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DAF 2018: 6 outils pour automatiser la gestion de vos notes de frais

26 Sep, 2018 | Entreprise, Paiement, Productivité, Trésorerie

“Les CEOs attendent des CFOs d’aujourd’hui qu’ils s’impliquent plus activement dans le façonnement de la stratégie de leur entreprise” déclare une étude McKinsey. La question qui se pose est alors la suivante: le DAF de 2018 est il prêt à affronter les demandes du monde de la finance de demain?

Automatiser vos tâches à peu de valeur ajoutée vous permettra de consolider vos bases afin d’attaquer sereinement une belle croissance. Les exigences des CEO ne cessant d’évoluer, le DAF doit s’adapter en se focalisant sur des missions clés destinées au développement stratégique de l’entreprise.

Les procédés manuels habituels font maintenant partie de l’histoire ancienne. Alors dans un soucis d’efficacité, le DAF moderne et ses équipes doivent s’ouvrir aux plateformes digitales de management des dépenses. Par conséquent pourquoi ne pas commencer par procéder à la dématérialisation des notes de frais ?

Mais cela n’équivaut pas à remplacer le papier par une solution digitale similaire. L’alliage de différentes technologies et services combinés parfois en un seul logiciel offre au CFO d’aujourd’hui l’opportunité d’être plus mobile mais surtout plus appliqué concernant des mission requérant plus d’analyse et de méthode.

Alors, si vous désirez bénéficier des solutions digitales modernes qui vous permettront de mieux gérer vos dépenses, vous voilà bien tombé!

 

Après vous avoir présenté les 5 outils principaux du DAF moderne, nous avons dressé la liste des 6 outils nécessaires au DAF de 2018 lui permettant d’automatiser son processus de notes de frais. Ces outils ont pour objectif d’éliminer les piles de papiers qui ne font que croître sur vos bureaux et de vous éviter de consacrer autant de temps à saisir des tableaux Excel.

 

Procurify

Procurify est une solution digitale basée sur le Cloud mettant à la disposition des entreprises une plateforme de service leur permettant de gérer leurs achats et dépenses. Disponible en tant que SaaS, Procurify a pour but de réinventer la manière dont sont gérées les dépenses de l’entreprise. Le DAF et son équipe font face à une alternative automatisée, rendant l’utilisation de papier complètement obsolète. Cette solution représente donc un nouveau levier d’efficacité des entreprises leur permettant d’optimiser leur processus Procure-to-Pay. Vos dépenses seront correctement classées et les dépenses hors-contrats ou imprévisibles (aka Maverick Sending) éliminées.
Adopter Procurify, c’est faire confiance à un traceur de dépenses novateur suscitant certitude et conviction en votre comptabilité.

Sa qualité:
La possibilité d’accès à l’outil peut dépendre de votre niveau hiérarchique dans l’entreprise. Le processus d’approbation des demandes de commandes aidera toute l’équipe finance à fluidifier et discipliner l’organisation interne. Par conséquent, cela permet de créer un climat de confiance au sein de l’équipe tout en évitant les erreurs lors de la gestion des notes de frais.

Son défaut:
Le reporting n’est pas disponible. En effet, il faut télécharger un extrait de données et utiliser un outil de reporting BI (Business Intelligence) pour compléter.

Spendesk

Spendesk propose une solution innovante et sur mesure simplifiant la gestion des dépenses des équipes. Grâce à une solution digitale en mode SaaS, il optimise et révolutionne le travail du CFO. Cette application repense complètement les paiements par carte bancaire en entreprise. Elle propose des cartes physiques ou virtuelles aux équipes leur permettant de régler leurs achats pros beaucoup plus facilement !

Sa qualité:
Spendesk offre à ses utilisateurs un pouvoir de contrôle sur leurs dépenses, leur permettant de respecter les budgets fixés au préalable.

Son défaut:
Certains sites internet n’acceptent pas encore la carte virtuelle.

Travelperk

En se concentrant sur un segment du marché sur lequel la rupture des outils numériques n’était pas encore rentrée en force, les voyages d’affaires, Travelperk offre une solution de bout-en-bout. Cet outil offre visibilité et responsabilité à vos employés. Mais il permet surtout de gagner du temps concernant la réservation des voyages d’affaires. Il vous suffira de payer 10€ pour chaque chaque voyage et Travelperk s’occupera de tout de A à Z.
Leur objectif est simple :faciliter la vie des gestionnaires qui doivent gérer des voyages d’affaires en leur proposant autonomie et efficacité à travers leur plateforme.

Sa qualité:
L’outil est personnalisable: les utilisateurs peuvent instaurer leurs propres directives et règles. Par exemple, Travelperk peut adapter ses prix afin que les dépenses ne sortent pas des limites imposées par l’entreprise.

Son défaut:
Les fonctionnalités sont limitées concernant la réservation de billets de trains et l’outil ne permet pas de réserver un Airbnb via la plateforme.

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Expensify

Du scan de vos reçus jusqu’au remboursement, Expensify automatise chaque étape de la gestion des dépenses. Cette application web et mobile permet de télécharger vos reçus en un clin d’œil, générer ceux en ligne, et créer automatiquement des notes de frais. Vos équipes gagnent alors un temps considérable. L’outil trace et fiche les dépenses telles que l’essence, les voyages d’affaires et les déjeuners. Les utilisateurs prennent une photo de leur reçu, celle-ci allant directement se ranger dans l’application. Le logiciel prend en compte toutes les données présentes sur les reçus: le nom de l’endroit d’où il provient, le montant et la date.
Si la gestion des dépenses de votre entreprise vous est pénible, Expensify saura vous seconder avec brio !

Sa qualité:
Lors d’un trajet à l’étranger, les montant des reçus sont automatiquement convertis: de la monnaie du pays étranger à celle du pays d’origine.

Son défaut:
Le support client peut-être trop léger, avec un taux de réponses parfois trop faible.

 

Expensya

Expensya est une solution de gestion de notes de frais qui modernise la manière de gérer les dépenses professionnelles.
Cet outil vise à éliminer le papier dans la gestion des frais et conserve les documents dans le Cloud tout en utilisant une technologie unique OCR+ pour remplir les rapports de dépenses. La solution dispose également d’un système de lecture automatique afin de supprimer les nombreuses petites tâches manuelles nécessaires à la gestion des notes de frais. Un essai de 30 jours gratuit est offert. Quant à la fonction normale ‘Silver’, elle coûte 5€ par mois et par utilisateur!

Sa qualité:
Disponible sur toutes les plateformes mobiles et sur le web, la team Expensya est réactive aux requêtes de ses clients. De plus, les rapports Excel sont exportables et peuvent directement être envoyés par email depuis la plateforme.

Son défaut:
Pas d’inconvénient apparent.

 

SAP Concur

SAP Concur est une entreprise américaine SaaS permettant la gestion des dépenses de l’entreprise grâce à Concur Expense et Concur Invoice. Cette solution en mode Cloud offre à l’entreprise une transparence totale au niveau des dépenses. Le DAF peut donc garder un œil dessus tout en se concentrant sur des activités à plus forte valeur ajoutée.

    • Concur Expense

      Concur Expense offre aux compagnies de toutes tailles un outil complètement connecté englobant les voyages, les dépenses, les factures, ainsi que les risques associés. Les dépenses sont ainsi gérées proactivement dans un soucis d’efficacité et de productivité

    • Concur Invoice

      Concur Invoice automatise vos factures papiers et électroniques en intégrant celles comprenant un règlement T&E (Travel & Expense) au sein d’un seul système permettant la gestion de toutes les dépenses de l’entreprise. Le processus entier est alors simplifié: depuis la demande d’achat jusqu’au traitement et paiement.

Sa qualité:
Cet outil offre un bon historique de vérification des dépenses. Cela permet d’avoir un réel aperçu de la manière dont l’entreprise dépense son argent.

Son défaut:
Concur n’envoie pas de mails de notifications lorsque les rapports sont prêts à être traités. Les utilisateurs se doivent de contrôler le site plusieurs fois pour voir si un rapport de dépense est prêt à être payé.

 

L’outil en +: Dunforce

Les solutions digitales optimisent le travail du DAF en lui offrant un gain de temps et de productivité sans nom. C’est en effet en se mettant à jour sur ces nouveaux outils qu’il saura maximiser la croissance de son entreprise. Avec sa solution innovante, Dunforce a pour objectif de fluidifier l’intégralité du processus de recouvrement des factures. C’est pourquoi présente-t-il un véritable assistant virtuel intelligent pour assister les salariés au quotidien dans leurs activités.
Dunforce est un réel atout pour vos relances clients qui vous permettra de ne plus perdre de temps et de vous focaliser sur l’essentiel de vos tâches.

Pour en savoir plus sur Dunforce, cliquez ici !

 

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