Facture, les 25 points à faire figurer afin d’éviter les litiges

Dans les ventes inter entreprises, une facture est obligatoire. Bien sûr d’un point de vue légal, sous peine d’amende pouvant aller jusqu’à 75.000€. Mais c’est surtout un document central dans la vie de votre entreprise, à la fois un élément juridique, comptable, financier et fiscal. Et pourtant peu de personnes connaissent la vingtaine de mentions obligatoires qui doivent y figurer.

Le point important pour ce qui nous concerne, c’est qu’une facture est le point de départ pour exiger son paiement et relancer votre client. Un conseil à ce sujet : si une facture d’acompte est prévue au contrat, nous vous suggérons d’établir des factures séparées. D’une part c’est la loi – article 289 I -1-c du Code général des impôts, mais c’est également plus facile dans le processus de recouvrement afin de ne pas mélanger les documents. La facture d’acompte ne présente pas de vraie particularité : elle est soumise à TVA et toutes les informations connues qui seront obligatoires pour la facturation finale doivent être indiquées.

Sachez que vous êtes – client et fournisseur – pénalement co-responsable des factures échangées (arrêt de la cour de Cassation chambre criminelle, 20 juin 1994 n°93-83.037 Bull. n°245).
La facture tient donc une place importante dans le domaine de la comptabilité et peut servir de prétexte à votre client pour retarder son paiement si vous ne respectez pas toutes les règles.

Voici donc les 25 informations de base à insérer dans une facture afin de réaliser un document clair.

a) L’identification de la facture

Chaque facture de votre entreprise doit être unique. Sachant qu’elles doivent être conservées 10 ans (durée d’un éventuel contentieux commercial), il vaut mieux être rigoureux. Et d’un point de vue légale, la numérotation doit être unique, continue et chronologique. Mais vous pouvez avoir votre propre système (par année, ou par lettre), tant que vous respectez ces points.
Et il faut indiquer une date de facture.

b) L’identité complète de celui qui facture, le vendeur

Il convient d’indiquer clairement le nom et l’adresse de la personne morale qui émet la facturation. Il faut ainsi indiquer la dénomination sociale, la forme sociale (SARL, SAS…), le capital social, le RCS ou tout autre numéro d’identification fiscale tel qu’il est indiqué sur l’extrait KBis (avec la ville d’enregistrement) ainsi que l’adresse du siège social.
Et il faut bien spécifier dans la facture le numéro d’identification à la TVA du vendeur. Il doit être inscrit dans toutes les factures des opérations réalisées.

D’autres éléments spécifiques sont obligatoires, en fonction de votre statut ou activité (société en liquidation, franchisé, adhérent à un centre de gestion, locataire gérant…). Voir sur le site du service public pour davantage de précision https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F31808 et pour ceux qui n’ont pas peur http://bofip.impots.gouv.fr/bofip/2423-PGP.

c) L’identité de celui qui est facturé, l’acheteur

Les informations concernant le client sont bien évidemment importantes. Elles font partie des mentions obligatoires. Il faut indiquer dans le document le nom ainsi que l’adresse et la raison sociale du client.
Pour une vente intracommunautaire, il faudra également indiquer le numéro de TVA de l’acheteur.

d) Le détails des produits ou services vendus

Il faut décrire de manière détaillée le ou les produits et prestations. Si la facture est délivrée suite à l’achat d’une veste, par exemple, il convient d’indiquer la taille, la marque, la couleur, etc.
Pour chaque produit ou service, il convient de préciser la quantité vendue (unité de biens ou de services, nombre d’heures…).

Et le prix unitaire hors TVA des produits vendus ou le taux horaire ou journalier hors TVA des services rendus. Vous devez également indiquez pour chaque produit les réductions accordées.
Il convient également de préciser pour chaque produit le taux de TVA applicable.
Il convient de préciser les dates de la vente ou de la prestation de service, si ceux-ci sont différents de la facture (date de livraison ou de réalisation).

e) Au niveau du prix total

Enfin en bas de votre facture, il faut préciser le montant total hors taxes, pour chaque taux d’imposition différents.
Et indiquer le montant total de TVA ventilée pour chaque taux.
Attention à ce point : l’absence de taux ou de montant de TVA collectée rend impossible la déduction de TVA pour votre client.
Vous devez indiquez également les rabais, remises ou ristournes liées à l’ensemble des opérations facturées. Les diverses ristournes de fin d’années peuvent être indiquées mais ne sont pas une obligation, car elles sont simplement le reflet de la négociation commerciale.

Les conditions commerciales, type ristournes de fin d’année, qui ne s’appliquent donc pas spécifiquement à la facture ne sont pas obligatoires, mais celles qui concernent des remises par palier de chiffres d’affaires, oui, en bas de facture par exemple.

f) Les modalités de paiements

Il faut bien évidemment préciser la date finale (date d’échéance) pour effectuer le règlement. Précisons que la loi limite à 45 jours fin de mois (ou 60 jours à partir de la date d’émission, article L. 441-6 du Code de commerce).
Il faut préciser si vous faites une réduction pour paiement anticipée (sinon précisez Escompte pour paiement anticipée : néant).

Depuis la loi N° 2012-387 du 22 mars 2012, vous devez également d’indiquer une clause pénale en cas de retard de paiement. Voici une proposition de texte à inclure sur votre facture : Toute facture non payée à son échéance sera majorée de plein droit et sans mise en demeure, à titre de clause pénale et forfaitaire d’une somme de 40€ et des intérêts de retard jusqu’au paiement complet égal au taux d’intérêt appliqué par la BCE à son opération de refinancement la plus récente majoré de 10 points de pourcentage.
Concernant le taux d’intérêt, il peut être librement fixé : ce taux doit néanmoins avoir été accepté par le client à la commande (CGV signé par exemple) mais il ne peut être inférieur à 3 fois le taux d’intérêt légal. Le taux qu’on vous suggère dans la proposition est déjà nettement plus intéressant et est également valable par défaut. Si votre client est un établissement public, c’est le Décret n° 2013-269 du 29 mars 2013 qui s’applique. Le taux à prendre en compte pour le calcul est alors le taux de la BCE à son opération de refinancement la plus récente majoré de 8 points.

Notez que les pénalités font l’objet d’une facture non soumises à la TVA, car elles ne constituent pas la contrepartie d’une livraison de biens ou d’une prestation de service.
Et elles ne sont comptabilisées qu’au titre de l’exercice de leur encaissement. Ne pas les comptabiliser donc tant qu’elles ne sont pas réglées. Et donc après encaissement, les comptabiliser en produit exceptionnel (77) ou en produit financier (76).

Bref, comme vous pouvez le constatez, faites attention à vos factures si vous souhaitez éviter d’éventuelles contestations… Chez Dunforce, c’est un des premiers sujets que nous abordons lorsque nous réalisons notre audit gratuit. Si vous êtes intéressé, parlons-en.

 

Marc Perret

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