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4 KPI’s pour bien piloter sa trésorerie sans directeur financier

Gérer son entreprise n’est pas seulement piloter ses ventes ou ses équipes. C’est avant tout surveiller son cash disponible. Les KPI clés que nous veront, seront votre point de repère pour bien piloter votre trésorerie sans avoir besoin d’un directeur financier!

Évaluer la trésorerie et suivre le bon règlement des factures font partie de votre quotidien en tant que dirigeant d’entreprise ? Vous cherchez à comprendre comment anticiper les manques de trésorerie sans avoir une équipe financière? Si vos réponses ont été oui, cet article est fait pour vous!

Évidemment, personne ne peut concrètement prévoir l’avenir, c’est le cas aussi pour votre activité. Par contre, il est possible qu’en vous posant  les bonnes questions sur le niveau de votre trésorerie, vous pouvez prendre des décisions préventives. Cela évitera des problèmes dans les mois prochains. Vous permettre, comme il est dit, de prévenir plutôt que de guérir !

C’est la raison pour laquelle nous souhaitons évoquer avec vous les bons réflexes à avoir. Nous allons vous présenter les indicateurs financiers (KPI) essentiels à suivre pour vous aider à piloter votre entreprise. C’est un moyen de prendre les bonnes décisions qui vous permettront de positionner votre projet sur la voie du succès.

L’idée n’est donc pas d’utiliser uniquement les outils comptables, qui ne sont réellement disponibles qu’une fois par an et peuvent sembler assez compliqués.  La démarche vise à avoir les éléments utiles pour diriger la gestion de votre activité et d’en bénéficier pour adapter votre stratégie de manière la plus efficace. Ce qui veut dire qu’on vise à gérer la trésorerie sans un directeur financier, de façon regulière.

Si vous êtes une PME  vous n’avez pas forcément un directeur financier et des reportings réguliers disponibles. Il vous faut donc des indicateurs simples à élaborer et à comprendre. Lançons nous alors sur les 4 KPIs clés pour anticiper votre trésorerie si vous n’avez pas d’équipes financières.

1. La performance commerciale

Le premier critère consiste à suivre régulièrement les perspectives de votre activité par rapport à vos prévisions. Vous allez pouvoir surveiller que tout se passe bien.

Cela nous amène à parler alors du chiffre d’affaires (CA) et son suivi dans le temps, ce qui va nous conduire au premier KPI de cet article. Mais commençons par le début.

Il  faut bien savoir que le calcul du chiffres d’affaires est essentiel et est une donnée importante dans l’évolution de votre entreprise. Celui-ci correspond à la somme des ventes effectuées (biens ou services) pendant un exercice comptable. Généralement, il est calculé hors taxes (HT), mais pour la trésorerie, il vaut mieux le garder TTC. Et il vous faut définir une période. Nous vous conseillons évidemment la période la plus courte, pour bien suivre. Donc le mois nous semble être le plus pertinent. 

II est ainsi facile de le calculer, vous devez juste suivre la formule suivante: chiffre d’affaire = prix de vente * quantités vendues.

Cependant, même si le chiffre d’affaire est un indicateur intéressant pour évaluer la performance de votre activité, lorsqu’il est pris seul, il ne révèle pas grand-chose. C’est pour ça que nous considérons que le calcul de la réalisation du chiffres d’affaires (ou Performance commerciale) est un KPI important. Cette comparaison sera très utile pour évaluer la dynamique financière de votre entreprise. Son calcul est assez simple vu qu’on a déjà dit comment calculer le CA. Voilà la formule à effectuer:

Performance commerciale = chiffres d’affaires (CA) du mois passé / chiffres d’affaires (CA) prévue sur le mois passé

Le résultat obtenu vous permettra de savoir dans quelle mesure vous avez atteint votre objectif pour la période. Cela paraît simple comme calcul, mais on oublie souvent de mesurer sa performance commerciale par rapport à ses prévisions. Cet indicateur va vous forcer éventuellement à revoir vos prévisions pour les mois suivants. Et ainsi ajuster vos charges si le KPI est inférieur à 1, car vous pourrez anticiper un manque de trésorerie, en sachant que l’évolution du CA a une conséquence directe sur celle-ci. Au fur et à mesure qu’on avance, on voit que gérer sa trésorerie sans directeur financier est bien possible!

Si vous lancer votre entreprise et que vous n’avez pas encore d’historique des ventes, vous devrez utiliser les études de marché que vous avez menées sur le secteur. Ceci vous permettra d’en déduire une estimation des ventes la plus fine possible.

2. Le délai moyen de paiement ou DSO

Une fois que vous avez évalué la performance des ventes de votre entreprise, les fameuses “recettes” ou “produit”, il faut prévoir leur date d’encaissement. C’est à dire le moment où l’argent de la vente va se réaliser sur votre compte en banque et donc augmenter votre trésorerie. Cela nous permet d’en parler sur le suivant KPI:  le délais moyen de paiement (aussi appelé DSO, Days Sales Outstanding ou Nombre de Jours Crédits Client). 

Ce délai de paiement (DSO) correspond au temps que met l’argent à arriver en banque après l’émission d’une facture. Cet indicateur est très important pour les entreprises quelle que soit leur taille. C’est l’élément qui va être déterminant pour votre trésorerie, car plus vite vous êtes payé, plus vite vous pouvez investir, payer vos fournisseurs, etc. Le souci majeur, c’est que même en période de croissance, vous pouvez être amené à avoir des délais de règlement client très important. Et c’est rapidement le point de rupture car vos fournisseurs vont vous demander de payer plus vite.

Pour calculer donc ce KPI clé, il existe plusieurs méthodes. Chacune a des avantages et des inconvénients, mais le plus important est d’en choisir une seule et rester fidèle pendant plusieurs mois pour pouvoir évaluer l’évolution de votre DSO. 

La méthode comptable est la plus courante et simple à réaliser. Elle permet de déterminer le rapport entre l’encours financier (l’argent dû mais non encore payés par vos clients) et le chiffre d’affaire toutes taxes comprises (TTC). Pour son calcul, il vous faut donc 2 éléments qui doivent correspondre à une même période. Ce sont le total des factures non payés (encours total de fin de mois TTC) et le montant total facturé (chiffre d’affaires TTC, vous connaissez déjà la formule).

Après ça, il ne vous reste plus qu’à mettre en place la formule suivante:

DSO = (Encours total fin de mois x Nombre de jours dans le mois) / Chiffres d’Affaires total du mois

Le résultat que vous obtenez s’exprime en nombre de jours et indique la période moyenne de recouvrement des comptes clients. Il vous permet d’identifier les bons et les mauvais payeurs parmi vos clients.  ainsi que les actions à mettre en œuvre à vous faire payer. Concernant ce KPI, l’enjeu majeur pour bien piloter est de s’attaquer à le réduire. Pour cela, l’automatisation du back office va justement aider à optimiser ces délais et à mieux piloter votre trésorerie sans un directeur financier!

Livre blanc pour mieux gérer sa trésorerie sans DAF

3. Performance opérationnelle

Le chiffre d’affaires est vraiment un indicateur très utile (et simple à calculer) si vous savez comment l’utiliser. Maintenant, tout comme pour les ventes, vous devrez estimer vos dépenses fixes et variables pour pouvoir calculer le troisième KPI. Celui-ci correspond à votre performance opérationnelle.

Après les rentrées, il faut bien évidemment évaluer les sorties d’argent. Et surtout les  charges fixes (ou charges structurelles) qui sont celles qui restent stables malgré le niveau d’activité de l’entreprise. Ces charges sont les dépenses qui ne changent pas en fonction du volume d’activité. Par exemple le loyer, les salaires des employés, les assurances, entre autres. A l’inverse, les charges variables (ou charges opérationnelles), ce sont les dépenses qui fluctuent selon votre chiffre d’affaires ou de votre production. Par exemple la matière première, les frais d’emballage, l’électricité, les frais de transport de marchandises, entre autres. 

L’enjeu est maintenant d’évaluer si vos coûts d’exploitation ont bien été maîtrisés, notamment par rapport à ce que vous avez prévu. C’est à dire que vous allez calculer votre performance opérationnelle. Donc comme pour la performance commerciale, vous allez évaluer si vos prévisions se sont bien déroulés.

Performance opérationnelle = charges réalisées dans le mois passé / charges prévues pour le mois passé

Cet indicateur est également simple à calculer mais il est important de le surveiller chaque mois. Il va vous permettre de constater si vous dépensez plus que ce vous avez prévu. Cela vous montre une fois de plus que vous pouvez bien conduire votre trésorerie sans un directeur financier.

4. Risque client

Quand on veut bien piloter sa trésorerie, il faut anticiper les écueils importants. Ainsi assurez-vous que vous ne dépendez pas d’un nombre réduit de clients, qui s’ils deviennent vulnérables, risquent de vous entraîner dans la tourmente. Il est donc important de bien connaître le niveau de risque de vos clients.

Si vos sources de revenus sont réduites, vous devez prendre des mesures immédiatement, afin de diversifier votre portefeuille de clients et ainsi vous protéger. Si vous perdez ce client important, votre revenu mensuel s’en trouvera considérablement réduit, et vous devrez réagir très vite pour trouver d’autres clients.

L’analyse de concentration des recettes consiste dans un tableau à diviser le chiffre d’affaires de chaque client par rapport au CA total. Et ainsi de classer vos priorités d’actions pour éviter des risques de trésorerie.

Avec des outils comme Dunforce, vous avez par exemple accès immédiatement à ces ratios qui vont vous permettre de vous concentrer sur les clients dont vous êtes le plus dépendants pour votre survie cash.

évaluer ses clients

Bien piloter, c’est être vigilant

Ces différents KPI, simple à mettre en place, que vous pouvez regarder chaque mois, vont vous permettre de mieux gérer et anticiper. Car les clients qui ne respectent pas les délais de paiement et qui font perdre du temps à vos équipes de travail, les charges qui varient et qui sont mal contrôlés, peuvent modifier la santé de votre trésorerie. Donc, avoir l’oeil dessus c’est bien et à intervalles très réguliers, c’est mieux!

Tout semble plus facile après avoir vu de plus près les indicateurs importants, n’est-ce pas ? Cela vous montre qu’il est possible de gérer la trésorerie sans directeur financier!

Gérer sa trésorerie sous Excel est très utilisé aujourd’hui et c’est un bon outil pour commencer. Par contre, vous pouvez également opter un logiciel qui vous aide à améliorer votre trésorerie et en plus, gagner du temps, surtout si vous êtes une PME.  Dunforce vous permet par exemple d’automatiser vos relances client en libérant 90% du temps de vos équipes dédiés à la relance, réduit votre besoins en trésorerie de 30% !

Demandez votre démo gratuite et découvrez comment optimiser vos processus et le quotidien de vos équipes.

L’aventure The Refiners

Automne 2018, Dunforce est sélectionné pour s’installer à San Francisco afin de rejoindre la “Fleet 5” de The Refiners!

Plus de 400 startups ont été interviewées et c’est au final 11 startups qui ont été choisies pour rejoindre l’accélérateur. Et… Dunforce en fait partie!

Après avoir été approchés par The Refiners, nous avons donc décidé d’embarquer à bord de leur Fleet n°5 pour une aventure ambitieuse et remplie d’opportunités!

 

Qui est The Refiners?

 

The Refiners c’est un groupe d’entrepreneurs passionnés, Carlos Diaz, Géraldine Le Meur et Pierre Gaubil, persuadés que chaque startup digitale souhaitant avoir un impact global dans le monde aujourd’hui se doit de faire ses preuves au sein de la fameuse Silicon Valley.

 

Leur mission? Fournir aux entrepreneurs étrangers un réseau établi à leur arrivée aux US. Celui-ci se compose de plus de 200 mentors de la Silicon Valley ayant uni leurs forces pour choisir, conseiller et investir dans les startups les plus prometteuses du monde entier.

Basé à San Francisco, ce programme finance et offre un accès inégalé à la Silicon Valley aux dirigeants, entrepreneurs, investisseurs, experts, chefs d’entreprises et leaders de la technologie d’aujourd’hui.

 

CTA RPA sociétés en croissance

Le programme The Refiners

 

Pour The Refiners, il y a les startups avec un produit local, celle avec un produit multi local, et celles ayant un potentiel réellement global. Celles-ci ont un produit non-limité par les contraintes règlementaires ou d’usage local.  C’est ce dernier axe, qui intéresse la Silicon Valley et donc The Refiners. La team The Refiners apporte ainsi un support incommensurable aux fondateurs qu’ils choisissent minutieusement afin de faire d’eux des potentielles “licornes”.

 

The Refiners choisit des startups à travers le monde entier pour rejoindre une “Fleet” de 11 à 15 entreprises. Ces dernières partageront alors une dynamique commune à San Francisco.

 

Le programme se réparti sur 12 semaines:

 

  • La 1ère partie du programme se prédestine à la stratégie d’acclimatation des startups à la nouvelle culture. Nous devons nous détacher de ce que nous avons déjà appris, s’intéresser à l’inconnu et adapter nos projets à la Silicon Valley. Nous peaufinons alors notre position de produit, notre stratégie et notre pitch.

 

  • La 2ème partie du programme se concentre sur le networking avec les principaux influenceurs et investisseurs de la Silicon Valley. Chaque startup a alors la chance de rencontrer des mentors, et des gens de tous les aspects du tech business.

 

  • La 3ème partie du programme se consacre à la collecte de fonds. Cela a lieu auprès de la communauté des investisseurs de la Silicon Valley. Nous nous consacrons aussi à la préparation de la fameuse “Pitch Night”. Via leur programme “Investor Fireside Chat”, chaque startup bénéficie de contacts directs avec le réseau croissant d’investisseur de The Refiners à travers la Silicon Valley et l’Europe.

 

Notre parcours à leur côtés

 

1st day with The RefinersPremier jour où une partie de l’équipe rejoint la Fleet 5 de The Refiners regroupant 11 startups dynamiques et motivées

 

Pendant 3 mois, nous avons donc reçu un coaching de The Refiners et bénéficié d’un retour constant du réseau de mentors. Situés dans le coeur du quartier florissant de SOMA à San Francisco, notre parcours a ainsi été rythmé par des cours, des master classes, des workshops, des conférences … Nous avons ainsi pu tirer parti des précieux conseils des meilleurs entrepreneurs d’aujourd’hui. Et cela commença par ceux de Romain Serman, Directeur de BPI France, qui a animé notre première master classe .

Nous avons également reçu un coaching constant et régulier sur la communication, le marketing, le pitch, la croissance, la vente et la collecte de fonds.

Par ailleurs, nous avons bénéficié d’une aide indispensable concernant les questions techniques. Cela incluait le juridique, l’immigration, les Ressources Humaines, la comptabilité, l’hébergement…

Vers la fin du programme fut organisée une “Pitch night”, étape clé dans notre coaching. Celle-ci réunissait les investisseurs et influenceurs les plus actifs de la Silicon Valley.

Ouverte au grand public, c’est une soirée de démo informelle. Y sont proposés à la fois démo et expérience unique avec les startups. Cette soirée est organisée pour les amateurs de startups, investisseurs, entrepreneurs, et plus encore. On y présente alors la “Fleet” de startups de classe mondiale, avant que le programme prenne fin. Ce fut une occasion très spéciale qui nous a permis de rencontrer, et par la suite garder contacts, avec les meilleurs investisseurs de la Silicon Valley. Une soirée riche en opportunités que nous nous sommes empressés de saisir..!

 

Pitch Night

06/12/2018: Pitch Night organisée par The Refiners

 

Aujourd’hui, The Refiners continue de nous appuyer et de nous aiguiller régulièrement et nous gardons un contact durable avec eux.

 

Si vous souhaitez suivre nos aventures sur la côte Ouest, abonnez-vous à notre compte Instagram Dunforce en cliquant ici!

 

Notre ressenti final

 

Ce programme a fait évoluer notre vision globale sur le développement stratégique. Et ce, à la fois au niveau du produit et de ses ambitions commerciales.

Et confirmé l’attrait de notre offre sur ce marché américain où nous installons maintenant nos premiers clients. En effet, les entreprises US sont très attirés par les solutions d’automatisation. Elles préfèrent voir leurs équipes ne pas perdre de temps tout en ayant un meilleur contrôle de leur créances.

 

Une nouvelle ambition pour attaquer 2019 !

 

Pour plus de renseignements sur Dunforce, cliquez sur le lien suivant ou téléchargez directement un de nos livres blancs !

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5 meilleures façons d’optimiser votre processus de recouvrement

Plus vite votre entreprise obtient le recouvrement de ses créances plus vite vous pourrez payer vos propres factures ou investir dans de nouvelles opportunités.

Aujourd’hui les grandes entreprises cherchent continuellement à optimiser leur processus de recouvrement dans le but d’accélérer les paiements et de solidifier leurs flux financiers.

Dans cet article vous pourrez découvrir les 5 meilleures façons de mettre en place une stratégie de recouvrement efficace et d’accélérer vos processus de paiement.

Opter pour les emails

 

Envoyez-vous toujours les factures de vos clients par la poste ?

 

En supposant que vous envoyiez les factures à vos clients dès que possible, et, ne nous voilons pas la face, ce n’est presque jamais le cas, facturer vos clients via courrier postal ralentira les paiements d’au moins quelques jours. Et ce dans le meilleur des cas.

 

La première étape pour optimiser votre processus de recouvrement est d’envoyer vos factures aux clients concernés via email. Non seulement vous pourrez facturer vos clients à partir du moment où le produit sera délivré ou le service rendu, mais en plus vous n’aurez pas à attendre quelques jours le temps que votre facture parvienne au client.

 

Envoyer vos factures par email accélèrera le recouvrement de vos créances. Toutefois, faites attention à bien respecter les normes en vigueur. Pour de meilleurs résultats vous pouvez aussi envisager de passer à une solution automatisée qui prendra en charge tous ces envois pour vous. Un assistant virtuel intelligent avertira automatiquement vos clients des diverses échéances de paiement et les relancera en cas de retard, le tout sans intervention manuelle de votre part !

 

C’est ici ce que Dunforce vous propose. Cet assistant virtuel intelligent relance vos clients pour accélérer le recouvrement de vos créances. Par un simple envoi de vos factures dans notre plateforme, le logiciel relance automatiquement et de manière personnalisée vos factures auprès des clients correspondant. Pour plus d’informations cliquez sur le lien suivant.

 

Faciliter les paiements au maximum

 

Imaginez un client pour qui payer une facture par chèque est un problème majeur. Il préfère vous régler par carte bancaire.

 

Vous ne pouvez forcer vos clients à vous payer avec un moyen de paiement en particulier. Plus vous leur donnez de choix et de possibilités de règlement plus ils vous paieront dans les temps.

 

Par exemple, plutôt que de seulement permettre à vos clients de vous régler par chèque envoyé par courrier postal, envisagez de mettre en place un portail de paiement en ligne disponible 24h / 24 et 7j / 7. Ne limitez pas vos clients à payer uniquement avec Visa. Acceptez autant d’options de paiement que possible.

 

Plus les paiements sont faciles, plus vite vous serez payé!

Établissez une politique de crédit

 

Accorder du temps et de l’importance à d’innombrables clients pour recevoir les paiements qui vous sont dûs est la dernière chose que vous souhaitez.

 

Aujourd’hui, les plus grandes sociétés ont détaillé leurs politiques de crédits précisant quel type de clients se verra proposer des termes généraux – et quel type de clients devra payer son compte directement et intégralement.

 

En établissant une politique de crédit et en vous assurant que vos employés et vos clients en ont connaissance, vous réduisez vos chances d’accorder du crédit à des clients qui sont peu disposés à vous rembourser. Tant que la politique est claire, les employés ne se sentiront pas mal à l’aise à l’idée d’accorder moins de crédit à certains clients – et les clients à qui on refuserait des actions ne se sentiront pas offusqués.

 

Créer un système de suivi des paiements en retard

 

Dans le meilleur des mondes, jamais aucun de vos clients ne paieraient leurs factures en retard. Malheureusement, cela a peu de chances de se réaliser.

 

De temps en temps, il peut arriver que certains clients réguliers paient en retard. Pour augmenter vos chances de paiement et ce le plus rapidement possible, il est essentiel d’avoir mis en place une procédure de suivi des retards de paiements.

 

Comment mettre en place une telle procédure de suivi ?

 

Pour commencer, envoyez des rappels de paiements à vos clients lorsque l’échéance approche. Par exemple, 15 jours avant la date d’échéance. S’ils ne paient pas à temps, continuez à leur envoyer des mails après l’échéance. Pour vous aider dans la mise en place d’une telle procédure de suivi en fonction du profil de chacun de vos clients, vous pouvez également consulter l’un de nos articles conçu spécialement pour le sujet.

 

Si après vos nombreux mails et appels la situation ne se décante toujours pas vous pourrez ensuite donner le relai à un agence de recouvrement ou entamer une procédure contentieuse.

 

Accordez des réductions pour les paiements anticipés

 

Aucune entreprise ne veut payer plus que ce dont elle a besoin pour concevoir ses produits ou rendre ses services.

 

Incitez vos clients à payer en avance en leur offrant des réductions de paiement anticipé. Par exemple vous pouvez ajouter les termes “3/10 n/30” à vos factures pour donner à vos clients qui payent dans les 10 jours une réduction de 3%. Le cas échéant, le montant total de la facture est à payer dans les 30 jours.

 

Vous n’arriverez surement pas à convaincre tous vos clients de profiter de la réduction, mais vous parviendrez certainement à toucher certains d’entre eux.

 

Finalement, votre entreprise peut réduire les risques de problèmes de trésorerie en rationalisant le processus de recouvrement et en mettant en place une solution d’automatisation de vos relances clients.

 

Pour plus de conseils et d’informations sur le sujet nous vous invitons à télécharger l’un de nos livres blancs !

DAF: 3 raisons pour lesquelles l’automatisation ne vous remplacera pas

C’est un fait. Les robots ont beau fonctionner plus rapidement et de façons remarquables, le CFO a toujours un rôle majeur à jouer aujourd’hui.

 

En effet, comme précisé par le fondateur de BAI Bragonier & Associates Inc et comptable professionnel, Dwayne Bragonier, dans un article pour le Journal of Accountancy : “Il n’y a pas de formule magique à ça. Il y a un tas entier de paramètres qui sont, dans leurs seules et mêmes natures, des zones floues. Ils exigent qu’un professionnel les comprennent car ils ne peuvent être codés.”

Nous l’avons évoqué dans notre précédent article sur les différences entre l’IA et la RPA pour le DAF en 2018 et nous le précisons à nouveau aujourd’hui: vous devez vous approprier l’IA et la mettre à votre service, pas l’inverse!

 

En effet, l’Intelligence Artificielle va compléter, non pas remplacer, votre vision et vos réflexions pour la résolution de problèmes complexes. Il ne faut pas confondre enrichissement et remplacement ! Notre monde appelle ainsi à une harmonisation entre l’Intelligence Artificielle et l’Homme. Il est temps de mettre un terme à cette rivalité opposant ces deux derniers.

 

Décrite comme une des professions les plus menacées par l’automatisation, le DAF est inquiet quant à son futur. Aujourd’hui, nous vous donnons les 3 raisons pour lesquelles l’automatisation ne vous remplacera pas.

 

Comment l’automatisation influence la fonction de DAF?

Commençons par examiner l’automatisation. Dans un rapport de McKinsey, en se demandant si un travail était susceptible de se faire remplacer ou non, il a été montré que le facteur déterminant était, non pas la classification du poste, mais le type de fonctions impliquées. Le graphique ci-dessous présente la relation entre le type de tâches impliquées au sein d’un travail et la sensibilité du travail à l’automatisation.  

 

McKinsey&Company

 

Comme le graphique l’illustre, plus l’on consacre du temps à la prédiction et aux tâches répétitives (comme la chaîne de montage ou la saisie de données), plus un poste est susceptible d’être automatisé. De telles tâches sont facilement programmables et nécessitent peu de flexibilité. Cela explique sûrement pourquoi les emplois en usine subissent un déclin si rapide au sein même des fonctions les plus développées. Les politiciens dénoncent l’externalisation ou le travail d’immigrés comme principaux destructeurs d’emplois. La vérité est que l’automatisation tue plus d’emplois qu’autre chose.

 

Les missions du DAF ne s’automatiseront pas d’ici peu, et cela s’explique grâce à 3 raisons incontestables:

⇒ Les soft skills sont très durs à automatiser

⇒ L’humain préfère traiter avec l’humain

⇒ Il est difficile pour les machines (du moins à leur niveau actuel) de s’adapter au situations nouvelles et inattendues.

 

3 raisons pour lesquelles votre travail ne disparaîtra pas

 

  • Les soft skills sont difficiles à automatiser

 

Harvard Business Review a conduit une expérience en créant un outil appelé “iCEO” qui, comme son nom l’indique, est un système virtuel de gestion qui automatise le travail complexe en le divisant en petites tâches individuelles. iCEO se charge alors d’assigner ces micro-tâches aux employés en utilisant plusieurs plateformes logicielles comme par exemple oDesk, Uber, ainsi que les emails/SMS. Le système permet essentiellement à un utilisateur de diriger les chaînes de production virtuelles depuis son tableau de bord. Le logiciel décompose le projet en plusieurs tâches puis les distribue entre les différents acteurs de la chaîne de production.

 

À l’issue de cette expérience, la question était alors la suivante: “iCEO est-il capable de gérer un réel projet de bout-en-bout pour une entreprise?” 

 

Si Harvard Business Review y répond positivement, ce n’est pas exactement notre cas.

Pour leur analyse, ils ont programmé la plateforme digitale de management de façon à ce qu’elle dirige la préparation et rédaction d’un rapport détaillé de recherches de 124 pages. Ce dernier était rédigé à l’attention d’une des entreprises appartenant aux Fortune 500, les 500 premières entreprises américaines, classées selon l’importance de leur chiffre d’affaires. Big Deal, n’est-ce-pas?

Rendre un rapport d’une telle envergure prend habituellement plusieurs mois. iCEO a terminé ce projet en seulement quelques semaines. Le bilan est alors clair pour les chercheurs. Cet outil d’Intelligence Artificielle peut non seulement s’occuper des tâches lourdes et complexes mais aussi gérer des projets entièrement. Ainsi, il peut éliminer tous les cadres chargés de ces missions auparavant.

Mais, aussi impressionnant que cela peut paraitre, il y a en fait de réelles limites. Par exemple, cette mission – bien que compliquée et expansive – reste au final une simple tâche pouvant facilement être divisée en plusieurs petites étapes. Il serait difficile d’évaluer comment iCEO pourrait aborder de bien plus gros challenges. Surtout si ceux-là ne suivent pas de processus déjà établis.

 

Comment iCEO, ainsi que ses successeurs, feraient face aux vastes tâches diversifiées auxquelles le DAF à affaire (comme la direction assidue d’une entreprise par temps de récession)? Comment ce système piloté par l’Intelligence artificielle déciderait s’il faut acquérir ou non une startup “high-tech” en évolution, potentiellement rentable, mais possédant des défauts clés?

 

L’argument que nous vous dressons ici n’est pas que l’Intelligence Artificielle est incapable d’évoluer rapidement. Notre argument est le suivant: l’IA ne peut ni porter de jugements ni prendre des décisions pouvant affecter des milliers de vies humaines. Elle ne peut résoudre tous les problèmes du quotidien. Elle ne peut encore moins les décomposer en différents facteurs quantifiables. Le monde high-tech d’aujourd’hui a objectivement encore besoin de l’intuition et de la prise de décision humaine.

 

  • Les humains préfèrent avoir affaire à des humains

 

En fin de compte, les décisions prises par les cadres supérieurs impacteront, non-seulement les employés et leurs familles, mais aussi beaucoup d’autres. Tous vivant dans notre économie qui ne cessent de devenir de plus en plus connectée et mondialisée. Les robots se voient confier de plus petites tâches mais les Hommes restent très méfiants à l’idée de confier à l’IA la prise de décisions importantes qui pourraient faire prospérer l’entreprise ou l’entraîner vers sa chute. Faire des choix déterminants concernant l’avenir de l’entreprise n’est effectivement pas donné à tout le monde.

 

De plus, ce n’est pas sans raison que HAL 9000, le meurtrier incarnant l’Intelligence Artificielle dans le film “2001, l’Odyssée de l’Espace”, garde une place si importante dans nos mémoires et au sein de la culture générale. On le décrit comme insensible, froid, et surtout dangereux. Son manque d’humanité réduit ses stratégies et actions à la simple et pure programmation plutôt qu’aux dilemmes moraux. Face à une décision difficile, HAL commet un crime atroce; celui qu’un commandant humain ayant un minimum d’éthique serait incapable d’exécuter.

 

Et c’est ce dont les figures clés de la technologie se plaignent aujourd’hui. Selon eux, des normes et des protocoles moraux devraient être intégrés lors de la création d’une IA hyper-intelligente. Faute de réussir à les inclure cela pourrait avoir de grave conséquences.

 

  • Les machines ne peuvent pas aussi bien s’adapter que vous

 

L’automatisation ne peut s’adapter à l’inattendu. Prenons un exemple de plus en plus populaire au sein des supermarchés et magasins discount: les caisses automatiques en libre service. Depuis Octobre 2016, Costco, Albertson’s, et le Texan Randalls ne disposent plus de caisses automatiques. Pourquoi? Afin de réduire le taux de vols.

Les caisses automatiques sont particulièrement susceptibles au vols. C’est tout simplement trop facile pour n’importe qui d’entrer le mauvais code et de s’en sortir en payant moins que le prix initial. À l’inverse, cela ne serait même pas envisageable avec un caissier humain. Alors si l’on peut tromper une caisse automatique si facilement, qu’est ce que cela signifie pour une machine plus complexe?

 

Réfléchissons aux implications de cette logique appliquée à l’expérience de Harvard Business Review avec “iCEO”. Il y a sûrement dû avoir des accrocs ou ralentissements comme dans tous projets. Malgré tout, les chercheurs n’ont jamais mentionné aucun développements soudains ni imprévus. Pourtant, quiconque ayant déjà travaillé sur un projet peut vous dire que les imprévus sont communs: certains clients appellent pour vous faire part de leurs demandes particulières; les marchés boursiers subissent de nombreuses fluctuations et alternent entre essor et déclin; etc. Le logiciel iCEO était libre de fonctionner sans aucune interférence extérieure. Malheureusement, les vraies compagnies, elles, n’existent pas en vase clos. Elles ne sont pas coupées des événements ni influences extérieures.

 

Tout comme nous soumettons les voitures à des essais sur terrain, les logiciels et programmes d’Intelligence Artificielle se doivent eux aussi de faire l’objet de “tests de résistance” dans des conditions réelles. En se basant sur le cas des caisses automatiques, ce test révèle l’inflexibilité comme étant un défaut critique du système.

 

Quelle est la prochaine étape?

 

À ce jour, il est clair que les systèmes d’automatisation ne vous remplaceront pas dans un avenir proche. Ils ne vous remplaceront probablement jamais.

L’automatisation peut être utilisée de manière responsable et équilibrée si elle est introduite progressivement et stratégiquement. Cependant, une chose est sûre: il y aura toujours des problèmes inattendus nécessitant l’esprit d’un Homme pour les traiter et les résoudre.

Il est donc absurde de s’angoisser lorsqu’on parle d’automatisation!  Respirez, vous êtes sauvé!

 

Pourquoi ne pas commencer par l’automatisation de vos relances clients?

 

Êtes-vous rassurés? Tant mieux! Alors pourquoi ne pas vous approprier les solutions digitales à votre disposition à présent?

Pour cela nous avons l’outil qu’il vous faut ! Dunforce fait partie de ces logiciels qui, intégrés dans une logique d’automatisation, simplifient votre quotidien par la dématérialisation.

En effet, en nous envoyant vos factures électroniques, Dunforce les intègre directement dans sa plateforme. Celle-ci s’adaptera et relancera de manière automatique et intelligente vos clients grâce à l’Intelligence Artificielle! Elle facilitera ainsi le règlement de vos créances en temps et en heure. Fini l’envoi de vos relances par courrier, les risques d’erreurs et les retards de paiement ! Le logiciel informatise tout pour vous permettre de ne vous concentrer que sur les tâches à plus grande valeur ajoutée.

 

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IA vs RPA, quelles différences pour le DAF ?

D’ici 2 ans, 78% des directeurs financiers utiliseront la RPA et l’Intelligence Artificielle (IA) pour améliorer les processus et appuyer les prises de décisions grâce aux analyses de données rapides et précises.

Alors, à la question “Les directions financières deviennent-elles plus efficaces et productives grâce à la RPA  et à l’IA?”, nous répondons par un grand OUI!

 

Mais quelles sont les différences entre ces deux dernières?

RPA

Une étude d’EY datant d’Avril 2018 a révélée que seulement 50% des DAF font du passage à un business model digital une priorité sur les trois ans à venir. En effet, certains n’ont pas l’air de comprendre l’impact positif qu’aura ce passage au digital sur le court ET long terme.

 

Mais aujourd’hui, les directeurs financiers ne peuvent plus compter sur les anciens outils ainsi que toutes les mesures et variables que le CFO (d’hier) connaît si bien .

 

Pour aboutir à de bons résultats, il doit reporter son attention sur les analyses, la gestion des employés, les nouvelles technologies et plusieurs autres variables cruciales qui ne font que se développer.

 

Les technologies à disposition du DAF ne cessant d’évoluer, ce dernier s’interroge alors:

 

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Comment utiliser les nouvelles technologies afin de permettre à son entreprise de poursuivre une évolution ascendante?

 

Après vous avoir présenté les différents outils digitaux indispensables au DAF de 2018 pour gérer les notes de frais, les employés et la trésorerie de l’entreprise de manière approfondie, nous vous offrons la possibilité d’enfin faire la distinction entre l’IA et la RPA.

 

Aujourd’hui, nous aidons votre entreprise à entamer le chemin vers un business model digital!

 

IA vs RPA: Lequel convient le mieux à la fonction Finance?

 

  • Définitions

La Robotic Process Automation ou RPA se définit comme l’utilisation de ‘robots’ logiciels imitant des actions humaines pour exécuter un processus commercial préprogrammé. Elle se traduit littéralement par “robotisation des procédures”. Cette méthode propose d’automatiser des tâches récurrentes au niveau des fonctions corporate. Cela inclue le front office, le back office et le support. C’est pourquoi la RPA va jouer un rôle essentiel dans l’évolution des talents de demain.

 

L’Intelligence Artificielle ou IA se définit comme la capacité des systèmes informatiques à apprendre, raisonner, penser et exécuter des tâches exigeant une prise de décision complexe. L’un de ses créateurs, Marvin Lee Minsky, la définie comme : ” la construction de programmes informatiques qui s’adonnent à des tâches qui sont, pour l’instant, accomplies de façon plus satisfaisante par des êtres humains car elles demandent des processus mentaux de haut niveau tels que: l’apprentissage perceptuel, l’organisation de la mémoire et le raisonnement critique.”

 

  • Comparaison IA vs RPA

L’Intelligence Artificielle est tout simplement utilisée comme un terme “parent”. C’est la simple application de processus multiples, l’un d’entre eux étant la RPA. En effet, l’IA englobe la RPA! L’IA est dans sa nature beaucoup plus dynamique que la RPA qui a un côté plus statique.

 

  • Pourquoi choisir l’IA?

Il est temps de voir l’IA comme une opportunité!

 

L’Intelligence Artificielle suit une logique de self-learning. Cela lui permet d’être autonome et de s’adapter en temps réel au monde qui l’entoure. C’est pourquoi elle s’ajuste beaucoup plus vite au monde des affaires, ce dernier étant en perpétuelle mutation. Elle fournit une visibilité complète et claire du processus de bout en bout. Enfin, elle offre un meilleur reporting en temps réel, indispensable pour la prise de décision.

 

Aujourd’hui, le DAF doit donc s’approprier l’IA! Et par cela nous entendons faire de l’Intelligence Artificielle un outil clé à portée de main et pas l’inverse. Le développement incessant des nouvelles technologies afin de continuellement accroître l’efficacité des services financiers entraîne des changements sans précédent dans la profession. C’est pourquoi une harmonisation est nécessaire entre le CFO des temps modernes et l’Intelligence Artificielle.

 

Ses objectifs seront atteints seulement en libérant les collaborateurs des tâches répétitives et chronophages traditionnellement inhérentes au monde de la finance : audit, traitement des transactions ou comptabilité… Pour l’heure, ces activités empêchent les responsables financiers de prendre une place plus stratégique dans l’entreprise. Or, selon des estimations de l’institut McKinsey datant de 2014, des activités occupant jusqu’à 34 % du temps des responsables financiers pourraient être automatisées. Cela leur libérerait du temps pour se consacrer à des tâches plus stratégiques et importantes!

 

Conclusion

 

La technologie évolue si rapidement: il peut y avoir une motivation particulière d’adopter une attitude attentiste face aux nombreux changements.

Le problème est que l’évolution est si significative et les nouvelles opportunités si avantageuses, que si vous décidez d’attendre trop longuement, vous courez le risque de souffrir d’un désavantage compétitif trop important.

 

Notre conseil? Décidez-vous aujourd’hui sur les technologies à adopter pour transformer la fonction finance!  Elles rendront votre PDG, vos clients ainsi que vos employés beaucoup plus heureux!

 

Pourquoi ne pas commencer par l’automatisation de vos relances clients?

 

Pour cela nous avons l’outil qu’il vous faut ! Dunforce fait partie de ces logiciels qui, intégrés dans une logique d’automatisation, simplifient votre quotidien par la dématérialisation.

En effet, en nous envoyant vos factures électroniques, nous les intégrons directement dans notre plateforme. Celle-ci s’adaptera et relancera de manière automatique et intelligente vos clients grâce à l’Intelligence Artificielle! Elle facilitera ainsi le règlement de vos créances en temps et en heure. Fini l’envoi de vos relances par courrier, les risques d’erreurs et les retards de paiement ! Tout est informatisé pour vous permettre de ne vous concentrer que sur les tâches à plus grande valeur ajoutée.

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