Vos obligations de compliance pour être payé par vos clients

La digitalisation actuelle des échanges entre les entreprises et leurs clients impose d’offrir à ces derniers des moyens d’identification fiables, simples et rapides. Pour se faire, et afin d’aboutir à un recouvrement efficace de vos créances, vous devez de répondre à un certain nombre d’obligations de compliance.

 

Ces obligations de compliance sont indispensables à l’identification ou non de votre conformité à la loi et aux réglementations établies. C’est en se référant à ces obligations que votre client sera plus à même de vous payer rapidement. De cette façon vous instaurez un climat de confiance avec ce dernier et vous assurez également la bonne image de votre entreprise. On vous en dit plus sur les règles de compliance à suivre pour assurer le paiement rapide de vos créances.

 

 

1) L’obligation d’existence/ obligation d’immatriculation

Pour être payé en temps et en heure par vos clients, il vous faut avoir déclarer préalablement votre entreprise au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Cela permet, dans un premier temps, de garantir votre existence à votre client. En effet, lors de votre immatriculation vous recevez l’extrait Kbis. Ce document officiel et carte d’identité de votre entreprise témoigne de son existence. Les informations qui y figurent sont publiques et exigibles à n’importe quel moment.

 

Attention, l’extrait n’est valide seulement pour une durée de trois mois. Pour toute justification d’existence il faudra donc faire la demande de production d’un nouvel extrait.

 

Dans un second temps, doit impérativement figurer sur vos factures votre numéro RCS, votre numéro de SIRET, le siège social de l’entreprise ainsi que sa forme juridique. Sans ces informations nécessaires, vos factures ne sont pas conformes et ne peuvent donc pas être payées dans les plus bref délais.

 

2) L’obligation de posséder un compte bancaire professionnel

Même s’il s’agit d’une obligation évidente pour recevoir les paiements de vos clients, il convient de la rappeler. En effet, toute société à capital social se doit d’ouvrir un compte bancaire professionnel lors de sa création. Sans ouverture de compte bancaire, vous n’obtenez pas de certificat de dépôt de fonds et donc vous ne pouvez être immatriculé. Une fois de plus, cela atteste de votre existence et de votre crédibilité auprès de votre client.

 

3) L’obligation d’affiliation à la Sécurité Sociale et d’assurance responsabilité civile

En tant qu’entreprise vous avez aussi pour obligation de vous affilier et de cotiser pour la Sécurité Sociale.

 

En cas de refus d’affiliation et de cotisation à la Sécurité Sociale, vous vous exposez à de lourdes sanctions civiles et pénales. L’exercice d’une activité non déclarée auprès des organismes sociaux et professionnels est passible d’une amende de 45 000€ et de 3 ans d’emprisonnement. Ces poursuites judiciaires viennent fortement entacher votre image de marque et la confiance que vos clients vous accorde.

 

Par ailleurs, pour les professionnels de la santé, du droit, du bâtiment, du tourisme, de l’architecture ou qui nécessite l’utilisation de véhicules terrestres à moteur, des documents nécessaires sont à fournir. Vous avez l’obligation de vous prémunir des risques auxquels vous vous exposez au vue de votre activité. Plus vous êtes couverts, moins vous risquez les désagréments ou poursuites judiciaires qui viendraient compromettre votre bonne image.

 

Toutefois, il est fortement recommandé aux sociétés n’exerçant pas d’activité dans les domaines évoqués précédemment de posséder une assurance responsabilité civile.

 

4) L’obligation de vigilance

Toute entreprise concluant un contrat de plus de 5000€ hors taxe doit s’assurer que son cocontractant est en situation régulière vis à vis de ses déclarations et paiements de cotisations auprès de l’URSSAF.

 

Ainsi, lors de la conclusion du contrat avec votre client puis tous les 6 mois jusqu’à la fin de son exécution vous devez lui fournir “une attestation de vigilance” délivrée par l’URSSAF. Cette dernière atteste de votre régularité au niveau de vos déclarations sociales.
Ce document mentionne dans tous les cas:

 

  • L’identité de votre entreprise
  • Votre situation régulière concernant vos obligations sociales à la date d’exigibilité.

 

Si vous avez des employés, le document mentionne également leur nombre ainsi que le montant total des rémunérations déclarées sur le dernier document récapitulatif de l’URSSAF.

 

NB : l’attestation n’est délivrée que sur Internet.

 

Si votre client ne vous demande pas cette attestation de vigilance et ne vérifie pas son authenticité, vous risquez tous les deux de lourdes sanctions pénales et financières.

5) L’obligation anti-fraude, anti blanchiment d’argent, anti-corruption

Toujours dans l’idée de maintenir votre bonne image et la confiance de vos clients afin d’assurer le paiement rapide de vos créances, vous devez être irréprochable quant à la fraude, la corruption et le blanchiment d’argent.

 

Selon la loi Sapin II, toute entreprise ayant plus de 500 employés et dont le chiffre d’affaire est supérieur ou égal à 100 millions d’euros a pour obligation de mettre en place un programme de conformité et de lutte contre la corruption. Plus précisément, vous devez mettre en place un processus de due diligence sur vos clients, fournisseurs et l’ensemble des parties prenantes de votre société ; une stratégie d’identification et d’évaluation des risques de corruption ; un code de conduite intégré au règlement interne de l’entreprise ; un procédé de mesure de l’efficacité du programme.

 

Si vous manquez à ces obligations et ne parvenez pas à mettre en place ce programme de conformité, vous vous exposez à une amende pouvant aller jusqu’à un million d’euro. Vient s’ajouter à cette dernière une amende de 200 000€ destinée cette fois-ci aux dirigeants de l’entreprise.

 

Pour vous aider dans l’élaboration de ce programme voici les lignes directrices établies par le gouvernement.

 

Enfin, il est tout aussi nécessaire d’appliquer les mesures évoquées précédemment pour attester de votre bonne conduite en terme de blanchiment d’argent et de fraude. Les contrôles en la matière sont de plus en plus nombreux.

 

Point sur les mesures à l’international : au Royaume Uni, certaines entreprises et individus ont pour obligation de s’enregistrer auprès d’un organisme de contrôle afin de suivre les règlementations concernant la lutte contre le blanchiment d’argent (anti-money laundering scheme). Sont concernés :

 

  • Les entreprises financières
  • Les professions juridiques indépendantes
  • Les comptables, conseillers fiscaux, commissaires aux comptes et administrateurs judiciaires
  • Prestataires de services aux sociétés et fiducies

 

Plus d’informations sur les formalités à suivre via le lien suivant.

 

De plus, toujours au Royaume-Uni, si vous souhaitez mettre en place une société qui prélève une certaine somme d’argent auprès de vos clients à chaque fois qu’ils utilisent un service, vous devrez obtenir une autorisation de l’Autorité de Contrôle Financier (the Financial Conduct Authority.)

 

6) KYC (Know Your Customer) : l’obligation réglementaire de l’expérience client

Le KYC, désormais devenu un prérequis pour accéder à un grand nombre de service, vous impose des règles d’identification bien spécifiques.

 

Pour assurer le paiement rapide de vos créances il vous faut parfaitement connaître vos clients. En d’autres termes, vous devez vous assurer que vos clients sont bien en conformité avec les lois anti-corruption en vigueur. Ceci dans le but de montrer votre engagement dans la lutte contre le blanchiment d’argent, la fraude fiscale et toute autre pratique illégale.

 

Vous devez donc collecter un certain nombre de pièces justificatives parmi lesquelles figurent :

Pour des personnes physiques :

 

  • Une pièce d’identité valide
  • Un justificatif de domicile datant de moins de 3 mois

 

Pour les sociétés :

 

  • Les statuts “certifiés conformes”
  • Un extrait Kbis datant de moins de 3 mois
  • Le dernier rapport annuel audité ou copie de la liasse fiscale
  • Le document officiel listant les actionnaires avec leurs pourcentages
  • Le document officiel listant les dirigeants
  • La liste des personnes habilitées à donner instruction et engager la société
  • Carte d’identité, passeport ou carte de séjour valide du signataire avec photographie

 

Il est donc primordiale de garantir votre sécurité financière en mettant en place ces processus de contrôle. Ceci pour éviter toute sanction qui viendrait affaiblir votre réputation.

 

7) L’obligation d’information et de politique de sécurité de l’information

En tant que vendeur de biens ou prestataire de service, vous avez, selon le Code de la Consommation en France, une obligation d’information auprès de vos clients. Cette obligation d’information se divise en 3 parties référrant à 3 devoirs distincts:

 

  • Renseignement : vous devez vous informer des besoins de votre client, ce qu’il cherche réellement.
  • Mise en garde : vous devez avertir votre client des risques, problèmes, contraintes de la prestation souhaitée.
  • Conseil : vous devez aider votre client dans les choix qu’il entreprend et lui proposer la meilleure solution.

 

Par ailleurs, la mise en place d’une politique de sécurité de l’information devient de plus en plus une priorité. Toujours dans l’optique de limiter les risques qui menacent la stabilité de votre entreprise, la mise en place d’une politique de sécurité de l’information n’apportera que des plus-values à vos prestations. De cette manière vous assurez la continuité de votre activité, vous maintenez la confiance de vos clients et vous réduisez les risques que votre entreprise pourrait rencontrer.

 

Outre l’implémentation de la politique au sein de votre entreprise, vous avez pour obligation de suivre les règles de stockage de données de vos clients. En effet, vous devez protéger leurs données comme le souligne le Règlement Général sur la Protection des Données. De fait, vous devez vous assurez que les informations de vos clients sont utilisées de manière légale et transparente à des fins spécifiées et explicites. Vous ne devez utiliser que les informations strictement nécessaires et pertinentes. Par ailleurs, vous ne pouvez conserver ces informations une fois que vous n’en n’avez plus besoin.

 

8) L’obligation de posséder une politique à propos de la responsabilité sociale des entreprises, du développement durable et éthique

Toute entreprise dont les titres sont admis sur un marché réglementé; dont le capital social est supérieur ou égal à 100 millions d’euro; qui possède plus de 500 employés est soumise à l’obligation de rédiger un reporting annuel RSE (Responsabilité Sociale des Entreprises). Ceci a pour objectif d’améliorer la transparence sur les activités de votre entreprise. Les avantages sont ici doubles.

 

Dans un premier temps, vous mesurez les conséquences de votre activités sur la société et l’environnement. Vous pouvez donc procéder à des améliorations pour avoir un impact plus positif.

 

Ensuite, vous permettez aux parties prenantes et aux clients de votre entreprise de mieux comprendre l’impact de votre activité. Dès lors, ils pourront faire des choix plus éclairés. En effet, vos clients savent de manière plus précises l’impact de leur achat sur l’environnement et la société.

 

La mise en place de cette politique est donc primordiale pour assurer la pérennité de votre activité.

 

Conclusion

Finalement, pour assurer le recouvrement de vos créances il est nécessaire que vous suiviez les obligations de compliance énoncées ci dessus. Ces obligations de conformité ont pour objectif de vous aider à promouvoir votre bonne image en répondant aux réglementations établies. Un manquement à l’une de ces obligations peut vous valoir de lourdes poursuites judiciaires.

 

Vos clients ont alors des moyens simples, rapides et fiables de vérifier votre conformité à la loi. Un client rassuré et qui a confiance en votre entreprise paiera d’autant plus rapidement les créances qu’il vous doit.

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