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Les enjeux de la trésorerie chez les avocats

17 Fév, 2021 | Entreprise

Bien souvent les cabinets d’avocats sont pilotés en hiérarchisant les problématiques d’une manière qui valorise l’âme du cabinet, – le droit – et laisse de coté la gestion financière, partant du principe que l’intendance suivra. Malheureusement la gestion de la trésorerie, même si elle ne représente pas la partie noble d’un cabinet d’avocats, est indispensable à une saine gestion de tout cabinet d’avocats.

A-L’importance de la gestion de trésorerie dans le métier d’avocat

La gestion de la trésorerie est importante pour deux raisons principales. D’abord parce qu’elle doit refléter les processus comptables en cours. D’autre part parce que, vue de l’extérieur, c’est l’élément qui va permettre à un banquier, un investisseur ou un confrère de pouvoir se tendre compte de la saine gestion du cabinet.

1) Les indicateurs comptables

C’est souvent oublié, – probablement dû à la matière noble qu’un cabinet d’avocat manipule au quotidien – mais les cabinets d’avocats sont régis par les mêmes lois économiques que toute entreprise de services : dégager des ressources financières à partir des ressources humaines employées. Si on part de ce postulat de base, des indicateurs comptables tels que coûts fixes, coûts variables, point mort sont à prendre en considération dans un monde où la compétition et la concurrence se font plus présentes que jamais.

Si votre cabinet d’avocats ne dispose pas d’indicateurs comptables comme le seuil de rentabilité et le chiffre d’affaires moyen journalier minimum qui permettent d’établir un budget prévisionnel, il faut absolument pallier à ce manque. Car c’est à partir de ces éléments que vous allez pouvoir construire un flux de trésorerie prévisionnel, lequel servira de base pour le pilotage de la trésorerie.

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2) La trésorerie, un facteur de développement

La trésorerie est un indicateur pour les investissements futurs qu’utilisent couramment les banquiers pour accorder ou non des lignes de crédit ou des prêts destinés à financer un développement (recrutements, rapprochement, rachats …).

La trésorerie est un moyen d’obtenir des soutiens extérieurs au cabinet, elle ne doit cependant pas être entièrement mobilisée pour les opérations de croissance ; une part de cette trésorerie doit être maintenue pour la gestion courante du cabinet et des opérations exceptionnelles dues à des imprévus.

3) La trésorerie comme élément de survie

Face à la crise sanitaire du Covid-19, le monde juridique vit au ralenti et nombreux sont les cabinets qui ont vu leur activité drastiquement baisser. Beaucoup se posent des questions sur leur devenir, sur la pérennité de leur activité et les moyens de dépasser la crise liée au Covid-19.

Le seul élément qui doit primer dans ce type de situation est la gestion de la trésorerie. De celle-ci et des marges décisionnelles qu’elle va pouvoir dégager, vont découler les autres mesures au niveau de l’emploi, du développement ou de la régression volontaire de leur activité etc. Plus que jamais l’appel à un professionnel du recouvrement efficace va faire la différence.

Activité économique des avocats début avril 2020

 

B – Les moyens d’améliorer sa gestion de trésorerie

La crise sanitaire du Covid-19 est un temps opportun pour redoubler de vigilance et de rigueur dans la gestion de la trésorerie pour un cabinet d’avocats. Une manière de prévenir d’éventuels problèmes que la crise va mettre en évidence. Une assurance de pouvoir rebondir dans de bonnes conditions lorsque la crise aura pris fin.

1) Le pilotage de la trésorerie

Une trésorerie bien gérée est une trésorerie qui est pilotée à l’aide d’un flux prévisionnel de trésorerie. Le cas échéant, un audit des procédures existantes au niveau de la gestion de trésorerie permettra de discerner les process à améliorer, ceux à créer ainsi que les indicateurs qui permettront à un cabinet de piloter en toute sécurité sa trésorerie.

Le pilotage de la trésorerie passe par la mise en place de procédures et processus. Ceux-ci doivent être doublés par l’implémentation d’indicateurs pertinents pour mesurer l’efficience de ces indicateurs. Au niveau des procédures à installer, on trouvera par exemple :

  • Le reporting des heures effectuées par les collaborateurs du cabinet ;
  • Le contrôle de gestion sur les notes de frais et les débours effectués ;
  • L’élaboration du prévisionnel de trésorerie ;
  • La fixation de seuils permettant le déclenchement d’une procédure de recouvrement.

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2) L’adaptation de votre cabinet au numérique

Surtout si vous avez une activité en ligne, proposer un paiement en ligne est un élément qui va améliorer le délai existant entre l’émission d’une facture et son paiement.

Avec l’arrivée des consultations en ligne, la dématérialisation de nombreux actes judiciaires et l’arrivée sur le marché de sociétés qui démocratisent l’accès aux métiers du droit, l’adaptation du cabinet d’avocat doit aussi se faire dans la direction d’une plus grande ouverture vers le numérique.

Plusieurs axes sont à travailler :

  • développer une présence et une visibilité en ligne ;
  • construire une offre packagée adaptée au marché en ligne ;
  • s’inscrire sur une plateforme qui propose des services juridiques en ligne.

A partir du moment où votre cabinet d’avocat sera présent, visible et identifiable en ligne, la construction d’une offre spécifique au marché en ligne, puis le paiement en ligne iront de soi. Aux États-Unis, pays où les consultations peuvent s’effectuer en ligne, le volant d’activité généré – et payé – en ligne est beaucoup plus important. Par ailleurs cette diversification apporte une plus grande flexibilité et ne demande pas d’appel à un service spécialisé de recouvrement.

3) La relance

En connaissant sa clientèle, on pourra connaître la cause d’un éventuel retard de paiement. Parmi les motifs régulièrement rencontrés dans les cabinets d’avocats comme cause de retard de paiement on trouve :

  • une difficulté financière ;
  • un litige ou une contestation de la facture ;
  • une négligence du client.

Relancer téléphoniquement un client permettra tout d’abord de pouvoir identifier la cause du retard. Éventuellement régler le problème plutôt que de le laisser filer vers le litige, si la cause est à rechercher dans une incompréhension entre le cabinet et son client.

En aucun cas, une relance n’entraîne de perte du client. Au contraire elle permet de fluidifier la communication là où une incompréhension aurait pu s’installer. Elle permet aussi de donner une image rigoureuse et professionnelle vis à vis de sa clientèle et de souligner sa bonne organisation.

Pour les relances ou toute opération de gestion de trésorerie ayant pour objectif de mobilier les factures en retard de paiement, il est important de procéder avec un excellent savoir faire de manière à ne pas braquer ou indisposer la clientèle. Si ces opérations sont déléguées, la distanciation opérateur de recouvrement – cabinet d’avocats permet de maintenir le cabinet à l’écart de l’éventuelle mauvaise image que comporte une opération de recouvrement efficace.

4) Le recours à un recouvrement efficace

Pour les activités réalisées auprès d’une clientèle d’entreprise, le recours à l’assurance crédit, à l’affacturage et au recouvrement de créances sont, à l’image d’une entreprise commerciale des processus dont l’objectif est d’améliorer la gestion du poste client.

La mobilisation des créances client, lorsqu’elle est déléguée à un professionnel du recouvrement, se réalise pour un cabinet d’avocat de la même manière que pour une société commerciale. Il s’agit d’une solution qui à est mettre en œuvre lorsque le cabine veut dégager des flux financiers plus importants pour ses besoins internes.

Pour aider les cabinets d’avocats dans leurs opérations de recouvrement,
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5) Les aides de l’État

Enfin, même si ce n’est pas la panacée, le recours aux aides de l’État n’est pas à négliger. Parce qu’elles permettent de parer au plus pressé dans ce contexte si particulier. Parce qu’elles font partie des éléments de gestion de la crise mis en place par la France. Et aussi parce que les concurrents les utilisant, ne pas y faire appel mettrait un cabinet d’avocats dans une situation volontairement moins favorable.

Les avocats face à leurs charges pendant la crise

Les avocats voient-ils leur avenir proche

Le cabinet d’avocat est éligible à toutes les aides à vocation généraliste que l’État à mises en œuvre. Les aides sont disponibles en fonction de la situation et de l’objectif de l’entreprise qui en fait la demande et couvrent :

  • l’accompagnement bancaire ;
  • les prêts de la BPI ;
  • le fonds de garantie pour la mise en place de ligne de crédits à court terme ;
  • le fonds de solidarité, à destination des TPE ;
  • les prêts de trésorerie garantis par l’État.

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