Comment passer à l’automatisation en entreprise ?

Nous l’avons déjà évoqué dans un précédent article: les raisons de passer à la RPA sont nombreuses. Toutefois, il y a des questions essentielles à se poser pour toutes les entreprises qui souhaitent tirer parti des atouts des dernières avancées de l’automatisation.

Comment doit-on procéder de manière concrète quand on souhaite automatiser les process en entreprise ?

Quels sont les éléments clés à prendre en compte, pour passer à la RPA ?

CTA RPA sociétés en croissanceLa satisfaction des clients

D’abord, il faut établir un état des lieux en partant du client. Il faut en effet comprendre où sont les points d’achoppement de la relation client. Sans doute avez-vous déjà entendu parler du NPS, cette mesure intéressante de la satisfaction clients ? Recueillir et analyser ce que vos clients communiquent à votre sujet vous permettra de comprendre les points d’amélioration nécessaires et les mesures à mettre en place.

Les besoins de l’entreprise

Continuez l’état des lieux en définissant plus précisément vos besoins : êtes-vous plutôt dans une approche de réduction des coûts, de recherche de qualité ou d’efficacité opérationnelle ? Ou bien les trois à la fois ?

Repérez les démarches dans l’entreprise qui incluent des tâches manuelles à faible valeur ajoutée ou des tâches répétitives. Identifiez ensuite les processus chronophages dans lesquels les salariés ne sont pas très productifs. Insistez dans votre bilan sur les processus pour lesquels il existe un risque opérationnel.

Ciblage des processus qui doivent être automatisés 

Certes, la RPA peut faire du gagner du temps à l’entreprise et permettre aux employés d’être plus efficace. Mais encore faut-il se demander quels sont les processus qui sont automatisables ?

Mettez en place une grille pour évaluer chaque process que vous souhaitez automatiser en vous posant les questions suivantes :

  1. Quels process est-il absolument nécessaire d’automatiser ?
  2. Comment décrire de manière la plus précise possible les process à automatiser ?
  3. Les données globales disponibles permettent-elles l’automatisation ?
  4. Les systèmes informatiques de l’entreprise (hardware et software) sont-ils compatibles avec l’automatisation des process?

 

Quelles sont les étapes clés pour mettre en place la RPA ?

Cette question fait aussi partie des éléments cœur dans votre démarche d’automatisation des process, alors voyons comment y arriver au mieux, en suivant ces étapes :

Préparer les équipes

Dans la démarche d’automatisation, les collaborateurs ont un rôle clé à jouer. Il faut aussi s’appuyer sur leur connaissance fine des procédures et des automatisations à mettre en œuvre pour rendre ces changements effectifs. Mais il faut surtout anticiper les formations nécessaires pour la mise en place de la RPA ou les évolutions de poste que cela implique.

La clé est de s’appuyer sur les salariés qui seront les plus impactés par ces changements, afin d’en faire vos meilleurs alliés.

Choisissez l’outil RPA qui correspond à votre entreprise

Définissez les critères et les exigences pour choisir le fournisseur de RPA qui convient le mieux à votre entreprise.

La méthode pour mettre en place l’automatisation de la gestion du poste clients avec Dunforce est simple et efficace

Mettre en place un pilote

Après avoir choisi l’outil RPA qui vous convient, il faut tester IRL ce logiciel. L’idée est de mettre en place un pilote : ce test à petite échelle vous permettra de former l’équipe projet à l’outil, de vérifier sa compatibilité et sa bonne mise en place.

L’étape du bilan de ce pilote est cruciale, et elle doit prendre en compte tous les acteurs concernés. Ne la négligez pas !

Déployer la RPA

Après cette phase pilote, il est maintenant temps de déployer la solution RPA adaptée, telle que vous l’avez définie.

C’est un moyen de mettre en pratique les stratégies établies et la gestion du changement.

Bien sûr, il faut avoir bien planifié le déploiement du logiciel pour s’assurer de limiter les risques et d’atteindre les objectifs fixés.

Communiquer régulièrement

La communication est un élément extrêmement important dans ces changements. Au niveau de l’équipe projet,  il faut dialoguer avec les équipes, expliquer les changements et écouter les retours de vos équipes régulièrement pour identifier les points à retravailler et les avancées.

Mais il faut aussi communiquer de manière plus globale en interne : expliquer les bénéfices de la RPA, faire comprendre les évolutions mises en place et les impacts liés aux différents ajustements, partager les nouvelles façons de faire…. Com-mu-ni-quer est vraiment le maître mot !

 

Dunforce propose justement un outil facile à utiliser et à mettre en place qui a prouvé son efficacité pour automatiser le process de recouvrement, quelle que soit le secteur d’activité. Voici justement le lien vers le témoignage client de Charlotte, RAF chez Fidzup. N’hésitez pas à le découvrir !

Laura Castello

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