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Jennifer Genestier : “L’ Office Manager c’est un pilote, il n’est pas là pour exécuter ce qu’on lui demande il est là pour être une force de proposition”

2 Juil, 2018 | Entreprise

Cette semaine nous nous sommes intéressés pour la première fois au métier d’ Office Manager et nous avons pour cela interviewé Jennifer Genestier, Fondatrice et Dirigeante de Gom&Go, agence de recrutement d’Office Managers.

Présentation de l’activité

Je suis office manager de métier, j’étais freelance et j’ai créée une agence qui sert d’interface entre des missions freelance d’office managers et des entreprises. J’ai donc une visibilité très transversale du marché des entreprises par le biais de ces missions-là. Actuellement je ne fais plus beaucoup d’office management mais j’en ai fait pendant très longtemps et j’ai aussi développé une activité de recrutement, d’accompagnement RH en office management. C’est pourquoi ma vision d’aujourd’hui est moins précise et beaucoup plus large.

 

Présentation du métier d’Office Manager

 

1- Retour en arrière

Le propre du métier d’office manager est d’être en veille active car le marché bouge beaucoup et il y a donc tout le temps quelque chose de nouveau à découvrir. Ce qui permet aux office managers de s’épanouir et d’évoluer repose surtout sur la mise en place de nouveaux outils leur permettant de s’évincer de certaines missions plutôt rébarbatives (nous avons déjà pu traiter ce sujet dans l’un de nos articles) et d’être amené à devenir des happiness managers, en travaillant sur la culture, le bien-être, l’organisation et le management.

Il y a quelques années de ça, le métier d’office manager n’existait pas en France. Je suis arrivée sur le métier il y a sept/ huit ans maintenant et il y avait vraiment très peu de monde qui travaillait en tant qu’office manager. Par contre, nous avons en France un gros background dans les métiers du tertiaire, assistant direction, assistant de gestion, secrétariat etc.

Quand le métier est apparu, de nouvelles compétences s’y sont greffées. Cela a créé des profils variés permettant de croiser beaucoup de talents et de compétences en un seul profil et métier qui répondait exactement à la demande des entreprises en croissance.

 

2- Office Manager vs Assistant de Direction

Le métier d’office manager est encore très nouveau. En effet, quand on en parle les gens pensent que c’est une traduction du métier d’assistant de direction sauf que le profil n’est pas du tout le même. Là ou il y a vraiment une différence c’est que l’office manager est un pilote, il n’est pas là pour exécuter ce qu’on lui demande, il est là pour être force de proposition, apporter des améliorations visant le bien-être, être en veille sur le marché, sur le réseau et l’écosystème de l’entreprise. C’est là où l’office manager agit, il constitue vraiment un lien entre chaque cellule de l’entreprise, qu’elle soit interne ou externe. Ce n’est pas du tout un métier d’administration, de comptabilité ou de commercial.

 

3- Un profil atypique

Le métier s’est créé avec des spécificités et des expertises car la majorité des professionnels s’est formée sur le terrain. Il y a des gens qui ont un profil plus RH, d’autres un peu plus financier tandis que d’autre seront plutôt commerciaux. Chacun va développer sa singularité de cette manière là. Finalement on se rend compte que c’est grâce à toutes ces choses que les office managers ont pu apprendre sur le terrain qu’ils sont devenus de véritables autodidactes. Il y a seulement depuis peu des formations qui commencent à émerger. Tout le monde a appris le métier sur le terrain.

De plus, il y a un peu un côté affirmation de soi, empowerment qu’on ne retrouve pas dans les métiers d’assistanat. C’est pour moi très important car l’office manager, avant de posséder des savoirs-faire, il doit surtout avoir le savoir être. C’est là pour moi toute la distinction avec les métiers de l’administratif, l’office manager est un “chef de projet interne”.

C’est aussi important de voir tout ce qu’on est capable de faire avec juste les compétences d’un office manager. On peut être gérant d’entreprise parce qu’on sait comment la gérer, comment l’administrer. L’office manager est vraiment polyvalent et c’est pour ça que plus il y aura d’outils qui lui permettront de se dégager du temps sur la partie exécutive plus il gagnera en bien-être et cela permettra à ce métier d’évoluer sur son sens profond qui est de piloter, d’apporter du lien entre les outils et l’humain, de faire en sorte que ça corresponde bien à la culture de l’entreprise et au type de management. C’est là qu’ils deviennent des hapiness managers.

 

4- Un métier qui tend à évoluer

Dès que je parle du métier d’office manager, personne ne sait ce que c’est. Après Paris, Bordeaux commence doucement à apprivoiser le métier mais pour l’instant l’office manager correspond à la traduction d’assistant de direction. C’est normal il y a tellement d’anglicisme ! Les gens sont dans la confusion et c’est logique.

Il y a eu pendant dix ans une période de transition où on est passé de “chacun sa place” à “il faut savoir tout faire”. Pour les personnes de la génération de nos parents c’est très compliqué, d’autant plus avec l’arrivée de nouveaux outils.
Slack a été une révolution pour les office managers, d’un seul coup ils se sont mis à communiquer entre eux, à partager des choses, à apporter une valeur ajoutée et du bien-être au métier. Ils deviennent progressivement des hapiness managers. Aujourd’hui, on utilise QuickBooks pour la facturation, Slack, Trello. Dès qu’on a des besoins nouveaux de nouveaux outils apparaissent.

 

Dunforce, une opportunité pour les Office Managers

Dunforce peut être un outil intéressant, notamment pour un freelance qui a une activité de relance avant contentieux. Il y a beaucoup de freelances qui font ça aujourd’hui et qui possèdent plusieurs clients. Cela leur apporterait un gain de temps important améliorant bien-être et productivité. Personne ne sait que ça se développe mais il y en a beaucoup. Quand j’ai commencé j’étais la seule office manager freelance à Paris et au fur et à mesure de mes rencontres avec des office managers ils se sont rendus compte que c’était possible. Nous sommes aujourd’hui très nombreux !

 

Conclusion

Le métier d’office manager est encore peu connu aujourd’hui ou, du moins, peu utilisé sous cette appellation. En effet, il est encore beaucoup assimilé au métier d’assistant de direction dont beaucoup pense qu’il s’agit de la traduction anglaise. Pour autant, il ne s’agit en aucun cas du même métier ni du même profil. L’office manager est davantage dans le pilotage, l’organisation et la création de lien entre les différentes cellules d’une entreprise. Véritable autodidacte, il n’est en rien présent pour exécuter purement et simplement ce qu’on lui demande. Si le métier d’office manager tend à se développer et s’étendre, la mise en place de nouveaux outils favorisera d’autant plus son évolution et le bien-être de ses utilisateurs devenant de véritables happiness managers en se focalisant davantage sur la culture d’entreprise.

Retrouvez bien plus d’informations sur le métier d’office manager dans notre livre blanc : “Office Manager : comment la digitalisation transforme votre métier”

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