La collaboration comme levier de la productivité

Partager, intégrer les contributions des uns et des autres, travailler en équipe… la collaboration en entreprise est de plus en plus recherchée. Elle doit être structurée et organisée pour pour bénéficier de façon optimale à votre entreprise. Découvrez les outils les plus efficaces pour relever les challenges de la productivité collaborative.

 

 

        Quels sont les meilleurs outils collaboratifs ?

Voici 4 outils collaboratifs intéressants qui peuvent permettre d’impliquer vos salariés de manière pertinente et performante, sur des thématiques spécifiques :

  • Klaxoon

Klaxoon est un outil de vote et de contribution ludique, qui peut changer vos réunions et séminaires et en faire des moments d’échanges fructueux. Avec ses 4 solutions collaboratives, vous pouvez intégrer concrètement la contribution des participants et faciliter la remontée d’informations. Validation de décisions, prise en compte des commentaires de vos salariés sur un sujet donné, identification de pistes d’amélioration …  les usages sont nombreux.

  • Trello

Trello est un outil qui permet d’organiser le travail et les tâches dans une équipe. Concrètement, cette solution est basée sur un système de tableaux avec des colonnes et des cartes. Chaque colonne correspond souvent à une étape d’un projet donnée, avec des cartes correspondant à la liste des tâches à mener. Une fois finalisée, on peut déplacer les cartes, de colonne en colonne, selon l’avancée du projet. Le créateur du tableau fournit un droit d’accès à tous les collaborateurs du projet, ce qui fait que chacun possède une vue d’ensemble du travail effectué et à effectuer. Chacun comprend ainsi son rôle dans le projet global et est contributeur du projet.

  • Yammer

Diffusion d’informations, partage des bonnes pratiques, Yammer est un réseau interne pour mieux communiquer. L’idée est d’organiser les échanges autour de thèmes pour structurer les échanges. Vous devriez nommer des contributeurs ou ambassadeurs afin d’assurer la longévité de cet outil et la participation des salariés. Yammer est présent dans la suite Microsoft Office nouvelle génération et est souvent associé à Sharepoint, comme bibliothèque de contenus.

  • Slack

Slack est une plate-forme de communication collaborative. Il sert d’outil de communication projet. Slack fonctionne avec des « espaces de travail » : à l’intérieur de ces espaces, existe des « channels ». Concrètement, un espace de travail correspond à une entreprise, un groupe de travail, voire une équipe, tandis que les channels permettent d’organiser les conversations en selon les thématiques. Dans une même entreprise, on peut ainsi créer un channel ciblé « RH », un pour les événements ou un channel par service de l’entreprise. Les administrateurs de l’espace de travail donnent des droits d’accès aux utilisateurs selon leur fonction et leur implication dans les projets. Ainsi, tous les membres n’ont pas accès à toutes les discussions, mais uniquement selon leur rôle.

Il existe bien d’autres outils collaboratifs complémentaires.

Voyons maintenant les avantages et challenges du travail collaboratif :

        Le travail collaboratif comme moyen d’augmenter la productivité

Les outils collaboratifs sont principalement un moyen de développer la productivité dans l’entreprise. L’idée est de faciliter l’innovation et les bonnes pratiques mais pas seulement. En accélérant le partage de l’information, en diffusant les meilleures solutions, actions… on a concrètement des outils qui simplifient l’accès à la donnée et à l’information.

Le collaborateur a ainsi plus de pouvoir, car ce n’est plus seulement le manager qui a accès à l’information ! L’information pertinente est volontairement diffusée et accessible pour justement permettre d’aller plus loin : fournir la réponse à un client, découvrir les meilleures solutions pour gérer tel problème ou organiser tel type d’événement…. C’est celui qui a l’information et qui la partage qui est récompensé.

Il faut donc que ces outils collaboratifs soient bien amenés, donc acceptés et bien utilisés dans l’entreprise.

Toutefois, certains font valoir que :

  • Ces outils collaboratifs impliquent des technologies variées entre lesquelles les collaborateurs doivent jongler. On peut craindre qu’en passant d’un applicatif à l’autre, les salariés perdent du temps. Il faut donc bien préparer leur utilisation et cadrer leur usage.
  • Ces outils doivent être facilement personnalisables pour offrir des interfaces adaptés aux spécificités des métiers et personnalités des collaborateurs.
  • Il faut s’impliquer dans la durée dans ces outils avec les collaborateurs pour en garantir l’acceptation, l’utilisation et l’efficacité. Il faut donc investir dans des technologies pérennes pour éviter de faire puis de défaire !
  • La formation des utilisateurs est un point crucial qu’il ne faut pas négliger. Pour certains salariés, il faudra passer le blocage psychologique de la nouveauté et familiariser le collaborateur sans contraintes.

 

Dunforce fait justement partie de ces outils collaboratifs personnalisables et efficaces qui peuvent faire gagner du temps à vos collaborateurs. Il représente un gain de productivité non négligeable et aussi une source de gain financier important. Facile à utiliser, cette solution peut être rapidement intégrée par vos collaborateurs.

Laura Castello

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