Comment l’Office Manager peut-il optimiser la collaboration interne?

Facilitateur et parfois coach, l’office manager doit, parmi ses nombreuses missions, optimiser la collaboration interne. Il a donc besoin d’outils pour permettre à ses collaborateurs d’échanger et de gérer au mieux les projets de l’entreprise.

1) Pourquoi la collaboration interne au sein de l’équipe projet est-elle si importante ?

On le dit souvent : bien collaborer et savoir communiquer au sein de l’équipe projet et de l’entreprise en général, est essentiel. Pourquoi est-il si important de rendre la communication fluide et de faciliter l’accès aux informations?

C’est simple : l’amélioration du fonctionnement de la communication au sein de l’équipe projet permet de faciliter la transmission des informations, mais aussi de mieux se comprendre. L’idée est d’éviter les écueils afin que la communication projet soit efficace : partager les avancées régulièrement avec un reporting simple peut s’avérer très efficace. Il faut aussi prendre le temps de poser le bilan des actions et d’analyser les difficultés rencontrées ainsi que les solutions apportées. Cela permet de faire gagner du temps et de l’efficacité aux équipes et à l’entreprise.

Pour cela, chacun doit pouvoir avoir accès simplement à l’information, pour pouvoir justement la comprendre, l’analyser et en retirer l’essentiel. La diffusion de l’information doit donc être fluide et la donnée elle-même doit être en cela bien structurée et facilement accessible.

Pour que la collaboration soit efficace, il faut pour cela que le rôle de chacun soit clair et précis. C’est ainsi que chacun des collaborateurs donnera tout son potentiel dans le cadre de l’équipe projet.

Mais ce n’est pas tout ! Travailler à partir de données fiables est aussi crucial. Il est donc important que les données soient régulièrement sauvegardées, partagées, afin que l’erreur humaine, par exemple lors de la retranscription ou de la communication de celle-ci, soit corrigée en amont. Ainsi, quand une personne est absente, les autres pourront continuer à travailler méticuleusement et pourront faire avancer le projet.

Bien sûr, l’office manager aura, quant à lui, un rôle de facilitateur, en fournissant l’aide et les soutiens clés pour justement activer et simplifier cette collaboration.

2) Quels sont les outils d’une collaboration interne plus efficace ?

Il existe de nombreux types d’outils pour collaborer de manière plus efficace au sein d’un projet.

Voici une vue d’ensemble des solutions existantes pour satisfaire différents besoins :

  • Les outils pour partager: parmi les outils les plus essentiels, on l’a vu, on a ceux qui permettent d’échanger entre les collaborateurs. On peut ainsi évoquer les outils instantanés pour vérifier l’information et pouvoir prendre une décision, comme Slack, par exemple.

 

  • Les outils pour organiser l’information: l’information à jour et la réactivité de l’équipe sont cruciales. Certains systèmes hybrides permettent de diffuser l’information, comme Yammer, mais peuvent être encore plus utiles. Car, au-delà de pouvoir rechercher des informations, on peut aussi, grâce à eux, solliciter d’autres équipes projets sur des thématiques inhérentes au projet. Cela permet de gagner du temps et de ne pas recommencer d’une feuille blanche.

 

  • Les outils de créativité: On les appelle aussi outils de mind-mapping. Ce sont des solutions qui facilitent la création en précisant et en accompagnant les schémas de pensée. Ces solutions d’intelligence artificielle poussent ainsi un peu plus loin l’intelligence humaine.

 

  • Les solutions de partage de fichier : à une époque où il faut aller toujours vite et être toujours plus efficace, il faut désormais pouvoir partager simplement des fichiers de manière sécurisée. Bien sûr, ces outils permettent à l’administrateur de créer des droits et niveaux d’accès spécifiques pour les différents intervenants.

 

  • Les calendriers : aller vite, c’est bien, n’est-ce pas ? Mais encore faut-il savoir où l’on va et avoir toutes les échéances et étapes intermédiaires en tête. Les calendriers sont donc essentiels! Ils permettent à tous les collaborateurs d’accéder aux informations sur les dernières dates relatives au projet.

 

  • Outils de gestion des ressources : Sans calibrer les ressources utilisées et celles restant encore disponibles, on peut rapidement aller droit dans le mur. Alors, il faut aussi prévoir un outil permettant d’avoir un suivi fin et efficace des moyens disponibles pour y arriver. ( Consommations intermédiaires, temps de travail…) Ces données permettent ainsi de faire des choix précis sur la gestion des ressources pour que l’équipe soit plus efficace.

Dunforce offre une solution personnalisable d’automatisation de la relance client et de gestion du back office. La personne en charge du suivi des factures peut ainsi gagner en productivité. L’outil est collaboratif. Il permet à la personne en charge de se préoccuper de tâches à plus forte valeur ajoutée. L’intelligence artificielle soutient ainsi l’intelligence humaine, afin de faire rimer collaboration avec productivité.
Laura Castello

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