Réconciliation bancaire : manuelle VS automatisée

réconciliation bancaire automatisée

La réconciliation bancaire constitue un véritable moyen d’assurer un suivi régulier du paiement de vos factures et donc de votre trésorerie. En effet, par un contrôle des opérations et de votre solde bancaire à un moment “t” dans votre comptabilité, vous pouvez établir une comparaison avec le relevé délivré par la banque à ce même moment.

 

Cette vérification vous permet d’identifier l’état de paiement de vos factures. Elle constitue donc un élément clé pour la gestion de vos flux financiers.

 

A l’ère du digital et de la dématérialisation croissante de vos processus (factures, moyens de paiement etc) , on vous en dit plus sur l’automatisation de la réconciliation bancaire.

 

La réconciliation bancaire manuelle, source de stress et d’erreurs : problèmes et enjeux

 

1) Les enjeux de la réconciliation

L’association de chaque paiement entrant ou sortant à chaque facture correspondante vous permet de déceler les éventuelles erreurs ou omissions afin de les réajuster.

 

Il existe plusieurs raisons possibles au fait que vos opérations ne correspondent pas avec celles enregistrées par votre banque :

 

  • Une facture n’a été que partiellement payée
  • Des réductions ont été accordées pour les paiements anticipés
  • Des frais bancaires ont été déduits, notamment lors de transactions avec des monnaies différentes
  • La livraison de produits à eu du retard ce qui retarde aussi le paiement
  • Des factures sont manquantes ou au contraire apparaissent en double

 

Par ailleurs, le traitement tardif des factures peut être coûteux pour votre entreprise et mettre en péril la bonne entente établie avec vos clients et fournisseurs. En effet, des factures manquantes peuvent avoir été perdues par votre faute ou celle de vos fournisseurs.

 

Ces petits désagréments viennent affecter votre trésorerie et sont susceptibles de dégrader votre relation client.

 

2) Les problèmes

 

a) Une tâche chronophage et fastidieuse : source d’erreurs

Pourtant cruciale et importante pour votre cash flow, cette tâche peut s’avérer très fastidieuse et chronophage.

 

Une réconciliation bancaire bien effectuée nécessite une examination minutieuse de chaque opération. Feuilles de calculs, pile de factures et copies des enregistrements financiers jonchent votre bureau.

 

C’est ainsi qu’un temps considérable peut être perdu à vérifier et comparer chaque élément de chaque ligne pour déterminer si une facture a été payée intégralement, partiellement ou en retard.

 

Les risques d’erreurs humaines sont donc également multipliés. Une facture peut être attachée au mauvais enregistrement entraînant le paiement du mauvais client ou du mauvais fournisseur. C’est alors qu’un fournisseur impayé sera susceptible de vous renvoyer sa facture entraînant son double paiement.

 

b) Détection difficile des pratiques frauduleuses

Même si la réconciliation bancaire peut vous permettre de déceler des écarts entre votre comptabilité et votre relevé bancaire, elle ne vous permet pas toujours d’y trouver une explication légitime.

 

En effet, le vol et la fraude des employés coûtent malheureusement chaque année plus de 50 milliards de dollars aux entreprises. Facile à mettre en oeuvre dans un système désorganisé, il est très difficile de les détecter.

Vers l’automatisation : réconciliation manuelle vs automatique

 

1) Gain de temps et d’efficacité

La mise en place d’une Robotic Process Automation (RPA) vous permettra de gagner un temps considérable lors de votre rapprochement bancaire. En effet, il associera automatiquement chaque commande, chaque facture et chaque paiement correspondant. Une quelconque irrégularité sera donc identifiée très rapidement et pourra être corrigée dans les secondes qui suivent. Vous éviterez aussi de payer une facture en double ou de réclamer un paiement à un mauvais client.

 

L’automatisation de cette tâche vous permettra d’éliminer les erreurs humaines et d’identifier les retards de paiement de manière plus rapide. C’est en identifiant de manière précise ces retards que vous serez plus à même de vous focaliser sur certains clients à risque. Votre trésorerie devient donc aussi plus sûre.

 

2) Détection rapide et simple des fraudes

L’automatisation de vos rapprochements bancaires réduit les risques de fraude grâce à une définition claire du processus. En effet, l’automatisation du processus rend la fraude beaucoup plus difficile!

 

Chaque facture est associée automatiquement à chaque paiement et chaque autorisation est définie préalablement.

 

De plus, cela constitue le meilleur moyen d’identification et de défense contre la fraude par chèque. Chèque en blanc, chèque modifié ou sans facture sont désormais détectables rapidement. Fini les risques de vol, le détournement de fond et la fraude de vos employés !

 

Dunforce, le prolongement de votre processus d’automatisation

Toujours dans l’optique de réduire les risques d’erreurs et d’assurer la bonne santé de votre trésorerie, Dunforce est un outil qui vous aidera à lutter contre les retards de paiement et les impayés.

 

Par un envoi simple et rapide de vos factures dans notre plateforme, vos relances clients sont envoyées automatiquement aux clients correspondants afin d’obtenir le paiement de vos créances.

 

Vous pouvez également identifier les clients qui présentent les risques les plus importants et ainsi anticiper d’éventuels retards en vous focalisant sur ces derniers et en adaptant votre stratégie de recouvrement.

 

Vos bénéfices :

 

  • Vous vous débarrassez des tâches répétitives pour ne vous concentrer que sur celles à valeur ajoutée.
  • Votre relation client est d’autant plus apaisée que vous assurez un suivi régulier et personnalisé de vos clients.
  • Votre trésorerie est plus sûre.

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