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Comment mettre en place un processus de recouvrement efficace ?

Quand il s’agit du recouvrement des paiements en souffrance, la meilleure façon de s’assurer que tout se déroule correctement est d’avoir un système en place qui le rend aussi simple que possible.

Bien qu’il n’y ait pas de processus de recouvrement «correct» spécifique, il existe un moyen général de mettre en place un ensemble relativement simple de lignes directrices et de critères à suivre qui assureront que cela fonctionne.

Bien sûr, l’enjeu essentiel est de s’assurer que les paiements en souffrance soient payés à temps, car des dettes qui s’éternisent peuvent sérieusement nuire à la trésorerie de votre entreprise.

Avant l’échéance, vérifiez la satisfaction client

La première chose à faire est de trouver un moyen de tester la satisfaction du client. Que vous le fassiez par un appel téléphonique, par courrier électronique ou par lettre, est sans importance, pourvu que vous le fassiez.

Les clients mécontents sont susceptibles de payer en retard. Par conséquent, s’il y a un aspect de votre entreprise qui provoque des mécontentements importants chez vos clients, vous allez créer des répercussions financières pour votre entreprise.

Mettez en place ces enquêtes de satisfaction quelques jours après avoir rendu le service ou fourni le produit, et surtout quelques jours avant qu’un paiement soit dû. De cette façon, vous pouvez mettre en place le premier rappel pour ce paiement sans surprise. Par ailleurs, cela fera évoluer la qualité générale de votre entreprise.

Dès l’échéance, relancer par écrit avec compréhension

La question de la relance au moment de l’échéance est fondamentale. L’approche à faire à ce moment est essentiel, augmentant la probabilité qu’un client soit davantage coopératif et qu’il paye rapidement. Ces rappels doivent être respectueux et professionnels. Il faudra par contre exercer davantage de pression au moment où le temps passe.

Le premier avis suppose habituellement que le paiement attendu est en cours, ou qu’un retard éventuel est accidentel : le client a tout simplement oublié, ou que certains facteurs externes interfèrent pour payer à temps.

Chaque fois que vous envoyez votre premier avis, il doit simplement être un rappel sans accusations. Si le client a vraiment oublié, un simple rappel est généralement assez bon pour recevoir votre paiement. De même, votre deuxième avis de collecte devrait être tout aussi respectueux, tout simplement pour rappeler que la situation a besoin d’attention et que les choses pourraient devenir plus compliqué si elles ne paient pas bientôt.

Après l’échéance, monter la pression avec un appel

Si la facture est toujours en retard, il est temps de savoir pourquoi il n’a pas été payé. Les avis précédents peuvent être facilement ignorés ou oubliés, de sorte que vous aurez probablement besoin d’adopter une approche plus directe pour rappeler à votre client ce qui doit être fait. C’est le moment pour un appel téléphonique.

Le but de cet appel téléphonique est de savoir exactement pourquoi la facture n’a toujours pas été payé, en gardant à l’esprit que le client pourrait être dans un mauvais situation financière. Alors que vous voulez obtenir un engagement à payer, le client restera sympathique cachant ses difficultés. Par contre s’il a – ou prétend avoir – déjà payé, n’hésitez pas à vous excuser. Mais si ce n’est pas le cas, il est impératif de demander une date pour déterminer quand le paiement devrait arriver. Prévoyez dans la foulée d’envoyer un mail ou un courrier qui rappelle la discussion.

En retard, devenez insistant et ferme

À ce stade, la situation devient tendue. Mettez en place une série de rappel systématique, téléphonique ou email, car la pression marche toujours. Et envoyez un courrier plus officiel, tout en restant bien sûr respectueux. A chaque appel ou email, demander une date de règlement. Ces contacts doivent déterminer si le client peut ou non payer immédiatement. Le troisième contact est le plus important. car vous devez le présenter comme le dernier appel que vous faite. Souligner le fait que c’est la dernière étape avant de confier le dossier à votre service juridique ou à votre partenaire de contentieux. Et soulignez que vous allez devoir indiquer dans vos rapports le fait de ces retards, pouvant nuire à une éventuelle future collaboration.

Bien que ce processus soit simple, il est très efficace, et travaille à maintenir une atmosphère saine de coopération entre votre entreprise et votre client. Ce processus clair et organisé aura des répercussions immédiates sur la santé financière de votre entreprise.

L’aventure The Refiners

Automne 2018, Dunforce est sélectionné pour s’installer à San Francisco afin de rejoindre la “Fleet 5” de The Refiners!

Plus de 400 startups ont été interviewées et c’est au final 11 startups qui ont été choisies pour rejoindre l’accélérateur. Et… Dunforce en fait partie!

Après avoir été approchés par The Refiners, nous avons donc décidé d’embarquer à bord de leur Fleet n°5 pour une aventure ambitieuse et remplie d’opportunités!

Qui est The Refiners?

The Refiners c’est un groupe d’entrepreneurs passionnés, Carlos Diaz, Géraldine Le Meur et Pierre Gaubil, persuadés que chaque startup digitale souhaitant avoir un impact global dans le monde aujourd’hui se doit de faire ses preuves au sein de la fameuse Silicon Valley.

Leur mission? Fournir aux entrepreneurs étrangers un réseau établi à leur arrivée aux US. Celui-ci se compose de plus de 200 mentors de la Silicon Valley ayant uni leurs forces pour choisir, conseiller et investir dans les startups les plus prometteuses du monde entier.

Basé à San Francisco, ce programme finance et offre un accès inégalé à la Silicon Valley aux dirigeants, entrepreneurs, investisseurs, experts, chefs d’entreprises et leaders de la technologie d’aujourd’hui.

 

The-refiners

Le programme The Refiners

Pour The Refiners, il y a les startups avec un produit local, celle avec un produit multi local, et celles ayant un potentiel réellement global. Celles-ci ont un produit non-limité par les contraintes règlementaires ou d’usage local.  C’est ce dernier axe, qui intéresse la Silicon Valley et donc The Refiners. La team The Refiners apporte ainsi un support incommensurable aux fondateurs qu’ils choisissent minutieusement afin de faire d’eux des potentielles “licornes”.

The Refiners choisit des startups à travers le monde entier pour rejoindre une “Fleet” de 11 à 15 entreprises. Ces dernières partageront alors une dynamique commune à San Francisco.

Le programme se réparti sur 12 semaines:

  • La 1ère partie du programme se prédestine à la stratégie d’acclimatation des startups à la nouvelle culture. Nous devons nous détacher de ce que nous avons déjà appris, s’intéresser à l’inconnu et adapter nos projets à la Silicon Valley. Nous peaufinons alors notre position de produit, notre stratégie et notre pitch.
  • La 2ème partie du programme se concentre sur le networking avec les principaux influenceurs et investisseurs de la Silicon Valley. Chaque startup a alors la chance de rencontrer des mentors, et des gens de tous les aspects du tech business.
  • La 3ème partie du programme se consacre à la collecte de fonds. Cela a lieu auprès de la communauté des investisseurs de la Silicon Valley. Nous nous consacrons aussi à la préparation de la fameuse “Pitch Night”. Via leur programme “Investor Fireside Chat”, chaque startup bénéficie de contacts directs avec le réseau croissant d’investisseur de The Refiners à travers la Silicon Valley et l’Europe.

Notre parcours à leur côtés

 

1st day with The RefinersPremier jour où une partie de l’équipe rejoint la Fleet 5 de The Refiners regroupant 11 startups dynamiques et motivées

Pendant 3 mois, nous avons donc reçu un coaching de The Refiners et bénéficié d’un retour constant du réseau de mentors. Situés dans le coeur du quartier florissant de SOMA à San Francisco, notre parcours a ainsi été rythmé par des cours, des master classes, des workshops, des conférences … Nous avons ainsi pu tirer parti des précieux conseils des meilleurs entrepreneurs d’aujourd’hui. Et cela commença par ceux de Romain Serman, Directeur de BPI France, qui a animé notre première master classe .

Nous avons également reçu un coaching constant et régulier sur la communication, le marketing, le pitch, la croissance, la vente et la collecte de fonds.

Par ailleurs, nous avons bénéficié d’une aide indispensable concernant les questions techniques. Cela incluait le juridique, l’immigration, les Ressources Humaines, la comptabilité, l’hébergement…

Vers la fin du programme fut organisée une “Pitch night”, étape clé dans notre coaching. Celle-ci réunissait les investisseurs et influenceurs les plus actifs de la Silicon Valley.

Ouverte au grand public, c’est une soirée de démo informelle. Y sont proposés à la fois démo et expérience unique avec les startups. Cette soirée est organisée pour les amateurs de startups, investisseurs, entrepreneurs, et plus encore. On y présente alors la “Fleet” de startups de classe mondiale, avant que le programme prenne fin. Ce fut une occasion très spéciale qui nous a permis de rencontrer, et par la suite garder contacts, avec les meilleurs investisseurs de la Silicon Valley. Une soirée riche en opportunités que nous nous sommes empressés de saisir..!

 

Pitch Night

06/12/2018: Pitch Night organisée par The Refiners

 

Aujourd’hui, The Refiners continue de nous appuyer et de nous aiguiller régulièrement et nous gardons un contact durable avec eux.

Si vous souhaitez suivre nos aventures sur la côte Ouest, abonnez-vous à notre compte Instagram Dunforce en cliquant ici!

Notre ressenti final

Ce programme a fait évoluer notre vision globale sur le développement stratégique. Et ce, à la fois au niveau du produit et de ses ambitions commerciales.

Et confirmé l’attrait de notre offre sur ce marché américain où nous installons maintenant nos premiers clients. En effet, les entreprises US sont très attirés par les solutions d’automatisation. Elles préfèrent voir leurs équipes ne pas perdre de temps tout en ayant un meilleur contrôle de leur créances.

Une nouvelle ambition pour attaquer 2019 !

 

Pour plus de renseignements sur Dunforce, cliquez sur le lien suivant ou téléchargez directement un de nos livres blancs !

The-Refiners

4 outils indispensables à la gestion de vos équipes en 2018

Aujourd’hui, le rôle du directeur financier d’une entreprise s’est amplement développé. Ce n’est plus seulement la personne qui optimise les flux financiers, mais de plus en plus un responsable qui va s’impliquer dans l’ensemble de la chaîne de valeur de l’organisation. C’est pourquoi la gestion de vos équipes se doit d’être optimale!

Le DAF moderne va ainsi s’impliquer dans la performance en décloisonnant les différentes fonctions. Une bonne relation avec les ressources humaines et la fonction commerciale est alors essentielle. Dans cette perspective, l’enjeu des outils est devenu clé.

Au premier plan: le digital et l’automatisation. Car bien choisir ses outils c’est non seulement offrir à l’entreprise une qualité de travail indispensable, mais aussi une rigueur et précision incomparables grâce à l’automatisation des opérations qu’ils provoquent.

Précédemment, nous vous avions dressé la liste des 6 outils indispensables au DAF en 2018 pour automatiser son processus de notes de frais et mieux gérer les dépenses de l’entreprise.

Les 4 outils que nous allons vous présenter aujourd’hui vous permettront de vous impliquer davantage dans la communication, interne comme externe, et d’appréhender les nouvelles technologies comme levier de la performance.

Gestion de l’assurance santé 100% digitale avec Alan

Alan repose sur la dématérialisation complète de l’assurance santé pour les entreprises et travailleurs indépendants. Il propose une mutuelle et une offre de prévoyance 100% en ligne obtenues en 5 minutes.

Pour un secteur des comparateurs d’assurances demeurant encore trop traditionnel et conservateur, Alan s’impose en tant que premier acteur à proposer des services totalement connectés.

Si vous souhaitez éviter ces formalités administratives à tout prix, Alan est l’outil qu’il vous faut!

Comment ça marche ?

À travers son application mobile ou son site web, sont proposés:

– Un aperçu des prestations

– Une vision précise du prix mensuel de son assurance santé en fonction de son âge

– Un contrat prêt en 5 minutes montre en main !

Basé sur un intranet baptisé HAL, Alan vous propose de prendre une simple photo avec votre smartphone pour rembourser vos factures.

Une fois enregistrée sur le site, l’entreprise invite ses salariés à gérer leur propre compte de manière totalement autonome. Alan permet ainsi de calculer le budget santé nécessaire pour la mise en place de la couverture santé.

Et pour quel prix ?

Les prix d’Alan évoluent avec l’âge des salariés et changent au 1er Janvier de chaque année.

Par exemple: pour les moins de 35 ans, le coût de la complémentaire santé est de 55 euros, mais elle monte à 85 euros pour les 56 et 65 ans et descend à 40 pour les enfants.

Les conjoint(e)s peuvent même rejoindre Alan suivant la même grille tarifaire que celle des salariés.

Le + ?

Alan met à votre disposition un chat-bot qui répond dans la minute.

 

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Redéfinition de l’expérience déjeuner avec Lunchr

Aborder le sujet du bien-être de vos employés sans parler de Lunchr serait absurde. En tant que nouvel acteur du titre-restaurant, leur objectif est de faire de la pause déjeuner un moment convivial en créant des liens avec ses collègues. Il vous fait gagner du temps en automatisant la gestion des titres restaurants.

Comment ça marche ?

Lunchr offre des titres-resto nouvelle génération. Avec une carte Mastercard qui fonctionne dans plus de 180 000 établissements, son application référence aussi les restaurants de quartiers auprès desquels vous pouvez faire des commandes groupées. Les employés peuvent donc régler leurs repas dans tous les restaurants, boulangeries et supermarchés français du réseau Mastercard. L’utilisateur de Lunchr passe sa commande, puis peut arriver pile à l’heure au restaurant, pour emporter son repas à l’extérieur ou le consommer sur place. Commander en groupe, c’est bénéficier de réductions selon le nombre de participants. Et celles-ci sont en moyenne de 2€ par commande ! Suite à cela, chaque individu sera débité du montant de son repas.

C’est ainsi que Lunchr prône la cohésion au sein de votre entreprise: en vous accordant une pause conviviale et sans soucis avec vos équipes.

La carte Lunchr est fournie avec une application mobile permettant aux employés de:

– Suivre le solde global et journalier du compte

– Visualiser l’historique de leurs transactions

– Activer/Désactiver le paiement sans contact

– Désactiver leur carte en cas de perte

Et pour quel prix ?

Le prix moyen est de 5€ pour chaque création de carte bancaire Mastercard.

Le + ?

Vous pouvez aussi payer vos repas en ligne!

Gestion du SIRH avec Lucca

Pour faire gagner du temps à vos employés en les libérant des tâches administratives complexes, rien de mieux qu’adopter Lucca. En effet, Lucca s’auto-désigne en tant que remplaçant des fichiers Excel, optimisant ainsi la gestion de vos équipes et de vos processus internes.

Comment ça marche ?

Sont édités 5 logiciels de gestion dédiés à un besoin précis pour vous permettre de composer votre SIRH à la carte:

  • La gestion des congés et absences (Figgo): Vos salariés auront accès à leurs soldes de jours de congés et de RTT, leur laissant la possibilité de pouvoir décider des dates avec les managers et d’envoyer leurs absences en paie en un clic.
  • Le dossier RH en ligne (Poplee): Poplee – Administration du personnel et Poplee – Rémunération vous propose un gain de temps considérable en vous libérant des missions associées au suivi administratif.       

 Poplee – Administration du personnel permet de centraliser et manager les données des collaborateurs, c’est-à-dire de leur arrivée (signature du contrat) jusqu’à leur départ de l’entreprise.                                                                                         

⇒ Poplee – Rémunération permet l’optimisation de la paie et le pilotage de la masse salariale en automatisant la collecte des EVP (Employee Value Proposition) et autorisant le suivi des éléments de rémunération des collaborateurs.                          

  • Le suivi des temps et activités (Timmi):

⇒ Timmi Présence permet de justifier le temps de travail de vos salariés en cas de contrôle de l’inspection du travail et de suivre leurs heures supplémentaires. Cela permet ainsi de s’assurer que les temps de repos de vos salariés sont respectés. 

⇒ Timmi Activités permet de mieux piloter votre activité et celle de l’entreprise en veillant à la charge de travail des collaborateurs et du temps passé par mission, qu’elles soient internes ou externes. Vous pourrez ainsi justifier vos Crédits d’Impôt Recherche (CIR), alimenter votre gestion d’affaires ou vous en servir pour Timmi Project.

⇒ Timmi Project fournit un compte rendu financier clair et synthétique en calculant la rentabilité financière de vos projets. C’est ainsi qu’il identifie rapidement les projets étant sur la mauvaise pente. Par conséquent, le travail du DAF est facilité au quotidien en lui fournissant clarté et efficacité.

  • La dématérialisation des fiches de paie (Pagga): Grâce à Pagga, il est maintenant possible de dématérialiser les bulletins de paie très facilement et de les distribuer en moins de 10 minutes. Vous bénéficierez en plus d’un historique sur le long terme. En effet, les fiches de paies peuvent être archivées pendant 50 ans!
  • La gestion des notes de frais (Cleemy): Vous serez en capacité de maîtriser le montant de chaque note de frais, dématérialiser puis éliminer vos justificatifs. Enfin, vous pourrez tout envoyer directement dans votre logiciel comptable ou votre paie. De quoi donner le sourire aux comptables !

Vous pouvez tester et découvrir en toute autonomie les fonctionnalités de chaque logiciel de Lucca en créant un espace de test gratuit.

Et pour quel prix ?

Les prix et fonctionnalités dépendent du nombre de collaborateurs pour Figgo, Poplee et Timmi.

Figgo: Congés et absences.

Forfait pour moins de 20 collaborateurs → 60€ par collaborateur par mois.

Forfait pour entre 100 et 199 collaborateurs → 2€ par collaborateur par mois.

Poplee:

Pour ce qui concerne “l’Administration du personnel”:

Forfait pour moins de 20 collaborateurs → 50€ par collaborateur par mois.

Forfait pour entre 100 et 199 collaborateurs → 1,65€ par collaborateur par mois.

Concernant les “Rémunérations”:

Forfait pour moins de 20 collaborateurs → 30€ par collaborateur par mois.

Forfait pour entre 100 et 199 collaborateurs → 1,10€ par collaborateur par mois.

Timmi:

Pour ce qui concerne les “Timesheet” (Présence ou Activités):

Forfait pour moins de 20 collaborateurs → 60€ par collaborateur et par mois.

Forfait pour entre 100 et 199 collaborateurs → 2€ par collaborateur par mois.

Concernant les “Project” (La facturation de Timmi Project comprend Timmi Activités, solution servant de base à la saisie des temps):

Forfait pour moins de 20 collaborateurs → 110€ par collaborateur par mois.

Forfait pour entre 100 et 199 collaborateurs → 3,65€ par collaborateur par mois.

Pagga: Fiches de paie.

La facturation de Pagga se calcule en fonction du nombre de documents distribués en ligne.

Forfait pour moins de 20 collaborateurs → 11€ par document distribué en ligne

Forfait pour plus de 20 collaborateurs → 0,60€ par document distribué en ligne.

Cleemy: Notes de frais.

La facturation de Cleemy se calcule mois par mois en fonction du nombre de déclarants au sein de l’organisation. Un déclarant est un collaborateur qui déclare une ou plusieurs notes de frais sur un mois donné.

Forfait pour moins de 10 collaborateurs → 50€ par déclarant et par mois.

Forfait pour entre 100 et 199 collaborateurs → 3,60€ par déclarant et par mois.

Le + ?

La pluralité des logiciels chez Lucca offre à votre entreprise une polyvalence indispensable.

 

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Gestion des notes de frais avec Mooncard

Mooncard propose une solution de paiement qui automatise entièrement le processus de gestion des notes de frais et des dépenses professionnelles.

Fournissant une sécurité sans nom et un gain de temps précieux, Mooncard offre satisfaction aussi bien au DAF qu’à ses équipes.

Comment ça marche ?

Une carte de paiement sécurisée gérée en temps réel est associée à un logiciel SaaS très complet. Grâce au logiciel vous pourrez gérer, analyser et comptabiliser les notes de frais de votre entreprise. L’outil est connecté aux mails et agenda de l’utilisateur: il suffira de prendre une photo d’un reçu permettant aux algorithmes de Mooncard de créer la note de frais en quelques instants. Vous recevez un SMS immédiatement après avoir envoyé votre reçu, enclenchant le processus de remplissage dépenses. L’utilisateur valide la note qui est automatiquement envoyée au comptable, lequel peut ainsi suivre et acquiescer chaque dépense. En effet, sachant que les données sont exportables vers le logiciel comptable de l’entreprise, ce dernier peut manager et administrer les dépenses ainsi que les cartes des employés en temps réel.

Cette solution réduit ainsi le temps entre le paiement et la comptabilisation: chaque dépense est justifiée en moins de 20 secondes ! Des SMS d’alertes peuvent même être activés afin d’éviter de dépasser un certain plafond fixé au préalable.

Avec Mooncard, la gestion de vos équipes et de leurs dépenses ne sera que plus simple!

Et pour quel prix ?

Vous choisissez le nombre de cartes souhaitées, lesquelles coûtent environ 15€/mois par carte, offrant en plus un accès individuel au logiciel.

Le + ?

Mooncard a récemment décidé d’intégrer les services d’Allianz France pour l’assurance et Allianz Partners pour l’assistance. Rendu possible grâce au courtier d’assurance Gras Savoye, cette nouvelle couverture d’assurance et d’assistance permet à tous les porteurs de cartes de bénéficier de garanties essentielles. Ainsi cela inclut les « Moyens de Paiement » en cas de fraude et « Décès, Rapatriement et Annulation« , initialement proposés par les cartes bancaires classiques, mais aussi la garantie de « Protection contre l’utilisation frauduleuse de la carte par un collaborateur » par exemple.

L’outil en +: Dunforce

Les solutions digitales optimisent le travail du DAF en lui offrant un gain de temps et de productivité sans nom. C’est en effet en se mettant à jour sur ces nouveaux outils qu’il saura maximiser la croissance de son entreprise. Avec sa solution innovante, Dunforce a pour objectif de fluidifier l’intégralité du processus de recouvrement des factures. C’est pourquoi présente-t-il un véritable assistant virtuel intelligent pour assister les salariés au quotidien dans leurs activités.

Dunforce est un réel atout pour vos relances clients qui vous permettra de ne plus perdre de temps et de vous focaliser sur l’essentiel de vos tâches.

 

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DAF 2018: 6 outils pour automatiser la gestion de vos notes de frais

“Les CEOs attendent des CFOs d’aujourd’hui qu’ils s’impliquent plus activement dans le façonnement de la stratégie de leur entreprise” déclare une étude McKinsey. La question qui se pose est alors la suivante: le DAF de 2018 est il prêt à affronter les demandes du monde de la finance de demain?

Automatiser vos tâches à peu de valeur ajoutée vous permettra de consolider vos bases afin d’attaquer sereinement une belle croissance. Les exigences des CEO ne cessant d’évoluer, le DAF doit s’adapter en se focalisant sur des missions clés destinées au développement stratégique de l’entreprise.

Les procédés manuels habituels font maintenant partie de l’histoire ancienne. Alors dans un soucis d’efficacité, le DAF moderne et ses équipes doivent s’ouvrir aux plateformes digitales de management des dépenses. Par conséquent pourquoi ne pas commencer par procéder à la dématérialisation des notes de frais ?

Mais cela n’équivaut pas à remplacer le papier par une solution digitale similaire. L’alliage de différentes technologies et services combinés parfois en un seul logiciel offre au CFO d’aujourd’hui l’opportunité d’être plus mobile mais surtout plus appliqué concernant des mission requérant plus d’analyse et de méthode.

Alors, si vous désirez bénéficier des solutions digitales modernes qui vous permettront de mieux gérer vos dépenses, vous voilà bien tombé!

 

Après vous avoir présenté les 5 outils principaux du DAF moderne, nous avons dressé la liste des 6 outils nécessaires au DAF de 2018 lui permettant d’automatiser son processus de notes de frais. Ces outils ont pour objectif d’éliminer les piles de papiers qui ne font que croître sur vos bureaux et de vous éviter de consacrer autant de temps à saisir des tableaux Excel.

 

Procurify

Procurify est une solution digitale basée sur le Cloud mettant à la disposition des entreprises une plateforme de service leur permettant de gérer leurs achats et dépenses. Disponible en tant que SaaS, Procurify a pour but de réinventer la manière dont sont gérées les dépenses de l’entreprise. Le DAF et son équipe font face à une alternative automatisée, rendant l’utilisation de papier complètement obsolète. Cette solution représente donc un nouveau levier d’efficacité des entreprises leur permettant d’optimiser leur processus Procure-to-Pay. Vos dépenses seront correctement classées et les dépenses hors-contrats ou imprévisibles (aka Maverick Sending) éliminées.
Adopter Procurify, c’est faire confiance à un traceur de dépenses novateur suscitant certitude et conviction en votre comptabilité.

Sa qualité:
La possibilité d’accès à l’outil peut dépendre de votre niveau hiérarchique dans l’entreprise. Le processus d’approbation des demandes de commandes aidera toute l’équipe finance à fluidifier et discipliner l’organisation interne. Par conséquent, cela permet de créer un climat de confiance au sein de l’équipe tout en évitant les erreurs lors de la gestion des notes de frais.

Son défaut:
Le reporting n’est pas disponible. En effet, il faut télécharger un extrait de données et utiliser un outil de reporting BI (Business Intelligence) pour compléter.

Spendesk

Spendesk propose une solution innovante et sur mesure simplifiant la gestion des dépenses des équipes. Grâce à une solution digitale en mode SaaS, il optimise et révolutionne le travail du CFO. Cette application repense complètement les paiements par carte bancaire en entreprise. Elle propose des cartes physiques ou virtuelles aux équipes leur permettant de régler leurs achats pros beaucoup plus facilement !

Sa qualité:
Spendesk offre à ses utilisateurs un pouvoir de contrôle sur leurs dépenses, leur permettant de respecter les budgets fixés au préalable.

Son défaut:
Certains sites internet n’acceptent pas encore la carte virtuelle.

Travelperk

En se concentrant sur un segment du marché sur lequel la rupture des outils numériques n’était pas encore rentrée en force, les voyages d’affaires, Travelperk offre une solution de bout-en-bout. Cet outil offre visibilité et responsabilité à vos employés. Mais il permet surtout de gagner du temps concernant la réservation des voyages d’affaires. Il vous suffira de payer 10€ pour chaque chaque voyage et Travelperk s’occupera de tout de A à Z.
Leur objectif est simple :faciliter la vie des gestionnaires qui doivent gérer des voyages d’affaires en leur proposant autonomie et efficacité à travers leur plateforme.

Sa qualité:
L’outil est personnalisable: les utilisateurs peuvent instaurer leurs propres directives et règles. Par exemple, Travelperk peut adapter ses prix afin que les dépenses ne sortent pas des limites imposées par l’entreprise.

Son défaut:
Les fonctionnalités sont limitées concernant la réservation de billets de trains et l’outil ne permet pas de réserver un Airbnb via la plateforme.

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Expensify

Du scan de vos reçus jusqu’au remboursement, Expensify automatise chaque étape de la gestion des dépenses. Cette application web et mobile permet de télécharger vos reçus en un clin d’œil, générer ceux en ligne, et créer automatiquement des notes de frais. Vos équipes gagnent alors un temps considérable. L’outil trace et fiche les dépenses telles que l’essence, les voyages d’affaires et les déjeuners. Les utilisateurs prennent une photo de leur reçu, celle-ci allant directement se ranger dans l’application. Le logiciel prend en compte toutes les données présentes sur les reçus: le nom de l’endroit d’où il provient, le montant et la date.
Si la gestion des dépenses de votre entreprise vous est pénible, Expensify saura vous seconder avec brio !

Sa qualité:
Lors d’un trajet à l’étranger, les montant des reçus sont automatiquement convertis: de la monnaie du pays étranger à celle du pays d’origine.

Son défaut:
Le support client peut-être trop léger, avec un taux de réponses parfois trop faible.

 

Expensya

Expensya est une solution de gestion de notes de frais qui modernise la manière de gérer les dépenses professionnelles.
Cet outil vise à éliminer le papier dans la gestion des frais et conserve les documents dans le Cloud tout en utilisant une technologie unique OCR+ pour remplir les rapports de dépenses. La solution dispose également d’un système de lecture automatique afin de supprimer les nombreuses petites tâches manuelles nécessaires à la gestion des notes de frais. Un essai de 30 jours gratuit est offert. Quant à la fonction normale ‘Silver’, elle coûte 5€ par mois et par utilisateur!

Sa qualité:
Disponible sur toutes les plateformes mobiles et sur le web, la team Expensya est réactive aux requêtes de ses clients. De plus, les rapports Excel sont exportables et peuvent directement être envoyés par email depuis la plateforme.

Son défaut:
Pas d’inconvénient apparent.

 

SAP Concur

SAP Concur est une entreprise américaine SaaS permettant la gestion des dépenses de l’entreprise grâce à Concur Expense et Concur Invoice. Cette solution en mode Cloud offre à l’entreprise une transparence totale au niveau des dépenses. Le DAF peut donc garder un œil dessus tout en se concentrant sur des activités à plus forte valeur ajoutée.

    • Concur Expense

      Concur Expense offre aux compagnies de toutes tailles un outil complètement connecté englobant les voyages, les dépenses, les factures, ainsi que les risques associés. Les dépenses sont ainsi gérées proactivement dans un soucis d’efficacité et de productivité

    • Concur Invoice

      Concur Invoice automatise vos factures papiers et électroniques en intégrant celles comprenant un règlement T&E (Travel & Expense) au sein d’un seul système permettant la gestion de toutes les dépenses de l’entreprise. Le processus entier est alors simplifié: depuis la demande d’achat jusqu’au traitement et paiement.

Sa qualité:
Cet outil offre un bon historique de vérification des dépenses. Cela permet d’avoir un réel aperçu de la manière dont l’entreprise dépense son argent.

Son défaut:
Concur n’envoie pas de mails de notifications lorsque les rapports sont prêts à être traités. Les utilisateurs se doivent de contrôler le site plusieurs fois pour voir si un rapport de dépense est prêt à être payé.

 

L’outil en +: Dunforce

Les solutions digitales optimisent le travail du DAF en lui offrant un gain de temps et de productivité sans nom. C’est en effet en se mettant à jour sur ces nouveaux outils qu’il saura maximiser la croissance de son entreprise. Avec sa solution innovante, Dunforce a pour objectif de fluidifier l’intégralité du processus de recouvrement des factures. C’est pourquoi présente-t-il un véritable assistant virtuel intelligent pour assister les salariés au quotidien dans leurs activités.
Dunforce est un réel atout pour vos relances clients qui vous permettra de ne plus perdre de temps et de vous focaliser sur l’essentiel de vos tâches.

Pour en savoir plus sur Dunforce, cliquez ici !

 

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CEO : 10 projets pour améliorer votre productivité avant la rentrée

Idée 1 : Passez en revue l’ensemble de vos processus

Vous  allez disposer de plus de temps pour vous recentrer. Vous aurez une vision global de votre activité et de tous les processus associés. Ainsi, vous allez donc être en mesure de mieux cerner les problématiques et  pourrez les éliminer avant la rentrée. Cette analyse stratégique vous permet de mieux cerner les “silos” de votre organisation. Mais également de comprendre comment vous pouvez faire gagner du temps à vos équipes et donc améliorer leur productivité. Mettre vos processus par écrit. Demandez à vos opérationnels, cela vous permettra également d’améliorer la vision que vous avez. Cette vision vous permet également d’améliorer votre empathie en sachant plus précisément la difficulté de réalisation de chaque tâche. Ainsi, vous êtes plus proche de vos équipes à la rentrée et vous leur montrer votre dévotion ! Utilisez Draw.io pour mettre au clair et sous la forme de diagramme ces différents processus.

Idée 2 : Planifiez à l’avance pour améliorer votre productivité

Profitez de l’été pour prendre du recul sur la situation générale de votre entreprise. Analysez les résultats de l’année passée pour fixer vos objectifs et priorités et améliorer votre productivité. Allez-vous vous concentrer sur la recherche de nouveaux clients ou chercher à maximiser la croissance avec vos clients actuels ou encore les deux ?

Planchez sur les axes d’amélioration et les nouvelles idées que vous pourriez mettre en place à la rentrée. Boostez votre business mais surtout structurer le.

Veillez à ce que chaque idée reste en accord avec vos forces. La vision globale de la direction doit être alignée avec vos objectifs.

Et afin que ces idées soient mises en place, créez un diagramme de Gantt qui vous permettra de savoir les délais de production mais également de suivre l’avancée des projet. TeamGantt est un outil très intuitif et accessible pour réaliser ce schéma.

Idée 3 : Repenser la communication et le partage d’informations

Une bonne communication au sein de l’entreprise permet de gagner en productivité.

Vous pouvez utiliser une plateforme qui vous permet de partager des fichiers avec tout le monde de manière instantanée.

De cette manière, tout le monde voit en temps réel l’avancée des  projets. De plus, ils peuvent échanger entre eux en temps réel grâce aux chats instantanés qui facilitent les échanges. Nous pensons par exemple à la plateforme en ligne de gestion de projets et d’équipes Teamwork qui permet à vos employés d’avoir une vue d’ensemble sur les projets de chacun et de leur avancement tout en facilitant la communication et le partage d’informations.

Idée 4 : Transformez la façon de faire les réunions

Il est grand temps d’éliminer les réunions inutiles et chronophages. Pas souvent efficaces, elles interrompent le travail et n’exigent pas forcément la présence de tout le monde. Pour éviter cela, vous pouvez, par exemple, condenser vos réunions hebdomadaires. Faites une vidéoconférence d’une heure par semaine que tout le monde pourra suivre même en étant à distance.

Un autre moyen de rendre vos réunion plus dynamiques et  participatives : la plateforme Klaxoon. Elle propose plein de façons d’animer et de rendre vos réunions moins monotones grâce à des activités simples, ludiques et efficaces : quiz, sondage, challenge, brainstorming, messages instantanés, etc…

En fin de réunion, n’oubliez pas définir clairement les prochaines étapes et objectifs pour chacun et surtout de garder une trace écrite de ces échanges afin qu’ils servent de base et d’éléments de comparaison pour votre  prochaine réunion.

 

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Mise en œuvre d'un processus de recouvrement efficace et être payé plus rapidement.

Idée 5 : Proposez des plans de formation personnalisés

Profitez de l’été pour détecter les talents et points forts de vos employés. Prêtez attention à leurs compétences et axes d’amélioration pour pouvoir établir un plan de formation personnalisé pour chacun d’entre eux. Grâce à cela ils pourront approfondir leurs connaissances et  de ce fait améliorer leur productivité. Vous gagnerez des employés plus performants et prêts à affronter de nouveaux défis à la rentrée !

Pour vous aider dans ce projet vous avez la possibilité d’utiliser un logiciel de gestion des talents RH comme Talentsoft, il collecte les demandes et besoins de formation pour proposer des offres ciblées et personnalisées.

Idée 6 : Valorisez vos employés

Quoi de plus motivant pour vos employés de se sentir valorisé au travail ? N’hésitez pas à afficher les chiffres de croissance en temps réel. Vos progrès rappellent aux salariés que leur travail a de la valeur.

Envoyez une newsletter hebdomadaire à l’ensemble de vos collaborateurs pour montrer les bons résultats et reconnaître les efforts de l’équipe. Enfin, employez des adjectifs positifs pour souligner unité et qualité. Vous pourrez ici utiliser des réseaux sociaux collaboratifs tels que Workplace ou encore Yammer pour simplifier cette communication et cette transparence.

Idée 7 : Développez votre culture d’entreprise

Améliorez l’expérience employé pour attirer et retenir les meilleurs talents. Pour cela commencez par redéfinir les rôles de vos talents en leur offrant des responsabilités plus motivantes.

Et pourquoi ne pas tester l’intraprenariat ? Rien de mieux pour favoriser la prise d’initiative et l’autonomie, de plus cela constitue une bonne opportunité de se réaliser et d’innover – laissez donc le champs libre à vos employés pour appliquer  la méthode du “test and learn”.

Autorisez le télétravail, vos salariés perdront moins de temps dans les transports et par conséquent passeront plus de temps à travailler. Moins de stress et plus de flexibilité rendront votre équipe plus performante et motivée avec une meilleure productivité.

Idée 8 : Commencez à automatiser vos tâches de back-office

La technologie d’aujourd’hui permet d’automatiser les tâches rébarbatives et chronophages. Cela vous permet de vous concentrer sur les tâches à plus forte valeur ajoutée. L’été est le moment parfait pour se recentrer sur ses activités. Ainsi, vous pourrez voir quelles sont les tâches les plus « automatisables » dont vous vous débarrasserez bien en améliorant ainsi votre productivité.

Vos salariés ont mieux à faire que s’atteler à des tâches peu intéressantes et souvent fastidieuses comme la relance des créances clients par exemple. Bien souvent, vous avez beaucoup moins de factures pendant l’été. C’est une bonne occasion pour digitaliser votre société et être prêt pour le rush de la rentrée. Pour cela, nous pouvons évoquer notre assistant virtuel intelligent, qui simplifie le processus de relance client en l’automatisant intelligemment et en protégeant votre relation client.

Idée 9 : Investir dans du matériel plus performant

Profitez de la baisse de fréquentation des bureaux et du départ en vacances de vos employés pour améliorer l’espace de travail. Remplacez les ordinateurs vétustes par du matériel plus rapide. Mais pensez également à l’ergonomie des postes de travail. On pense souvent que le travail de bureau est un travail simple et où les accidents de travail n’existe pas. Cependant, dans le monde réel, laissez du matériel dysfonctionnel (même en parlant uniquement des chaises) peut amener un certains nombre de problème liés à leur bien être et à leur confort. Vos employés seront ravis de l’attention portée sur leur bien-être au travail et n’auront  plus de perte de temps avec les ordinateurs qui ne fonctionnement pas, les coupures internet, le mal de dos…

Allez visiter le site de Fellowes qui propose du matériel de bureau adapté à tous les environnements de travail.

Idée 10 : Favorisez le travail collaboratif en recréant un espace de travail approprié

Repenser la manière de travailler favorise la communication, l’innovation et la motivation au sein des équipes. Mais cela booste également la créativité et la prise d’initiative. Le partage des différents points de vue engagent des dialogues constructifs qui débouchent sur de nouvelles et meilleures idées.

Pour favoriser cet état d’esprit au sein de votre entreprise rien de mieux que de créer un espace de détente informel. Cela pousse au dialogue et permet de libérer les idées  qui n’auraient pas forcément été évoquées dans un espace de réunion formel.

 

Retrouvez la liste des 10 outils pour améliorer le bien-être de vos équipes et plus encore sur le métier de CEO dans notre livre blanc : “CEO : Comment l’automatisation améliore le bien-être de vos équipes? «