Automatisation du back-office: L’état des lieux

Digitalisation, automatisation, intelligence artificielle…. La donnée est partout et nous permet de simplifier nos actions au quotidien : recherche intuitive, simplification des démarches, personnalisation des services ou des contenus… En tant que consommateur, nous profitons déjà de toutes ces évolutions.

Mais l’automatisation n’est-elle pas aussi une formidable chance pour les entreprises de revoir et d’optimiser leurs process ? Concernant le back office, quelles sont les opportunités de sa digitalisation ?

L’automatisation des process est effectivement la grande tendance depuis 2016 que l’on vous propose de décrypter ici.

Qu’est-ce que l’automatisation ?

Comme on l’a défini précédemment dans notre Livre blanc pour l’Office Manager, l’automatisation consiste à systématiser des opérations exigeant l’intervention humaine. L’automatisation peut ainsi libérer le salarié de tâches simples et répétitives, qui nécessitent peu d’intelligence et sont souvent chronophages.

Ces « robots » ou assistants virtuels gèrent des tâches chronophages ou à faible valeur ajoutée, ce qui va accroître la productivité de l’entreprise.

Ces solutions d’automatisation que l’on nomme RPA (Robotic Process Automation) s’inscrivent exactement dans cette tendance forte d’accélération digitale qui transforme le monde du travail et cela, dans tous les services : marketing, relation client ou finance par exemple… Depuis 2016, ces applications RPA offrent ainsi l’opportunité de faire rapidement évoluer les différentes tâches en programme informatique. Un exemple : même la RH peut bénéficier de cette automatisation des process pour éviter de mobiliser des salariés afin de rapprocher des données et documents, issus de multiples sources et gagner jusqu’à 60% de coûts après seulement 6 mois d’expérience.

RPA

Est-ce que l’automatisation concerne l’ensemble des entreprises ?

Oui, selon l’étude Global Robotics de Deloitte parue en 2018, 70 % des 530 entreprises interrogées ont déjà commencé à mettre en place une solution RPA pour améliorer leurs performances et rester compétitives.

Cette démarche concerne d’ailleurs toutes sortes d’entreprises et non plus les grands groupes car cela est devenu également un enjeu pour les PME.

Effectivement, depuis l’arrivée du cloud qui permet d’héberger simplement les données et grâce aux nouveaux outils et applicatifs plus efficients et accessibles, les petites entreprises peuvent aussi désormais profiter des atouts de l’automatisation des process.

De nombreux opérateurs offrent désormais leurs outils sous forme d’API[1] facilement intégrables par les entreprises à leurs outils, sans avoir besoin d’avoir en interne des connaissances en programmation informatique.

Pourquoi automatiser le Back office ?

Dans une logique commerciale, la RPA devient une force supplémentaire. L’automatisation des process en back office permet de dégager du temps, qui peut être mis au profit de la vente pour mieux comprendre les besoins du client et lui faire découvrir les produits et services adaptés.

C’est aussi le moyen de simplifier l’accès aux données recherchées par le client en utilisant des chatbots pour lui permettre de comprendre comment utiliser son nouveau produit par exemple ou se faire dépanner.

C’est plus généralement une façon de raccourcir les délais pour traiter les demandes, gérer les recouvrements, en simplifiant  les interfaces et en faisant diminuer les tâches rébarbatives.

Est-ce que l’automatisation est une tendance de fond ?

La transformation digitale est omniprésente. C’est même une question de survie économique au vu des enjeux concurrentiels qui sont de plus en plus forts et ce, dans tous les secteurs d’activité.

Dans un premier temps, la RPA a pu questionner les dirigeants d’entreprises et les directions informatiques de ces mêmes entreprises sur les moyens à déployer concernant ces approches automatisées et comment les mettre en place.

Ces solutions RPA ont permis de convaincre de plus en plus de dirigeants, grâce à leur approche simple et intégrée.

Une étude du Cabinet Mazars de 2019 montre d’ailleurs que l’approche RPA est déjà bien intégrée par nombre d’entreprises. La robotisation va même jusqu’à «transformer la fonction Finance » pour 91% des dirigeants interrogés.

Pour les petites et moyennes entreprises, la RPA-as-a-service est la forme privilégiée, de par la facilité de déploiement qu’elle offre.

La RPA permet aussi aux entreprises de se recentrer sur leur métier. C’est une opportunité à saisir pour les dirigeants d’entreprises afin de permettre à leur structure d’être plus innovante et de proposer de nouveaux services et produits, qui sont adaptés au plus près des besoins de leurs clients.  C’est aussi le moyen de collaborer avec de nouveaux partenaires et fournisseurs, tout en réduisant les coûts de manière non négligeable.

Et c’est aussi un atout pour les salariés. Les Bots viennent ainsi en soutien des équipes pour les soulager de missions qui impliquent le traitement fastidieux de données. Elles redonnent de la valeur à leur activité et vont ainsi permettre de faire évoluer leurs missions et de redessiner les contours de leur fonction : ils impliquent un gain de temps que le collaborateur ainsi libéré pourra consacrer à des tâches qui nécessitent plus d’analyse ou de contact humain.

Pour conclure,

l’automatisation des process en entreprise ne fait que commencer. Elle ouvre un nouveau spectre de  tâches complexes à automatiser et par conséquent, elle offre des perspectives de gains de productivité supplémentaires. Dunforce se situe parfaitement dans cette tendance et met l’automatisation au service de l’amélioration de votre trésorerie.

[1] API : Applications Programming Interface, ce qui correspond à une interface de programmation qui permet de se brancher sur une application pour échanger des données

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Laura Castello

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