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Pourquoi il est nécessaire d’avoir un logiciel dédié au recouvrement en plus du logiciel comptable 

Il est légitime de se poser la question d’un logiciel dédié au recouvrement. Surtout si l’entreprise a déjà un logiciel de comptabilité. Mais dans les faits, le recouvrement est un enjeu plus large que simplement son aspect financier. Voici pourquoi il est essentiel de compléter les outils financiers d’une solution dédiée au recouvrement.

1. Les points positifs d’un logiciel comptable

Lorsqu’une entreprise s’occupe de gérer sa comptabilité d’elle-même, l’utilisation d’un logiciel comptable est nécessaire pour une bonne gestion. Ce type de logiciel permet par exemple la création de facture. Il permet aussi d’avoir une vision de l’ensemble des dépenses, notes de frais, salaires, etc….

Au regard des besoins des entreprises, certains logiciels comptables peuvent s’adapter. Selon la taille de l’entreprise, TPE ou PME, ou encore une grande entreprise, les meilleurs logiciels comptables auront ainsi différents modules.

Par ailleurs, l’utilisation du logiciel comptable offre une simplicité des échanges entre l’entreprise et un expert-comptable. L’expert-comptable pourra avoir accès aux données sans même se déplacer.

Vous l’avez compris, un logiciel comptable est souvent indispensable pour toute bonne gestion d’une entreprise.  Mais il est clair que cet outil n’est pas suffisant pour un sujet clé dans l’entreprise, à savoir le recouvrement d’une facture.

A l’image de la démarche commerciale, qui va nécessiter un CRM (logiciel pour le suivi du développement commercial), le recouvrement est un sujet suffisamment sensible pour justifier d’un outil dédié complémentaire.

2. Quelles sont les éléments inadaptés dans un logiciel comptable pour le recouvrement ?

Voyons ensemble les points importants qui confirment cette nécessité.

a) Pour éviter l’organisation en silo

Par essence, le logiciel comptable est fait seulement pour les comptables et les services financiers. Il va certainement simplifier les échanges, entre l’entreprise et son éventuel expert comptable. Mais il est stratégique dans le recouvrement d’impliquer plusieurs services. Comme les commerciaux ou le service juridique.
Il est clair que, s’agissant d’un logiciel comptable classique, toute l’équipe composant l’entreprise ne pourra pas l’utiliser avec aisance. Et il est même préférable de ne pas donner accès à ce logiciel comptable aux équipes commerciales par exemple.

Mais comment faire pour partager l’information ? Et éviter le problème que l’on rencontre souvent dans les entreprises, “l’organisation en silo”. C’est-à-dire qu’au sein d’une même entreprise vous avez des équipes qui travaillent sur différents sujets, sans savoir ou pouvoir accéder aux informations des autres services. Ce qui, pour le suivi d’une facture, est nécessaire.

C’est un défi de taille à relever si vous voulez éviter ces “silos” qui sont contre-productifs pour améliorer le cycle d’encaissement. Comment travailler de façon à éviter ces organisations en “silo”?  Pour réussir à s’en défaire, il faut que le gestionnaire applique des nouvelles façons de fonctionner. Cela prend certainement du temps. Mais pas de panique ! Les moyens sont très simples pour se détacher des habitudes de silos. Un outil indispensable pour éviter l’organisation en silo au niveau du recouvrement est ainsi d’utiliser une solution à laquelle tout le monde puisse avoir accès, facilement et de manière compréhensible.

Vous l’avez compris, le travail de recouvrement nécessite des actions transversales. Une solution dédiée au recouvrement pourra en effet inclure toutes les équipes dans le processus. Il est utile de préciser que ce logiciel doit être simple à  l’utilisation contrairement à un logiciel comptable. Ainsi, 100% de l’équipe pourra l’utiliser et faire partie du processus, sans formation spécifique. Chaque membre de l’équipe, même ceux qui ne sont pas expert en comptabilité pourront ainsi être informés du suivi et du recouvrement des factures. De fait, les équipes pourront travailler en collaboration sans aucune difficulté et sortir du mode “silo”.

b) Pour un recouvrement personnalisée qui respecte la relation commerciale

Autre point essentiel pour une entreprise, le paiement d’une facture fait partie du cycle commercial. Il faut respecter chaque client, en fonction de la relation qui a été établie. Les clients sont occupés, et le règlement des factures est souvent la dernière priorité. Et si il faut bien les relancer, il faut le faire en s’adaptant à chaque client.

Certes certains logiciels comptables peuvent faire des relances. Toutefois, la relance de facture doit être une procédure qui s’adapte pour chaque client. Chaque profil client exige un scénario adapté. Une procédure figée comme ce que propose un logiciel comptable n’est pas une bonne stratégie pour respecter une bonne relation commerciale. L’utilisation d’une solution en complément au logiciel comptable vous facilitera dans cette tâche de relance des factures. Car la relance clients doit être faite au cas par cas, souvent, elle mobilise beaucoup de temps. Avec une solution dédiée, capable de construire des scénarios spécifiques pour chaque situation, il est possible d’identifier les différentes catégories de clients et les classer par profils, enfin assigné à chaque profil son propre scénario de relance.

La relance d’une TPE ou d’une PME ou d’une grande entreprise ne doit pas être pareil. Une facture payée en prélèvement n’est pas relancée comme une facture en virement. Les scénarios seront donc variables et adaptés selon les profils étudiés et enregistrés en amont dans la solution. Le tout complètement automatisé !
Vous l’avez compris, vous gagnerez en temps, en productivité et vos clients seront satisfaits. Et vos factures vous seront payées en temps et en heure !

c) Pour gérer les tâches spécifiques de recouvrement et relances multicanales

Vous l’avez compris, l’efficacité d’une relance dépend de sa personnalisation. Et de la mise en place d’un certain nombre d’actions vers le client. Parmi ces actions, il y a des tâches comme couper le service, passer un appel, arrêter les commandes, aller voir le client, etc…

Le logiciel comptable n’a évidemment pas vocation à gérer ces différentes actions. D’autant plus que certaines actions peuvent être prises en charge par un collaborateur, un commercial par exemple. Et si ils souhaitent mettre une note, un commentaire, alors il faut un outil qui le permettent.

Avec une solution dédiée, en complément au logiciel comptable, vous optez pour la mise en place d’un processus rigoureux rassemblant toutes les informations nécessaires. Grâce à la gestion des tâches dans un logiciel dédié, vous pouvez suivre certain profil clients, contrôler les actions et tâches menées ou qu’ils leurs seront menées. En cas d’anomalie, vous pourrez directement agir de manières la plus adaptées, avec l’accès à toutes les bonnes informations, notamment la bonne visibilité de toutes les actions et tâches réalisées.

Il est judicieux également d’utiliser pour la relance différents canaux, (email, SMS, courrier, téléphone, etc). Ces différents moyens de communications doivent être aussi adaptés selon le profil des clients. Ainsi une bonne relation de confiance et une bonne relation commerciale est possible. Avec l’utilisation d’une solution en complément à votre logiciel comptable, vous n’aurez plus à effectuer les démarches à faible valeur ajoutée, sources de stress et de pertes de temps. Vos équipes seront plus sereines pour les questions de relance de factures.

d) Pour automatiser intelligemment le recouvrement

Il n’y a pas de processus magique pour être payé à temps. Seulement un processus rigoureux, qui nécessite une attention de tous les instants. En moyenne, le service comptable parviendra à relancer 20% des clients. Souvent surchargé par le travail et l’étendue de toutes leurs tâches. Cela signifie que 80% des débiteurs ne sont pas relancés.

Avec l’automatisation du recouvrement via un une solution dédiée vous êtes assuré que le processus de relance est achevé à 100%. L’automatisation permet d’établir un processus rigoureux dans la relance. Pour la mise en place, n’hésitez pas à lire notre article sur l’automatisation. Elle permet de gagner en fiabilité, le risque d’erreur est amoindri lorsque la relance est automatique, les clients seront satisfait de la régularité des facturations.  Les tâches effectuées avec une solution Saas sont  facilement traçables. Vous pouvez suivre le déroulement des relances, etc. Vous pourrez également remarquer et démarcher les bons et les mauvais payeurs.

L’automatisation assure une efficacité, un processus rigoureux permet de régler les impayés, et plus rapidement que vous le pensez ! Vous l’avez compris, la relance est essentielle pour le bon fonctionnement de votre entreprise. Pouvoir agir face à une anomalie de paiement, via les traces enregistrées grâce à l’automatisation permet de réduire drastiquement les impayés.

L’automatisation de la relance permettra à votre comptable de se décharger d’une tâche qu’il n’a pas le temps d’effectuer. L’automatisation va aussi vous faire gagner en fiabilité. Dû à la charge de travail et la masse importante d’email échangés, des erreurs d’inattention peuvent facilement se glisser. L’automatisation vous permettra de vous décharger de tâches répétitives. Cela vous permet d’avoir un processus rigoureux et intelligent. Vos clients le ressentiront, les impayés seront un problème du passé !  Avec l’automatisation, vous êtes certain que vous garderez une trace de chaque action effectuée. Ce qui est assez difficilement atteignable manuellement.

e) Pour un service dans le cloud, plus fiable et sécurisée

Dernier point, l’avantage d’avoir une solution moderne, dédiée au recouvrement, comme Dunforce par exemple, c’est que vous allez bénéficier d’une solution dans le cloud, ce qui n’est pas toujours le cas de votre logiciel comptable.

Une solution dans le cloud (c’est-à-dire hébergée à distance) permet de faciliter les échanges entre les collaborateurs. D’améliorer la réactivité de l’équipe. Réduire les coûts de déplacement. Vous l’avez compris, une solution cloud, améliore la productivité ! Il n’y a rien de plus simple à utiliser et à installer. Vous et tous vos collaborateurs auront accès à toutes les informations, partout dans le monde.

Gain de temps, mobilité des informations garantit via le cloud. Evidemment les données sont mises à jour de façon automatique. Et il y a une garantie de sécurité et de fiabilité, vous ne risquez pas de perdre l’information. Et l’utilisation d’une solution comme Dunforce, qui est un simple abonnement très économique, vous permet une optimisation des coûts, la formule tarifaire de l’abonnement reste fixe. Vous l’avez compris, incorporer une solution dans le cloud, en complément à votre logiciel comptable ne pourra que optimiser la gestion de votre entreprise.

3) En conclusion, il vous faut un logiciel dédié au recouvrement !

Comme vu ensemble, un logiciel comptable c’est bien. Mais tout à fait insuffisant pour le suivi des factures. Voir même risqué, si vous souhaitez être payé à temps sans perdre votre client.

Ainsi les avantages d’une solution dédiée au recouvrement sont clairs. Vous allez bénéficiez d’une collaboration plus efficace, des relances qui respectent vos clients.

Et surtout la mise en place d’un processus rigoureux, qui est le seul moyen d’être payé plus rapidement.  Gain de temps, gain d’argent, gain de confiance avec vos clients !

Comment mettre en place un processus de recouvrement efficace ?

Quand il s’agit du recouvrement des paiements en souffrance, la meilleure façon de s’assurer que tout se déroule correctement est d’avoir un système en place qui le rend aussi simple que possible.

Bien qu’il n’y ait pas de processus de recouvrement «correct» spécifique, il existe un moyen général de mettre en place un ensemble relativement simple de lignes directrices et de critères à suivre qui assureront que cela fonctionne.

Bien sûr, l’enjeu essentiel est de s’assurer que les paiements en souffrance soient payés à temps, car des dettes qui s’éternisent peuvent sérieusement nuire à la trésorerie de votre entreprise.

Avant l’échéance, vérifiez la satisfaction client

La première chose à faire est de trouver un moyen de tester la satisfaction du client. Que vous le fassiez par un appel téléphonique, par courrier électronique ou par lettre, est sans importance, pourvu que vous le fassiez.

Les clients mécontents sont susceptibles de payer en retard. Par conséquent, s’il y a un aspect de votre entreprise qui provoque des mécontentements importants chez vos clients, vous allez créer des répercussions financières pour votre entreprise.

Mettez en place ces enquêtes de satisfaction quelques jours après avoir rendu le service ou fourni le produit, et surtout quelques jours avant qu’un paiement soit dû. De cette façon, vous pouvez mettre en place le premier rappel pour ce paiement sans surprise. Par ailleurs, cela fera évoluer la qualité générale de votre entreprise.

Dès l’échéance, relancer par écrit avec compréhension

La question de la relance au moment de l’échéance est fondamentale. L’approche à faire à ce moment est essentiel, augmentant la probabilité qu’un client soit davantage coopératif et qu’il paye rapidement. Ces rappels doivent être respectueux et professionnels. Il faudra par contre exercer davantage de pression au moment où le temps passe.

Le premier avis suppose habituellement que le paiement attendu est en cours, ou qu’un retard éventuel est accidentel : le client a tout simplement oublié, ou que certains facteurs externes interfèrent pour payer à temps.

Chaque fois que vous envoyez votre premier avis, il doit simplement être un rappel sans accusations. Si le client a vraiment oublié, un simple rappel est généralement assez bon pour recevoir votre paiement. De même, votre deuxième avis de collecte devrait être tout aussi respectueux, tout simplement pour rappeler que la situation a besoin d’attention et que les choses pourraient devenir plus compliqué si elles ne paient pas bientôt.

Après l’échéance, monter la pression avec un appel

Si la facture est toujours en retard, il est temps de savoir pourquoi il n’a pas été payé. Les avis précédents peuvent être facilement ignorés ou oubliés, de sorte que vous aurez probablement besoin d’adopter une approche plus directe pour rappeler à votre client ce qui doit être fait. C’est le moment pour un appel téléphonique.

Le but de cet appel téléphonique est de savoir exactement pourquoi la facture n’a toujours pas été payé, en gardant à l’esprit que le client pourrait être dans un mauvais situation financière. Alors que vous voulez obtenir un engagement à payer, le client restera sympathique cachant ses difficultés. Par contre s’il a – ou prétend avoir – déjà payé, n’hésitez pas à vous excuser. Mais si ce n’est pas le cas, il est impératif de demander une date pour déterminer quand le paiement devrait arriver. Prévoyez dans la foulée d’envoyer un mail ou un courrier qui rappelle la discussion.

En retard, devenez insistant et ferme

À ce stade, la situation devient tendue. Mettez en place une série de rappel systématique, téléphonique ou email, car la pression marche toujours. Et envoyez un courrier plus officiel, tout en restant bien sûr respectueux. A chaque appel ou email, demander une date de règlement. Ces contacts doivent déterminer si le client peut ou non payer immédiatement. Le troisième contact est le plus important. car vous devez le présenter comme le dernier appel que vous faite. Souligner le fait que c’est la dernière étape avant de confier le dossier à votre service juridique ou à votre partenaire de contentieux. Et soulignez que vous allez devoir indiquer dans vos rapports le fait de ces retards, pouvant nuire à une éventuelle future collaboration.

Bien que ce processus soit simple, il est très efficace, et travaille à maintenir une atmosphère saine de coopération entre votre entreprise et votre client. Ce processus clair et organisé aura des répercussions immédiates sur la santé financière de votre entreprise.

L’aventure The Refiners

Automne 2018, Dunforce est sélectionné pour s’installer à San Francisco afin de rejoindre la “Fleet 5” de The Refiners!

Plus de 400 startups ont été interviewées et c’est au final 11 startups qui ont été choisies pour rejoindre l’accélérateur. Et… Dunforce en fait partie!

Après avoir été approchés par The Refiners, nous avons donc décidé d’embarquer à bord de leur Fleet n°5 pour une aventure ambitieuse et remplie d’opportunités!

Qui est The Refiners?

The Refiners c’est un groupe d’entrepreneurs passionnés, Carlos Diaz, Géraldine Le Meur et Pierre Gaubil, persuadés que chaque startup digitale souhaitant avoir un impact global dans le monde aujourd’hui se doit de faire ses preuves au sein de la fameuse Silicon Valley.

Leur mission? Fournir aux entrepreneurs étrangers un réseau établi à leur arrivée aux US. Celui-ci se compose de plus de 200 mentors de la Silicon Valley ayant uni leurs forces pour choisir, conseiller et investir dans les startups les plus prometteuses du monde entier.

Basé à San Francisco, ce programme finance et offre un accès inégalé à la Silicon Valley aux dirigeants, entrepreneurs, investisseurs, experts, chefs d’entreprises et leaders de la technologie d’aujourd’hui.

 

The-refiners

Le programme The Refiners

Pour The Refiners, il y a les startups avec un produit local, celle avec un produit multi local, et celles ayant un potentiel réellement global. Celles-ci ont un produit non-limité par les contraintes règlementaires ou d’usage local.  C’est ce dernier axe, qui intéresse la Silicon Valley et donc The Refiners. La team The Refiners apporte ainsi un support incommensurable aux fondateurs qu’ils choisissent minutieusement afin de faire d’eux des potentielles “licornes”.

The Refiners choisit des startups à travers le monde entier pour rejoindre une “Fleet” de 11 à 15 entreprises. Ces dernières partageront alors une dynamique commune à San Francisco.

Le programme se réparti sur 12 semaines:

  • La 1ère partie du programme se prédestine à la stratégie d’acclimatation des startups à la nouvelle culture. Nous devons nous détacher de ce que nous avons déjà appris, s’intéresser à l’inconnu et adapter nos projets à la Silicon Valley. Nous peaufinons alors notre position de produit, notre stratégie et notre pitch.
  • La 2ème partie du programme se concentre sur le networking avec les principaux influenceurs et investisseurs de la Silicon Valley. Chaque startup a alors la chance de rencontrer des mentors, et des gens de tous les aspects du tech business.
  • La 3ème partie du programme se consacre à la collecte de fonds. Cela a lieu auprès de la communauté des investisseurs de la Silicon Valley. Nous nous consacrons aussi à la préparation de la fameuse “Pitch Night”. Via leur programme “Investor Fireside Chat”, chaque startup bénéficie de contacts directs avec le réseau croissant d’investisseur de The Refiners à travers la Silicon Valley et l’Europe.

Notre parcours à leur côtés

 

1st day with The RefinersPremier jour où une partie de l’équipe rejoint la Fleet 5 de The Refiners regroupant 11 startups dynamiques et motivées

Pendant 3 mois, nous avons donc reçu un coaching de The Refiners et bénéficié d’un retour constant du réseau de mentors. Situés dans le coeur du quartier florissant de SOMA à San Francisco, notre parcours a ainsi été rythmé par des cours, des master classes, des workshops, des conférences … Nous avons ainsi pu tirer parti des précieux conseils des meilleurs entrepreneurs d’aujourd’hui. Et cela commença par ceux de Romain Serman, Directeur de BPI France, qui a animé notre première master classe .

Nous avons également reçu un coaching constant et régulier sur la communication, le marketing, le pitch, la croissance, la vente et la collecte de fonds.

Par ailleurs, nous avons bénéficié d’une aide indispensable concernant les questions techniques. Cela incluait le juridique, l’immigration, les Ressources Humaines, la comptabilité, l’hébergement…

Vers la fin du programme fut organisée une “Pitch night”, étape clé dans notre coaching. Celle-ci réunissait les investisseurs et influenceurs les plus actifs de la Silicon Valley.

Ouverte au grand public, c’est une soirée de démo informelle. Y sont proposés à la fois démo et expérience unique avec les startups. Cette soirée est organisée pour les amateurs de startups, investisseurs, entrepreneurs, et plus encore. On y présente alors la “Fleet” de startups de classe mondiale, avant que le programme prenne fin. Ce fut une occasion très spéciale qui nous a permis de rencontrer, et par la suite garder contacts, avec les meilleurs investisseurs de la Silicon Valley. Une soirée riche en opportunités que nous nous sommes empressés de saisir..!

 

Pitch Night

06/12/2018: Pitch Night organisée par The Refiners

 

Aujourd’hui, The Refiners continue de nous appuyer et de nous aiguiller régulièrement et nous gardons un contact durable avec eux.

Si vous souhaitez suivre nos aventures sur la côte Ouest, abonnez-vous à notre compte Instagram Dunforce en cliquant ici!

Notre ressenti final

Ce programme a fait évoluer notre vision globale sur le développement stratégique. Et ce, à la fois au niveau du produit et de ses ambitions commerciales.

Et confirmé l’attrait de notre offre sur ce marché américain où nous installons maintenant nos premiers clients. En effet, les entreprises US sont très attirés par les solutions d’automatisation. Elles préfèrent voir leurs équipes ne pas perdre de temps tout en ayant un meilleur contrôle de leur créances.

Une nouvelle ambition pour attaquer 2019 !

 

Pour plus de renseignements sur Dunforce, cliquez sur le lien suivant ou téléchargez directement un de nos livres blancs !

The-Refiners

DAF: 3 raisons pour lesquelles l’automatisation ne vous remplacera pas

C’est un fait. Les robots ont beau fonctionner plus rapidement et de façons remarquables, le CFO a toujours un rôle majeur à jouer aujourd’hui.

En effet, comme précisé par le fondateur de BAI Bragonier & Associates Inc et comptable professionnel, Dwayne Bragonier, dans un article pour le Journal of Accountancy : “Il n’y a pas de formule magique à ça. Il y a un tas entier de paramètres qui sont, dans leurs seules et mêmes natures, des zones floues. Ils exigent qu’un professionnel les comprennent car ils ne peuvent être codés.”

 

DAF-automatisation

Nous l’avons évoqué dans notre précédent article sur les différences entre l’IA et la RPA pour le DAF en 2018 et nous le précisons à nouveau aujourd’hui: vous devez vous approprier l’IA et la mettre à votre service, pas l’inverse!

En effet, l’Intelligence Artificielle va compléter, non pas remplacer, votre vision et vos réflexions pour la résolution de problèmes complexes. Il ne faut pas confondre enrichissement et remplacement ! Notre monde appelle ainsi à une harmonisation entre l’Intelligence Artificielle et l’Homme. Il est temps de mettre un terme à cette rivalité opposant ces deux derniers.

Décrite comme une des professions les plus menacées par l’automatisation, le DAF est inquiet quant à son futur. Aujourd’hui, nous vous donnons les 3 raisons pour lesquelles l’automatisation ne vous remplacera pas.

 

Comment l’automatisation influence la fonction de DAF?

Commençons par examiner l’automatisation. Dans un rapport de McKinsey, en se demandant si un travail était susceptible de se faire remplacer ou non, il a été montré que le facteur déterminant était, non pas la classification du poste, mais le type de fonctions impliquées. Le graphique ci-dessous présente la relation entre le type de tâches impliquées au sein d’un travail et la sensibilité du travail à l’automatisation.  

 

McKinsey&Company

 

Comme le graphique l’illustre, plus l’on consacre du temps à la prédiction et aux tâches répétitives (comme la chaîne de montage ou la saisie de données), plus un poste est susceptible d’être automatisé. De telles tâches sont facilement programmables et nécessitent peu de flexibilité. Cela explique sûrement pourquoi les emplois en usine subissent un déclin si rapide au sein même des fonctions les plus développées. Les politiciens dénoncent l’externalisation ou le travail d’immigrés comme principaux destructeurs d’emplois. La vérité est que l’automatisation tue plus d’emplois qu’autre chose.

Les missions du DAF ne s’automatiseront pas d’ici peu, et cela s’explique grâce à 3 raisons incontestables:

⇒ Les soft skills sont très durs à automatiser

⇒ L’humain préfère traiter avec l’humain

⇒ Il est difficile pour les machines (du moins à leur niveau actuel) de s’adapter au situations nouvelles et inattendues.

3 raisons pour lesquelles votre travail ne disparaîtra pas

  • Les soft skills sont difficiles à automatiser

Harvard Business Review a conduit une expérience en créant un outil appelé “iCEO” qui, comme son nom l’indique, est un système virtuel de gestion qui automatise le travail complexe en le divisant en petites tâches individuelles. iCEO se charge alors d’assigner ces micro-tâches aux employés en utilisant plusieurs plateformes logicielles comme par exemple oDesk, Uber, ainsi que les emails/SMS. Le système permet essentiellement à un utilisateur de diriger les chaînes de production virtuelles depuis son tableau de bord. Le logiciel décompose le projet en plusieurs tâches puis les distribue entre les différents acteurs de la chaîne de production.

À l’issue de cette expérience, la question était alors la suivante: “iCEO est-il capable de gérer un réel projet de bout-en-bout pour une entreprise?” 

Si Harvard Business Review y répond positivement, ce n’est pas exactement notre cas.

Pour leur analyse, ils ont programmé la plateforme digitale de management de façon à ce qu’elle dirige la préparation et rédaction d’un rapport détaillé de recherches de 124 pages. Ce dernier était rédigé à l’attention d’une des entreprises appartenant aux Fortune 500, les 500 premières entreprises américaines, classées selon l’importance de leur chiffre d’affaires. Big Deal, n’est-ce-pas?

Rendre un rapport d’une telle envergure prend habituellement plusieurs mois. iCEO a terminé ce projet en seulement quelques semaines. Le bilan est alors clair pour les chercheurs. Cet outil d’Intelligence Artificielle peut non seulement s’occuper des tâches lourdes et complexes mais aussi gérer des projets entièrement. Ainsi, il peut éliminer tous les cadres chargés de ces missions auparavant.

Mais, aussi impressionnant que cela peut paraitre, il y a en fait de réelles limites. Par exemple, cette mission – bien que compliquée et expansive – reste au final une simple tâche pouvant facilement être divisée en plusieurs petites étapes. Il serait difficile d’évaluer comment iCEO pourrait aborder de bien plus gros challenges. Surtout si ceux-là ne suivent pas de processus déjà établis.

Comment iCEO, ainsi que ses successeurs, feraient face aux vastes tâches diversifiées auxquelles le DAF à affaire (comme la direction assidue d’une entreprise par temps de récession)? Comment ce système piloté par l’Intelligence artificielle déciderait s’il faut acquérir ou non une startup “high-tech” en évolution, potentiellement rentable, mais possédant des défauts clés?

L’argument que nous vous dressons ici n’est pas que l’Intelligence Artificielle est incapable d’évoluer rapidement. Notre argument est le suivant: l’IA ne peut ni porter de jugements ni prendre des décisions pouvant affecter des milliers de vies humaines. Elle ne peut résoudre tous les problèmes du quotidien. Elle ne peut encore moins les décomposer en différents facteurs quantifiables. Le monde high-tech d’aujourd’hui a objectivement encore besoin de l’intuition et de la prise de décision humaine.

  • Les humains préfèrent avoir affaire à des humains

En fin de compte, les décisions prises par les cadres supérieurs impacteront, non-seulement les employés et leurs familles, mais aussi beaucoup d’autres. Tous vivant dans notre économie qui ne cessent de devenir de plus en plus connectée et mondialisée. Les robots se voient confier de plus petites tâches mais les Hommes restent très méfiants à l’idée de confier à l’IA la prise de décisions importantes qui pourraient faire prospérer l’entreprise ou l’entraîner vers sa chute. Faire des choix déterminants concernant l’avenir de l’entreprise n’est effectivement pas donné à tout le monde.

De plus, ce n’est pas sans raison que HAL 9000, le meurtrier incarnant l’Intelligence Artificielle dans le film “2001, l’Odyssée de l’Espace”, garde une place si importante dans nos mémoires et au sein de la culture générale. On le décrit comme insensible, froid, et surtout dangereux. Son manque d’humanité réduit ses stratégies et actions à la simple et pure programmation plutôt qu’aux dilemmes moraux. Face à une décision difficile, HAL commet un crime atroce; celui qu’un commandant humain ayant un minimum d’éthique serait incapable d’exécuter.

Et c’est ce dont les figures clés de la technologie se plaignent aujourd’hui. Selon eux, des normes et des protocoles moraux devraient être intégrés lors de la création d’une IA hyper-intelligente. Faute de réussir à les inclure cela pourrait avoir de grave conséquences.

  • Les machines ne peuvent pas aussi bien s’adapter que vous

L’automatisation ne peut s’adapter à l’inattendu. Prenons un exemple de plus en plus populaire au sein des supermarchés et magasins discount: les caisses automatiques en libre service. Depuis Octobre 2016, Costco, Albertson’s, et le Texan Randalls ne disposent plus de caisses automatiques. Pourquoi? Afin de réduire le taux de vols.

Les caisses automatiques sont particulièrement susceptibles au vols. C’est tout simplement trop facile pour n’importe qui d’entrer le mauvais code et de s’en sortir en payant moins que le prix initial. À l’inverse, cela ne serait même pas envisageable avec un caissier humain. Alors si l’on peut tromper une caisse automatique si facilement, qu’est ce que cela signifie pour une machine plus complexe?

Réfléchissons aux implications de cette logique appliquée à l’expérience de Harvard Business Review avec “iCEO”. Il y a sûrement dû avoir des accrocs ou ralentissements comme dans tous projets. Malgré tout, les chercheurs n’ont jamais mentionné aucun développements soudains ni imprévus. Pourtant, quiconque ayant déjà travaillé sur un projet peut vous dire que les imprévus sont communs: certains clients appellent pour vous faire part de leurs demandes particulières; les marchés boursiers subissent de nombreuses fluctuations et alternent entre essor et déclin; etc. Le logiciel iCEO était libre de fonctionner sans aucune interférence extérieure. Malheureusement, les vraies compagnies, elles, n’existent pas en vase clos. Elles ne sont pas coupées des événements ni influences extérieures.

Tout comme nous soumettons les voitures à des essais sur terrain, les logiciels et programmes d’Intelligence Artificielle se doivent eux aussi de faire l’objet de “tests de résistance” dans des conditions réelles. En se basant sur le cas des caisses automatiques, ce test révèle l’inflexibilité comme étant un défaut critique du système.

Quelle est la prochaine étape?

À ce jour, il est clair que les systèmes d’automatisation ne vous remplaceront pas dans un avenir proche. Ils ne vous remplaceront probablement jamais.

L’automatisation peut être utilisée de manière responsable et équilibrée si elle est introduite progressivement et stratégiquement. Cependant, une chose est sûre: il y aura toujours des problèmes inattendus nécessitant l’esprit d’un Homme pour les traiter et les résoudre.

Il est donc absurde de s’angoisser lorsqu’on parle d’automatisation!  Respirez, vous êtes sauvé!

Pourquoi ne pas commencer par l’automatisation de vos relances clients?

Êtes-vous rassurés? Tant mieux! Alors pourquoi ne pas vous approprier les solutions digitales à votre disposition à présent?

Pour cela nous avons l’outil qu’il vous faut ! Dunforce fait partie de ces logiciels qui, intégrés dans une logique d’automatisation, simplifient votre quotidien par la dématérialisation.

En effet, en nous envoyant vos factures électroniques, Dunforce les intègre directement dans sa plateforme. Celle-ci s’adaptera et relancera de manière automatique et intelligente vos clients grâce à l’Intelligence Artificielle! Elle facilitera ainsi le règlement de vos créances en temps et en heure. Fini l’envoi de vos relances par courrier, les risques d’erreurs et les retards de paiement ! Le logiciel informatise tout pour vous permettre de ne vous concentrer que sur les tâches à plus grande valeur ajoutée.

 

DAF-automatisation

 

IA vs RPA, quelles différences pour le DAF ?

D’ici 2 ans, 78% des directeurs financiers utiliseront la RPA et l’Intelligence Artificielle (IA) pour améliorer les processus et appuyer les prises de décisions grâce aux analyses de données rapides et précises.

Alors, à la question “Les directions financières deviennent-elles plus efficaces et productives grâce à la RPA  et à l’IA?”, nous répondons par un grand OUI!

 

IA-RPA

Mais quelles sont les différences entre ces deux derniéres ?

Une étude d’EY datant d’Avril 2018 a révélée que seulement 50% des DAF font du passage à un business model digital une priorité sur les trois ans à venir. En effet, certains n’ont pas l’air de comprendre l’impact positif qu’aura ce passage au digital sur le court ET long terme.

Mais aujourd’hui, les directeurs financiers ne peuvent plus compter sur les anciens outils ainsi que toutes les mesures et variables que le CFO (d’hier) connaît si bien .

Pour aboutir à de bons résultats, il doit reporter son attention sur les analyses, la gestion des employés, les nouvelles technologies et plusieurs autres variables cruciales qui ne font que se développer.

Les technologies à disposition du DAF ne cessant d’évoluer, ce dernier s’interroge alors:

 

Comment utiliser les nouvelles technologies afin de permettre à son entreprise de poursuivre une évolution ascendante ?

 

Après vous avoir présenté les différents outils digitaux indispensables au DAF de 2018 pour gérer les notes de frais, les employés et la trésorerie de l’entreprise de manière approfondie, nous vous offrons la possibilité d’enfin faire la distinction entre l’IA et la RPA.

Aujourd’hui, nous aidons votre entreprise à entamer le chemin vers un business model digital!

 

IA-RPA

IA vs RPA: Lequel convient le mieux à la fonction Finance?

  • Définitions

La Robotic Process Automation ou RPA se définit comme l’utilisation de ‘robots’ logiciels imitant des actions humaines pour exécuter un processus commercial préprogrammé. Elle se traduit littéralement par “robotisation des procédures”. Cette méthode propose d’automatiser des tâches récurrentes au niveau des fonctions corporate. Cela inclue le front office, le back office et le support. C’est pourquoi la RPA va jouer un rôle essentiel dans l’évolution des talents de demain.

L’Intelligence Artificielle ou IA se définit comme la capacité des systèmes informatiques à apprendre, raisonner, penser et exécuter des tâches exigeant une prise de décision complexe. L’un de ses créateurs, Marvin Lee Minsky, la définie comme :  » la construction de programmes informatiques qui s’adonnent à des tâches qui sont, pour l’instant, accomplies de façon plus satisfaisante par des êtres humains car elles demandent des processus mentaux de haut niveau tels que: l’apprentissage perceptuel, l’organisation de la mémoire et le raisonnement critique. »

  • Comparaison IA vs RPA

L’Intelligence Artificielle est tout simplement utilisée comme un terme “parent”. C’est la simple application de processus multiples, l’un d’entre eux étant la RPA. En effet, l’IA englobe la RPA! L’IA est dans sa nature beaucoup plus dynamique que la RPA qui a un côté plus statique.

  • Pourquoi choisir l’IA ?

Il est temps de voir l’IA comme une opportunité!

L’Intelligence Artificielle suit une logique de self-learning. Cela lui permet d’être autonome et de s’adapter en temps réel au monde qui l’entoure. C’est pourquoi elle s’ajuste beaucoup plus vite au monde des affaires, ce dernier étant en perpétuelle mutation. Elle fournit une visibilité complète et claire du processus de bout en bout. Enfin, elle offre un meilleur reporting en temps réel, indispensable pour la prise de décision.

Aujourd’hui, le DAF doit donc s’approprier l’IA! Et par cela nous entendons faire de l’Intelligence Artificielle un outil clé à portée de main et pas l’inverse. Le développement incessant des nouvelles technologies afin de continuellement accroître l’efficacité des services financiers entraîne des changements sans précédent dans la profession. C’est pourquoi une harmonisation est nécessaire entre le CFO des temps modernes et l’Intelligence Artificielle.

Ses objectifs seront atteints seulement en libérant les collaborateurs des tâches répétitives et chronophages traditionnellement inhérentes au monde de la finance : audit, traitement des transactions ou comptabilité… Pour l’heure, ces activités empêchent les responsables financiers de prendre une place plus stratégique dans l’entreprise. Or, selon des estimations de l’institut McKinsey datant de 2014, des activités occupant jusqu’à 34 % du temps des responsables financiers pourraient être automatisées. Cela leur libérerait du temps pour se consacrer à des tâches plus stratégiques et importantes!

Conclusion

La technologie évolue si rapidement: il peut y avoir une motivation particulière d’adopter une attitude attentiste face aux nombreux changements.

Le problème est que l’évolution est si significative et les nouvelles opportunités si avantageuses, que si vous décidez d’attendre trop longuement, vous courez le risque de souffrir d’un désavantage compétitif trop important.

 

Notre conseil? Décidez-vous aujourd’hui sur les technologies à adopter pour transformer la fonction finance!  Elles rendront votre PDG, vos clients ainsi que vos employés beaucoup plus heureux!

Pourquoi ne pas commencer par l’automatisation de vos relances clients?

Pour cela nous avons l’outil qu’il vous faut ! Dunforce fait partie de ces logiciels qui, intégrés dans une logique d’automatisation, simplifient votre quotidien par la dématérialisation.

En effet, en nous envoyant vos factures électroniques, nous les intégrons directement dans notre plateforme. Celle-ci s’adaptera et relancera de manière automatique et intelligente vos clients grâce à l’Intelligence Artificielle! Elle facilitera ainsi le règlement de vos créances en temps et en heure. Fini l’envoi de vos relances par courrier, les risques d’erreurs et les retards de paiement ! Tout est informatisé pour vous permettre de ne vous concentrer que sur les tâches à plus grande valeur ajoutée.

 

IA-RPA