Office Manager : Super-Héros des temps modernes.

Office Manager et productivité

L’office manager occupe une place clef. Rouage indispensable qui permet d’articuler l’ensemble de l’organisation, il est responsable du bon fonctionnement du bureau. Il doit s’assurer du bien-être des employés et aide à bâtir une culture d’entreprise forte et pérenne.

A la frontière des Ressources Humaines, de l’Administratif et de la Comptabilité, l’Office manager dispose de missions d’une grande variété, exigeantes et parfois même ingrates. Il doit collaborer efficacement avec ses collaborateurs et gérer les relations avec les différents prestataires de la société (clients et fournisseurs).

Il n’est pas rare de le voir jongler entre factures clients, bons de commandes fournisseurs et notes de frais des salariés. Le tout d’une seule main, avec le téléphone du standard dans l’autre main. Super-Héros des temps modernes, l’Office manager se caractérise par sa polyvalence et sa résistance à toute épreuve.

Mais dans toute histoire de Super-Héros, il faut un méchant qui menace la survie de l’espèce humaine. L’Office Manager doit, lui aussi, faire face à son pire ennemi, contre lequel il se bat tous les jours : le temps. Le multi-tasking et les urgences quotidiennes auxquelles il doit répondre avec une rapidité éclaire tuent sa productivité . Il est contraint d’opérer au fil de l’eau et dispose de moins en moins de temps pour prévoir et anticiper les besoins de ses collaborateurs.

Comme tout Super-Héros, l’Office Manager n’est pas infaillible. Il doit avoir les bons superpouvoirs pour mener à bien sa mission et lutter contre ce qui le menace : des outils incroyables.

Face aux défis qui se présentent à lui et à la complexité grandissante de son activité, les tableurs Excel et les documents Word ne suffisent plus. Il doit se doter de solutions innovantes et performantes.

#1 : Slack

L’Office Manager constitue la plaque tournante de la société. Il doit être capable d’obtenir rapidement les informations dont il a besoin et doit être facilement joignable par ses différents collaborateurs.

Pour la communication interne, Slack est l’outil idéal. Fini les montagnes d’emails, Slack est une plateforme de communication collaborative qui vous permet de communiquer, d’envoyer des documents, d’archiver et de créer des groupes de travail en ligne pour pouvoir collaborer efficacement.

Slack permet également un usage plus poussé avec de nombreuses intégrations possibles vers divers autres outils comme Dropbox, Trello, Twitter ou encore Google.  

Et cerise sur le gâteau, Slack offre également de nombreuses possibilités d’intégrations pour ceux qui souhaitent pousser la customization au maximum.

#2 : Trello

Trello est un outil de gestion de tâches collaboratives qui vous assiste quotidiennement dans la décomposition de votre travail, de votre temps et la gestion de votre organisation.

L’outil fonctionne avec un système de carte pour chaque tâche à accomplir. Avec possibilité d’écrire des commentaires, télécharger des pièces jointes, créer des check-list, ajouter des étiquettes et des délais à respecter, etc.

L’intérêt de Trello est que vous pouvez inviter autant de personne que vous le souhaitez à travailler avec vous, gratuitement. Avec un simple « drag and drop », vous attribuez les différentes tâches aux personnes concernées et celles-ci reçoivent sont immédiatement notifiées.

#3 : JulieDesk

Julie Desk va devenir votre meilleure amie. Il s’agit d’un service d’Assistant Virtuel qui vous permet de gérer tous vos rendez-vous et qui fonctionne entièrement par email. L’objectif est de faciliter la gestion d’agenda à partir des informations contenues dans les emails.

« Lorsqu’elle est mise en copie d’un email, va alors prendre la main sur la conversation et se charger de trouver un créneau qui convient à vous et votre interlocuteur. Une fois qu’un créneau est trouvé en discutant avec votre interlocuteur, elle confirme le rendez-vous dans votre agenda et envoie les invitations correspondantes. Elle peut aussi noter un événement dans votre agenda ou encore annuler ou décaler un rendez-vous à votre place si vous lui en faites la demande. »

L’outil idéal pour vous faire gagner du temps et vous éviter les aller-retours incessants avec vos différents interlocuteurs.

#4 : Dunforce

Le suivi de factures et les relances clients sont des tâches exigeantes qui demandent précision et organisation et … temps. Les tâches demandées sont répétitives, chronophages et apportent peu de valeur ajoutée. Et quand le nombre de factures gérées par semaine se comptent en plusieurs dizaines voire centaines il est très facile de se laisser déborder.

Dunforce a pour mission d’accompagner les Office Manager dans cette activité en automatisant les relances clients de manière intelligente. Plan de relances personnalisés, relances multicanales et tableau de bord pour visualiser l’état des créances en un coup d’œil. L’objectif est de simplifier, de le rendre plus efficace et de vous faire gagner du temps sur cette activité cruciale.

 

A la fin de l’histoire c’est toujours le Super-Héros qui gagne. Mais à une seule condition : celle d’avoir les bons super-pouvoirs.


valentin@dunforce.io

This entry has 0 replies