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Comment l’Office manager peut-il optimiser la collaboration externe?

Comme nous l’avons vu la semaine dernière, la collaboration interne des équipes projets est essentielle pour garantir la productivité de l’entreprise. Mais elle ne se suffit pas à seule ! Voyons à quel point il faut optimiser la collaboration externe pour soutenir le développement et la pérennité de l’entreprise.

1) Pourquoi la collaboration externe est-elle si importante ?

Bien communiquer avec ses clients et partenaires est absolument nécessaire. Ils ont en effet besoin de comprendre les besoins et actions de l’entreprise, mais aussi ses contraintes et obligations. Dans le cadre du lancement d’un nouveau produit, comme dans le cas d’un problème de production, le cercle des partenaires et fournisseurs sera mis à contribution pour effectuer les efforts nécessaires.

Les dirigeants de l’entreprise doivent savoir faire le lien avec les prestataires qu’il s’agisse des partenaires financiers (comptabilité, recouvrement), du chargé d’assurance mais aussi des partenaires juridiques. L’important est d’avoir un dialogue récurrent et cohérent pour comprendre l’environnement où l’entreprise évolue et qui ne cesse de changer. L’idée est de pouvoir s’appuyer sur un réseau de partenaires fiables. Ils vous aideront à prendre les bonnes décisions et à réussir vos projets.

Ainsi, en cas de litige ou de coup dur, l’entreprise pourra alors s’appuyer sur son réseau externe pour assurer ses interventions.

Office Manager: Optimiser la collaboration externe

2) Comment optimiser cette collaboration externe?

Le succès des outils de travail collaboratifs n’est pas qu’un effet de mode. Ils sont utiles pour accompagner au quotidien les équipes en optimisant leur façon de travailler.

Avant toute chose, rappelons que la centralisation de l’information permet d’assurer la qualité et la pérennité des données échangées. Il est important de travailler sur la conservation et l’organisation des données transmises et partagées, en cas de besoin.

Le partage des informations doit aussi être bidirectionnel entre les dirigeants et les services concernés de l’entreprise qui sont en lien avec l’extérieur.

Les collaborateurs doivent  y avoir accès à tout moment, sans avoir à se plonger dans une base d’échanges nourris par email. Le but est de trouver la data que l’on cherche le plus rapidement possible. L’idée est de pouvoir ainsi avoir accès à une capacité d’action instantanée pour le bien de l’entreprise. En cas de problème, il sera possible d’auditer et de rassembler toutes les pièces du dossier pour définir la stratégie à adopter.

Office Manager: Optimiser la collaboration externe

Enfin, assurer la sécurité des données est un des enjeux principaux. Il faut à tous prix empêcher la divulgation involontaire des informations. La fiabilité de la solution collaborative est donc extrêmement essentielle. Les niveaux de droits d’autorisation sont là pour garantir que la donnée ne soit accessible qu’aux personnes concernées.

Les outils collaboratifs sont des atouts phares pour l’entreprise, en voici quelques exemples :

  • Approche juridique avec le Portail collaboratif Open Law: il offre ainsi l’harmonisation des processus, la dématérialisation des échanges, la collaboration en temps réel et des espaces de travail interactifs et sécurisés.
  • Gestion du poste client : avec Dunforce, vous optimisez la gestion des relances et le recouvrement des factures des clients, de façon fluide et efficace. L’idée est d’automatiser l’information pour mieux analyser les flux financiers et optimiser en parallèle la gestion de l’entreprise.

Les outils collaboratifs sont un bon moyen de gagner en efficacité. Ils donnent accès en instantané à l’information recherchée et aident à prendre rapidement les bonnes décisions. Ce sont des outils de différenciation qui donnent un avantage compétitif à l’entreprise. La société est plus efficace car elle capte plus rapidement les évolutions de l’environnement et les besoins des clients.

Office Manager: Optimiser la collaboration externe

Par exemple, dans le domaine du BTP, les projets collaboratifs inter-entreprises permettent de gérer les projets de construction en partageant les risques et les démarches entre collaborateurs. Cela implique des modèles de communication uniques et rigoureux pour assurer la qualité et l’efficience des projets ainsi développés.

Pour accélérer leur croissance, certaines entreprises en viennent même à mixer compétences internes et externes pour développer la croissance de manière plus rapide. Et cela tout en minimisant les risques! La collaboration externe est ainsi un moyen essentiel pour mieux gérer l’entreprise et assurer son développement.

Comment l’Office Manager peut-il optimiser la collaboration interne?

Facilitateur et parfois coach, l’office manager doit, parmi ses nombreuses missions, optimiser la collaboration interne. Il a donc besoin d’outils pour permettre à ses collaborateurs d’échanger et de gérer au mieux les projets de l’entreprise.

Office Manager: collaboration interne

1) Pourquoi la collaboration interne au sein de l’équipe projet est-elle si importante ?

On le dit souvent : bien collaborer et savoir communiquer au sein de l’équipe projet et de l’entreprise en général, est essentiel. Pourquoi est-il si important de rendre la communication fluide et de faciliter l’accès aux informations?

C’est simple : l’amélioration du fonctionnement de la communication au sein de l’équipe projet permet de faciliter la transmission des informations, mais aussi de mieux se comprendre. L’idée est d’éviter les écueils afin que la communication projet soit efficace : partager les avancées régulièrement avec un reporting simple peut s’avérer très efficace. Il faut aussi prendre le temps de poser le bilan des actions et d’analyser les difficultés rencontrées ainsi que les solutions apportées. Cela permet de faire gagner du temps et de l’efficacité aux équipes et à l’entreprise.

Pour cela, chacun doit pouvoir avoir accès simplement à l’information, pour pouvoir justement la comprendre, l’analyser et en retirer l’essentiel. La diffusion de l’information doit donc être fluide et la donnée elle-même doit être en cela bien structurée et facilement accessible.

Pour que la collaboration soit efficace, il faut pour cela que le rôle de chacun soit clair et précis. C’est ainsi que chacun des collaborateurs donnera tout son potentiel dans le cadre de l’équipe projet.

Mais ce n’est pas tout ! Travailler à partir de données fiables est aussi crucial. Il est donc important que les données soient régulièrement sauvegardées, partagées, afin que l’erreur humaine, par exemple lors de la retranscription ou de la communication de celle-ci, soit corrigée en amont. Ainsi, quand une personne est absente, les autres pourront continuer à travailler méticuleusement et pourront faire avancer le projet.

Bien sûr, l’office manager aura, quant à lui, un rôle de facilitateur, en fournissant l’aide et les soutiens clés pour justement activer et simplifier cette collaboration.

Office Manager: collaboration interne

2) Quels sont les outils d’une collaboration interne plus efficace ?

Il existe de nombreux types d’outils pour collaborer de manière plus efficace au sein d’un projet.

Voici une vue d’ensemble des solutions existantes pour satisfaire différents besoins :

  • Les outils pour partager: parmi les outils les plus essentiels, on l’a vu, on a ceux qui permettent d’échanger entre les collaborateurs. On peut ainsi évoquer les outils instantanés pour vérifier l’information et pouvoir prendre une décision, comme Slack, par exemple.
  • Les outils pour organiser l’information: l’information à jour et la réactivité de l’équipe sont cruciales. Certains systèmes hybrides permettent de diffuser l’information, comme Yammer, mais peuvent être encore plus utiles. Car, au-delà de pouvoir rechercher des informations, on peut aussi, grâce à eux, solliciter d’autres équipes projets sur des thématiques inhérentes au projet. Cela permet de gagner du temps et de ne pas recommencer d’une feuille blanche.
  • Les outils de créativité: On les appelle aussi outils de mind-mapping. Ce sont des solutions qui facilitent la création en précisant et en accompagnant les schémas de pensée. Ces solutions d’intelligence artificielle poussent ainsi un peu plus loin l’intelligence humaine.
  • Les solutions de partage de fichier : à une époque où il faut aller toujours vite et être toujours plus efficace, il faut désormais pouvoir partager simplement des fichiers de manière sécurisée. Bien sûr, ces outils permettent à l’administrateur de créer des droits et niveaux d’accès spécifiques pour les différents intervenants.
  • Les calendriers : aller vite, c’est bien, n’est-ce pas ? Mais encore faut-il savoir où l’on va et avoir toutes les échéances et étapes intermédiaires en tête. Les calendriers sont donc essentiels! Ils permettent à tous les collaborateurs d’accéder aux informations sur les dernières dates relatives au projet.
  • Outils de gestion des ressources : Sans calibrer les ressources utilisées et celles restant encore disponibles, on peut rapidement aller droit dans le mur. Alors, il faut aussi prévoir un outil permettant d’avoir un suivi fin et efficace des moyens disponibles pour y arriver. ( Consommations intermédiaires, temps de travail…) Ces données permettent ainsi de faire des choix précis sur la gestion des ressources pour que l’équipe soit plus efficace.

Office Manager: collaboration interne

Dunforce offre une solution personnalisable d’automatisation de la relance client et de gestion du back office. La personne en charge du suivi des factures peut ainsi gagner en productivité. L’outil est collaboratif. Il permet à la personne en charge de se préoccuper de tâches à plus forte valeur ajoutée. L’intelligence artificielle soutient ainsi l’intelligence humaine, afin de faire rimer collaboration avec productivité.

Office Manager : Super-Héros des temps modernes.

L’office manager occupe une place clef. Rouage indispensable qui permet d’articuler l’ensemble de l’organisation, il est responsable du bon fonctionnement du bureau. Il doit s’assurer du bien-être des employés et aide à bâtir une culture d’entreprise forte et pérenne.

A la frontière des Ressources Humaines, de l’Administratif et de la Comptabilité, l’Office manager dispose de missions d’une grande variété, exigeantes et parfois même ingrates. Il doit collaborer efficacement avec ses collaborateurs et gérer les relations avec les différents prestataires de la société (clients et fournisseurs).

Il n’est pas rare de le voir jongler entre factures clients, bons de commandes fournisseurs et notes de frais des salariés. Le tout d’une seule main, avec le téléphone du standard dans l’autre main. Super-Héros des temps modernes, l’Office manager se caractérise par sa polyvalence et sa résistance à toute épreuve.

Mais dans toute histoire de Super-Héros, il faut un méchant qui menace la survie de l’espèce humaine. L’Office Manager doit, lui aussi, faire face à son pire ennemi, contre lequel il se bat tous les jours : le temps. Le multi-tasking et les urgences quotidiennes auxquelles il doit répondre avec une rapidité éclaire tuent sa productivité . Il est contraint d’opérer au fil de l’eau et dispose de moins en moins de temps pour prévoir et anticiper les besoins de ses collaborateurs.

Comme tout Super-Héros, l’Office Manager n’est pas infaillible. Il doit avoir les bons superpouvoirs pour mener à bien sa mission et lutter contre ce qui le menace : des outils incroyables.

Face aux défis qui se présentent à lui et à la complexité grandissante de son activité, les tableurs Excel et les documents Word ne suffisent plus. Il doit se doter de solutions innovantes et performantes.

#1 : Slack

L’Office Manager constitue la plaque tournante de la société. Il doit être capable d’obtenir rapidement les informations dont il a besoin et doit être facilement joignable par ses différents collaborateurs.

Pour la communication interne, Slack est l’outil idéal. Fini les montagnes d’emails, Slack est une plateforme de communication collaborative qui vous permet de communiquer, d’envoyer des documents, d’archiver et de créer des groupes de travail en ligne pour pouvoir collaborer efficacement.

Slack permet également un usage plus poussé avec de nombreuses intégrations possibles vers divers autres outils comme Dropbox, Trello, Twitter ou encore Google.  

Et cerise sur le gâteau, Slack offre également de nombreuses possibilités d’intégrations pour ceux qui souhaitent pousser la customization au maximum.

#2 : Trello

Trello est un outil de gestion de tâches collaboratives qui vous assiste quotidiennement dans la décomposition de votre travail, de votre temps et la gestion de votre organisation.

L’outil fonctionne avec un système de carte pour chaque tâche à accomplir. Avec possibilité d’écrire des commentaires, télécharger des pièces jointes, créer des check-list, ajouter des étiquettes et des délais à respecter, etc.

L’intérêt de Trello est que vous pouvez inviter autant de personne que vous le souhaitez à travailler avec vous, gratuitement. Avec un simple « drag and drop », vous attribuez les différentes tâches aux personnes concernées et celles-ci reçoivent sont immédiatement notifiées.

#3 : JulieDesk

Julie Desk va devenir votre meilleure amie. Il s’agit d’un service d’Assistant Virtuel qui vous permet de gérer tous vos rendez-vous et qui fonctionne entièrement par email. L’objectif est de faciliter la gestion d’agenda à partir des informations contenues dans les emails.

« Lorsqu’elle est mise en copie d’un email, va alors prendre la main sur la conversation et se charger de trouver un créneau qui convient à vous et votre interlocuteur. Une fois qu’un créneau est trouvé en discutant avec votre interlocuteur, elle confirme le rendez-vous dans votre agenda et envoie les invitations correspondantes. Elle peut aussi noter un événement dans votre agenda ou encore annuler ou décaler un rendez-vous à votre place si vous lui en faites la demande. »

L’outil idéal pour vous faire gagner du temps et vous éviter les aller-retours incessants avec vos différents interlocuteurs.

#4 : Dunforce

Le suivi de factures et les relances clients sont des tâches exigeantes qui demandent précision et organisation et … temps. Les tâches demandées sont répétitives, chronophages et apportent peu de valeur ajoutée. Et quand le nombre de factures gérées par semaine se comptent en plusieurs dizaines voire centaines il est très facile de se laisser déborder.

Dunforce a pour mission d’accompagner les Office Manager dans cette activité en automatisant les relances clients de manière intelligente. Plan de relances personnalisés, relances multicanales et tableau de bord pour visualiser l’état des créances en un coup d’œil. L’objectif est de simplifier, de le rendre plus efficace et de vous faire gagner du temps sur cette activité cruciale.

 

A la fin de l’histoire c’est toujours le Super-Héros qui gagne. Mais à une seule condition : celle d’avoir les bons super-pouvoirs.

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