Comment l’Office manager peut-il optimiser la collaboration externe?

Comme nous l’avons vu la semaine dernière, la collaboration interne des équipes projets est essentielle pour garantir la productivité de l’entreprise. Mais elle ne se suffit pas à seule ! Voyons à quel point la collaboration externe est elle aussi primordiale pour soutenir le développement et la pérennité de l’entreprise.

1) Pourquoi la collaboration externe est-elle si importante ?

Bien communiquer avec ses clients et partenaires est absolument nécessaire. Ils ont en effet besoin de comprendre les besoins et actions de l’entreprise, mais aussi ses contraintes et obligations. Dans le cadre du lancement d’un nouveau produit, comme dans le cas d’un problème de production, le cercle des partenaires et fournisseurs sera mis à contribution pour effectuer les efforts nécessaires.

Les dirigeants de l’entreprise doivent savoir faire le lien avec les prestataires qu’il s’agisse des partenaires financiers (comptabilité, recouvrement), du chargé d’assurance mais aussi des partenaires juridiques. L’important est d’avoir un dialogue récurrent et cohérent pour comprendre l’environnement où l’entreprise évolue et qui ne cesse de changer. L’idée est de pouvoir s’appuyer sur un réseau de partenaires fiables. Ils vous aideront à prendre les bonnes décisions et à réussir vos projets.

Ainsi, en cas de litige ou de coup dur, l’entreprise pourra alors s’appuyer sur son réseau externe pour assurer ses interventions.

 

 

2) Comment optimiser cette collaboration externe?

Le succès des outils de travail collaboratifs n’est pas qu’un effet de mode. Ils sont utiles pour accompagner au quotidien les équipes en optimisant leur façon de travailler.

Avant toute chose, rappelons que la centralisation de l’information permet d’assurer la qualité et la pérennité des données échangées. Il est important de travailler sur la conservation et l’organisation des données transmises et partagées, en cas de besoin.

Le partage des informations doit aussi être bidirectionnel entre les dirigeants et les services concernés de l’entreprise qui sont en lien avec l’extérieur.

Les collaborateurs doivent  y avoir accès à tout moment, sans avoir à se plonger dans une base d’échanges nourris par email. Le but est de trouver la data que l’on cherche le plus rapidement possible. L’idée est de pouvoir ainsi avoir accès à une capacité d’action instantanée pour le bien de l’entreprise. En cas de problème, il sera possible d’auditer et de rassembler toutes les pièces du dossier pour définir la stratégie à adopter.

 

 

Enfin, assurer la sécurité des données est un des enjeux principaux. Il faut à tous prix empêcher la divulgation involontaire des informations. La fiabilité de la solution collaborative est donc extrêmement essentielle. Les niveaux de droits d’autorisation sont là pour garantir que la donnée ne soit accessible qu’aux personnes concernées.

Les outils collaboratifs sont des atouts phares pour l’entreprise, en voici quelques exemples :

  • Approche juridique avec le Portail collaboratif Open Law: il offre ainsi l’harmonisation des processus, la dématérialisation des échanges, la collaboration en temps réel et des espaces de travail interactifs et sécurisés.
  • Gestion du poste client : avec Dunforce, vous optimisez la gestion des relances et le recouvrement des factures des clients, de façon fluide et efficace. L’idée est d’automatiser l’information pour mieux analyser les flux financiers et optimiser en parallèle la gestion de l’entreprise.

Les outils collaboratifs sont un bon moyen de gagner en efficacité. Ils donnent accès en instantané à l’information recherchée et aident à prendre rapidement les bonnes décisions. Ce sont des outils de différenciation qui donnent un avantage compétitif à l’entreprise. La société est plus efficace car elle capte plus rapidement les évolutions de l’environnement et les besoins des clients.

 

 

Par exemple, dans le domaine du BTP, les projets collaboratifs inter-entreprises permettent de gérer les projets de construction en partageant les risques et les démarches entre collaborateurs. Cela implique des modèles de communication uniques et rigoureux pour assurer la qualité et l’efficience des projets ainsi développés.

Pour accélérer leur croissance, certaines entreprises en viennent même à mixer compétences internes et externes pour développer la croissance de manière plus rapide. Et cela tout en minimisant les risques! La collaboration externe est ainsi un moyen essentiel pour mieux gérer l’entreprise et assurer son développement.

Laura Castello

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