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Les bonnes pratiques à déployer par les bailleurs sociaux

La définition du pilotage Les bonnes pratiques pour optimiser le recouvrement

 

Les bonnes pratiques pour optimiser le recouvrement passent par la définition d’une stratégie de recouvrement, la mise en place d’indicateurs de pilotage pertinents et l’utilisation de moyens de recouvrement efficaces.

 

1- La  stratégie de recouvrement

L’optimisation du recouvrement des impayés des bailleurs sociaux passe d’abord par la définition d’une stratégie du recouvrement digne de ce nom. Souvent le parent pauvre en terme de stratégie, la politique de recouvrement mérite d’être définie clairement. Et c’est en définissant la stratégie de recouvrement qu’on peut ensuite fixer des objectifs, y attribuer des moyens, structurer une organisation et l’outiller avec des indicateurs de pilotage.

La stratégie sera la pièce maîtresse de la politique de recouvrement. Elle permettra notamment d’éviter de se pencher sur le résultat (l’impayé) en ignorant la causalité (les phases en amont qui ont amené à cet impayé).

La stratégie permettra aussi de définir le moment à partir duquel on prendra en compte une situation  préoccupante : au moment où naît l’impayé ou au moment où une situation d’impayé est signalée à la CCAPEX, impactant la solvabilité du locataire ?  Le recours immodéré à des dispositifs d’aide et de secours a pour effet de reporter dans le temps le problème de l’impayé sans pour autant le résoudre, ni améliorer la solvabilité du locataire.

 

2- La définition du pilotage

Les différents services d’un bailleur social sont souvent cloisonnés les uns des autres. Pour une gestion du recouvrement  plus efficace il est nécessaire de faire communiquer les différents services  avec le service en charge de la gestion des recouvrements. Parfois les services chargés du recouvrement amiable et contentieux sont distincts, segmentation qui favorise une perte d’informations entre les deux services.

Parfois, pour des raisons historiques, l’organisation du recouvrement est aussi séparée par aires géographiques. On retrouve cette dernière situation notamment chez les bailleurs voisins géographiquement et qui ont opéré une fusion.

Le pilotage du recouvrement chez un bailleur social est parfois soumis à un dilemme : le choix entre la mission sociale et la bonne gestion. Lorsque la stratégie de recouvrement est clairement définie et accompagnée d’indicateurs de pilotage normalisés pour toute les structures intervenant au nom du bailleur social, il n’y a plus de dilemme entre ces deux composantes du bailleur social, et les indicateurs doivent répondre avant tout à la bonne  gestion  financière du bailleur social.

 

 

3- La mise en place d’indicateurs de suivi

Les indicateurs qui sont utilisés pour le pilotage du recouvrement doivent être fiables, pertinents et actualisés en permanence. Ils doivent être le reflet de la réalité et être suffisamment précis pour permettre d’analyser la situation du bailleur social au regard des impayés.

Leur pertinence ne doit pas souffrir d’un défaut de focus : chacun d’eux doit être soigneusement calibré pour que sa granularité soit signifiante en matière d’analyse en fonction du point de vue que l’on adopte. Concomitamment à  la mise en place des indicateurs, il ne faut pas oublier de doter les personnes qui vont les utiliser d’outils d’analyse, de manière à permettre le déclenchement des actions appropriées lorsque les indicateurs passent dans le rouge. L’un des principaux défauts des indicateurs de suivi lorsqu’ils sont mis en place, est de n’être accompagnés d’aucun plan d’action, rendant ces indicateurs purement inutiles.

 

 

4- La recherche d’efficacité du recouvrement

La recherche d’efficacité s’effectue à plusieurs niveaux. Les moyens mobilisés doivent être en rapport avec l’organisation définie et les objectifs qui lui ont été assignés. Il n’est pas nécessaire de multiplier les différents acteurs ni de les dupliquer sur chaque processus : chaque acteur doit avoir un rôle dans l’équipe au sein de laquelle il intervient. De même chaque équipe doit avoir une mission clairement définie et doit être responsabilisée dans la conduite de cette mission.

La recherche d’efficacité peut aussi prendre la forme d’une bonne communication entre les différents services et équipes qui travaillent chez un bailleur social, avec la mise en place de protocoles de communication afin de fluidifier la collaboration entre services. Des outils informatiques tels que les workflow apportent beaucoup d’efficacité dans cette fluidification des processus de communications au sein d’équipes différentes agissant au sein d’une même entreprise.

Troisième niveau d’efficacité : la pertinence et le maintien d’une actualisation en continu des indicateurs de suivi du pilotage. Ces indicateurs doivent être non seulement pertinents mais aussi toujours actualisés de manière à pouvoir leur faire confiance à chaque instant, pour chacune des entités de l’entreprise. Il serait navrant que l’équipe en charge du recouvrement multiplie les actions auprès des locataires en impayés, alors que ceux-ci ont réglé leur dette.

 

5- Favoriser la réactivité d’intervention

La réactivité d’intervention de l’équipe de recouvrement dépend d’une part de l’impulsion qui lui est fixée dans la stratégie mise en place et d’autre part des moyens humains, matériels  et organisationnels qui vont lui être alloués.

a. La rapidité d’intervention  

Plus l’intervention est rapprochée de la connaissance de l’impayé plus la chance d’une issue favorable est grande et plus la démarche sera prise avec sérieux de la part du locataire. La rapidité d’intervention permet de mettre fin aux habitudes répandues, qui tendent à attribuer à l’organisme de logement social la fonction d’un prêteur pratique et gratuit, qu’il est normal de ne pas payer, et dont les retards sont synonymes d’impunité.

De nombreux outils digitaux permettent de définir des niveaux d’alerte et d’automatiser la relance dès la connaissance de l’impayé.

 

b. La diversification des moyens de relance   

Afin d’être plus efficace dans la perception que le locataire en impayé a du service de recouvrement, il est important de faire varier le mode de relance en alternant courrier, email, SMS, appel téléphonique et rendez-vous en présentiel. Le moyen utilisé doit aussi être en adéquation avec le profil du locataire. Ainsi le SMS et l’email seront à éviter pour les locataires âgés et peu à l’aise avec l’outil informatique avec qui on préférera la visite au domicile ou l’appel téléphonique.

c. La cadence des relances

La relance ne doit pas être unique, mais faire l’objet d’un programme précis qui va utiliser les différents modes de relance et rappeler de manière continue l’impayé de loyer. La bonne cadence à adopter se situe entre 7 et 10 jours, l’efficacité d’une relance n’excédant pas 7 jours.

d. La personnalisation des relances

La personnalisation des courriers et plus généralement des relances est un bon moyen de crédibiliser le message et de toucher plus directement le destinataire. Il est ainsi préférable d’envoyer un courrier qui s’adresse au locataire en le nommant, et en précisant le montant de l’impayé et le retard accumulé plutôt qu’un message générique. L’impact psychologique est plus important si les faits reprochés sont clairement énoncés et adressés à une personne nommément désignée. Ce sont de petits détails mais l’impact psychologique est plus important.

 

 Les démarches d’accompagnement 

La mise en place d’actions de recouvrement peut utilement être accompagnée d’une action sociale sur le terrain afin d’aider le locataire en impayé à recouvrer la solvabilité.

1- Le travail avec les partenaires sociaux

Dans la  phase de pré-contentieux il est important de travailler en relation étroite avec les structures associatives d’aide sociale (CCAS par exemple). Le bailleur social  peut aussi intégrer  en son sein des agents sociaux, chargés de faire le lien et d’approfondir la connaissance terrain des locataires. Qu’ils soient externalisés dans une association locale ou en interne, le travail des acteurs sociaux chez le bailleur social au sein d’instances transversales, avec les acteurs du recouvrement, est un gage de réussite de la politique de recouvrement. Ce modèle de travail en binôme du chargé de recouvrement avec un travailleur social tend aujourd’hui à devenir le modèle prédominant.

Chez les bailleurs sociaux les plus organisés, les conseillers sociaux interviennent non seulement lors de la survenue d’impayés, mais dès l’entrée dans les lieux pour un diagnostic social, puis dans les phases amiables et contentieuses et amènent au chargé de recouvrement la connaissance terrain du locataire.

2- Favoriser la mobilité dans le parc immobilier social

L’une des  causes identifiée comme facteur de situation d’impayé de logement est une charge de logement devenue trop grande pour les revenus du ménage. La hausse relative de la charge de logement dans le budget familial a souvent comme source une baisse des revenus du foyer accompagnée d’une baisse du nombre de personnes dans le foyer. C’est le cas par exemple lorsqu’il y a départ à la retraite alors que les enfants, devenus grands, sont partis ou lors de divorces avec éclatement du foyer. 

Pouvoir négocier un relogement dans un logement plus petit, au prix plus abordable permettrait d’éviter ces situations d’augmentation relative des charges de logement dans le budget du foyer. Les organismes de logement social qui  favorisent la mobilité et l’utilisent au sein de leur parc immobilier, parviennent souvent à gérer efficacement les situations d’impayés répondant à ces critères.

 

Les difficultés de recouvrement rencontrées par les bailleurs sociaux

La fragilisation de la population des locataires du parc social

 

La crise sanitaire a aggravé la situation financière de nombreux ménages français. Les mesures gouvernementales ont probablement eu un effet de masquage des situations financières difficiles. Il est cependant à redouter un effet de rattrapage des situations difficiles, une fois la crise sanitaire passée et la fin des mesures exceptionnelles.

 

1- L’existence d’une population structurellement fragile

Dans de nombreuses banlieues qualifiées de « difficiles », il existe toute une frange de population qui est structurellement fragile. L’un des comportements régulièrement adopté par cette population est de ne même plus se déplacer au bureau de poste pour retirer les courriers recommandés.

Établir un dialogue avec cette population est difficile, procéder au recouvrement des impayés de loyer l’est encore plus. Cette situation est d’autant plus gênante pour le suivi des procédures administratives, que toute leur logique repose une action rigoureuse de la part des bailleurs sociaux.

 

2- L’accroissement de la fragilité financière du à la crise sanitaire

La crise sanitaire actuelle a aggravé la situation de nombre de foyers qui se trouvaient auparavant dans une situation tangente. L’ANIL a constaté un accroissement du nombre de consultation en amont des problèmes d’impayés suite au premier confinement. Dès le mois de juin, le nombre de consultations du réseau des ADIL par des locataires du parc social a été multiplié par 2 en France. 

Si on va au-delà de l’indicateur avancé pour observer les appels de locataires en phase aval, on remarquera que la fin de l’année 2020 n’a pas enregistré de surcroît de consultations de locataires du parc social en phase de contentieux.

Il est donc probable que l’aide préventive exceptionnelle mise en place par Action Logement et relayée par le réseau des ADIL ait fonctionné. Il n’en reste pas moins vrai que la fragilité financière des populations hébergées dans le parc social s’est aggravée avec la crise sanitaire.

 

3- Un probable accroissement des situations de surendettement

Depuis 2014, la France a connu une baisse ininterrompue du nombre de dossiers de surendettement traités par la Banque de France.

Par ailleurs le nombre de nouvelles situations d’endettement atteint le chiffre le plus bas que la Banque de France a constaté depuis les années 1990. La crise sanitaire et les mesures exceptionnelles mises en place pour en réguler ses effets financiers les plus néfastes, ont probablement dégonflé de manière artificielle le flux de dépôts de dossiers de surendettement.

Un récent rapport de la Banque de France souligne les éléments qui sont constitutifs d’une baisse artificielle du nombre de dossiers de surendettement en 2020 :

  • fermeture ou réduction d’activité de nombreuses structures d’aide sociale durant le confinement
  • attitude accommodante avec les échéances en retard de la part des établissements de crédit
  • de nombreux dysfonctionnements dans l’acheminement du courrier

 

La Banque de France souligne la forte probabilité d’un accroissement du nombre de dossiers de surendettement en 2021, dès la fin des mesures exceptionnelles prises par le gouvernement.

 

Les difficultés rencontrées par les bailleurs sociaux dans leurs procédures de recouvrement 

 

Les bailleurs sociaux sont soumis au respect de procédures administratives spécifiques pour le recouvrement de leurs impayés de loyer.

1- Le caractère administratif des procédures

Les procédures  administratives mises en places pour les impayés de loyers ont pour objectif  de prévenir les expulsions. Ces procédures sont différentes (CCAPEX, CAF/MSA, FSL), font intervenir de nombreux interlocuteurs d’horizons différents, et demandent de réaliser des dossiers administratifs très complets, sous la forme papier, avec un respect des délais impartis.

 

Outre le formalisme rigoureux, le personnel qui suit ces dossiers d’impayés doit avoir de bonnes connaissances des procédures administratives et être rigoureux dans le suivi des dossiers. Le suivi de ces procédures n’est pas dématérialisé et doit se faire manuellement.

 

Enfin les différentes commissions issues de ces procédures administratives font siéger des interlocuteurs dont la vocation n’est pas de gérer des biens immobiliers, encore moins d’en assurer la rentabilité, mais d’assurer une continuité dans le logement des personnes en situation d’impayés.

 

a. La saisine de la CCAPEX

La saisine CCAPEX est un passage obligé dans le cas où une procédure d’expulsion est envisagée. Le rôle de la CCAPEX a été renforcé par la loi ALUR de 2014. Pour le cas spécifique des bailleurs sociaux, la CCAPEX doit être tenue informée en cas d’assignation aux fins de résiliation du bail. 

Aussi, même si le respect des avis et  recommandations de la CCAPEX n’a pas de caractère  obligatoire, la procédure de saisine demande de respecter un lourd formalisme administratif,  entraîne une charge de travail importante et se double d’un délai supplémentaire et d’un suivi de la procédure. Ces contraintes supplémentaires et le suivi de la procédure sont à la charge du bailleur social et allongent d’autant le délai d’inaction face au risque d’impayé.

b. La saisine de la CAF/MSA

La saisine de la CAF/MSA demande aussi le respect d’un certain formalisme administratif. Des délais supplémentaires sont à respecter dans tous les cas, tant avec la mise en place éventuelle d’un plan d’apurement de la dette que pour la prise en charge de la dette logement par le FSL (Fond de Solidarité Logement). Ce formalisme administratif demande un suivi rigoureux ainsi qu’une bonne connaissance des procédures administratives  afin de respecter les délais et les différentes contraintes. Le non respect de ce formalisme administratif entraîne des conséquences défavorables pour la suite du dossier.

2- L’absence d’automatisation des procédures

Pour les différentes procédures qui sont éventuellement enclenchées lorsqu’un impayé de loyer intervient chez un bailleur social, aucune ne fait l’objet d’une digitalisation de bout en bout et chacune suit un formalisme administratif qui lui est propre.

Pourtant les instances et les différents interlocuteurs pour un territoire donné sont les mêmes, les pièces du dossier et les délais aussi.  Mais c’est la multiplicité de types d’intervenants venant d’horizons différents qui ne favorise pas la mise en place d’un processus numérisé de bout en bout.

Au niveau du bailleur social, les outils professionnels dédiés permettant de suivre les dossiers d’impayés et les délais des  procédures enclenchées sont aujourd’hui inexistants. Le bon déroulement de ces procédures repose sur le savoir-faire humain et la rigueur des personnels employés par les bailleurs sociaux. Or ces deux caractéristiques, comme tout processus humain, sont sujettes à des failles passagères. Par ailleurs le savoir-faire technique des équipes responsables du recouvrement des impayés est concentré sur une équipe restreinte et non extensible de personnes. Lorsque des événements imprévus surviennent dans la vie de ces personnes, les équipes s’en trouvent désorganisées sans pouvoir faire appel au pied levé à une aide extérieure.

L’absence d’automatisation et la gestion tendue des ressources humaines responsables du traitement des impayés de loyer rendent difficile une marge de progression avec les processus existants. C’est pourquoi l’aide d’un logiciel intégré prenant en charge l’automatisation du recouvrement apporterait un gain de temps et d’efficacité appréciable.

 

3- Une dimension social encore très prégnante

La dimension sociale des OPHLM (Offices publics d’HLM) est souvent plus prégnante dans les mairies de couleur politique marquée à gauche. La gestion des loyers en impayés y est aussi  peut-être plus humaine, avec des hésitations à faire appel au recouvrement. Cette situation serait peut-être moins problématique si la gestion du recouvrement s’effectuait en mode automatique ou était déléguée à une entité qui était moins corrélée au pouvoir politique.

Hormis pour les grandes métropoles, le regroupement des OPHLM décidé avec la loi ELAN va probablement avoir un impact dilutif sur les interventions du politique sur l’administratif, dans la gestion des organismes de logement social. En effet le pouvoir décisionnel et la gouvernance de telles structures vont se déplacer sur une instance départementale plus collégiale, dans laquelle le pouvoir d’un seul élu pèsera moins que dans le cas d’un OPHLM dont le maire est aussi le président.

Quel est l’enjeu des impayés pour les bailleurs sociaux ?

Comprendre les modifications apportées par la loi ELAN

 

La loi ELAN débattue et votée en 2018 pour application en 2021 agit sur deux dimensions des bailleurs sociaux. Le regroupement des organismes de logement social d’une part et la modification de leur rôle avec des fonctions plus importantes qui leur sont dévolues d’autre part.

 

1- La reconfiguration du secteur des bailleurs sociaux

La loi ELAN impose aux bailleurs sociaux de se regrouper afin d’atteindre un seuil minimum de 12.000 logements sociaux au 1er janvier 2021. Au delà des dérogations prévues par la loi, l’application de ce seuil va concerner plus de 60 % des bailleurs sociaux en France et 2,4 millions de logements.

L’impact le plus important va se faire ressentir chez les collectivités locales qui ont voulu maintenir un lien étroit entre leur politique d’habitat et leur PLH (programme local de l’habitat). L’application de la loi ELAN va décorréler en partie politique d’habitat et PLH pour les villes qui géraient  leur propre office d’HLM.

L’adoption de la loi ELAN a pour objectif principal de permettre aux bailleurs sociaux d’être plus efficace dans la gestion de leur patrimoine et de rénover plus facilement leur patrimoine. Le législateur pense qu’avec un volant de biens immobiliers plus important, il sera plus facile aux bailleurs sociaux de procéder à des opérations de rénovation ainsi qu’à de nouvelles mises en chantier. L’objectif est de jouer sur la masse pour permettre aux bailleurs sociaux les plus petits d’atteindre une masse minimale leur permettant de peser sur leurs coûts de structure ainsi que sur les appels d’offre qu’ils sont amenés à lancer. C’est le volet mutualisation des moyens.

Le deuxième objectif voulu par la loi ELAN est d’atteindre une plus grande solidité financière ainsi que de mettre en œuvre une solidarité financière entre bailleurs sociaux regroupés dans un même organisme. Cette plus grande masse financière rendue possible avec le regroupement des petits organismes doit permettre toujours selon le législateur, une plus grande circulation financière au sein des organismes regroupés. La plus grande solidité financière permettra selon le législateur d’avoir une plus grande marge de manœuvre en matière de financement de nouveaux logements et d’avoir une politique de rénovation de logement sociaux plus soutenue.

La carte qui va se dessiner à l’issue des regroupements voulus par la loi ELAN au sein des territoires va modifier les rapports collectivités territoriales – organismes de gestion des HLM au sein des collectivités territoriales. De nombreux maires de  villes moyennes s’interrogent notamment sur le possible éloignement de la gouvernance de leur office d’HLM dans une structure plus proche du département. La loi n’a en effet pas suffisamment intégré l’association au niveau local des politiques des collectivités locales, qui risquent de se retrouver dépendantes de politiques d’habitat décidées au niveau départemental.

 Pour aider les bailleurs sociaux dans la maîtrise de leurs loyers impayés, nous avons réalisé un livre blanc « Les bailleurs sociaux face à la gestion des impayés »

 

2- Vers une plus grande performance des bailleurs sociaux

 La loi ELAN instaure des rendez-vous trisannuels entre le bailleur et le locataire, dans les zones enregistrant une tension sur le marché de la location immobilière. Ainsi tous les 3 ans la situation du locataire est revue en fonction de sa situation familiale (sur-occupation, sous-occupation, handicap, dépassement du plafond de ressources), de manière à coller au plus près de ses besoins et des possibilités locales.

Au titre de la plus grande performance telle que prévue dans la loi ELAN figure aussi la possibilité donnée aux bailleurs sociaux de vendre les appartements de leur parc à leurs locataires-occupants. L’objectif de cette innovation est de permettre de dégager des fonds pour financer la construction ou la rénovation de logements supplémentaires.

Ces deux mesures modifiant les règles des bailleurs sociaux ont été prises de manière à fluidifier le  parc immobilier des bailleurs sociaux et à leur donner des marges de manœuvre supplémentaires en matière financière, favorisant ainsi la rénovation d’anciens logements et la construction de nouveaux logements sociaux.

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Et mesurer les effets de la crise sanitaire

 

La ministre en charge du Logement a annoncé la création d’une structure dédiée à l’observation des impayés de loyer en France. Une mesure engagée au vu de l’impact du premier confinement sur les impayés de loyers.

1- La dégradation des impayés

 Hors impact de la crise sanitaire, on a pu constater que les problèmes d’impayés naissent avec une dégradation de la situation financière du locataire. La dernière étude de l’ANIL pointait du doigt le chômage comme la principale raison d’un impayé, à l’origine de 39 % des cas d’impayé, tous bailleurs confondus.

Dans 70 % des cas les problèmes d’impayés naissent d’un changement dans la situation financière du locataire avec une  baisse des revenus (chômage, retraite, divorce). Avec la crise sanitaire, l’impact des impayés sur les locataires de logements sociaux s’est accrue sur une population qui est par nature plus à risque que la population du secteur privé.

Pour aider les bailleurs sociaux dans la maîtrise de leurs loyers impayés, nous avons réalisé un livre blanc « Les bailleurs sociaux face à la gestion des impayés »

2- L’impact de la crise sanitaire sur les impayés

 Pour la crise sanitaire actuelle, les numéros d’aide pour prévenir les impayés mis en place au niveau des ADIL  (Agence départementale pour l’Information Logement) ont enregistré une hausse importante des appels pour impayés dans les mois qui ont suivi le premier confinement en 2020.

L’ incidence a été plus importante pour les locataires des bailleurs privés, mais les locataires  des bailleurs sociaux ne sont pas épargnés avec une forte hausse des appels sur les mois de mai à août 2020 et un maintien des appels à un niveau supérieur à celui de l’année précédente après le 1er confinement.

Bien qu’il n’y ai pas d’outil synthétique permettant de quantifier la dégradation des impayés dus à la crise sanitaire actuelle, un rapport parlementaire de novembre 2020 estime le montant des impayés à 100 millions d’euros chez les bailleurs sociaux. Le problème semble d’ailleurs suffisamment important pour le gouvernement, pour que la ministre en charge du Logement, Emmanuelle Wargon, décide de lancer la création d’un observatoire national des loyers impayés afin de construire une base de données nationale réunissant les chiffres des différents organismes travaillant dans le domaine du logement en France. Le montant des impayés avait atteint un plafond de 150 millions d’euros au plus fort de la crise en avril 2020. Le rapport parlementaire souligne par ailleurs les effets néfastes que pourrait avoir un nouveau confinement sur le montant des impayés.

Pour aider les bailleurs sociaux dans la maîtrise de leurs loyers impayés, nous avons réalisé un livre blanc « Les bailleurs sociaux face à la gestion des impayés »

 

3- Les démarchés engagées par les bailleurs en cas d’impayés

 Les trois premiers mois suivant un impayé sont relativement peu suivis d’action de la part des bailleurs. Les deux mesures très majoritairement utilisées par les bailleurs (mobilisation de l’assurance et de la caution) ne concernent que les bailleurs privés. Par ailleurs la procédure judiciaire mobilisant les services d’un huissier et d’un avocat (commandement de payer et assignation) ne sont que très peu utilisés par les bailleurs.

Les bailleurs sociaux ont donc tout intérêt à dynamiser les procédures utilisées lors de la détection de loyers impayés de manière à sécuriser au maximum leurs ressources. L’absence de réaction étant la pire attitude à avoir dans ce type de situation, il est plutôt conseillé de rappeler régulièrement au locataire le montant de l’impayé et engager avec lui un dialogue visant à dégager des marges de manœuvre pour le paiement de l’impayé.

Pour aider les bailleurs sociaux dans la maîtrise de leurs loyers impayés, nous avons réalisé un livre blanc « Les bailleurs sociaux face à la gestion des impayés »

Les 5 outils digitaux essentiels pour l’avocat moderne

 aveLe mouvement de digitalisation qui gagne le métier d’avocat est une occasion unique de s’entourer d’outils digitaux qui amènent une vraie plus-value dans l’organisation et le développement d’un cabinet d’avocat transformé. Nous avons sélectionné pour vous ces 5 outils qui œuvrent au cœur des métiers juridiques.

 

A-La signature de documents électroniques par Docusign

 

Docusign est une société américaine qui a fait ses preuves dans la signature électronique de documents ainsi que la gestion des échanges électroniques et qui s’est fait un nom dans la legaltech.

 

1) Présentation de Docusign

Les solutions proposées par Docusign proposent une sécurisation des échanges électroniques afin de certifier qu’un document issu de la chaîne de validation est authentique et que son contenu n’a pas été compromis.

 

Les principales fonctionnalités proposées par la solution de Docusign :

  • Suivi en temps réel de l’avancée des signatures
  • Rappel automatique des documents en attente de signature
  • Gestion automatique du flux de documents
  • Système de notifications par email ou SMS

 

2) Comment ça marche ?

La solution proposée par Docusign propose la création de templates dans lesquels les documents seront intégrés et auxquels on ajoutera des champs personnalisés (date, signature).

Parallèlement un flux de circulation de documents (workflow) sera dessiné dans Docusign avec les différents collaborateurs intervenant dans l’approbation du document.

Ensuite on assigne à un document un template et un workflow, Docusign s’occupant de le faire circuler en récoltant les signatures.

 

3) La grille tarifaire de Docusign

Docusign est proposé en 3 tarifications en fonction du nombre de documents à envoyer mensuellement :

  • une version individuelle (1 utilisateur et 5 documents envoyés par mois) facturée 9€/mois
  • une version business (5 utilisateurs et documents illimités) facturée 23€/mois
  • une version business pro (idem business + fonctions avancées) facturée 38€/mois

A ces solutions packagées s’ajoute une offre sur mesure à destination des entreprises. Cette offre  donne  la possibilité d’accéder directement à l’API et d’intégrer une solution  spécifiquement développée par des intégrateurs informatiques.

 

4) Le + de Docusign

Docusign est la première solution de gestion électronique de signature de documents. Elle dispose d’une intégration dans plus 350 plateformes parmi lesquelles AdvoLogix, Litify, Microsoft Outlook, SAP, DocsCorp etc.

 

 

B- La recherche juridique intelligente avec Doctrine 

 

Doctrine est une legaltech française spécialisée dans la recherche documentaire juridique, le traitement de données juridiques et leur analyse. Doctrine intervient spécifiquement dans le domaine très particulier de la justice prédictive.

 

1) Présentation de Doctrine

Doctrine propose en France sa solution de justice prédictive et de legal intelligence. Celle-ci est basée sur la masse d’informations provenant des décisions des différentes juridictions françaises, transformées en informations exploitables. Cette masse d’informations structurées peut ensuite être exploitée contextuellement afin d’évaluer la pertinence d’un type de défense dans un dossier ou la solidité de sa propre position.

Doctrine vient donc en remplacement des éditeurs juridiques et bouscule le monde traditionnel du papier afin de permettre une recherche et une consultation des jugements les plus proches d’un dossier juridique en cours d’analyse. Ce que propose Doctrine est une palette pertinente et organisée de jugements à l’appui d’un dossier juridique en cours de construction. Le gain de temps par rapport à une recherche papier est énorme et toute la plus-value de Doctrine se situe dans l’algorithme qui permet d’évaluer le degré de pertinence des jugements proposés.

 

2) Comment ça marche ?

A partir des conclusions de la partie adverse, Doctrine agit comme un analyseur de décision et recherche toutes les sources juridiques référencées par celui-ci. Cela permet de vérifier l’applicabilité des textes juridiques cités et l’interprétation qui en est faite. Appliquée à ses propres conclusions, cela permet de valider sa stratégie et consolider son propre argumentaire juridique.

Contextuellement cela permet d’accéder à l’historique des plaidoiries d’un cabinet et à l’historique judiciaire d’un requérant sous la forme d’un panorama des affaires plaidées.

 

3) La grille tarifaire de Doctrine

Doctrine propose à sa clientèle 3 offres tarifaires :

  • « avocat individuel » pour un tarif mensuel de 144€/mois
  • « cabinet d’avocats » (tarif en fonction du nombre d’utilisateurs)
  • « entreprise » (tarif en fonction du nombre d’utilisateurs)

 

 

4) Le + de Doctrine

Plusieurs legaltech se sont engouffrées dans les outils de recherche documentaire afin d’exploiter les décisions juridiques rendues. Doctrine est le seul à utiliser un algorithme qui permette d’obtenir rapidement une information juridique pertinente. Son algorithme est à la base de la justice prédictive qu’il propose.  Par ailleurs Doctrine se différencie des autres legaltechs présentes sur le créneau par la taille de sa base documentaire de près de 10 millions de jugements.

 

 

 

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C- Seraphin, votre gestionnaire de contrats

 

Seraphin est une legaltech française spécialisée dans la gestion de contrats en mode SaaS à destination des professionnels du droit.  Premier pas de la digitalisation, la solution proposée par Seraphin est évolutive et modulaire.

 

1) Présentation de Seraphin

Seraphin intervient dans l’accompagnement digital des professions juridiques et structure son offre autour de packages de gestion de contrats en mode SaaS qui proposent :

  • une gestion de templates de contrats
  • la négociation collaborative des termes des contrats
  • l’historisation et versionning des contrats
  • la signature en ligne des contrats

Par ailleurs la legaltech a également construit un « legal bot » positionné en amont de la suite Saas de gestion de contrats. Celui-ci va produire un squelette de contrat à partir des réponses apportées par le client.

 

2) Comment ça marche ?

La gestion en mode SaaS des contrats d’un cabinet juridique vue par Seraphin s’articule autour d’une bibliothèque de templates de contrats. Chaque contrat est construit à partir d’un modèle de la bibliothèque. La rédaction du contrat peut ensuite être amendée et modifiée en ligne de manière collaborative entre les différentes entités, parties prenantes au contrat. Chaque contrat est ensuite géré par Seraphin, renouvelé, répertorié, de nouveau amendé si nécessaire. L’historique de toutes les versions est conservé dans un cloud hébergé en France.

 

3) La grille tarifaire de Seraphin

La suite de gestion de contrats en mode SaaS est disponible en fonction du nombre d’utilisateurs, sous 3 packages différents :

  • pack « starter » pour un utilisateur unique à 60€/mois
  • pack « team » pour 5 utilisateurs à 200€/mois
  • pack « entreprise » pour 50 utilisateurs à 375€/mois

 

 

4) Le + de Seraphin

Seraphin permet l’import de modèles de contrats et s’intègre avec de nombreux autres outils spécialisés « legaltech » comme l’outil de signature électronique Docusign. De plus Seraphin est hébergé en France et respecte donc de la souveraineté numérique, importante dans la gestion des contrats des sociétés françaises.

 

 

D-L’automatisation de la gestion de documents avec Bigle Legal

 

Bigle Legal est une legaltech qui intervient dans la gestion des documents produits par un professionnel du droit.

 

1) Présentation de la solution de Bigle Legal

Bigle Legal est une legaltech espagnole qui propose l’automatisation de la gestion des documents (pas seulement des contrats) d’un cabinet juridique en mode SaaS. Les principales fonctionnalités de l’offre présentée par Bigle Legal sont :

  • création de templates
  • génération automatisée de documents à partir de formulaires et des templates
  • partage et collaboration en ligne pour la finalisation des documents
  • signature électronique
  • archivage et management des documents.

 

 

2) Comment ça marche ?

La génération de documents à partir des templates est encadrée par des questionnaires qui guident l’utilisateur. Le document peut ensuite être amendé, modifié grâce à la collaboration en ligne. Une fois la version définitive adoptée, le document est proposé à la signature, stocké, archivé, administré et chaque nouvelle version est historisée.

 

 

3) La grille tarifaire de Bigle Legal

La grille tarifaire est basée sur le nombre d’utilisateurs et commence avec une tarification de 49€/mois/utilisateur. Une tarification entreprise est possible (à négocier).

 

 

4) Le + de Bigle Legal

Extension de la gestion automatisée des contrats proposée par Seraphin, Bigle Legal propose une une gestion de tous les documents d’un cabinet juridique, d’un notaire, d’une société, d’un groupe.

 

 

E-Le recouvrement efficace avec Dunforce

 

Dunforce est une fintech française qui opère dans le recouvrement automatisé des sociétés (PME et grands comptes) et qui est plus particulièrement spécialisée sur les cabinets juridiques.

 

1) Présentation de  Dunforce

Dunforce est une solution de recouvrement automatisé et intelligent en mode SaaS qui présente les fonctionnalités suivantes :

  • suivi automatisé des créances clients
  • définition de plans de relance en fonction du type et de la relation avec chaque client
  • personnalisation des relances
  • recouvrement automatisé
  • dashboard regroupant l’ensemble des relances actualisées
  • notifications

 

 

2) Comment ça marche ?

Le recouvrement automatisé avec Dunforce s’opère en 3 étapes :

  1. importation des factures clients/contact/relances types
  2. élaboration de plans de relances selon la typologie des clients
  3. lancement du recouvrement automatisé

 

 

3) La grille tarifaire de Dunforce

La grille tarifaire de Dunforce est basée sur une facturation au nombres  de facture, soit :

  • jusque 100 factures/mois : 99€/mois
  • entre 101 et 200 factures/mois : 199€/mois
  • une offre personnalisée pour les grosses entreprises au-delà de 201 factures/mois

 

 

4) Le + de Dunforce

La solution de recouvrement automatisé proposée par Dunforce peut s’intégrer dans les outils financiers et comptables existants à l’aide de l’API, afin de construire une solution sur mesure.

 

Face à la digitalisation, le métier d’avocat va-t-il disparaître ?

Depuis le début des années 2000, le législateur est venu modifier le fonctionnement des métiers de la justice, notamment celui d’avocat, en introduisant la digitalisation au sein des tribunaux civils et de commerce français. Pour ce métier aux pratiques très traditionnelles, la digitalisation agit comme une sorte de révolution, comme il y a quelques années le fût le processus qui a permis l’éclosion des Fintech.

 

A-Les apports de la digitalisation

 

La digitalisation et la dématérialisation de la procédure amène une réduction des délais de la procédure judiciaire et une possibilité d’automatisation de certains processus par le biais de l’outil informatique. Là où auparavant avocat et justiciable étaient soumis à des procédures manuelles et des échanges par courriers postaux, la dématérialisation de la procédure amène une plus grande fluidité dans le déroulement de la procédure civile comme commerciale. Les processus et les technologies utilisés ont beaucoup à voir avec ceux qui ont permis l’émergence de la Fintech il y a quelques années.

 

1) Une dématérialisation de la procédure et son automatisation

La procédure civile s’est ouverte à la dématérialisation et le justiciable peut consulter, agir et interagir dans la procédure, en saisissant une juridiction par voie électronique.  Par ailleurs l’avocat peut suivre la procédure civile et interagir avec l’administration judiciaire par voie électronique.

Ces deux évolutions rendent l’adoption du numérique comme moyen de communication obligatoire  pour les avocats agissant dans les procédures civiles. Cette mutation entraîne des changements dans la façon de procéder, de communiquer (on passe d’une procédure tout papier à une procédure par échanges électroniques qui ouvre la porte à l’automatisation) et globalement révolutionne le métier d’avocat y compris dans le contact au client.

 

2) La sécurité des données

De manière symétrique à ce qui s’est passé pour la Fintech, au delà de la simple dématérialisation, se pose aussi pour l’avocat le problème de la conservation sous forme sécurisée des documents, des dossiers et des procédures dont il a la charge. Les informations qu’un avocat est amené à traiter relèvent le plus souvent du domaine confidentiel. Les échanges de l’avocat, les données de santé, les données bancaires ainsi que les échanges avec le client sont des données auxquelles s’applique le secret professionnel.

La dématérialisation et l’usage plus intensif des communications électroniques change la manière dont s’effectue la protection de ces données. Son passage au format numérique impose un stockage et un archivage qui soient sécurisés. Cela implique aussi que l’avocat puisse comprendre, se former et  s’approprier ces concepts qui s’appliqueront à ce qui constitue le cœur de son métier.

 

 

 

 

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3) De nouveaux outils digitaux 

Parallèlement à l’introduction de la dématérialisation des processus métiers, l’informatique s’introduit dans le cabinet d’avocat au travers de nouveaux outils.

Des outils collaboratifs de type SAAS (Software as a Service) permettent de construire un cabinet virtuel, accessible partout, sur tout type de support. Le partage de l’accès à ces outils avec le client permettra de créer un espace collaboratif, en évitant les nombreux échanges par courrier ou email.

Des outils qui tendent à apporter une dose d’automatisation dans la procédure judiciaire permettent de gagner du temps dans les transmissions d’information aux différentes parties d’un dossier, ainsi qu’entre collaborateurs travaillant sur un même dossier.

Enfin d’autre outils voient le jour, qui font appel à des technologies identiques à celles qui ont révolutionné la Fintech des années plus tôt, telles que la blockchain, le cloud ou le big data.  La blockchain trouve son utilité dans l’authentification des documents et la sécurisation de leur accès, alors que le big data et l’intelligence artificielle sont utilisés pour traiter un grand nombre de données juridiques, notamment dans les recherches de cas de jurisprudence.

Dernier élément de l’apport informatique, les procédures automatisées de recouvrement permettent un gain de temps et d’efficacité pour un processus – sauf si un dossier demande une précaution particulière – qui est en soi peu valorisant.

 

4) Une nécessité d’investir dans la technologie

Les apports en technologie demandent pour les cabinets un investissement financier mais aussi une motivation d’agir pour intégrer la technologie, les processus. Il ne s’agit donc pas uniquement d’un problème d’investissement financier mais aussi une volonté humaine de faire siennes les nouvelles technologies apportées par la dématérialisation, les outils groupware, partagés ou collaboratifs.

Un investissement en capital humain que beaucoup n’ont pas, parce qu’ils n’en voient pas la nécessité, qu’ils n’en ont pas la volonté (cabinet ancré dans une démarche traditionnelle), ou pour certains parce qu’ils en seraient financièrement incapables.

Par ailleurs face au défi de la communication et des Legaltech il est nécessaire voire vital pour les cabinets d’avocat de se faire connaître sur internet. Proposer un site vitrine avec les prestations du cabinet est nettement insuffisant. Il faut que le cabinet et ses membres fassent parler d’eux, éclairent des dossiers complexes de leur point de vue avisé, fassent connaître leur maîtrise de telle spécialité  juridique et n’aient pas peur de donner leur avis de professionnel sur des dossiers juridiques d’actualité. Cette prise de parole doit se faire par le biais des nouveaux médias proposés par internet. Aujourd’hui, nombreux sont les avocats a proposer au sein d’un blog, sorte de point de vue personnel d’un insider, toujours intéressant, qui permet une autre lecture des décisions judiciaires d’actualité.

 

B – La transformation du métier d’avocat

 

Le métier d’avocat a sensiblement évolué ces dernières décennies à l’image de ce qui s’est passé pour les banques avec l’arrivée de la Fintech. Glissant petit à petit d’un métier très conservateur aux processus huilés où les hommes étaient les garants de la sécurité et de la fiabilité des procédures judiciaires, vers un métiers désormais gouverné par des procédures dématérialisées qui demandent aux avocats de se familiariser avec un nouveau jargon technique et de nouvelles procédures, reflets de la digitalisation du métier.

 

1) La déréglementation du métier d’avocat

Bien que la non concurrence de la profession d’avocat – profession réglementée – soit encore d’actualité, il parait évident que ce verrou de protection va sauter à un moment donné. La prospection dans le métier d’avocat était depuis 1971 interdite jusqu’au milieu des années 2000, où la directive européenne Bolkestein est venu élargir  et libéraliser la publicité des cabinets d’avocats.

Cet libéralisation de leur communication est encadrée par la loi Hamon de 2014 qui précise le cadre légal de l’exercice de la communication de la profession d’avocat. Une possibilité qui permet au métier d’avocat de pouvoir se faire connaître à un moment où émergent les Legaltech, qui le concurrencent directement sur certaines typologies d’actes juridiques.

 

2) L’émergence d’une Legaltech

Avec la déréglementation du métier d’avocat qui est en marche et parallèlement à la dématérialisation des procédures, des startups se sont construites sur le modèle de la Fintech et se sont développées sur certains créneaux spécialisés du droit. Ces startups, regroupées au sein de ce qu’on nomme la Legaltech sont présentes sur des niches où elles peuvent amener une une automatisation et une industrialisation du process juridique, en capitalisant sur les coûts techniques afin d’en abaisser le coût unitaire. Cela va être par exemple la production d’actes de créations de sociétés, de gestion de sociétés, dont les processus très structurés répondent parfaitement aux conditions d’industrialisation des Legaltech.

Aujourd’hui les Legaltech sont tenus de respecter le cadre légal et notamment au niveau de la concurrence des professions réglementées. Mais il paraît évident, que dans les années à venir, la législation va évoluer vers une ouverture à la  concurrence et une déréglementation des professions juridiques.

3) Une autre approche du client

L’approche nouvelle du client est probablement amenée par les Legaltech. Alors que le métier d’avocat était basé sur des processus traditionnels, fondés sur la procédure, avec une tarification horaire, les Legaltech bouleversent cet équilibre. Il y amènent une transparences des taris, une personnalisation de la relation client doublée d’une stratégie de disponibilité. Leur approche vis-à-vis du client s’accompagne d’une démarche pédagogie visant à vulgariser l’approche du droit et des prestations juridiques.

Toutes ces nouveautés dans la conception de la relation client sont par ailleurs complétées par une communication ouverte envers les prospects. A cela s’ajoute la nouvelle possibilité pour l’avocat de communiquer, qui met fin à l’interdiction de démarchage, vieille de 50 ans. La communication devient donc un nouvel axe de développement du cabinet d’avocat autour d’une mise en musique de la trilogie savoir, savoir-faire, faire savoir.

 

4) Une plus grande spécialisation

Les Legaltech sont nées, à l’image des Fintech, de la possibilité d’industrialiser des actes juridiques ou des prestations et de gagner par le nombre des prestations ce que l’on perd dans la valeur de la prestation unitaire.  Le corollaire de cette démarche est une grande spécialisation de chaque Legaltech, sur un créneau, un domaine ou une niche particulière et leur absence totale de vue transversale du domaine juridique.

Ainsi sont nées les Legaltech, des startups spécialisées dans les domaines de :

  • la création et la gestion d’entreprises
  • la rédaction d’actes et de documents juridiques
  • le financement d’actions groupées
  • l’information juridique
  • le droit de la consommation

Cette spécialisation des Legaltech en fait aussi leur faiblesse : capables de proposer une action rapide pour un moindre coût financier sur un dossier précis, leur action est par définition circonscrite aux actes précis qu’elle ont l’habitude de réaliser, à l’exclusion de tout autres.

A l’inverse, un cabinet d’avocat traditionnel sera capable d’avoir une vue stratégique du dossier et de proposer plusieurs axes de résolution avec une analyse poussée des différentes solutions proposées et de leurs conséquences. Là où une Legaltech proposera de délivrer un ou plusieurs actes, sans pour autant projeter le dossier du client dans une résolution complète de son problème si celui-ci est complexe.

 

5) Une nouvelle gouvernance

L’avancée de la digitalisation et la mise en place de la dématérialisation ont théoriquement amené de nouveaux modes de fonctionnement dans les cabinets d’avocat. Relativement récente l’informatisation des cabinets doit passer par une nouvelle gouvernance et ne doit pas être une nième couche normative qui se surajoute aux processus déjà en place.

Afin de tirer le meilleur parti de la digitalisation il faut absolument repenser les processus selon les nouveaux modes de fonctionnement, soit en adaptant les anciens processus, soit en refondant les anciens processus. Il est important que les mentalités changent et donnent lieu à une nouvelle gouvernance qui ne serait pas l’acceptation d’un mode de fonctionnement digital mais son appropriation par les intervenants du cabinet d’avocats de manière à construire une dynamique bénéfique pour le cabinet.

L’avocat du futur sera aussi un spécialiste de la communication externe et un expert des nouvelles technologies. Ces nouvelles compétences ne doivent pas se comprendre comme de nouvelles normes à adopter parce qu’imposées par la loi. Elles doivent au contraire être la source d’un renouveau du métier.

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