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Pourquoi il est nécessaire d’avoir un logiciel dédié au recouvrement en plus du logiciel comptable 

2 Déc, 2021 | Contentieux, Entreprise, Productivité

Il est légitime de se poser la question d’un logiciel dédié au recouvrement. Surtout si l’entreprise a déjà un logiciel de comptabilité. Mais dans les faits, le recouvrement est un enjeu plus large que simplement son aspect financier. Voici pourquoi il est essentiel de compléter les outils financiers d’une solution dédiée au recouvrement.

1. Les points positifs d’un logiciel comptable

Lorsqu’une entreprise s’occupe de gérer sa comptabilité d’elle-même, l’utilisation d’un logiciel comptable est nécessaire pour une bonne gestion. Ce type de logiciel permet par exemple la création de facture. Il permet aussi d’avoir une vision de l’ensemble des dépenses, notes de frais, salaires, etc….

Au regard des besoins des entreprises, certains logiciels comptables peuvent s’adapter. Selon la taille de l’entreprise, TPE ou PME, ou encore une grande entreprise, les meilleurs logiciels comptables auront ainsi différents modules.

Par ailleurs, l’utilisation du logiciel comptable offre une simplicité des échanges entre l’entreprise et un expert-comptable. L’expert-comptable pourra avoir accès aux données sans même se déplacer.

Vous l’avez compris, un logiciel comptable est souvent indispensable pour toute bonne gestion d’une entreprise.  Mais il est clair que cet outil n’est pas suffisant pour un sujet clé dans l’entreprise, à savoir le recouvrement d’une facture.

A l’image de la démarche commerciale, qui va nécessiter un CRM (logiciel pour le suivi du développement commercial), le recouvrement est un sujet suffisamment sensible pour justifier d’un outil dédié complémentaire.

2. Quelles sont les éléments inadaptés dans un logiciel comptable pour le recouvrement ?

Voyons ensemble les points importants qui confirment cette nécessité.

a) Pour éviter l’organisation en silo

Par essence, le logiciel comptable est fait seulement pour les comptables et les services financiers. Il va certainement simplifier les échanges, entre l’entreprise et son éventuel expert comptable. Mais il est stratégique dans le recouvrement d’impliquer plusieurs services. Comme les commerciaux ou le service juridique.
Il est clair que, s’agissant d’un logiciel comptable classique, toute l’équipe composant l’entreprise ne pourra pas l’utiliser avec aisance. Et il est même préférable de ne pas donner accès à ce logiciel comptable aux équipes commerciales par exemple.

Mais comment faire pour partager l’information ? Et éviter le problème que l’on rencontre souvent dans les entreprises, “l’organisation en silo”. C’est-à-dire qu’au sein d’une même entreprise vous avez des équipes qui travaillent sur différents sujets, sans savoir ou pouvoir accéder aux informations des autres services. Ce qui, pour le suivi d’une facture, est nécessaire.

C’est un défi de taille à relever si vous voulez éviter ces “silos” qui sont contre-productifs pour améliorer le cycle d’encaissement. Comment travailler de façon à éviter ces organisations en “silo”?  Pour réussir à s’en défaire, il faut que le gestionnaire applique des nouvelles façons de fonctionner. Cela prend certainement du temps. Mais pas de panique ! Les moyens sont très simples pour se détacher des habitudes de silos. Un outil indispensable pour éviter l’organisation en silo au niveau du recouvrement est ainsi d’utiliser une solution à laquelle tout le monde puisse avoir accès, facilement et de manière compréhensible.

Vous l’avez compris, le travail de recouvrement nécessite des actions transversales. Une solution dédiée au recouvrement pourra en effet inclure toutes les équipes dans le processus. Il est utile de préciser que ce logiciel doit être simple à  l’utilisation contrairement à un logiciel comptable. Ainsi, 100% de l’équipe pourra l’utiliser et faire partie du processus, sans formation spécifique. Chaque membre de l’équipe, même ceux qui ne sont pas expert en comptabilité pourront ainsi être informés du suivi et du recouvrement des factures. De fait, les équipes pourront travailler en collaboration sans aucune difficulté et sortir du mode “silo”.

b) Pour un recouvrement personnalisée qui respecte la relation commerciale

Autre point essentiel pour une entreprise, le paiement d’une facture fait partie du cycle commercial. Il faut respecter chaque client, en fonction de la relation qui a été établie. Les clients sont occupés, et le règlement des factures est souvent la dernière priorité. Et si il faut bien les relancer, il faut le faire en s’adaptant à chaque client.

Certes certains logiciels comptables peuvent faire des relances. Toutefois, la relance de facture doit être une procédure qui s’adapte pour chaque client. Chaque profil client exige un scénario adapté. Une procédure figée comme ce que propose un logiciel comptable n’est pas une bonne stratégie pour respecter une bonne relation commerciale. L’utilisation d’une solution en complément au logiciel comptable vous facilitera dans cette tâche de relance des factures. Car la relance clients doit être faite au cas par cas, souvent, elle mobilise beaucoup de temps. Avec une solution dédiée, capable de construire des scénarios spécifiques pour chaque situation, il est possible d’identifier les différentes catégories de clients et les classer par profils, enfin assigné à chaque profil son propre scénario de relance.

La relance d’une TPE ou d’une PME ou d’une grande entreprise ne doit pas être pareil. Une facture payée en prélèvement n’est pas relancée comme une facture en virement. Les scénarios seront donc variables et adaptés selon les profils étudiés et enregistrés en amont dans la solution. Le tout complètement automatisé !
Vous l’avez compris, vous gagnerez en temps, en productivité et vos clients seront satisfaits. Et vos factures vous seront payées en temps et en heure !

c) Pour gérer les tâches spécifiques de recouvrement et relances multicanales

Vous l’avez compris, l’efficacité d’une relance dépend de sa personnalisation. Et de la mise en place d’un certain nombre d’actions vers le client. Parmi ces actions, il y a des tâches comme couper le service, passer un appel, arrêter les commandes, aller voir le client, etc…

Le logiciel comptable n’a évidemment pas vocation à gérer ces différentes actions. D’autant plus que certaines actions peuvent être prises en charge par un collaborateur, un commercial par exemple. Et si ils souhaitent mettre une note, un commentaire, alors il faut un outil qui le permettent.

Avec une solution dédiée, en complément au logiciel comptable, vous optez pour la mise en place d’un processus rigoureux rassemblant toutes les informations nécessaires. Grâce à la gestion des tâches dans un logiciel dédié, vous pouvez suivre certain profil clients, contrôler les actions et tâches menées ou qu’ils leurs seront menées. En cas d’anomalie, vous pourrez directement agir de manières la plus adaptées, avec l’accès à toutes les bonnes informations, notamment la bonne visibilité de toutes les actions et tâches réalisées.

Il est judicieux également d’utiliser pour la relance différents canaux, (email, SMS, courrier, téléphone, etc). Ces différents moyens de communications doivent être aussi adaptés selon le profil des clients. Ainsi une bonne relation de confiance et une bonne relation commerciale est possible. Avec l’utilisation d’une solution en complément à votre logiciel comptable, vous n’aurez plus à effectuer les démarches à faible valeur ajoutée, sources de stress et de pertes de temps. Vos équipes seront plus sereines pour les questions de relance de factures.

d) Pour automatiser intelligemment le recouvrement

Il n’y a pas de processus magique pour être payé à temps. Seulement un processus rigoureux, qui nécessite une attention de tous les instants. En moyenne, le service comptable parviendra à relancer 20% des clients. Souvent surchargé par le travail et l’étendue de toutes leurs tâches. Cela signifie que 80% des débiteurs ne sont pas relancés.

Avec l’automatisation du recouvrement via un une solution dédiée vous êtes assuré que le processus de relance est achevé à 100%. L’automatisation permet d’établir un processus rigoureux dans la relance. Pour la mise en place, n’hésitez pas à lire notre article sur l’automatisation. Elle permet de gagner en fiabilité, le risque d’erreur est amoindri lorsque la relance est automatique, les clients seront satisfait de la régularité des facturations.  Les tâches effectuées avec une solution Saas sont  facilement traçables. Vous pouvez suivre le déroulement des relances, etc. Vous pourrez également remarquer et démarcher les bons et les mauvais payeurs.

L’automatisation assure une efficacité, un processus rigoureux permet de régler les impayés, et plus rapidement que vous le pensez ! Vous l’avez compris, la relance est essentielle pour le bon fonctionnement de votre entreprise. Pouvoir agir face à une anomalie de paiement, via les traces enregistrées grâce à l’automatisation permet de réduire drastiquement les impayés.

L’automatisation de la relance permettra à votre comptable de se décharger d’une tâche qu’il n’a pas le temps d’effectuer. L’automatisation va aussi vous faire gagner en fiabilité. Dû à la charge de travail et la masse importante d’email échangés, des erreurs d’inattention peuvent facilement se glisser. L’automatisation vous permettra de vous décharger de tâches répétitives. Cela vous permet d’avoir un processus rigoureux et intelligent. Vos clients le ressentiront, les impayés seront un problème du passé !  Avec l’automatisation, vous êtes certain que vous garderez une trace de chaque action effectuée. Ce qui est assez difficilement atteignable manuellement.

e) Pour un service dans le cloud, plus fiable et sécurisée

Dernier point, l’avantage d’avoir une solution moderne, dédiée au recouvrement, comme Dunforce par exemple, c’est que vous allez bénéficier d’une solution dans le cloud, ce qui n’est pas toujours le cas de votre logiciel comptable.

Une solution dans le cloud (c’est-à-dire hébergée à distance) permet de faciliter les échanges entre les collaborateurs. D’améliorer la réactivité de l’équipe. Réduire les coûts de déplacement. Vous l’avez compris, une solution cloud, améliore la productivité ! Il n’y a rien de plus simple à utiliser et à installer. Vous et tous vos collaborateurs auront accès à toutes les informations, partout dans le monde.

Gain de temps, mobilité des informations garantit via le cloud. Evidemment les données sont mises à jour de façon automatique. Et il y a une garantie de sécurité et de fiabilité, vous ne risquez pas de perdre l’information. Et l’utilisation d’une solution comme Dunforce, qui est un simple abonnement très économique, vous permet une optimisation des coûts, la formule tarifaire de l’abonnement reste fixe. Vous l’avez compris, incorporer une solution dans le cloud, en complément à votre logiciel comptable ne pourra que optimiser la gestion de votre entreprise.

3) En conclusion, il vous faut un logiciel dédié au recouvrement !

Comme vu ensemble, un logiciel comptable c’est bien. Mais tout à fait insuffisant pour le suivi des factures. Voir même risqué, si vous souhaitez être payé à temps sans perdre votre client.

Ainsi les avantages d’une solution dédiée au recouvrement sont clairs. Vous allez bénéficiez d’une collaboration plus efficace, des relances qui respectent vos clients.

Et surtout la mise en place d’un processus rigoureux, qui est le seul moyen d’être payé plus rapidement.  Gain de temps, gain d’argent, gain de confiance avec vos clients !

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