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4 outils indispensables à la gestion de vos équipes en 2018

Aujourd’hui, le rôle du directeur financier d’une entreprise s’est amplement développé. Ce n’est plus seulement la personne qui optimise les flux financiers, mais de plus en plus un responsable qui va s’impliquer dans l’ensemble de la chaîne de valeur de l’organisation. C’est pourquoi la gestion de vos équipes se doit d’être optimale!

Le DAF moderne va ainsi s’impliquer dans la performance en décloisonnant les différentes fonctions. Une bonne relation avec les ressources humaines et la fonction commerciale est alors essentielle. Dans cette perspective, l’enjeu des outils est devenu clé.

Au premier plan: le digital et l’automatisation. Car bien choisir ses outils c’est non seulement offrir à l’entreprise une qualité de travail indispensable, mais aussi une rigueur et précision incomparables grâce à l’automatisation des opérations qu’ils provoquent.

Précédemment, nous vous avions dressé la liste des 6 outils indispensables au DAF en 2018 pour automatiser son processus de notes de frais et mieux gérer les dépenses de l’entreprise.

Les 4 outils que nous allons vous présenter aujourd’hui vous permettront de vous impliquer davantage dans la communication, interne comme externe, et d’appréhender les nouvelles technologies comme levier de la performance.

Gestion de l’assurance santé 100% digitale avec Alan

Alan repose sur la dématérialisation complète de l’assurance santé pour les entreprises et travailleurs indépendants. Il propose une mutuelle et une offre de prévoyance 100% en ligne obtenues en 5 minutes.

Pour un secteur des comparateurs d’assurances demeurant encore trop traditionnel et conservateur, Alan s’impose en tant que premier acteur à proposer des services totalement connectés.

Si vous souhaitez éviter ces formalités administratives à tout prix, Alan est l’outil qu’il vous faut!

Comment ça marche ?

À travers son application mobile ou son site web, sont proposés:

– Un aperçu des prestations

– Une vision précise du prix mensuel de son assurance santé en fonction de son âge

– Un contrat prêt en 5 minutes montre en main !

Basé sur un intranet baptisé HAL, Alan vous propose de prendre une simple photo avec votre smartphone pour rembourser vos factures.

Une fois enregistrée sur le site, l’entreprise invite ses salariés à gérer leur propre compte de manière totalement autonome. Alan permet ainsi de calculer le budget santé nécessaire pour la mise en place de la couverture santé.

Et pour quel prix ?

Les prix d’Alan évoluent avec l’âge des salariés et changent au 1er Janvier de chaque année.

Par exemple: pour les moins de 35 ans, le coût de la complémentaire santé est de 55 euros, mais elle monte à 85 euros pour les 56 et 65 ans et descend à 40 pour les enfants.

Les conjoint(e)s peuvent même rejoindre Alan suivant la même grille tarifaire que celle des salariés.

Le + ?

Alan met à votre disposition un chat-bot qui répond dans la minute.

 

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Redéfinition de l’expérience déjeuner avec Lunchr

Aborder le sujet du bien-être de vos employés sans parler de Lunchr serait absurde. En tant que nouvel acteur du titre-restaurant, leur objectif est de faire de la pause déjeuner un moment convivial en créant des liens avec ses collègues. Il vous fait gagner du temps en automatisant la gestion des titres restaurants.

Comment ça marche ?

Lunchr offre des titres-resto nouvelle génération. Avec une carte Mastercard qui fonctionne dans plus de 180 000 établissements, son application référence aussi les restaurants de quartiers auprès desquels vous pouvez faire des commandes groupées. Les employés peuvent donc régler leurs repas dans tous les restaurants, boulangeries et supermarchés français du réseau Mastercard. L’utilisateur de Lunchr passe sa commande, puis peut arriver pile à l’heure au restaurant, pour emporter son repas à l’extérieur ou le consommer sur place. Commander en groupe, c’est bénéficier de réductions selon le nombre de participants. Et celles-ci sont en moyenne de 2€ par commande ! Suite à cela, chaque individu sera débité du montant de son repas.

C’est ainsi que Lunchr prône la cohésion au sein de votre entreprise: en vous accordant une pause conviviale et sans soucis avec vos équipes.

La carte Lunchr est fournie avec une application mobile permettant aux employés de:

– Suivre le solde global et journalier du compte

– Visualiser l’historique de leurs transactions

– Activer/Désactiver le paiement sans contact

– Désactiver leur carte en cas de perte

Et pour quel prix ?

Le prix moyen est de 5€ pour chaque création de carte bancaire Mastercard.

Le + ?

Vous pouvez aussi payer vos repas en ligne!

Gestion du SIRH avec Lucca

Pour faire gagner du temps à vos employés en les libérant des tâches administratives complexes, rien de mieux qu’adopter Lucca. En effet, Lucca s’auto-désigne en tant que remplaçant des fichiers Excel, optimisant ainsi la gestion de vos équipes et de vos processus internes.

Comment ça marche ?

Sont édités 5 logiciels de gestion dédiés à un besoin précis pour vous permettre de composer votre SIRH à la carte:

  • La gestion des congés et absences (Figgo): Vos salariés auront accès à leurs soldes de jours de congés et de RTT, leur laissant la possibilité de pouvoir décider des dates avec les managers et d’envoyer leurs absences en paie en un clic.
  • Le dossier RH en ligne (Poplee): Poplee – Administration du personnel et Poplee – Rémunération vous propose un gain de temps considérable en vous libérant des missions associées au suivi administratif.       

 Poplee – Administration du personnel permet de centraliser et manager les données des collaborateurs, c’est-à-dire de leur arrivée (signature du contrat) jusqu’à leur départ de l’entreprise.                                                                                         

⇒ Poplee – Rémunération permet l’optimisation de la paie et le pilotage de la masse salariale en automatisant la collecte des EVP (Employee Value Proposition) et autorisant le suivi des éléments de rémunération des collaborateurs.                          

  • Le suivi des temps et activités (Timmi):

⇒ Timmi Présence permet de justifier le temps de travail de vos salariés en cas de contrôle de l’inspection du travail et de suivre leurs heures supplémentaires. Cela permet ainsi de s’assurer que les temps de repos de vos salariés sont respectés. 

⇒ Timmi Activités permet de mieux piloter votre activité et celle de l’entreprise en veillant à la charge de travail des collaborateurs et du temps passé par mission, qu’elles soient internes ou externes. Vous pourrez ainsi justifier vos Crédits d’Impôt Recherche (CIR), alimenter votre gestion d’affaires ou vous en servir pour Timmi Project.

⇒ Timmi Project fournit un compte rendu financier clair et synthétique en calculant la rentabilité financière de vos projets. C’est ainsi qu’il identifie rapidement les projets étant sur la mauvaise pente. Par conséquent, le travail du DAF est facilité au quotidien en lui fournissant clarté et efficacité.

  • La dématérialisation des fiches de paie (Pagga): Grâce à Pagga, il est maintenant possible de dématérialiser les bulletins de paie très facilement et de les distribuer en moins de 10 minutes. Vous bénéficierez en plus d’un historique sur le long terme. En effet, les fiches de paies peuvent être archivées pendant 50 ans!
  • La gestion des notes de frais (Cleemy): Vous serez en capacité de maîtriser le montant de chaque note de frais, dématérialiser puis éliminer vos justificatifs. Enfin, vous pourrez tout envoyer directement dans votre logiciel comptable ou votre paie. De quoi donner le sourire aux comptables !

Vous pouvez tester et découvrir en toute autonomie les fonctionnalités de chaque logiciel de Lucca en créant un espace de test gratuit.

Et pour quel prix ?

Les prix et fonctionnalités dépendent du nombre de collaborateurs pour Figgo, Poplee et Timmi.

Figgo: Congés et absences.

Forfait pour moins de 20 collaborateurs → 60€ par collaborateur par mois.

Forfait pour entre 100 et 199 collaborateurs → 2€ par collaborateur par mois.

Poplee:

Pour ce qui concerne “l’Administration du personnel”:

Forfait pour moins de 20 collaborateurs → 50€ par collaborateur par mois.

Forfait pour entre 100 et 199 collaborateurs → 1,65€ par collaborateur par mois.

Concernant les “Rémunérations”:

Forfait pour moins de 20 collaborateurs → 30€ par collaborateur par mois.

Forfait pour entre 100 et 199 collaborateurs → 1,10€ par collaborateur par mois.

Timmi:

Pour ce qui concerne les “Timesheet” (Présence ou Activités):

Forfait pour moins de 20 collaborateurs → 60€ par collaborateur et par mois.

Forfait pour entre 100 et 199 collaborateurs → 2€ par collaborateur par mois.

Concernant les “Project” (La facturation de Timmi Project comprend Timmi Activités, solution servant de base à la saisie des temps):

Forfait pour moins de 20 collaborateurs → 110€ par collaborateur par mois.

Forfait pour entre 100 et 199 collaborateurs → 3,65€ par collaborateur par mois.

Pagga: Fiches de paie.

La facturation de Pagga se calcule en fonction du nombre de documents distribués en ligne.

Forfait pour moins de 20 collaborateurs → 11€ par document distribué en ligne

Forfait pour plus de 20 collaborateurs → 0,60€ par document distribué en ligne.

Cleemy: Notes de frais.

La facturation de Cleemy se calcule mois par mois en fonction du nombre de déclarants au sein de l’organisation. Un déclarant est un collaborateur qui déclare une ou plusieurs notes de frais sur un mois donné.

Forfait pour moins de 10 collaborateurs → 50€ par déclarant et par mois.

Forfait pour entre 100 et 199 collaborateurs → 3,60€ par déclarant et par mois.

Le + ?

La pluralité des logiciels chez Lucca offre à votre entreprise une polyvalence indispensable.

 

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Gestion des notes de frais avec Mooncard

Mooncard propose une solution de paiement qui automatise entièrement le processus de gestion des notes de frais et des dépenses professionnelles.

Fournissant une sécurité sans nom et un gain de temps précieux, Mooncard offre satisfaction aussi bien au DAF qu’à ses équipes.

Comment ça marche ?

Une carte de paiement sécurisée gérée en temps réel est associée à un logiciel SaaS très complet. Grâce au logiciel vous pourrez gérer, analyser et comptabiliser les notes de frais de votre entreprise. L’outil est connecté aux mails et agenda de l’utilisateur: il suffira de prendre une photo d’un reçu permettant aux algorithmes de Mooncard de créer la note de frais en quelques instants. Vous recevez un SMS immédiatement après avoir envoyé votre reçu, enclenchant le processus de remplissage dépenses. L’utilisateur valide la note qui est automatiquement envoyée au comptable, lequel peut ainsi suivre et acquiescer chaque dépense. En effet, sachant que les données sont exportables vers le logiciel comptable de l’entreprise, ce dernier peut manager et administrer les dépenses ainsi que les cartes des employés en temps réel.

Cette solution réduit ainsi le temps entre le paiement et la comptabilisation: chaque dépense est justifiée en moins de 20 secondes ! Des SMS d’alertes peuvent même être activés afin d’éviter de dépasser un certain plafond fixé au préalable.

Avec Mooncard, la gestion de vos équipes et de leurs dépenses ne sera que plus simple!

Et pour quel prix ?

Vous choisissez le nombre de cartes souhaitées, lesquelles coûtent environ 15€/mois par carte, offrant en plus un accès individuel au logiciel.

Le + ?

Mooncard a récemment décidé d’intégrer les services d’Allianz France pour l’assurance et Allianz Partners pour l’assistance. Rendu possible grâce au courtier d’assurance Gras Savoye, cette nouvelle couverture d’assurance et d’assistance permet à tous les porteurs de cartes de bénéficier de garanties essentielles. Ainsi cela inclut les « Moyens de Paiement » en cas de fraude et « Décès, Rapatriement et Annulation« , initialement proposés par les cartes bancaires classiques, mais aussi la garantie de « Protection contre l’utilisation frauduleuse de la carte par un collaborateur » par exemple.

L’outil en +: Dunforce

Les solutions digitales optimisent le travail du DAF en lui offrant un gain de temps et de productivité sans nom. C’est en effet en se mettant à jour sur ces nouveaux outils qu’il saura maximiser la croissance de son entreprise. Avec sa solution innovante, Dunforce a pour objectif de fluidifier l’intégralité du processus de recouvrement des factures. C’est pourquoi présente-t-il un véritable assistant virtuel intelligent pour assister les salariés au quotidien dans leurs activités.

Dunforce est un réel atout pour vos relances clients qui vous permettra de ne plus perdre de temps et de vous focaliser sur l’essentiel de vos tâches.

 

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Happiness Manager : nouvel ambassadeur du bien-être

Le Happiness Manager ou encore “responsable du bonheur” en entreprise est un métier récent et axé sur le bien-être en entreprise, que l’on voit apparaître de plus de plus dans les grands groupes comme dans les jeunes start ups.

 

Quel est le rôle du Happiness Manager ?

 

Le rôle du Happiness Manager est-il vraiment de rendre ses collaborateurs heureux comme son appellation le laisse entendre ? Difficile à croire qu’une seule personne puisse faire le bonheur de toute une entreprise en effet… Le métier du Happiness Manager s’apparente plutôt à une fonction de DRH. Son véritable rôle est de représenter la culture d’entreprise et de la transmettre à chacun de ses collaborateurs. Car c’est grâce à une culture d’entreprise forte et des valeurs communes que l’on se différencie de la concurrence.

 

La mission principale du Happiness Manager ? Travailler sur l’expérience employé et développer la marque employeur de l’entreprise afin d’attirer et de retenir les meilleurs talents. Il doit savoir créer de l’engagement et de la motivation au sein des équipes. Il a pour mission de trouver des solutions visant à améliorer le bien-être et les conditions de travail de ses collaborateurs au quotidien.

 

Le Happiness Manager doit s’attarder sur les problèmes de fonds en agissant sur les causes plutôt que les conséquences des problématiques rencontrées par les salariés. Pour être efficace dans son travail, le Happiness Manager doit optimiser le travail de ses collaborateurs en transformant leur contenu et la façon dont il est réalisé. Il ne doit pas seulement se contenter de proposer des distractions en vue de compenser un travail pénible.

 

En plein essor de la transformation digitale, les entreprises ont besoin de quelqu’un qui accompagne les employés et fasse le lien entre l’Homme et la Technologie. Pour optimiser la productivité de chacun, le Happiness Manager doit veiller à ce que ses collaborateurs bénéficient des bons outils pour accomplir leurs tâches.

 

 

L’automatisation : facteur de bien-être au travail

 

La digitalisation et plus particulièrement l’automatisation sont les nouveaux  facteurs du bien-être en entreprise. Ils permettent également une amélioration des conditions de travail de vos collaborateurs. De plus en plus les métiers se transforment. Nous assistons à une transformation digitale des entreprises et une automatisation partielle des emplois.

 

Cependant rassurez-vous, l’automatisation n’est pas là pour vous remplacer; bien au contraire ! Elle est là pour améliorer le bien-être en entreprise ! Elle est présente à vos côté pour vous délester des tâches les moins valorisantes et répétitives dont vous vous passeriez  bien.

 

L’automatisation améliore le bien-être et la productivité générale. Elle a pour vocation de créer de l’engagement et de la motivation au sein des entreprise. Et plus vos collaborateurs se sentiront engagés dans la vie de l’entreprise, moins il y aura de turnover. De cette manière vous éviterez la perte d’expertise.

 

Naturellement, l’Homme cherche à optimiser sa manière de travailler en automatisant ses tâches. Cela lui permet de pouvoir se concentrer sur les choses les plus essentielles, requérant réflexion et créativité par exemple. On peut donc dire que l’automatisation assiste l’Homme dans son quotidien et améliore son bien-être. Mais elle ne prend pas sa place pour autant.

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Un mode de fonctionnement qui n’est pas nouveau

 

De manière générale l’automatisation et l’intelligence artificielle nous font peur. Nous bâtissons notre jugement sur tout un tas de préjugés et d’idées reçues.  Ces derniers nous poussent à croire qu’ils vont détruire nos emplois. Votre rôle est donc de casser ces préjugés que nous avons sur le fait d’automatiser en partie son travail. Vous devez plutôt montrer à vos collaborateurs les bénéfices qu’ils peuvent en tirer et la manière dont elle favorise leur bien-être.

 

L’automatisation a créé plus d’emplois qu’elle n’en a détruit. Elle constitue un bouleversement pour l’homme car elle transforme les métiers dans leur contenu. Cela peut paraître déroutant pour vos collaborateurs puisqu’il va falloir qu’ils s’adaptent à cette nouvelle manière de travailler. Mais une fois la transition faite, vous vous rendrez vite compte qu’elle n’est là que pour vous faciliter la vie et améliorer votre bien-être en entreprise !

Vous gagnerez un nouvelle façon de communiquer et de coordonner le travail en améliorant la productivité et le bien-être.

 

L’automatisation des tâches est un élément majeur dans l’amélioration de l’expérience employé. Elle va favoriser le bien-être en entreprise ainsi que dans la façon dont le travail est vécu par vos  collaborateurs. Vous devez être le lien entre l’Homme et la Machine et les accompagner dans cette transformation digitale !

 

 

Concentrez vous sur l’expérience employé

 

Si vous prenez soin de vos employés, ils prendront soin de vos clients ! En tant que Happiness Manager, faites donc en sorte d’améliorer non seulement le bien-être et leurs conditions de travail, mais aussi l’expérience employée en elle même.

 

Responsabilisez vos collaborateurs en leur laissant la possibilité d’être créatif et de pouvoir innover dans leur métier. Pensez à leur bien-être en vous assurant de leur donner les bonnes cartes pour qu’ils puissent s’accomplir et s’impliquer dans la vie de l’entreprise. Donnez du sens à leur travail ! Vos collaborateurs ont besoin de connaître l’impact que leur travail a sur la croissance de l’entreprise. Éliminez tous les freins à la productivité en restructurant les tâches de chacun et en automatisant les tâches les plus rébarbatives et fastidieuses telles que l’envoi de mails ou encore les relances des créances clients.

 

Veillez à ce qu’ils aient les bons outils à disposition pour être pleinement productifs, ceux axés sur leurs besoins et non sur ceux  de l’entreprise. Conclusion : faites du bien-être de vos collaborateurs une priorité et ils vous le rendront en devenant plus performants et productifs !

 

 

Happiness Manager, facilitateur du changement

 

De nos jours, rares sont ceux qui ignorent encore l’importance du bien-être au travail. En effet, bien-être et productivité sont liés. C’est pour cela que le Happiness Manager se doit d’instaurer une bonne ambiance de travail propice à l’échange et à la collaboration au sein de l’entreprise.

 

Le Happiness Manager doit trouver des solutions pour optimiser leur manière de travailler en leur fournissant des outils adaptés. Par ailleurs, cela leur permet de se sentir impliqués dans la vie de l’entreprise. Il doit penser au bien-être de ses collaborateurs et  mettre la technologie au service de ceux-ci. Pour ce faire,  il peut utiliser des solutions telles que l’automatisation des tâches rébarbatives, fastidieuses et tuant la productivité.

 

Vous l’aurez compris le Happiness Manager joue donc un rôle stratégique pour l’avenir de son entreprise. Véritable facilitateur du changement, c’est aussi l’ambassadeur du bien-être entreprise.

 

Retrouvez la liste des 10 outils et plus encore sur le métier de Happiness Manager dans notre livre blanc : Happiness Manager : comment l’automatisation améliore le bien-être de vos collaborateurs


 

Jennifer Genestier : “L’ Office Manager c’est un pilote, il n’est pas là pour exécuter ce qu’on lui demande il est là pour être une force de proposition”

Cette semaine nous nous sommes intéressés pour la première fois au métier d’ Office Manager et nous avons pour cela interviewé Jennifer Genestier, Fondatrice et Dirigeante de Gom&Go, agence de recrutement d’Office Managers.

Présentation de l’activité

Je suis office manager de métier, j’étais freelance et j’ai créée une agence qui sert d’interface entre des missions freelance d’office managers et des entreprises. J’ai donc une visibilité très transversale du marché des entreprises par le biais de ces missions-là. Actuellement je ne fais plus beaucoup d’office management mais j’en ai fait pendant très longtemps et j’ai aussi développé une activité de recrutement, d’accompagnement RH en office management. C’est pourquoi ma vision d’aujourd’hui est moins précise et beaucoup plus large.

 

Présentation du métier d’Office Manager

 

1- Retour en arrière

Le propre du métier d’office manager est d’être en veille active car le marché bouge beaucoup et il y a donc tout le temps quelque chose de nouveau à découvrir. Ce qui permet aux office managers de s’épanouir et d’évoluer repose surtout sur la mise en place de nouveaux outils leur permettant de s’évincer de certaines missions plutôt rébarbatives (nous avons déjà pu traiter ce sujet dans l’un de nos articles) et d’être amené à devenir des happiness managers, en travaillant sur la culture, le bien-être, l’organisation et le management.

Il y a quelques années de ça, le métier d’office manager n’existait pas en France. Je suis arrivée sur le métier il y a sept/ huit ans maintenant et il y avait vraiment très peu de monde qui travaillait en tant qu’office manager. Par contre, nous avons en France un gros background dans les métiers du tertiaire, assistant direction, assistant de gestion, secrétariat etc.

Quand le métier est apparu, de nouvelles compétences s’y sont greffées. Cela a créé des profils variés permettant de croiser beaucoup de talents et de compétences en un seul profil et métier qui répondait exactement à la demande des entreprises en croissance.

 

2- Office Manager vs Assistant de Direction

Le métier d’office manager est encore très nouveau. En effet, quand on en parle les gens pensent que c’est une traduction du métier d’assistant de direction sauf que le profil n’est pas du tout le même. Là ou il y a vraiment une différence c’est que l’office manager est un pilote, il n’est pas là pour exécuter ce qu’on lui demande, il est là pour être force de proposition, apporter des améliorations visant le bien-être, être en veille sur le marché, sur le réseau et l’écosystème de l’entreprise. C’est là où l’office manager agit, il constitue vraiment un lien entre chaque cellule de l’entreprise, qu’elle soit interne ou externe. Ce n’est pas du tout un métier d’administration, de comptabilité ou de commercial.

 

3- Un profil atypique

Le métier s’est créé avec des spécificités et des expertises car la majorité des professionnels s’est formée sur le terrain. Il y a des gens qui ont un profil plus RH, d’autres un peu plus financier tandis que d’autre seront plutôt commerciaux. Chacun va développer sa singularité de cette manière là. Finalement on se rend compte que c’est grâce à toutes ces choses que les office managers ont pu apprendre sur le terrain qu’ils sont devenus de véritables autodidactes. Il y a seulement depuis peu des formations qui commencent à émerger. Tout le monde a appris le métier sur le terrain.

De plus, il y a un peu un côté affirmation de soi, empowerment qu’on ne retrouve pas dans les métiers d’assistanat. C’est pour moi très important car l’office manager, avant de posséder des savoirs-faire, il doit surtout avoir le savoir être. C’est là pour moi toute la distinction avec les métiers de l’administratif, l’office manager est un “chef de projet interne”.

C’est aussi important de voir tout ce qu’on est capable de faire avec juste les compétences d’un office manager. On peut être gérant d’entreprise parce qu’on sait comment la gérer, comment l’administrer. L’office manager est vraiment polyvalent et c’est pour ça que plus il y aura d’outils qui lui permettront de se dégager du temps sur la partie exécutive plus il gagnera en bien-être et cela permettra à ce métier d’évoluer sur son sens profond qui est de piloter, d’apporter du lien entre les outils et l’humain, de faire en sorte que ça corresponde bien à la culture de l’entreprise et au type de management. C’est là qu’ils deviennent des hapiness managers.

 

4- Un métier qui tend à évoluer

Dès que je parle du métier d’office manager, personne ne sait ce que c’est. Après Paris, Bordeaux commence doucement à apprivoiser le métier mais pour l’instant l’office manager correspond à la traduction d’assistant de direction. C’est normal il y a tellement d’anglicisme ! Les gens sont dans la confusion et c’est logique.

Il y a eu pendant dix ans une période de transition où on est passé de “chacun sa place” à “il faut savoir tout faire”. Pour les personnes de la génération de nos parents c’est très compliqué, d’autant plus avec l’arrivée de nouveaux outils.
Slack a été une révolution pour les office managers, d’un seul coup ils se sont mis à communiquer entre eux, à partager des choses, à apporter une valeur ajoutée et du bien-être au métier. Ils deviennent progressivement des hapiness managers. Aujourd’hui, on utilise QuickBooks pour la facturation, Slack, Trello. Dès qu’on a des besoins nouveaux de nouveaux outils apparaissent.

 

Dunforce, une opportunité pour les Office Managers

Dunforce peut être un outil intéressant, notamment pour un freelance qui a une activité de relance avant contentieux. Il y a beaucoup de freelances qui font ça aujourd’hui et qui possèdent plusieurs clients. Cela leur apporterait un gain de temps important améliorant bien-être et productivité. Personne ne sait que ça se développe mais il y en a beaucoup. Quand j’ai commencé j’étais la seule office manager freelance à Paris et au fur et à mesure de mes rencontres avec des office managers ils se sont rendus compte que c’était possible. Nous sommes aujourd’hui très nombreux !

 

Conclusion

Le métier d’office manager est encore peu connu aujourd’hui ou, du moins, peu utilisé sous cette appellation. En effet, il est encore beaucoup assimilé au métier d’assistant de direction dont beaucoup pense qu’il s’agit de la traduction anglaise. Pour autant, il ne s’agit en aucun cas du même métier ni du même profil. L’office manager est davantage dans le pilotage, l’organisation et la création de lien entre les différentes cellules d’une entreprise. Véritable autodidacte, il n’est en rien présent pour exécuter purement et simplement ce qu’on lui demande. Si le métier d’office manager tend à se développer et s’étendre, la mise en place de nouveaux outils favorisera d’autant plus son évolution et le bien-être de ses utilisateurs devenant de véritables happiness managers en se focalisant davantage sur la culture d’entreprise.

Retrouvez bien plus d’informations sur le métier d’office manager dans notre livre blanc : “Office Manager : comment la digitalisation transforme votre métier”

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CEO : 10 outils pour améliorer le bien-être de vos équipes

Quel est le rôle du CEO dans l’organisation

Le rôle de CEO est un rôle stratégique dans l’organisation. Ce sont sur ses épaules que reposent les prises de décisions importantes et la responsabilité d’assurer le bon fonctionnement de l’entreprise. Véritable chef d’orchestre, ses qualités de gestionnaire sont primordiales afin de garantir l’équilibre économique mais également pouvoir définir et appliquer une stratégie d’entreprise.

Autre qualité indispensable pour un CEO : savoir s’entourer. Cela signifie qu’il doit recruter des personnes meilleures que lui à chacune des positions stratégiques de l’entreprise. Cependant, recruter les bonnes personnes ne suffit pas. Il faut qu’il les responsabilise et donne du sens à leur travail comme précisé dans notre article précédent. Par conséquent, il est devenu indispensable de mettre en place les bons outils pour rendre vos équipes plus productives.

En effet, la transformation digitale est facteur de bien-être et de croissance dans votre entreprise, comme précisé dans notre dernier article.
Ainsi, nous allons ici évoquer 10 outils qui vous permettront de mieux structurer votre organisation et donc de renforcer vos fondations.

 

1.G-SUITE DE GOOGLE

Pour commencer par l’organisation, nous évoquerons la G-suite de Google, incluant le drive, un “Word”, un “Excel” mais aussi un “Powerpoint” et le tout en ligne ! Vous pouvez donc créer n’importe quel document en ligne et le partager avec n’importe qui en interne ou en externe. La meilleur façon pour faire collaborer vos équipes tout en conservant l’ensemble des documents dans le cloud en évitant donc tout perte.

 

2-SLACK

Afin de poursuivre autour de l’organisation, vous avez besoin d’un outil pour communiquer en interne ! Slack peut devenir votre meilleur ami. Finis les emails ou le groupe Whatsapp où toute l’information se perd, vous dialoguez très rapidement avec tout le monde et évitez les pertes de temps.

 

3-GOOGLE ANALYTICS & TAG MANAGER

Pour comprendre vos clients et leur parcours d’achat, Google Analytics et Tag manager seront vos meilleurs amis. Un spécialiste en SEO/SEM sera indispensable dans votre organisation afin que vous vous positionniez à long terme sur les moteurs de recherche et dans l’esprit de vos clients. Cet outil lui permettra de rechercher continuellement des améliorations et ainsi de mettre en place un processus continu d’optimisation des conversions.

 

4-SALESFORCE

Le “célèbre” CRM pour vos équipes commerciales. Ici, notre choix se porte sur le leader du marché, Salesforce. Cet outil permettra à vos équipes de garder une trace de l’ensemble des échanges qu’ils ont eu avec vos clients. Cette “mémoire” permet à vos commerciaux d’être beaucoup plus pertinents avec vos clients. Pensez bien sûr à la connexion entre votre Gmail, Salesforce, Hubspot ou encore avec Google analytics. L’interconnexion des outils évite les pertes d’informations!

 

5-LINKEDIN SALES NAVIGATOR

Toujours pour vos commerciaux, nous avons observé une grande transformation dans la manière de contacter et de suivre ses clients. Ainsi, Linkedin et le social selling sont devenus un nouveau levier de développement. L’abonnement Sales Navigator permet à vos équipes de contacter n’importe quel prospect. Cela vous permet d’adopter une démarche qualitative beaucoup plus intéressante au niveau des conversions que du cold calling pur.

 

6-HUBSPOT

Pour rester dans l’analyse des clients et de leur segmentation il va être important de mettre en place un outil marketing permettant d’automatiser le haut du “pipe” commerciale. Hubspot est aujourd’hui l’outil le plus puissant du marché vous permettant de réaliser un “lead scoring” (analyse du comportement des prospects et notation) auquel nous pouvons attacher des “scénarios” d’automatisation favorisant ainsi la conversion.

 

7-MOZ

La digitalisation amène de grands changements dans les stratégies marketing, le référencement naturel autrement appelé SEO devient une des stratégies les plus importantes. Ainsi, des outils comme MOZ vous permettent d’optimiser votre stratégie. En analysant les mots clés, en créant des backlinks ou encore en réalisant un audit en direct de votre site internet, MOZ vous donnera les clefs du succès dans votre SEO.

 

8-PAYFIT

Pour accompagner vos équipes administratives dans la gestion de la paie, nous présenterons Payfit. Il simplifie la gestion de la paie même complexe en vous accompagnant dans le paramétrage initial. Il automatise également les déclarations sociales évitant ainsi les erreurs et les oublis qui peuvent être la base de sanctions par l’URSSAF par exemple. Cet outil permet à vos équipes d’éviter les pertes de temps liées au paiement.

 

9-DUNFORCE

Pour vos relances clients, la meilleure solution est l’assistant virtuel Dunforce. Il automatise vos relances clients en dupliquant vos processus. Vos clients reçoivent des emails provenant de votre adresse, des courriers avec votre papier à en-tête, ils ne se rendent compte de rien. Dunforce permet de vous structurer dans vos relances clients mais surtout de ne plus perdre de temps avec le pointage et de vous focaliser sur l’essentiel, échanger avec votre client pour le décider à payer.

 

10-LUNCHR

Pour conclure avec une solution dédiée au bien- être de vos équipes, vous devrez intégrer Lunchr. Cette application propose de consolider vos équipes autour du repas du midi! En “gamifiant” la pause déjeuner vous rapprochez vos équipes et créez une excellente dynamique dans l’organisation. Mais ce n’est pas tout ! Ils viennent de se lancer sur le marché des titres restaurants, donc laissez profiter vos collaborateurs d’une application et d’une carte bleue à la place des papiers que l’on doit distribuer et qui sont perdus par la suite.

 

CEO, le nouveau coach de l’entreprise

De nos jours, le CEO est le coach de l’entreprise. Il doit l’accompagner et tout faire pour que ses collaborateurs (et non pas ses employés) soient épanouis.

Les nouveaux outils digitaux permettent de simplifier le métier des collaborateurs en leur fournissant une aide précieuse dans l’ensemble de leur tâche, comme détaillé dans l’un de nos articles. Le CEO en 2018 doit donc être l’instigateur du changement dans son organisation et prendre la position d’un “éducateur” plutôt que d’un “chef” omnipotent. Cet accompagnement et ce coaching deviennent de plus en plus importants avec le rythme d’innovation auquel nous sommes confrontés. Accompagnez vos équipes sera gage de réussite et de croissance. Gare uniquement à votre désir de tout controler cela démotivera les équipes et détruira le coeur de vos organisations.

Retrouvez la liste des 10 outils et plus encore sur le métier de CEO dans notre livre blanc : “CEO : Comment l’automatisation améliore le bien-être de vos équipes? « 

 


 

La digitalisation : facteur de bien-être et de croissance

 

Qu’est que la digitalisation ou la transformation numérique ?

La digitalisation est, en 2018, le premier levier de croissance des entreprises. Cette digitalisation est composée d’automatisation, d’intelligence artificielle et de simplification des processus. Cependant, nous observons une dichotomie très forte entre les plus grandes organisations et les plus petites PME. En effet, les PME françaises initient seulement maintenant leur processus de digitalisation alors que la plupart des Startups, ETI et des grandes groupes ont abordé le processus il y a déjà une 10aine d’années. Elles bénéficient déjà des avantages de cette digitalisation pour leur croissance et pour le bien-être de leurs équipes.

 

D’après une récente enquête Deloitte, les PME digitalisées sont 3 fois et demi plus susceptibles d’exporter leur produit et le manque à gagner par rapport à cette digitalisation est aujourd’hui estimé à 1,5 millions de consommateurs domestiques. Par ailleurs, dans cette même enquête nous observons que la transformation digitale favorise la croissance en France en augmentant les ventes de 40% en moyenne.

 

Dans ce nouveau contexte de perpétuel engagement digital du consommateur on a pu observer une prolifération d’outils digitaux. Ils participent à l’éclosion des sociétés dites « digitalisées » et favorisent leur prospérité. On note une variété d’outils. Ils peuvent être soit basiques et omniprésents tels que les sites internet et réseaux sociaux, ou plus avancés tels que le marketing automation ou les assistants virtuels d’automatisation.

 

Les suites de logiciels ainsi que les programmes d’analyse de données favorisent également l’efficacité et l’optimisation des processus d’entreprise. Cette optimisation des processus passe par la RPA (Robotic Process Automation) qui permet une automatisation intelligente grâce aux dernières technologies d’intelligence artificielle. Nous avons d’ailleurs détaillé qu’est ce que la RPA ici! Ainsi, ces logiciels permettent d’améliorer la relation client en augmentant le niveau d’informations disponibles mais également en assurant que les processus soient systématisés et exécutés à la cadence nécessaire. Le tout en assurant le bien-être des employés en les dégageant d’une pression inutile.

 

Pour la plupart des PME, la transformation digitale nécessite de suivre un parcours conduisant à la maturité digitale. La première étape repose sur l’intégration d’outils digitaux destinés à améliorer l’efficacité des entreprises. Le tout afin d’aboutir à la transformation de l’organisation en une structure intégralement connectée. Il va donc être très important que les dirigeants s’impliquent dans cette digitalisation. Ils doivent être leader sur les outils à mettre en place ou tout du moins sur les processus à digitaliser voir à automatiser.

 

Pensez à vos collaborateurs, ils doivent être multi tasking dans leurs tâches. Or le cerveau humain a du mal avec cette gestion. Nous avons d’ailleurs étudié comment l’automatisation aide les offices manager dans leur poste multicasquette dans un livre blanc disponible ici.

 

Par ailleurs, l’accès à ces outils est devenu simple et abordable. Pour quelques euros par mois vous pouvez mettre en place un CRM ou encore un assistant virtuel pour vos factures. Ces outils digitaux permettent de booster la motivation et favoriser le bien-être de vos équipes. En effet, nous recherchons à simplifier et à structurer ces processus pour que les tâches à valeur ajoutée soient le premier focus des organisations.

 

On va maintenant observer les apports directs amenés par les outils digitaux.

 

Augmente la productivité

Tout d’abord, la digitalisation améliore la productivité. En effet, en digitalisant et en automatisant un certain nombre de processus tel que le marketing ou les relances clients, vous permettez à vos collaborateurs de se focaliser sur les tâches à forte valeur ajoutée. Prenons un exemple concret avec vos relances clients. Aujourd’hui, dans les PME, nous observons que la plupart des organisations réalisent un suivi de leurs encaissements grâce à un tableur excel qu’il faut pointer et analyser pour savoir qui est à relancer. Or, si le collaborateur est absent ou malade, le suivi n’est plus assuré.

 

Si le travail de ce collaborateur est appuyé par une technologie digitale telle que Dunforce, il sera secondé par la machine qui assurera l’envoi des notifications nécessaires et avertira la bonne personne au bon moment pour réaliser les relances téléphoniques. Cela vous permet d’assurer un niveau et une qualité de service sans faille. Le tout en simplifiant le travail des équipes.

 

Améliore la compétitivité pour votre croissance

L’essor des outils digitaux améliore la compétitivité des PME. Cela leur permet ainsi d’accéder aux mêmes marchés que les ETI ou encore le CAC 40. Leurs marchés potentiels s’agrandissent et leur permettent de se positionner en face d’organisations plus importantes. Mais comment cela est il possible?

 

Nous observons que les coûts d’acquisitions des canaux digitaux sont extrêmement compétitifs. La transformation digitale permet donc de se positionner sur ces nouveaux canaux. Le marketing traditionnel (Physique) perd de sa puissance au profit du marketing digital et principalement organique (SEO/SEM). Or, le marketing organique passe par des stratégies de référencement et de positionnement stratégiques. La structure des coûts est très différente.

 

En effet, vous devrez investir sur les bons outils pour accompagner des équipes mieux équilibrées. Des spécialistes dans chaque domaine et des personnes créatrices de lien entre les différents interlocuteurs seront les précurseurs de synergies importantes au sein même de votre organisation. Toute PME ou startup peut se positionner en face de ces plus gros concurrents. Le bienfait du web repose sur le fait que tout le monde est au même niveau. Ainsi vous gagnerez des parts de marché en exécutant au mieux votre stratégie.

 

Renforce votre relation client

Le troisième bénéfice est l’un des plus importants. Les outils digitaux renforce votre relation client et ce, dans deux domaines bien précis. Pour commencer, la digitalisation vous permet de mieux comprendre et connaître vos clients. Le CRM sera la mémoire de vos équipes commerciales et les outils de sales intelligence vous diront sous quel angle leur parler. Ils vous indiqueront également où en sont ils dans leur processus d’achat. Ces analyses vous permettent d’être beaucoup plus pertinent lorsque vous échangez avec vos collaborateurs. Ainsi vous pouvez développer plus facilement votre Customer Intimacy (Proximité client). Cet “intimité” devient de plus en plus importante dans la relation que l’on développe avec ses clients. En effet, le développement de la concurrence transforme la manière dont vos clients réalisent leurs achats. Ils achètent car ils ont confiance dans vos commerciaux. Ils achètent parce qu’ils savent qu’il en découle un bon accompagnement.

 

Le deuxième élément important est au niveau du temps que vous pourrez dédier à cette relation client. Nous savons que le temps est la ressource la plus précieuse des organisations. L’enjeu est donc d’optimiser la manière dont s’organisent les équipes. Le but final étant de leur dégager un maximum de temps à passer avec le client. Que ce soit pour sa conquête, sa satisfaction ou sa rétention. Ainsi la mise en place de solutions d’automatisation vous permet de dégager du temps à vos équipes en éliminant un grand nombre de tâches. Ce temps supplémentaire peut ainsi être dédié aux clients pour mieux les accompagner. Cela aidera votre organisation à évoluer et à sur-performer.

 

Favorise le bien-être au travail

Dernier apport de la digitalisation, le bien-être de vos collaborateurs. Cela paraît antinomique pour énormément de personnes mais oui la digitalisation et je dirais même l’automatisation vous permet d’améliorer les conditions de travail de vos collaborateurs. En effet, nous observons une transformation de leur métier. Selon une analyse de Mc Kinsey, 43% des emplois pourraient être en partie automatisés. Ainsi, en accompagnant vos équipes en leur donnant plus d’informations et en éliminant les tâches les moins valorisantes, vos collaborateurs seront plus motivés et engagés. Si en plus de cette digitalisation vous disposez d’une culture d’entreprise forte qui favorise le bien-être, vous pouvez espérer des améliorations de productivité de 20 à 50%.

 

De nos jours il existe une corrélation entre productivité et bien-être des équipes. En effet, le bien-être diminue le turnover évitant ainsi la perte d’expertise. Par ailleurs, l’engagement de vos équipes conduira à une amélioration de performance de votre entreprise. En effet, de nombreuses recherches ont démontrés que les personnes motivées par leur position sont jusqu’à 80% plus performantes. Ainsi, la digitalisation permet de développer le bien être des collaborateurs, source de motivation et d’engagement pour vos équipes!

 

Découvrez le ici et profitez d’une liste de 10 outils vous permettant de digitaliser et d’automatiser vos processus clés!

Et vous, quel est votre prochain chantier digital?

Retrouvez la liste des 10 outils et plus encore sur le métier de CEO dans notre livre blanc : “CEO : Comment l’automatisation améliore le bien-être de vos équipes? « 

 

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