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La dématérialisation des factures: un passage obligé pour les Daf modernes

18 Sep, 2018 | Entreprise, Paiement, Trésorerie

A l’ère du digital et des diverses avancées technologiques, l’administration des entreprises ne reste pas inchangée. Il est désormais question d’améliorer la qualité de vie et de travail des employés grâce à l’automatisation. Ceci, dans un souci de gain d’efficacité, de productivité et de bien être. En terme de gestion de l’administration, une tâche clé pour vous, le DAF moderne, est récurrente : la gestion des factures clients et fournisseurs. Et si cette tâche pouvait être simplifiée au quotidien ? Dans une perspective d’automatisation réussie on vous en dit plus sur cette complexe dématérialisation des factures et ses avantages multiples !

Qu’est ce que la dématérialisation des factures ?

Comme son nom l’indique, la dématérialisation des factures consiste à émettre des factures non plus sous format papier mais sous format électronique. Le tout, respectant les normes en vigueur et la réglementation fiscale.

Pour vous éviter toute confusion ou déboir il est essentiel de faire deux distinctions.
La première concerne le type de factures électroniques, la seconde  les modes de facturation envisageables.

a) Deux types de factures électroniques

Dans un premier temps on distingue les factures dites “structurées” des factures dites “non structurées”.

Dans le premier cas, les factures sont émises en respectant un certain nombre de normes reconnues par l’administration fiscale. Elles satisfont la norme EDI (Echanges de Données Informatisées) de part les différents formats imposés (EDIFACT, VDA, XML, etc). Grâce à la structure de syntaxe et de balisage spécifique à ces formats, il est désormais possible pour tout utilisateurs désireux d’engager une recherche de données (nom de client, numéro de commande etc) de trouver et d’identifier les informations nécessaires.
La mise en oeuvre d’une telle dématérialisation des factures nécessite de faire appel à un ou plusieurs prestataires, ce qui peut s’avérer coûteux.

Dans le second cas, l’envoi des factures “non structurées”, ne permet ni modifications ni recherche de données approfondie. En effet, leurs formats PDF ou JPEG ne permettent généralement pas d’interprétation informatique de leur contenu.
Moins coûteux, ce type de dématérialisation est davantage accessible aux entreprises de taille intermédiaire.

b) Deux méthodes de facturation

Une nouvelle fois il convient d’établir deux distinctions:

  • La facturation “simple”, repose sur l’envoie des factures par simple email. Dans ce dernier cas, vous ne pouvez vous affranchir de vos factures en format papier, au risque d’enfreindre la réglementation fiscale et la législation française. Le document original demeurant comme preuve juridique doit être envoyé et archivé sous format papier en cas de contrôle.
  • La dématérialisation fiscale, permet l’envoi de factures en mode EDI. Vos fichiers électroniques, impérativement normés et répondant à certaines contraintes, ont désormais valeur de preuve en cas de contrôle de l’administration fiscale. Vous pouvez donc abandonner vos factures sous format papier.

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Que dit la loi ? Les impératifs à connaître.

a) Processus d’envoi

Selon la loi de simplification de 2014, le cadre légal français veut que, dans un souci de simplification de la vie des entreprises, toutes factures émises par les entreprises envers l’Etat français soient sous format électronique.

L’obligation pour les entreprises d’envoyer leurs factures sous format électronique à l’Etat se met en oeuvre progressivement à partir du 1er janvier de chaque nouvelle année, voici quelques dates à retenir :
2017 : obligation pour les grandes entreprises et les personnes publiques.
2018 : obligation pour les entreprises de taille intermédiaire.
2019 : obligation pour les petites et moyennes entreprises.
2020 : obligation pour les micro-entreprises.

Par ailleurs, pour vous affranchir totalement de vos factures papier, certaines contraintes pratiques et légales doivent être remplies. Selon une directive européenne de 2001, il est désormais possible de substituer la facture électronique à la facture papier en tant que document légal.

Pour ce faire, deux articles établissent les conditions de cette dématérialisation:

L’article 289 b du CGI « les factures transmises par voie électronique qui se présentent sous la forme d’un message structuré selon une norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque, constituent des documents tenant lieu de factures d’origine. »

L’article 289 V du CGI autorise la dématérialisation des factures dites “non structurées”. « les factures peuvent, sous réserve de l’acceptation du destinataire, être transmises par voie électronique dès lors que l’authenticité de leur origine et l’intégrité de leur contenu sont garanties au moyen d’une signature électronique. Les factures ainsi transmises tiennent lieu de facture d’origine pour l’application de l’article 286 et du présent article »

En écho à ce dernier article au sujet de la dématérialisation des factures “non structurées”, la présence d’une signature électronique sur les documents revêt ici une importance capitale. En effet, cette dernière est généralement fournie par un prestataire de service de certification. On accole alors un “certificat électronique”  à chaque facture pour garantir à son destinataire l’authenticité du signataire et l’intégrité des documents transmis.

Enfin, n’oubliez pas les mentions obligatoires qui doivent figurer sur chacune de vos factures électroniques:

  • l’identité du professionnel et du client ;
  • le numéro individuel d’identification à la TVA ;
  • la date d’émission ;
  • le numéro de la facture ;
  • la date de vente ou de prestation de services ;
  • la quantité ;
  • la dénomination précise ;
  • le prix unitaire hors TVA ;
  • les éventuelles réductions de prix ;
  • le taux de TVA et le montant total de la TVA ;
  • le montant total à payer HT et TTC ;
  • les conditions de règlement et d’escompte en cas de paiement anticipé ;
  • le taux de pénalités en cas de retard ;
  • le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due par le créancier professionnel en cas de retard de paiement.

b) Processus d’archivage

Une facture électronique doit suivre un processus d’archivage au même titre que les factures papier.

Les entreprises ont obligation de conserver leurs factures électroniques ou papier pendant une durée de dix ans. En cas de non respect, vous encourez une sanction pénale de 75 000€ , de même qu’une amende de 15€ par mention manquante ou inexacte par facture.

 

Des avantages multiples

La dématérialisation de vos factures vous assure un certain nombre d’avantages et ce sur divers points de vue :

  • Financier : vos gains financiers sont considérables. Une facture dématérialisée ne vous coûte que 4€ contre 17€ sous format papier. Vous réduisez ainsi vos coûts de traitement et d’envoi de factures ! De plus, vous réduisez également les délais de transmissions des documents. Vous accélerez votre processus de paiement et cela vous laisse une plus grosse marge de manoeuvre sur votre trésorerie.
  • Archivage : vos documents sont accessibles immédiatement et votre espace de stockage optimisé vous permet de retrouver plus facilement d’anciens documents
  • Gestion : l’intégration des logiciels de facturation est désormais possible. Cela facilite votre quotidien et diminue les risques d’erreurs.

 

Dunforce fait partie de ces logiciels qui, intégrés dans une logique d’automatisation, simplifient votre quotidien par la dématérialisation. En effet, en nous envoyant vos factures électroniques, nous les intégrons directement dans notre plateforme. Elle relancera automatiquement vos clients pour faciliter le règlement de vos créances en temps et en heure. Fini l’envoi de vos relances par courrier, les risques d’erreurs et les retards de paiement ! Tout est informatisé pour vous permettre de ne vous concentrer que sur les tâches à valeur ajoutée.

 

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