents dans les secteurs des transports et logistiques (28%), de l’information et communication (32%) et enfin dans le secteur de l’industrie (35%).

Il vous faudra donc mettre en place un processus de recouvrement adapté à chacun de ces secteurs pour garantir l’encaissement de vos créances. A titre d’exemple il s’agira d’accroître l’intensité de vos relances.

c) Les différents montants de factures

Enfin, toujours dans cette optique d’assurer une relance intelligente de vos clients, le troisième élément à prendre en compte dans votre stratégie est le montant des différentes factures.

Plus le montant des factures est important, plus on les traitera en priorité.

En ce qui concerne les modes de relance, une fois de plus il n’y a pas de modèle type. Toutefois, si les factures dont les montants sont plus importants sont peu nombreuses (deux ou trois), on vous conseillera davantage de relancer directement par téléphone. A contrario, si le volume des factures est trop important on procèdera par relance écrite via mail. Notez que ce type de relance vous permettra de traiter de plus gros volume grâce à la possibilité de l’automatiser. Vous pouvez également mettre en place plusieurs niveaux de relance.

 

Nécessité de personnalisation possible grâce à Dunforce

Vous l’avez compris, mettre en place un processus de recouvrement intelligent n’est pas chose facile de part les différents paramètres qui entrent en jeu.

Dunforce est un logiciel qui vous propose de combiner tous ces éléments pour faciliter la mise en place de cette relance intelligente.

Par un simple envoi de vos factures, nous les intégrons à notre plateforme qui se chargera de relancer de manière automatique vos clients.

 

Fini les heures perdues à relancer vos clients et étudier leurs comportements. Notre logiciel vous permet désormais de connaître rapidement le profil payeur de vos clients. Il a été conçu pour que vous puissiez prévoir, anticiper et redoubler de vigilance auprès des payeurs à risque. Vous gagnez du temps et votre trésorerie ne se porte que mieux !

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Lettres de relance : comment sauvegarder votre relation client ?

L’importance des lettres de relance pour conserver une bonne relation client

Rechercher de nouveaux clients est aujourd’hui coûteux, il vous faut donc garder en tête qu’il est très important de conserver ceux déjà existants. En effet, chacun doit être considéré comme une opportunité d’accroitre votre rayonnement commercial et vos occasions de ventes. C’est pourquoi la bonne gestion de votre relation client est primordiale. Cette dernière passe par l’élaboration de lettres de relance efficaces et personnalisées. Ceci, soit dans un but commercial soit afin d’éviter les contentieux liés aux impayés. La bonne gestion de vos clients via ces lettres de relance vous permettra de mieux les comprendre et de mieux répondre à leurs besoins.

Finalement les retombées ne peuvent être que positives. Votre relation client s’améliore permettant également de promouvoir votre notoriété. Vous augmentez la valeur de vos clients existants grâce à un marketing plus personnalisé et ciblé. Vous réduisez aussi vos problèmes de recouvrement. Enfin, comme le confirme une étude du cabinet HCG France, mettre l’accent sur votre relation client constitue un facteur de croissance dont la performance contribue à l’évolution du chiffre d’affaire.C’est finalement à partir du moment où vous comprendrez vos clients existants de manière efficace que vous pourrez ensuite en identifier de nouveaux.

 

Les causes d’une relation client qui se dégradent

Il existe un certain nombre d’erreurs à ne pas commettre pour éviter que votre relation client ne se dégrade.

Il faut, par exemple, que vous soyez en totale transparence avec ces derniers.

Les problématiques liées au paiement constitue la majorité des conflits naissant entre deux organisations. En effet, beaucoup découvrent avec surprises les montants indiqués sur les factures n’ayant eu connaissance des honoraires auparavant. D’autres n’ont pas été informé d’imprévus venant augmenter le montant de la facture initiale. Certains, insatisfaits de vos services, considèrent le montant de la facture trop élevé au vu du retard d’exécution.Enfin il arrive aussi que vos clients tardent à payer vos factures, compromettant alors votre bien-être financier. C’est dans ce dernier cas où l’élaboration de vos lettres de relance devient délicate. Vous devez faire preuve de diplomatie afin de conserver une bonne relation avec vos clients.

 

Comment sauvegarder votre relation client ?

Comme évoqué précédemment, vous devez en premier lieu être transparent avec vos clients.

Soyez à leur écoute, faites des suivis personnalisés.

Nous avons  pu constater que beaucoup d’entre vous s’intéressent à des exemples de lettres de relance. C’est pourquoi Dunforce se propose de vous donner un aperçu de différents plans de relance existants, adaptés à vos besoins et aux profils de vos clients.

En effet, relancer vos clients pour aboutir au recouvrement de vos créances peut être une tâche fastidieuse. Personnaliser ses messages, adapter l’intensité des lettres de relance en fonction du client, du montant ou encore éviter les erreurs peut être très compliqué pour chaque organisation. Vos solutions comptables ou logiciels métier vous permettent généralement de préparer vos lettres de relance. Cependant, au mieux, ils vous notifient du dépassement d’une échéance. L’idée de ce livre blanc est de vous donner les bons plans de relance pour permettre le recouvrement de vos créances dans les temps tout en vous adaptant à l’ensemble de vos clients. Avec ces plans simplifiés au maximum vous pouvez mettre en place ces processus dès demain !

Si vous voulez aller plus loin et automatisez vos relances client tout en les personnalisant, n’hésitez pas à demander une démo de Dunforce  !

Dans ce livre blanc nous vous proposons 3 de plans de relance type qui ont fait leur preuve pour nos clients ! Laissez nous simplifier le travail de vos équipes ! C’est une idée que nous avons également développée dans l’un de nos articles.


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