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Les nouvelles tendances de la collaboration

Les nouvelles tendances technologiques transforment chaque jour davantage le monde du travail. Et l’intelligence artificielle va encore bousculer nos façons de travailler et d’interagir en entreprise dans les années à venir. Si l’entreprise de demain devient toujours plus collaborative, comment cela va-t-il concrètement se traduire?

Peut-on imaginer des formes de coopération homme / machine  plus poussées que celles qui existent aujourd’hui?

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L’importance accrue de la collaboration

De nombreux articles font écho de l’importance d’accélérer la transition numérique pour les entreprises aujourd’hui.

L’entreprise d’aujourd’hui doit être plus adaptable et réactive afin d’être plus flexible pour évoluer encore plus vite qu’hier.

C’est pourquoi on parle d’agilité dans l’entreprise : chaque salarié doit faire de plus en plus tenir compte de l’environnement changeant afin d’adapter son attitude, ses décisions et ses compétences. Il faut ainsi que le collaborateur fasse preuve d’agilité dans la gestion des projets, dans la création de produits…

Cela appelle déjà à plus de collaboration et de fluidité dans les échanges, qu’il s’agisse de communication interne ou de collaboration avec l’externe, comme dans la réalisation des tâches.

Il a d’ailleurs été démontré que ceux qui développent la collaboration dans l’entreprise ont un avantage concurrentiel fort : innovation accélérée, meilleur productivité, mise en marché plus efficace…

L’intelligence collective

En quoi consiste l’intelligence collective ?  D’après Olivier Zara, dans son ouvrage « Le management de l’intelligence collective : vers une nouvelle gouvernance », l’intelligence collective permet d’obtenir d’un groupe une intelligence supérieure à la somme des intelligences des individus qui le composent, tel que cela a été défini.

L’idée est de faire appel aux différentes compétences dans l’entreprise pour les amener à un but commun. On parle aussi parfois d’intelligence collaborative, où l’humain est plus au centre. Malgré tout, le but ultime est la recherche d’optimisation et du développement de l’activité.

Pour favoriser l’émergence de l’intelligence collective au sein d’un groupe, le principal challenge consiste à faire évoluer la notion de responsabilité : si elle était auparavant individuelle, elle devient désormais collective. Cet enjeu est fort, car chacun peut alors contribuer à la réussite, comme à l’échec du projet et doit donc se mobiliser.

Dans cette logique, l’équipe doit aussi adapter et créer ses propres méthodologies et processus. Cela permet ainsi de mieux appréhender et gérer les risques liés à un projet.

 

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Le Knowledge management

L’un des enjeux de la collaboration en entreprise réside donc dans le partage des connaissances et des expériences. Le manager n’est plus dans un rôle descendant mais devient coach, pour faciliter la réussite des projets de l’entreprise. Mais il doit aller plus loin. Il est nécessaire qu’il transmette la connaissance et rende accessibles les données pour créer plus de valeur en les utilisant.

On aborde là une tendance forte de la collaboration en entreprise qui mixe collaboration et partage du savoir. C’est ce que l’on appelle le Knowledge management, à savoir la valorisation des connaissances dans l’entreprise.

Ce n’est pas qu’une mode, car des cas concrets montre les bénéfices et les atouts de la mise en place du knowledge management en entreprise.

Pour mettre en œuvre une approche de knowledge management, il y a deux phases essentielles :

Il s’agit d’abord d’identifier les connaissances et de capitaliser sur elles. Le stockage des objets de la connaissance, comme le propose la GED (Gestion Electronique des Documents) en est un exemple. Mais elle ne doit pas faire oublier la gestion des flux d’échanges entre les hommes qui les produisent et les utilisent.

Il faut ensuite faire en sorte de mieux partager les connaissances. L’idée est de permettre un accès aux diverses bases d’informations pour tous, et d’élaborer une cartographie des profils. L’idée est de repérer rapidement les experts et d’échanger avec eux, à l’aide d’outils de communication et de partage.

Les solutions Dunforce font déjà partie de ces outils de knowledge management qui offrent une gestion optimisée du poste client.

 

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Nous en sommes encore aux balbutiements de la collaboration en entreprise

Nous vivons donc une période d’évolution accélérée dans ce domaine. On peut imaginer demain que les assistants virtuels seront devenus indispensables à bien des niveaux dans l’entreprise.

Comme le montre l’étude de Microsoft sur l’intelligence artificielle et les conséquences à venir sur le leadership au sein des entreprises françaises, l’IA va bousculer le rôle des dirigeants comme des collaborateurs mais aussi la culture d’entreprise. C’est sans doute l’un des principaux challenges de la collaboration en entreprise : faire changer les mentalités, les rôles et les interactions des salariés en entreprise. Mais c’est un tournant indispensable que doivent prendre les entreprises, et cela quelle que soit leur taille.

Comment l’Office manager peut-il optimiser la collaboration externe?

Comme nous l’avons vu la semaine dernière, la collaboration interne des équipes projets est essentielle pour garantir la productivité de l’entreprise. Mais elle ne se suffit pas à seule ! Voyons à quel point il faut optimiser la collaboration externe pour soutenir le développement et la pérennité de l’entreprise.

1) Pourquoi la collaboration externe est-elle si importante ?

Bien communiquer avec ses clients et partenaires est absolument nécessaire. Ils ont en effet besoin de comprendre les besoins et actions de l’entreprise, mais aussi ses contraintes et obligations. Dans le cadre du lancement d’un nouveau produit, comme dans le cas d’un problème de production, le cercle des partenaires et fournisseurs sera mis à contribution pour effectuer les efforts nécessaires.

Les dirigeants de l’entreprise doivent savoir faire le lien avec les prestataires qu’il s’agisse des partenaires financiers (comptabilité, recouvrement), du chargé d’assurance mais aussi des partenaires juridiques. L’important est d’avoir un dialogue récurrent et cohérent pour comprendre l’environnement où l’entreprise évolue et qui ne cesse de changer. L’idée est de pouvoir s’appuyer sur un réseau de partenaires fiables. Ils vous aideront à prendre les bonnes décisions et à réussir vos projets.

Ainsi, en cas de litige ou de coup dur, l’entreprise pourra alors s’appuyer sur son réseau externe pour assurer ses interventions.

Office Manager: Optimiser la collaboration externe

2) Comment optimiser cette collaboration externe?

Le succès des outils de travail collaboratifs n’est pas qu’un effet de mode. Ils sont utiles pour accompagner au quotidien les équipes en optimisant leur façon de travailler.

Avant toute chose, rappelons que la centralisation de l’information permet d’assurer la qualité et la pérennité des données échangées. Il est important de travailler sur la conservation et l’organisation des données transmises et partagées, en cas de besoin.

Le partage des informations doit aussi être bidirectionnel entre les dirigeants et les services concernés de l’entreprise qui sont en lien avec l’extérieur.

Les collaborateurs doivent  y avoir accès à tout moment, sans avoir à se plonger dans une base d’échanges nourris par email. Le but est de trouver la data que l’on cherche le plus rapidement possible. L’idée est de pouvoir ainsi avoir accès à une capacité d’action instantanée pour le bien de l’entreprise. En cas de problème, il sera possible d’auditer et de rassembler toutes les pièces du dossier pour définir la stratégie à adopter.

Office Manager: Optimiser la collaboration externe

Enfin, assurer la sécurité des données est un des enjeux principaux. Il faut à tous prix empêcher la divulgation involontaire des informations. La fiabilité de la solution collaborative est donc extrêmement essentielle. Les niveaux de droits d’autorisation sont là pour garantir que la donnée ne soit accessible qu’aux personnes concernées.

Les outils collaboratifs sont des atouts phares pour l’entreprise, en voici quelques exemples :

  • Approche juridique avec le Portail collaboratif Open Law: il offre ainsi l’harmonisation des processus, la dématérialisation des échanges, la collaboration en temps réel et des espaces de travail interactifs et sécurisés.
  • Gestion du poste client : avec Dunforce, vous optimisez la gestion des relances et le recouvrement des factures des clients, de façon fluide et efficace. L’idée est d’automatiser l’information pour mieux analyser les flux financiers et optimiser en parallèle la gestion de l’entreprise.

Les outils collaboratifs sont un bon moyen de gagner en efficacité. Ils donnent accès en instantané à l’information recherchée et aident à prendre rapidement les bonnes décisions. Ce sont des outils de différenciation qui donnent un avantage compétitif à l’entreprise. La société est plus efficace car elle capte plus rapidement les évolutions de l’environnement et les besoins des clients.

Office Manager: Optimiser la collaboration externe

Par exemple, dans le domaine du BTP, les projets collaboratifs inter-entreprises permettent de gérer les projets de construction en partageant les risques et les démarches entre collaborateurs. Cela implique des modèles de communication uniques et rigoureux pour assurer la qualité et l’efficience des projets ainsi développés.

Pour accélérer leur croissance, certaines entreprises en viennent même à mixer compétences internes et externes pour développer la croissance de manière plus rapide. Et cela tout en minimisant les risques! La collaboration externe est ainsi un moyen essentiel pour mieux gérer l’entreprise et assurer son développement.