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Former votre équipe pour une collecte efficace des factures

16 Déc, 2016 | Entreprise

Les obstacles sont nombreux pour votre entreprise, et pas tous sont sous votre contrôle. Mais les factures clients en retard sont quelque chose qui affectent presque toutes les entreprises, et vous pouvez faire quelque chose à leur sujet.

Les factures impayées posent un véritable problème de trésorerie pour toute entreprise. Il y a donc de nombreuses raisons pour former votre équipe à être efficace au recouvrement des factures, et de nombreuses façons de s’y prendre. Plus votre équipe commerciale et financière s’y implique efficacement, moins le problème sera important pour votre entreprise à moyen terme.

Enjeu #1 : partager une information correcte et à jour

Tout d’abord, vous devez vous assurer que tous vos faits sont exacts. Rien n’est plus irritant pour un client et embarrassant pour celui qui relance que de se tromper sur la facture en premier lieu. Si la personne qui saute sur un client sans même savoir de quoi il parle, cela rend l’ensemble de l’équipe et toute la démarche mauvaise, et ça embarrasse le client et le rendra moins coopératif à l’avenir. Assurez-vous donc toujours que la facture est correcte, que vous l’avez effectivement envoyée et que la date d’échéance est passée avant de faire autre chose. Et bien sûr, être conscient de ce qui est du ressort de telle ou telle personne et qui n’est donc pas de votre responsabilité. Si vous avez envoyé la facture et qu’elle a été perdue pour une raison quelconque indépendamment de votre volonté, ce n’est pas le problème de votre équipe et vous n’êtes pas responsable de cela.

Enjeu #2 : établir un calendrier clair et s’y contraindre

Il est également important d’établir le calendrier que votre équipe utilisera lorsque vous contactez des clients avec des factures en souffrance. Certaines entreprises communiquent avec eux deux semaines plus tard, certains utilisent une semaine, et certains communiquent même avec eux avant la date d’échéance juste pour leur rappeler. Il n’y a vraiment pas de bonne réponse ici, mais il est important que vous établissiez ce délai le plus tôt possible et que vos clients en soient informés. De cette façon, personne ne peut se plaindre lorsque vous les contacter parce qu’il fait partie de la politique de l’entreprise.

Enjeu #3: rester professionnel

Lorsque vient le temps de prendre contact avec votre client en retard, la clé du succès est le professionnalisme. Votre équipe doit rester à la fois détendu et focus, et ne jamais lâcher l’affaire. S’il ya une chose qui crée des clients non coopératifs, ce sont des démarches agressives ou mal coordonnées. Personne ne veut travailler professionnellement avec quelqu’un qui les accuse, même s’ils sont accusés à juste titre. Indépendamment de combien de fois vous devez contacter un client pour collecter la facture, le facher ou le frustrer ne poussera jamais la situation vers l’avant. Maintenir un air professionnel et calme sur la question augmente les chances que le client agira pour corriger la situation dans un laps de temps raisonnable.

Enjeu #4: rester ouvert

Pensez à bien expliquer à vos équipes que le premier contact sur une facture en retard devrait prendre en compte le fait qu’il peut y avoir chez le client des accidents et d’autres facteurs en considération. Juste parce que la facture n’a pas été payée à temps ne signifie pas que le client a simplement refusé de le payer. Il a pu y avoir un problème avec la livraison de la facture, ou peut-être la facture a été accidentellement envoyé à leur dossier de spam et ils ne l’ont jamais vu. Vous ne devriez jamais assumer immédiatement que le client est en faute pour une facture en retard : attendre de décider sur cela jusqu’à ce que vous savez réellement si leur retard était leur faute ou simplement un facteur incontrôlable.

 

 

Bien sûr, vos équipes auront probablement à traiter avec des factures très tardives, et plus elles traînent moins vous êtes susceptible d’être payé. Votre équipe a de fait besoin de prendre des mesures fermes ici, mais elle doit encore être professionnelle et raisonnable. L’idée est de maintenir une attitude chaleureuse et amicale tout en appelant le client à l’action qui permettra de remédier à la situation.

Que vous fassiez cela par courrier électronique, courrier, SMS ou par téléphone, il est sage de rappeler au client de combien la facture est en retard, quand vous avez envoyé votre dernier rappel et les frais de retard éventuels qui pourraient être facturés si elle n’est pas payée très bientôt. Bien sûr, alors que vous voulez être amical, vous voulez les inciter à l’action, et cela signifie mettre un facteur qui les poussera à agir (interruption de service, payable avant livraison, tarif revu à la hausse…). Il faut d’ailleurs prévoir d’informer votre équipe avant le jour d’entreprendre de telles démarches de sanction.

En fin de compte, les factures en retard sont une énorme frustration pour tout le monde, mais malheureusement, cela se produit avec les impacts que l’on sait. Il est donc essentiel de former votre équipe pour être efficace dans leur recouvrement, pour diminuer au maximum cette frustration, et de s’assurer que vous évitez de perdre de l’argent que vous devriez recevoir.

 

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