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Pourquoi il est nécessaire d’avoir un logiciel dédié au recouvrement en plus du logiciel comptable 

Il est légitime de se poser la question d’un logiciel dédié au recouvrement. Surtout si l’entreprise a déjà un logiciel de comptabilité. Mais dans les faits, le recouvrement est un enjeu plus large que simplement son aspect financier. Voici pourquoi il est essentiel de compléter les outils financiers d’une solution dédiée au recouvrement.

1. Les points positifs d’un logiciel comptable

Lorsqu’une entreprise s’occupe de gérer sa comptabilité d’elle-même, l’utilisation d’un logiciel comptable est nécessaire pour une bonne gestion. Ce type de logiciel permet par exemple la création de facture. Il permet aussi d’avoir une vision de l’ensemble des dépenses, notes de frais, salaires, etc….

Au regard des besoins des entreprises, certains logiciels comptables peuvent s’adapter. Selon la taille de l’entreprise, TPE ou PME, ou encore une grande entreprise, les meilleurs logiciels comptables auront ainsi différents modules.

Par ailleurs, l’utilisation du logiciel comptable offre une simplicité des échanges entre l’entreprise et un expert-comptable. L’expert-comptable pourra avoir accès aux données sans même se déplacer.

Vous l’avez compris, un logiciel comptable est souvent indispensable pour toute bonne gestion d’une entreprise.  Mais il est clair que cet outil n’est pas suffisant pour un sujet clé dans l’entreprise, à savoir le recouvrement d’une facture.

A l’image de la démarche commerciale, qui va nécessiter un CRM (logiciel pour le suivi du développement commercial), le recouvrement est un sujet suffisamment sensible pour justifier d’un outil dédié complémentaire.

2. Quelles sont les éléments inadaptés dans un logiciel comptable pour le recouvrement ?

Voyons ensemble les points importants qui confirment cette nécessité.

a) Pour éviter l’organisation en silo

Par essence, le logiciel comptable est fait seulement pour les comptables et les services financiers. Il va certainement simplifier les échanges, entre l’entreprise et son éventuel expert comptable. Mais il est stratégique dans le recouvrement d’impliquer plusieurs services. Comme les commerciaux ou le service juridique.
Il est clair que, s’agissant d’un logiciel comptable classique, toute l’équipe composant l’entreprise ne pourra pas l’utiliser avec aisance. Et il est même préférable de ne pas donner accès à ce logiciel comptable aux équipes commerciales par exemple.

Mais comment faire pour partager l’information ? Et éviter le problème que l’on rencontre souvent dans les entreprises, “l’organisation en silo”. C’est-à-dire qu’au sein d’une même entreprise vous avez des équipes qui travaillent sur différents sujets, sans savoir ou pouvoir accéder aux informations des autres services. Ce qui, pour le suivi d’une facture, est nécessaire.

C’est un défi de taille à relever si vous voulez éviter ces “silos” qui sont contre-productifs pour améliorer le cycle d’encaissement. Comment travailler de façon à éviter ces organisations en “silo”?  Pour réussir à s’en défaire, il faut que le gestionnaire applique des nouvelles façons de fonctionner. Cela prend certainement du temps. Mais pas de panique ! Les moyens sont très simples pour se détacher des habitudes de silos. Un outil indispensable pour éviter l’organisation en silo au niveau du recouvrement est ainsi d’utiliser une solution à laquelle tout le monde puisse avoir accès, facilement et de manière compréhensible.

Vous l’avez compris, le travail de recouvrement nécessite des actions transversales. Une solution dédiée au recouvrement pourra en effet inclure toutes les équipes dans le processus. Il est utile de préciser que ce logiciel doit être simple à  l’utilisation contrairement à un logiciel comptable. Ainsi, 100% de l’équipe pourra l’utiliser et faire partie du processus, sans formation spécifique. Chaque membre de l’équipe, même ceux qui ne sont pas expert en comptabilité pourront ainsi être informés du suivi et du recouvrement des factures. De fait, les équipes pourront travailler en collaboration sans aucune difficulté et sortir du mode “silo”.

b) Pour un recouvrement personnalisée qui respecte la relation commerciale

Autre point essentiel pour une entreprise, le paiement d’une facture fait partie du cycle commercial. Il faut respecter chaque client, en fonction de la relation qui a été établie. Les clients sont occupés, et le règlement des factures est souvent la dernière priorité. Et si il faut bien les relancer, il faut le faire en s’adaptant à chaque client.

Certes certains logiciels comptables peuvent faire des relances. Toutefois, la relance de facture doit être une procédure qui s’adapte pour chaque client. Chaque profil client exige un scénario adapté. Une procédure figée comme ce que propose un logiciel comptable n’est pas une bonne stratégie pour respecter une bonne relation commerciale. L’utilisation d’une solution en complément au logiciel comptable vous facilitera dans cette tâche de relance des factures. Car la relance clients doit être faite au cas par cas, souvent, elle mobilise beaucoup de temps. Avec une solution dédiée, capable de construire des scénarios spécifiques pour chaque situation, il est possible d’identifier les différentes catégories de clients et les classer par profils, enfin assigné à chaque profil son propre scénario de relance.

La relance d’une TPE ou d’une PME ou d’une grande entreprise ne doit pas être pareil. Une facture payée en prélèvement n’est pas relancée comme une facture en virement. Les scénarios seront donc variables et adaptés selon les profils étudiés et enregistrés en amont dans la solution. Le tout complètement automatisé !
Vous l’avez compris, vous gagnerez en temps, en productivité et vos clients seront satisfaits. Et vos factures vous seront payées en temps et en heure !

c) Pour gérer les tâches spécifiques de recouvrement et relances multicanales

Vous l’avez compris, l’efficacité d’une relance dépend de sa personnalisation. Et de la mise en place d’un certain nombre d’actions vers le client. Parmi ces actions, il y a des tâches comme couper le service, passer un appel, arrêter les commandes, aller voir le client, etc…

Le logiciel comptable n’a évidemment pas vocation à gérer ces différentes actions. D’autant plus que certaines actions peuvent être prises en charge par un collaborateur, un commercial par exemple. Et si ils souhaitent mettre une note, un commentaire, alors il faut un outil qui le permettent.

Avec une solution dédiée, en complément au logiciel comptable, vous optez pour la mise en place d’un processus rigoureux rassemblant toutes les informations nécessaires. Grâce à la gestion des tâches dans un logiciel dédié, vous pouvez suivre certain profil clients, contrôler les actions et tâches menées ou qu’ils leurs seront menées. En cas d’anomalie, vous pourrez directement agir de manières la plus adaptées, avec l’accès à toutes les bonnes informations, notamment la bonne visibilité de toutes les actions et tâches réalisées.

Il est judicieux également d’utiliser pour la relance différents canaux, (email, SMS, courrier, téléphone, etc). Ces différents moyens de communications doivent être aussi adaptés selon le profil des clients. Ainsi une bonne relation de confiance et une bonne relation commerciale est possible. Avec l’utilisation d’une solution en complément à votre logiciel comptable, vous n’aurez plus à effectuer les démarches à faible valeur ajoutée, sources de stress et de pertes de temps. Vos équipes seront plus sereines pour les questions de relance de factures.

d) Pour automatiser intelligemment le recouvrement

Il n’y a pas de processus magique pour être payé à temps. Seulement un processus rigoureux, qui nécessite une attention de tous les instants. En moyenne, le service comptable parviendra à relancer 20% des clients. Souvent surchargé par le travail et l’étendue de toutes leurs tâches. Cela signifie que 80% des débiteurs ne sont pas relancés.

Avec l’automatisation du recouvrement via un une solution dédiée vous êtes assuré que le processus de relance est achevé à 100%. L’automatisation permet d’établir un processus rigoureux dans la relance. Pour la mise en place, n’hésitez pas à lire notre article sur l’automatisation. Elle permet de gagner en fiabilité, le risque d’erreur est amoindri lorsque la relance est automatique, les clients seront satisfait de la régularité des facturations.  Les tâches effectuées avec une solution Saas sont  facilement traçables. Vous pouvez suivre le déroulement des relances, etc. Vous pourrez également remarquer et démarcher les bons et les mauvais payeurs.

L’automatisation assure une efficacité, un processus rigoureux permet de régler les impayés, et plus rapidement que vous le pensez ! Vous l’avez compris, la relance est essentielle pour le bon fonctionnement de votre entreprise. Pouvoir agir face à une anomalie de paiement, via les traces enregistrées grâce à l’automatisation permet de réduire drastiquement les impayés.

L’automatisation de la relance permettra à votre comptable de se décharger d’une tâche qu’il n’a pas le temps d’effectuer. L’automatisation va aussi vous faire gagner en fiabilité. Dû à la charge de travail et la masse importante d’email échangés, des erreurs d’inattention peuvent facilement se glisser. L’automatisation vous permettra de vous décharger de tâches répétitives. Cela vous permet d’avoir un processus rigoureux et intelligent. Vos clients le ressentiront, les impayés seront un problème du passé !  Avec l’automatisation, vous êtes certain que vous garderez une trace de chaque action effectuée. Ce qui est assez difficilement atteignable manuellement.

e) Pour un service dans le cloud, plus fiable et sécurisée

Dernier point, l’avantage d’avoir une solution moderne, dédiée au recouvrement, comme Dunforce par exemple, c’est que vous allez bénéficier d’une solution dans le cloud, ce qui n’est pas toujours le cas de votre logiciel comptable.

Une solution dans le cloud (c’est-à-dire hébergée à distance) permet de faciliter les échanges entre les collaborateurs. D’améliorer la réactivité de l’équipe. Réduire les coûts de déplacement. Vous l’avez compris, une solution cloud, améliore la productivité ! Il n’y a rien de plus simple à utiliser et à installer. Vous et tous vos collaborateurs auront accès à toutes les informations, partout dans le monde.

Gain de temps, mobilité des informations garantit via le cloud. Evidemment les données sont mises à jour de façon automatique. Et il y a une garantie de sécurité et de fiabilité, vous ne risquez pas de perdre l’information. Et l’utilisation d’une solution comme Dunforce, qui est un simple abonnement très économique, vous permet une optimisation des coûts, la formule tarifaire de l’abonnement reste fixe. Vous l’avez compris, incorporer une solution dans le cloud, en complément à votre logiciel comptable ne pourra que optimiser la gestion de votre entreprise.

3) En conclusion, il vous faut un logiciel dédié au recouvrement !

Comme vu ensemble, un logiciel comptable c’est bien. Mais tout à fait insuffisant pour le suivi des factures. Voir même risqué, si vous souhaitez être payé à temps sans perdre votre client.

Ainsi les avantages d’une solution dédiée au recouvrement sont clairs. Vous allez bénéficiez d’une collaboration plus efficace, des relances qui respectent vos clients.

Et surtout la mise en place d’un processus rigoureux, qui est le seul moyen d’être payé plus rapidement.  Gain de temps, gain d’argent, gain de confiance avec vos clients !

L’aventure The Refiners

Automne 2018, Dunforce est sélectionné pour s’installer à San Francisco afin de rejoindre la “Fleet 5” de The Refiners!

Plus de 400 startups ont été interviewées et c’est au final 11 startups qui ont été choisies pour rejoindre l’accélérateur. Et… Dunforce en fait partie!

Après avoir été approchés par The Refiners, nous avons donc décidé d’embarquer à bord de leur Fleet n°5 pour une aventure ambitieuse et remplie d’opportunités!

Qui est The Refiners?

The Refiners c’est un groupe d’entrepreneurs passionnés, Carlos Diaz, Géraldine Le Meur et Pierre Gaubil, persuadés que chaque startup digitale souhaitant avoir un impact global dans le monde aujourd’hui se doit de faire ses preuves au sein de la fameuse Silicon Valley.

Leur mission? Fournir aux entrepreneurs étrangers un réseau établi à leur arrivée aux US. Celui-ci se compose de plus de 200 mentors de la Silicon Valley ayant uni leurs forces pour choisir, conseiller et investir dans les startups les plus prometteuses du monde entier.

Basé à San Francisco, ce programme finance et offre un accès inégalé à la Silicon Valley aux dirigeants, entrepreneurs, investisseurs, experts, chefs d’entreprises et leaders de la technologie d’aujourd’hui.

 

The-refiners

Le programme The Refiners

Pour The Refiners, il y a les startups avec un produit local, celle avec un produit multi local, et celles ayant un potentiel réellement global. Celles-ci ont un produit non-limité par les contraintes règlementaires ou d’usage local.  C’est ce dernier axe, qui intéresse la Silicon Valley et donc The Refiners. La team The Refiners apporte ainsi un support incommensurable aux fondateurs qu’ils choisissent minutieusement afin de faire d’eux des potentielles “licornes”.

The Refiners choisit des startups à travers le monde entier pour rejoindre une “Fleet” de 11 à 15 entreprises. Ces dernières partageront alors une dynamique commune à San Francisco.

Le programme se réparti sur 12 semaines:

  • La 1ère partie du programme se prédestine à la stratégie d’acclimatation des startups à la nouvelle culture. Nous devons nous détacher de ce que nous avons déjà appris, s’intéresser à l’inconnu et adapter nos projets à la Silicon Valley. Nous peaufinons alors notre position de produit, notre stratégie et notre pitch.
  • La 2ème partie du programme se concentre sur le networking avec les principaux influenceurs et investisseurs de la Silicon Valley. Chaque startup a alors la chance de rencontrer des mentors, et des gens de tous les aspects du tech business.
  • La 3ème partie du programme se consacre à la collecte de fonds. Cela a lieu auprès de la communauté des investisseurs de la Silicon Valley. Nous nous consacrons aussi à la préparation de la fameuse “Pitch Night”. Via leur programme “Investor Fireside Chat”, chaque startup bénéficie de contacts directs avec le réseau croissant d’investisseur de The Refiners à travers la Silicon Valley et l’Europe.

Notre parcours à leur côtés

 

1st day with The RefinersPremier jour où une partie de l’équipe rejoint la Fleet 5 de The Refiners regroupant 11 startups dynamiques et motivées

Pendant 3 mois, nous avons donc reçu un coaching de The Refiners et bénéficié d’un retour constant du réseau de mentors. Situés dans le coeur du quartier florissant de SOMA à San Francisco, notre parcours a ainsi été rythmé par des cours, des master classes, des workshops, des conférences … Nous avons ainsi pu tirer parti des précieux conseils des meilleurs entrepreneurs d’aujourd’hui. Et cela commença par ceux de Romain Serman, Directeur de BPI France, qui a animé notre première master classe .

Nous avons également reçu un coaching constant et régulier sur la communication, le marketing, le pitch, la croissance, la vente et la collecte de fonds.

Par ailleurs, nous avons bénéficié d’une aide indispensable concernant les questions techniques. Cela incluait le juridique, l’immigration, les Ressources Humaines, la comptabilité, l’hébergement…

Vers la fin du programme fut organisée une “Pitch night”, étape clé dans notre coaching. Celle-ci réunissait les investisseurs et influenceurs les plus actifs de la Silicon Valley.

Ouverte au grand public, c’est une soirée de démo informelle. Y sont proposés à la fois démo et expérience unique avec les startups. Cette soirée est organisée pour les amateurs de startups, investisseurs, entrepreneurs, et plus encore. On y présente alors la “Fleet” de startups de classe mondiale, avant que le programme prenne fin. Ce fut une occasion très spéciale qui nous a permis de rencontrer, et par la suite garder contacts, avec les meilleurs investisseurs de la Silicon Valley. Une soirée riche en opportunités que nous nous sommes empressés de saisir..!

 

Pitch Night

06/12/2018: Pitch Night organisée par The Refiners

 

Aujourd’hui, The Refiners continue de nous appuyer et de nous aiguiller régulièrement et nous gardons un contact durable avec eux.

Si vous souhaitez suivre nos aventures sur la côte Ouest, abonnez-vous à notre compte Instagram Dunforce en cliquant ici!

Notre ressenti final

Ce programme a fait évoluer notre vision globale sur le développement stratégique. Et ce, à la fois au niveau du produit et de ses ambitions commerciales.

Et confirmé l’attrait de notre offre sur ce marché américain où nous installons maintenant nos premiers clients. En effet, les entreprises US sont très attirés par les solutions d’automatisation. Elles préfèrent voir leurs équipes ne pas perdre de temps tout en ayant un meilleur contrôle de leur créances.

Une nouvelle ambition pour attaquer 2019 !

 

Pour plus de renseignements sur Dunforce, cliquez sur le lien suivant ou téléchargez directement un de nos livres blancs !

The-Refiners

IA vs RPA, quelles différences pour le DAF ?

D’ici 2 ans, 78% des directeurs financiers utiliseront la RPA et l’Intelligence Artificielle (IA) pour améliorer les processus et appuyer les prises de décisions grâce aux analyses de données rapides et précises.

Alors, à la question “Les directions financières deviennent-elles plus efficaces et productives grâce à la RPA  et à l’IA?”, nous répondons par un grand OUI!

 

IA-RPA

Mais quelles sont les différences entre ces deux derniéres ?

Une étude d’EY datant d’Avril 2018 a révélée que seulement 50% des DAF font du passage à un business model digital une priorité sur les trois ans à venir. En effet, certains n’ont pas l’air de comprendre l’impact positif qu’aura ce passage au digital sur le court ET long terme.

Mais aujourd’hui, les directeurs financiers ne peuvent plus compter sur les anciens outils ainsi que toutes les mesures et variables que le CFO (d’hier) connaît si bien .

Pour aboutir à de bons résultats, il doit reporter son attention sur les analyses, la gestion des employés, les nouvelles technologies et plusieurs autres variables cruciales qui ne font que se développer.

Les technologies à disposition du DAF ne cessant d’évoluer, ce dernier s’interroge alors:

 

Comment utiliser les nouvelles technologies afin de permettre à son entreprise de poursuivre une évolution ascendante ?

 

Après vous avoir présenté les différents outils digitaux indispensables au DAF de 2018 pour gérer les notes de frais, les employés et la trésorerie de l’entreprise de manière approfondie, nous vous offrons la possibilité d’enfin faire la distinction entre l’IA et la RPA.

Aujourd’hui, nous aidons votre entreprise à entamer le chemin vers un business model digital!

 

IA-RPA

IA vs RPA: Lequel convient le mieux à la fonction Finance?

  • Définitions

La Robotic Process Automation ou RPA se définit comme l’utilisation de ‘robots’ logiciels imitant des actions humaines pour exécuter un processus commercial préprogrammé. Elle se traduit littéralement par “robotisation des procédures”. Cette méthode propose d’automatiser des tâches récurrentes au niveau des fonctions corporate. Cela inclue le front office, le back office et le support. C’est pourquoi la RPA va jouer un rôle essentiel dans l’évolution des talents de demain.

L’Intelligence Artificielle ou IA se définit comme la capacité des systèmes informatiques à apprendre, raisonner, penser et exécuter des tâches exigeant une prise de décision complexe. L’un de ses créateurs, Marvin Lee Minsky, la définie comme :  » la construction de programmes informatiques qui s’adonnent à des tâches qui sont, pour l’instant, accomplies de façon plus satisfaisante par des êtres humains car elles demandent des processus mentaux de haut niveau tels que: l’apprentissage perceptuel, l’organisation de la mémoire et le raisonnement critique. »

  • Comparaison IA vs RPA

L’Intelligence Artificielle est tout simplement utilisée comme un terme “parent”. C’est la simple application de processus multiples, l’un d’entre eux étant la RPA. En effet, l’IA englobe la RPA! L’IA est dans sa nature beaucoup plus dynamique que la RPA qui a un côté plus statique.

  • Pourquoi choisir l’IA ?

Il est temps de voir l’IA comme une opportunité!

L’Intelligence Artificielle suit une logique de self-learning. Cela lui permet d’être autonome et de s’adapter en temps réel au monde qui l’entoure. C’est pourquoi elle s’ajuste beaucoup plus vite au monde des affaires, ce dernier étant en perpétuelle mutation. Elle fournit une visibilité complète et claire du processus de bout en bout. Enfin, elle offre un meilleur reporting en temps réel, indispensable pour la prise de décision.

Aujourd’hui, le DAF doit donc s’approprier l’IA! Et par cela nous entendons faire de l’Intelligence Artificielle un outil clé à portée de main et pas l’inverse. Le développement incessant des nouvelles technologies afin de continuellement accroître l’efficacité des services financiers entraîne des changements sans précédent dans la profession. C’est pourquoi une harmonisation est nécessaire entre le CFO des temps modernes et l’Intelligence Artificielle.

Ses objectifs seront atteints seulement en libérant les collaborateurs des tâches répétitives et chronophages traditionnellement inhérentes au monde de la finance : audit, traitement des transactions ou comptabilité… Pour l’heure, ces activités empêchent les responsables financiers de prendre une place plus stratégique dans l’entreprise. Or, selon des estimations de l’institut McKinsey datant de 2014, des activités occupant jusqu’à 34 % du temps des responsables financiers pourraient être automatisées. Cela leur libérerait du temps pour se consacrer à des tâches plus stratégiques et importantes!

Conclusion

La technologie évolue si rapidement: il peut y avoir une motivation particulière d’adopter une attitude attentiste face aux nombreux changements.

Le problème est que l’évolution est si significative et les nouvelles opportunités si avantageuses, que si vous décidez d’attendre trop longuement, vous courez le risque de souffrir d’un désavantage compétitif trop important.

 

Notre conseil? Décidez-vous aujourd’hui sur les technologies à adopter pour transformer la fonction finance!  Elles rendront votre PDG, vos clients ainsi que vos employés beaucoup plus heureux!

Pourquoi ne pas commencer par l’automatisation de vos relances clients?

Pour cela nous avons l’outil qu’il vous faut ! Dunforce fait partie de ces logiciels qui, intégrés dans une logique d’automatisation, simplifient votre quotidien par la dématérialisation.

En effet, en nous envoyant vos factures électroniques, nous les intégrons directement dans notre plateforme. Celle-ci s’adaptera et relancera de manière automatique et intelligente vos clients grâce à l’Intelligence Artificielle! Elle facilitera ainsi le règlement de vos créances en temps et en heure. Fini l’envoi de vos relances par courrier, les risques d’erreurs et les retards de paiement ! Tout est informatisé pour vous permettre de ne vous concentrer que sur les tâches à plus grande valeur ajoutée.

 

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DAF 2018: 6 outils pour automatiser la gestion de vos notes de frais

“Les CEOs attendent des CFOs d’aujourd’hui qu’ils s’impliquent plus activement dans le façonnement de la stratégie de leur entreprise” déclare une étude McKinsey. La question qui se pose est alors la suivante: le DAF de 2018 est il prêt à affronter les demandes du monde de la finance de demain?

Automatiser vos tâches à peu de valeur ajoutée vous permettra de consolider vos bases afin d’attaquer sereinement une belle croissance. Les exigences des CEO ne cessant d’évoluer, le DAF doit s’adapter en se focalisant sur des missions clés destinées au développement stratégique de l’entreprise.

Les procédés manuels habituels font maintenant partie de l’histoire ancienne. Alors dans un soucis d’efficacité, le DAF moderne et ses équipes doivent s’ouvrir aux plateformes digitales de management des dépenses. Par conséquent pourquoi ne pas commencer par procéder à la dématérialisation des notes de frais ?

Mais cela n’équivaut pas à remplacer le papier par une solution digitale similaire. L’alliage de différentes technologies et services combinés parfois en un seul logiciel offre au CFO d’aujourd’hui l’opportunité d’être plus mobile mais surtout plus appliqué concernant des mission requérant plus d’analyse et de méthode.

Alors, si vous désirez bénéficier des solutions digitales modernes qui vous permettront de mieux gérer vos dépenses, vous voilà bien tombé!

 

Après vous avoir présenté les 5 outils principaux du DAF moderne, nous avons dressé la liste des 6 outils nécessaires au DAF de 2018 lui permettant d’automatiser son processus de notes de frais. Ces outils ont pour objectif d’éliminer les piles de papiers qui ne font que croître sur vos bureaux et de vous éviter de consacrer autant de temps à saisir des tableaux Excel.

 

Procurify

Procurify est une solution digitale basée sur le Cloud mettant à la disposition des entreprises une plateforme de service leur permettant de gérer leurs achats et dépenses. Disponible en tant que SaaS, Procurify a pour but de réinventer la manière dont sont gérées les dépenses de l’entreprise. Le DAF et son équipe font face à une alternative automatisée, rendant l’utilisation de papier complètement obsolète. Cette solution représente donc un nouveau levier d’efficacité des entreprises leur permettant d’optimiser leur processus Procure-to-Pay. Vos dépenses seront correctement classées et les dépenses hors-contrats ou imprévisibles (aka Maverick Sending) éliminées.
Adopter Procurify, c’est faire confiance à un traceur de dépenses novateur suscitant certitude et conviction en votre comptabilité.

Sa qualité:
La possibilité d’accès à l’outil peut dépendre de votre niveau hiérarchique dans l’entreprise. Le processus d’approbation des demandes de commandes aidera toute l’équipe finance à fluidifier et discipliner l’organisation interne. Par conséquent, cela permet de créer un climat de confiance au sein de l’équipe tout en évitant les erreurs lors de la gestion des notes de frais.

Son défaut:
Le reporting n’est pas disponible. En effet, il faut télécharger un extrait de données et utiliser un outil de reporting BI (Business Intelligence) pour compléter.

Spendesk

Spendesk propose une solution innovante et sur mesure simplifiant la gestion des dépenses des équipes. Grâce à une solution digitale en mode SaaS, il optimise et révolutionne le travail du CFO. Cette application repense complètement les paiements par carte bancaire en entreprise. Elle propose des cartes physiques ou virtuelles aux équipes leur permettant de régler leurs achats pros beaucoup plus facilement !

Sa qualité:
Spendesk offre à ses utilisateurs un pouvoir de contrôle sur leurs dépenses, leur permettant de respecter les budgets fixés au préalable.

Son défaut:
Certains sites internet n’acceptent pas encore la carte virtuelle.

Travelperk

En se concentrant sur un segment du marché sur lequel la rupture des outils numériques n’était pas encore rentrée en force, les voyages d’affaires, Travelperk offre une solution de bout-en-bout. Cet outil offre visibilité et responsabilité à vos employés. Mais il permet surtout de gagner du temps concernant la réservation des voyages d’affaires. Il vous suffira de payer 10€ pour chaque chaque voyage et Travelperk s’occupera de tout de A à Z.
Leur objectif est simple :faciliter la vie des gestionnaires qui doivent gérer des voyages d’affaires en leur proposant autonomie et efficacité à travers leur plateforme.

Sa qualité:
L’outil est personnalisable: les utilisateurs peuvent instaurer leurs propres directives et règles. Par exemple, Travelperk peut adapter ses prix afin que les dépenses ne sortent pas des limites imposées par l’entreprise.

Son défaut:
Les fonctionnalités sont limitées concernant la réservation de billets de trains et l’outil ne permet pas de réserver un Airbnb via la plateforme.

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Expensify

Du scan de vos reçus jusqu’au remboursement, Expensify automatise chaque étape de la gestion des dépenses. Cette application web et mobile permet de télécharger vos reçus en un clin d’œil, générer ceux en ligne, et créer automatiquement des notes de frais. Vos équipes gagnent alors un temps considérable. L’outil trace et fiche les dépenses telles que l’essence, les voyages d’affaires et les déjeuners. Les utilisateurs prennent une photo de leur reçu, celle-ci allant directement se ranger dans l’application. Le logiciel prend en compte toutes les données présentes sur les reçus: le nom de l’endroit d’où il provient, le montant et la date.
Si la gestion des dépenses de votre entreprise vous est pénible, Expensify saura vous seconder avec brio !

Sa qualité:
Lors d’un trajet à l’étranger, les montant des reçus sont automatiquement convertis: de la monnaie du pays étranger à celle du pays d’origine.

Son défaut:
Le support client peut-être trop léger, avec un taux de réponses parfois trop faible.

 

Expensya

Expensya est une solution de gestion de notes de frais qui modernise la manière de gérer les dépenses professionnelles.
Cet outil vise à éliminer le papier dans la gestion des frais et conserve les documents dans le Cloud tout en utilisant une technologie unique OCR+ pour remplir les rapports de dépenses. La solution dispose également d’un système de lecture automatique afin de supprimer les nombreuses petites tâches manuelles nécessaires à la gestion des notes de frais. Un essai de 30 jours gratuit est offert. Quant à la fonction normale ‘Silver’, elle coûte 5€ par mois et par utilisateur!

Sa qualité:
Disponible sur toutes les plateformes mobiles et sur le web, la team Expensya est réactive aux requêtes de ses clients. De plus, les rapports Excel sont exportables et peuvent directement être envoyés par email depuis la plateforme.

Son défaut:
Pas d’inconvénient apparent.

 

SAP Concur

SAP Concur est une entreprise américaine SaaS permettant la gestion des dépenses de l’entreprise grâce à Concur Expense et Concur Invoice. Cette solution en mode Cloud offre à l’entreprise une transparence totale au niveau des dépenses. Le DAF peut donc garder un œil dessus tout en se concentrant sur des activités à plus forte valeur ajoutée.

    • Concur Expense

      Concur Expense offre aux compagnies de toutes tailles un outil complètement connecté englobant les voyages, les dépenses, les factures, ainsi que les risques associés. Les dépenses sont ainsi gérées proactivement dans un soucis d’efficacité et de productivité

    • Concur Invoice

      Concur Invoice automatise vos factures papiers et électroniques en intégrant celles comprenant un règlement T&E (Travel & Expense) au sein d’un seul système permettant la gestion de toutes les dépenses de l’entreprise. Le processus entier est alors simplifié: depuis la demande d’achat jusqu’au traitement et paiement.

Sa qualité:
Cet outil offre un bon historique de vérification des dépenses. Cela permet d’avoir un réel aperçu de la manière dont l’entreprise dépense son argent.

Son défaut:
Concur n’envoie pas de mails de notifications lorsque les rapports sont prêts à être traités. Les utilisateurs se doivent de contrôler le site plusieurs fois pour voir si un rapport de dépense est prêt à être payé.

 

L’outil en +: Dunforce

Les solutions digitales optimisent le travail du DAF en lui offrant un gain de temps et de productivité sans nom. C’est en effet en se mettant à jour sur ces nouveaux outils qu’il saura maximiser la croissance de son entreprise. Avec sa solution innovante, Dunforce a pour objectif de fluidifier l’intégralité du processus de recouvrement des factures. C’est pourquoi présente-t-il un véritable assistant virtuel intelligent pour assister les salariés au quotidien dans leurs activités.
Dunforce est un réel atout pour vos relances clients qui vous permettra de ne plus perdre de temps et de vous focaliser sur l’essentiel de vos tâches.

Pour en savoir plus sur Dunforce, cliquez ici !

 

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Alexandre Ruiz: « Recourir à la digitalisation n’est plus une option mais bien une nécessité pour les PME »

[vc_row][vc_column][vc_column_text]Dans le cadre de notre série d’entretiens avec des chefs d’entreprises et directeurs financiers autour des sujets de la croissance et sa structuration, nous avons interviewé cette semaine Alexandre Ruiz, CEO chez AR Consulting.

Présentation de l’activité

L’humain est réfractaire au changement, la clé de la réussite de la transformation de l’entreprise est l’accompagnement de tous les acteurs dans la compréhension et la mise en place des nouveaux process. La spécialité d’ARC est d’assister les entreprises dans leurs conduites du changement et dans leurs transformations digitales afin d’améliorer leurs efficacités opérationnelles. Dans le cadre de nos missions, nous insistons particulièrement sur l’automatisation et la sécurisation des process ainsi que sur la compression de la valeur temps.

Nous nous positionnons en tant qu’interface entre les PME et les sociétés qui proposent du SaaS aussi bien sur la partie conseil et formation que sur le déploiement.

Les freins à la croissance des PME

Le facteur humain est déterminant afin de permettre la croissance d’une PME. Dans une entreprise avec des collaborateurs polyvalents, il est souvent difficile de leur rajouter une charge de travail et le travail en flux tendu complique leur implication dans un projet de transformation digitale.

Face à la recrudescence de la concurrence, à l’allongement des délais de paiement ainsi qu’à la difficulté à déléguer en confiance, les PME doivent trouver des modèles de gestion plus efficaces.

 

Ainsi, les PME n’utilisent pas toutes les nouvelles méthodologies et les nouveaux outils qui peuvent être mis à leurs dispositions pour diverses raisons :

  • Elles n’ont pas l’information ou l’appétence technologique pour les déployer
  • Elles n’ont pas la volonté de changer leurs habitudes et leurs méthodes de travail
  • Elles se focalisent sur leur efficacité commerciale au détriment de leur efficacité opérationnelle
  • Elles n’ont pas en interne les ressources humaines ayant la connaissance technique ou méthodologique
  • Elles ont des difficultés au niveau du recrutement ainsi qu’une rétention des compétences clés importantes
  • Elles n’ont pas les ressources financières ou budgétisé leurs conduites du changement et leurs transformations digitales

La résistance à la transformation digitale est l’un des freins les plus important pour la croissance des PME françaises puisqu’avec la mondialisation et l’accès à l’information et à la technologie, si une entreprise ne s’est pas digitalisée, elle reste en retrait par rapport à ses concurrents sur un marché unique, en proposant des services qui ne sont plus forcément en adéquation avec les attentes clients qui ont évoluées.

La compréhension et l’accompagnement vers la digitalisation

Parce qu’aujourd’hui le numérique et le digital prennent une place de plus en plus importante, tant au niveau professionnel qu’au niveau personnel, recourir à la digitalisation n’est plus une option mais bel et bien une nécessité pour les PME. Mutualiser les données et capitaliser les informations constituent des enjeux stratégiques pour sécuriser la valeur de l’entreprise en la faisant reposer sur des process et non plus uniquement sur des personnes.

Intégrer un système d’information digitalisé engendre des changements en termes de management et de process métiers qui nécessitent un temps d’adaptation ainsi qu’un accompagnent de proximité.

 

Dans ce climat de changement digital et sociétal constant, nous accompagnons les collaborateurs et nous leurs donnons les moyens de se préparer afin de ne pas subir cette évolution, mais d’en devenir les acteurs. Le collaborateur est donc au centre de la conduite du changement pour garantir l’adaptabilité et la pertinence des différents outils. Nous l’accompagnerons afin d’aller jusqu’à créer son propre changement en se questionnant sur son rôle, sa posture, ses objectifs dans cette transformation.

La conduite du changement est à la fois portée par la PME, mais également co-construite avec les collaborateurs. Une PME est incarnée par son ou ses dirigeant(s). Dès lors où son implication dans le changement est totale, l’engagement des collaborateurs pour passer à l’action va être à son maximum.

 

Pour réussir la transformation digitale des PME, nous sommes aux cotés des dirigeants et des collaborateurs afin de leur proposer un accompagnement de proximité pertinent suivant quatre axes :

  • La stratégie : adoption d’une stratégie cohérente avec l’identité de l’entreprise et selon ses besoins, les objectifs sont déterminés en amont.
  • L’organisation : préparation de l’entreprise en informant et en définissant les tâches de chaque collaborateur. Notre objectif étant de réussir à établir un cercle vertueux entre mission, évaluation et rémunération.
  • Les outils : recherche et déploiement d’outils adaptés aux besoins de la PME afin de faciliter l’adhésion des collaborateurs et de limiter les coûts.
  • La formation : former les collaborateurs aux nouvelles méthodes de travail et aux nouveaux outils déployés pour une performance organisationnelle optimale.

Un tableau de bord est mis en place dans la PME afin de suivre les KPI et d’aider les dirigeants dans leur prise de décision. Les collaborateurs bénéficient également de données chiffrées de qualité afin de mener à bien leur mission.
Nous nous positionnons comme un véritable partenaire stratégique pour la PME en l’accompagnant avant, pendant et après sa transformation digitale.

Les enjeux au niveau de l’organisation

Le monde change, et de plus en plus rapidement. L’adaptabilité permet à une entreprise de pouvoir faire face à ces changements, aussi bien sociétaux et technologiques que règlementaires.

Quatre facteurs viennent bousculer le fonctionnement des PME françaises :

  • L’expérience client : aussi bien en B2B qu’en B2C, le niveau d’exigence et la versatilité des clients impliquent pour l’entreprise de devoir passer d’une logique de produit à une logique d’usage. Ce changement conduit vers une révision en profondeur de la chaîne de valeur, de l’organisation de l’entreprise et de ses métiers qui contribuent à l’expérience client.
  • La surinformation et l’hyper connexion des clients : Les PME doivent prendre en considération ce nouvel aspect des clients ainsi que la multiplication des points de contacts avec l’entreprise, avec ses acteurs internes et avec ses produits et services.
  • La compétitivité prix : c’est une conséquence évidente et directe de l’évolution des clients et de l’extension du champ concurrentiel.
  • La fragilisation des avantages concurrentiels : l’apparition de nouveaux concurrents dans diverses parties du globe avec pour certains d’entre eux un potentiel de disruption et d’innovation destructeurs.

 

Les opportunités offertes aux PME par la transformation digitale sont diverses et variées telles que :

  • Augmenter le CA en atteignant un nombre plus important de clients
  • Améliorer la productivité de l’entreprise en rationalisant les process opérationnels
  • Développer l’innovation en baissant les coûts de déploiement
  • Rivaliser avec des grandes entreprises en étant visible à moindre coût et en utilisant les mêmes outils
  • Permettre plus de flexibilité aux collaborateurs en leur apportant des informations de qualité et de nouvelles méthodes de travail

Conclusion

La transformation digitale ne doit pas être ressentie comme une menace mais comme une opportunité pour les PME qui n’ont pas encore franchi le pas. 2018 est l’année du changement avec des nouvelles obligations règlementaires en matière de comptabilité par exemple ainsi que les mesures de protection des données définie par la RGPD et applicable fin mai en Europe.

Nous accompagnons tous les acteurs de l’entreprise afin de prendre le train en marche et de se différencier de ses concurrents. Nous faisons l’interface, aussi bien sur la partie conseil que la partie technique, lorsqu’en interne les ressources ne sont pas disponibles pour mener à bien la transformation digitale.

Dans une structure à taille humaine comme un PME, il est plus facile de repositionner le client au centre de l’entreprise, alors pourquoi s’en priver ?[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]


Entretien tout d’abord publié dans notre newsletter « Business Automation » :

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