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Pourquoi il est nécessaire d’avoir un logiciel dédié au recouvrement en plus du logiciel comptable 

Il est légitime de se poser la question d’un logiciel dédié au recouvrement. Surtout si l’entreprise a déjà un logiciel de comptabilité. Mais dans les faits, le recouvrement est un enjeu plus large que simplement son aspect financier. Voici pourquoi il est essentiel de compléter les outils financiers d’une solution dédiée au recouvrement.

1. Les points positifs d’un logiciel comptable

Lorsqu’une entreprise s’occupe de gérer sa comptabilité d’elle-même, l’utilisation d’un logiciel comptable est nécessaire pour une bonne gestion. Ce type de logiciel permet par exemple la création de facture. Il permet aussi d’avoir une vision de l’ensemble des dépenses, notes de frais, salaires, etc….

Au regard des besoins des entreprises, certains logiciels comptables peuvent s’adapter. Selon la taille de l’entreprise, TPE ou PME, ou encore une grande entreprise, les meilleurs logiciels comptables auront ainsi différents modules.

Par ailleurs, l’utilisation du logiciel comptable offre une simplicité des échanges entre l’entreprise et un expert-comptable. L’expert-comptable pourra avoir accès aux données sans même se déplacer.

Vous l’avez compris, un logiciel comptable est souvent indispensable pour toute bonne gestion d’une entreprise.  Mais il est clair que cet outil n’est pas suffisant pour un sujet clé dans l’entreprise, à savoir le recouvrement d’une facture.

A l’image de la démarche commerciale, qui va nécessiter un CRM (logiciel pour le suivi du développement commercial), le recouvrement est un sujet suffisamment sensible pour justifier d’un outil dédié complémentaire.

2. Quelles sont les éléments inadaptés dans un logiciel comptable pour le recouvrement ?

Voyons ensemble les points importants qui confirment cette nécessité.

a) Pour éviter l’organisation en silo

Par essence, le logiciel comptable est fait seulement pour les comptables et les services financiers. Il va certainement simplifier les échanges, entre l’entreprise et son éventuel expert comptable. Mais il est stratégique dans le recouvrement d’impliquer plusieurs services. Comme les commerciaux ou le service juridique.
Il est clair que, s’agissant d’un logiciel comptable classique, toute l’équipe composant l’entreprise ne pourra pas l’utiliser avec aisance. Et il est même préférable de ne pas donner accès à ce logiciel comptable aux équipes commerciales par exemple.

Mais comment faire pour partager l’information ? Et éviter le problème que l’on rencontre souvent dans les entreprises, “l’organisation en silo”. C’est-à-dire qu’au sein d’une même entreprise vous avez des équipes qui travaillent sur différents sujets, sans savoir ou pouvoir accéder aux informations des autres services. Ce qui, pour le suivi d’une facture, est nécessaire.

C’est un défi de taille à relever si vous voulez éviter ces “silos” qui sont contre-productifs pour améliorer le cycle d’encaissement. Comment travailler de façon à éviter ces organisations en “silo”?  Pour réussir à s’en défaire, il faut que le gestionnaire applique des nouvelles façons de fonctionner. Cela prend certainement du temps. Mais pas de panique ! Les moyens sont très simples pour se détacher des habitudes de silos. Un outil indispensable pour éviter l’organisation en silo au niveau du recouvrement est ainsi d’utiliser une solution à laquelle tout le monde puisse avoir accès, facilement et de manière compréhensible.

Vous l’avez compris, le travail de recouvrement nécessite des actions transversales. Une solution dédiée au recouvrement pourra en effet inclure toutes les équipes dans le processus. Il est utile de préciser que ce logiciel doit être simple à  l’utilisation contrairement à un logiciel comptable. Ainsi, 100% de l’équipe pourra l’utiliser et faire partie du processus, sans formation spécifique. Chaque membre de l’équipe, même ceux qui ne sont pas expert en comptabilité pourront ainsi être informés du suivi et du recouvrement des factures. De fait, les équipes pourront travailler en collaboration sans aucune difficulté et sortir du mode “silo”.

b) Pour un recouvrement personnalisée qui respecte la relation commerciale

Autre point essentiel pour une entreprise, le paiement d’une facture fait partie du cycle commercial. Il faut respecter chaque client, en fonction de la relation qui a été établie. Les clients sont occupés, et le règlement des factures est souvent la dernière priorité. Et si il faut bien les relancer, il faut le faire en s’adaptant à chaque client.

Certes certains logiciels comptables peuvent faire des relances. Toutefois, la relance de facture doit être une procédure qui s’adapte pour chaque client. Chaque profil client exige un scénario adapté. Une procédure figée comme ce que propose un logiciel comptable n’est pas une bonne stratégie pour respecter une bonne relation commerciale. L’utilisation d’une solution en complément au logiciel comptable vous facilitera dans cette tâche de relance des factures. Car la relance clients doit être faite au cas par cas, souvent, elle mobilise beaucoup de temps. Avec une solution dédiée, capable de construire des scénarios spécifiques pour chaque situation, il est possible d’identifier les différentes catégories de clients et les classer par profils, enfin assigné à chaque profil son propre scénario de relance.

La relance d’une TPE ou d’une PME ou d’une grande entreprise ne doit pas être pareil. Une facture payée en prélèvement n’est pas relancée comme une facture en virement. Les scénarios seront donc variables et adaptés selon les profils étudiés et enregistrés en amont dans la solution. Le tout complètement automatisé !
Vous l’avez compris, vous gagnerez en temps, en productivité et vos clients seront satisfaits. Et vos factures vous seront payées en temps et en heure !

c) Pour gérer les tâches spécifiques de recouvrement et relances multicanales

Vous l’avez compris, l’efficacité d’une relance dépend de sa personnalisation. Et de la mise en place d’un certain nombre d’actions vers le client. Parmi ces actions, il y a des tâches comme couper le service, passer un appel, arrêter les commandes, aller voir le client, etc…

Le logiciel comptable n’a évidemment pas vocation à gérer ces différentes actions. D’autant plus que certaines actions peuvent être prises en charge par un collaborateur, un commercial par exemple. Et si ils souhaitent mettre une note, un commentaire, alors il faut un outil qui le permettent.

Avec une solution dédiée, en complément au logiciel comptable, vous optez pour la mise en place d’un processus rigoureux rassemblant toutes les informations nécessaires. Grâce à la gestion des tâches dans un logiciel dédié, vous pouvez suivre certain profil clients, contrôler les actions et tâches menées ou qu’ils leurs seront menées. En cas d’anomalie, vous pourrez directement agir de manières la plus adaptées, avec l’accès à toutes les bonnes informations, notamment la bonne visibilité de toutes les actions et tâches réalisées.

Il est judicieux également d’utiliser pour la relance différents canaux, (email, SMS, courrier, téléphone, etc). Ces différents moyens de communications doivent être aussi adaptés selon le profil des clients. Ainsi une bonne relation de confiance et une bonne relation commerciale est possible. Avec l’utilisation d’une solution en complément à votre logiciel comptable, vous n’aurez plus à effectuer les démarches à faible valeur ajoutée, sources de stress et de pertes de temps. Vos équipes seront plus sereines pour les questions de relance de factures.

d) Pour automatiser intelligemment le recouvrement

Il n’y a pas de processus magique pour être payé à temps. Seulement un processus rigoureux, qui nécessite une attention de tous les instants. En moyenne, le service comptable parviendra à relancer 20% des clients. Souvent surchargé par le travail et l’étendue de toutes leurs tâches. Cela signifie que 80% des débiteurs ne sont pas relancés.

Avec l’automatisation du recouvrement via un une solution dédiée vous êtes assuré que le processus de relance est achevé à 100%. L’automatisation permet d’établir un processus rigoureux dans la relance. Pour la mise en place, n’hésitez pas à lire notre article sur l’automatisation. Elle permet de gagner en fiabilité, le risque d’erreur est amoindri lorsque la relance est automatique, les clients seront satisfait de la régularité des facturations.  Les tâches effectuées avec une solution Saas sont  facilement traçables. Vous pouvez suivre le déroulement des relances, etc. Vous pourrez également remarquer et démarcher les bons et les mauvais payeurs.

L’automatisation assure une efficacité, un processus rigoureux permet de régler les impayés, et plus rapidement que vous le pensez ! Vous l’avez compris, la relance est essentielle pour le bon fonctionnement de votre entreprise. Pouvoir agir face à une anomalie de paiement, via les traces enregistrées grâce à l’automatisation permet de réduire drastiquement les impayés.

L’automatisation de la relance permettra à votre comptable de se décharger d’une tâche qu’il n’a pas le temps d’effectuer. L’automatisation va aussi vous faire gagner en fiabilité. Dû à la charge de travail et la masse importante d’email échangés, des erreurs d’inattention peuvent facilement se glisser. L’automatisation vous permettra de vous décharger de tâches répétitives. Cela vous permet d’avoir un processus rigoureux et intelligent. Vos clients le ressentiront, les impayés seront un problème du passé !  Avec l’automatisation, vous êtes certain que vous garderez une trace de chaque action effectuée. Ce qui est assez difficilement atteignable manuellement.

e) Pour un service dans le cloud, plus fiable et sécurisée

Dernier point, l’avantage d’avoir une solution moderne, dédiée au recouvrement, comme Dunforce par exemple, c’est que vous allez bénéficier d’une solution dans le cloud, ce qui n’est pas toujours le cas de votre logiciel comptable.

Une solution dans le cloud (c’est-à-dire hébergée à distance) permet de faciliter les échanges entre les collaborateurs. D’améliorer la réactivité de l’équipe. Réduire les coûts de déplacement. Vous l’avez compris, une solution cloud, améliore la productivité ! Il n’y a rien de plus simple à utiliser et à installer. Vous et tous vos collaborateurs auront accès à toutes les informations, partout dans le monde.

Gain de temps, mobilité des informations garantit via le cloud. Evidemment les données sont mises à jour de façon automatique. Et il y a une garantie de sécurité et de fiabilité, vous ne risquez pas de perdre l’information. Et l’utilisation d’une solution comme Dunforce, qui est un simple abonnement très économique, vous permet une optimisation des coûts, la formule tarifaire de l’abonnement reste fixe. Vous l’avez compris, incorporer une solution dans le cloud, en complément à votre logiciel comptable ne pourra que optimiser la gestion de votre entreprise.

3) En conclusion, il vous faut un logiciel dédié au recouvrement !

Comme vu ensemble, un logiciel comptable c’est bien. Mais tout à fait insuffisant pour le suivi des factures. Voir même risqué, si vous souhaitez être payé à temps sans perdre votre client.

Ainsi les avantages d’une solution dédiée au recouvrement sont clairs. Vous allez bénéficiez d’une collaboration plus efficace, des relances qui respectent vos clients.

Et surtout la mise en place d’un processus rigoureux, qui est le seul moyen d’être payé plus rapidement.  Gain de temps, gain d’argent, gain de confiance avec vos clients !

Les retards de paiement liés au covid

Les délais de paiement entre entreprises en France ont toujours affiché une structure bénéficiant à la trésorerie des grandes entreprises et au secteur public au détriment des petites entreprises. La crise du Covid-19 amplifie le phénomène, aussi bien en augmentant le délai de paiement, qu’en diffusant la pratique aux petites entreprises.

​ A- La détérioration de la trésorerie des PME

La crise sanitaire du Covid-19 que nous vivions est une situation inédite à bien des égards. Le premier réflexe des entreprises face à cette crise a été de retarder le paiement de leurs factures à leurs fournisseurs afin d’améliorer leur trésorerie.

​ 1-Hausse des retards de paiement

Baromètre Arc IFOP 2020

Quelque soit le baromètre utilisé, les PME apparaissent comme les grandes perdantes en matière de délai de paiement suite à la crise sanitaire du Covid-19. Le baromètre Arc/IFOP annonce un retard de paiement qui passe de 10,9 jours en octobre 2019 à 18,6 jours en octobre 2020 pour les PME.

Face à cette situation, la structure des retards de paiement, qui n’était déjà pas favorable aux PME aggrave leur situation. D’autant plus que les petites entreprises n’ont pas la surface financière pour amortir ce type de phénomène.

Pour aider les PME dans leur démarche de maîtrise de leur risque client, nous avons réalisé un livre blanc « Gérer sa trésorerie face au covid-19 »

​ 2-Les causes de cette détérioration des retards de paiement

A l’origine de cet allongement du délai de paiement, on trouve parmi les justifications les plus couramment citées par les sociétés concernées :
• la détérioration des liquidités du client pour 32 % des sociétés : l’entreprise solutionne son problème de trésorerie en le déportant sur ses fournisseurs ;
• le blocage délibéré des factures pour 24 % des sociétés, de manière à se constituer préventivement un matelas de trésorerie plus important ;
• un processus de validation des factures trop long est évoqué par 22% des sociétés.

Effet induit ou précaution d’usage, on a observé durant la période du premier confinement une suspension des couvertures crédit et un désengagement des assureurs-crédit. Or l’assurance-crédit est le moyen le plus répandu par les sociétés pour financer à court terme un besoin de trésorerie.

Pour aider les PME dans leur démarche d’anticipation du risque client, nous avons réalisé un livre blanc « Gérer sa trésorerie face au covid-19 »

​ 3-La hausse des incidents de paiements

Parallèlement à l’allongement du délai de paiement, on remarque à partir de la fin mars 2020, une multiplication des incidents de paiement inter-entreprises. Ceux-ci ont connu une hausse, sans commune mesure avec l’activité économique habituelle des années précédentes. Alors que les incidents de paiement hebdomadaires se situaient sous le seuil des 100 millions d’euros depuis plusieurs années, à partir de la semaine 13 de 2020 (23 au 29 mars 2020), le niveau des incidents de paiement fait plus que doubler pour atteindre les 270 millions d’euros hebdomadaires. Plus que l’allongement du retard de paiement, l’incident de paiement est un réel révélateur de la santé de la trésorerie des entreprises.

Incident de paiements 2020

Dans le même temps, le nombre des sollicitations du médiateur des entreprises passe d’un seuil inférieur à 100 dossiers hebdomadaires, à plus de 500 dossiers (semaine 12-2020), et atteint très vite un niveau de 700 sollicitations ou demandes de médiation par semaine.

Médiation des entreprises

Ces deux phénomènes sont l’expression de réelles difficultés de trésorerie de la part des entreprises, difficultés, que l’affacturage n’a pas pu résoudre et dénote des situations dans lesquelles on se dirige vers le recouvrement.

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​ 4-La généralisation des retards de paiement

La hausse des délais de paiement entraînant des retards de paiement (nombre de jours de retard au-delà du délai légal) est significative sans être alarmante. La crise sanitaire du Covid-19 a amené une hausse modérée de cet indicateur alors que celui-ci plafonnait au même niveau depuis plusieurs années.
En revanche, beaucoup plus d’entreprises allongent leurs délais de paiement depuis la crise sanitaire du Covid-19. Ce phénomène est visible surtout au cours du premier confinement. Les entreprises avaient recours à l’impayé pour 38 % d’entre elles au maximum de la crise sanitaire du Covid-19 (contre un indicateur habituellement situé aux alentours de 20 % en temps normal).
On peut considérer que cette situation a été passagère car en décembre 2020 ce seuil enregistrait des niveaux sensiblement identiques au seuil d’avant Covid-19.

Retard de paiement

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​ B- Les moyens pour enrayer les retards de paiement

Les retards de paiement connaissent depuis quelques années (hors période de Covid-19) un plafonnement de leur réduction aux alentours de 10 jours de retard.

En analysant la structure de ces retards, on constate que ce sont les PME qui font les grandes perdantes de cette situation. A fin 2019, si ces retards de paiement n’existaient pas, les PME récupéreraient 19 milliards d’euros et les ETI 7 milliards. Les principaux bénéficiaires des retards de paiement sont les grands groupes et le secteur public. Cette asymétrie dans la structure des paiements est probablement dû au fait que les PME font moins appel à l’affacturage et aux sociétés de recouvrement pour récupérer leurs créances en retard. Il y aurait certainement des gains à réaliser en externalisant la gestion du poste client par des sociétés spécialisées dans l’affacturage et le recouvrement de créances.

A tel point que beaucoup de PME évitent ou hésitent à soumissionner aux appels d’offres publics à cause de ces délais de paiement extrêmement longs. Un problème qui est suffisamment important pour que 55 % des entreprises refusent de répondre à des appels d’offre publics à cause des délais de paiement du secteur public. Une amélioration des délais de paiement du secteur public rendrait les PME moins frileuses. Surtout à un moment où le Ministre de l’économie envisage une relance économique basée sur d’importantes commandes publiques.

Nos solutions pour aider les PME face à la crise du covid-19

​ 1-Le recours au recouvrement de créances

Déjà première source de financement à court terme, l’affacturage est plébiscité comme solution de crédit court-terme. Il permet le recouvrement de créances par les sociétés ayant un besoin de trésorerie en mobilisant les créances client plutôt que de faire appel au crédit.

L’affacturage permet d’améliorer la trésorerie de l’entreprise par :
1. le financement alternatif en cas de besoin ;
2. l’externalisation de la gestion du poste client chez un professionnel ;
3. la couverture du risque d’impayé ;
4. la prise en charge du recouvrement si besoin.

​ 2-Les dispositifs mis en place par l’État

L’État a lancé « Cap Relais », un dispositif destiné à permettre aux assureurs crédit de se réassurer auprès de l’État à hauteur de 75 % de l’encours crédit. Ce dispositif couvre les créances des PME et les ETI. Cela permet à l’assureur crédit d’accepter des encours de crédit provenant d’entreprises qu’il aurait refusé. Coté entreprises, le système permet de faire appel à des solutions d’assurance crédit pour fluidifier la trésorerie en cas de besoin en fonds de roulement.

Par ailleurs le PGE (Prêt Garanti par l’État) permet aux entreprises concernées par le dispositif d’obtenir un prêt à des conditions plus intéressantes du fait de la garantie de l’État. Ce dernier dispositif est cependant un dispositif temporaire à manier avec précaution car il aggrave la situation d’endettement de l’entreprise.

​ 3-Le recours au crédit

Les faibles taux d’intérêt et le PGE permettent aux entreprises de financer leur trésorerie par le recours à l’emprunt afin de faire face aux conséquences économiques de la crise sanitaire.

La pertinence du mécanisme pourra être évaluée dès le 1er semestre 2021, avec un premier bilan qui va apparaître lors des premiers remboursements du PGE.

​ 4-La hausse des sanctions de la DGCCRF

Les retards de paiement au-delà du délai légal ou contractuel peuvent entraîner des sanctions de la part de la DGCCRF. Il s’agit d’un moyen qui est à l’initiative de l’État afin d’inciter les entreprises réfractaires à plus de discipline dans leur fonctionnement à l’égard des PME.

Depuis la crise du Covid-19, les recours délibérés ou non au retard de paiement font l’objet de sanctions, mais la récidive de certaines grandes entreprises fait penser que même la politique de sanction n’est pas toujours efficace.

​ 5-La création d’une notation des entreprises

Beaucoup d’acteurs du secteur militent pour la création d’une notation des délais de paiement des entreprises. Comme il en existe pour évaluer la solidité financière des entreprises avec les notations de crédit. L’instauration d’un tel système aurait pour effet de rendre public la façon dont l’entreprise se comporte vis à vis de ses créanciers. Cette idée d’une note sur le délai de paiement est plébiscitée par les entreprises interrogées qui veulent dépasser la politique du « Name and shame », jugée insuffisamment efficace.

Cette mesure proposée dans le cadre du baromètre Arc-IFOP 2020, destinée à apporter plus de transparence, a été jugée favorablement par le ministre de l’économie.

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La loi Macron est-elle efficace pour le recouvrement

Par un décret du 9 mars 2016, une nouvelle procédure en matière de recouvrement d’impayé a vu le jour à travers la loi de “modernisation de l’économie”, dite loi Macron. L’ambition de cette démarche était prometteuse, mais il est intéressant de revenir dessus pour évaluer son impact. Sans polémique bien sûr…

Une procédure simplifiée de recouvrement de petites créance

Cette procédure de la loi Macron vise à faciliter et accélérer le recouvrement des petites créances, définies comme étant les créances d’une valeur inférieure à 4000 euros.

Bien qu’il existe d’autres moyens de recouvrement, ces derniers sont plus adaptés pour les dettes d’une somme très importante. La complexité et le temps consacré au recouvrement d’une petite créance ont toujours été un problème, et cette préoccupation des entreprises, notamment des TPE et PME a été constatée, donnant lieu à la création de cette nouvelle procédure, par l’intermédiaire de la loi de “modernisation de l’économie”.

 

Le recours à l’huissier de justice.

L’originalité de cette procédure repose sur le fait que la procédure est surveillée et mise en œuvre par un huissier de justice, à la simple demande du créancier. Il n’est donc pas nécessaire de devoir recourir à la justice, par le biais du juge, afin d’obtenir satisfaction.

C’est l’huissier de justice qui s’occupera de notifier au débiteur la proposition de participer à la procédure, et c’est lui-même qui s’occupera du recouvrement, si une suite favorable est convenue, afin de pouvoir mettre à exécution les décisions prises par les deux parties.

Cette mise en exécution se traduit par le fait que l’huissier de justice délivrera un titre exécutoire, par lequel une saisie sur salaire sera possible par exemple.

Le principe du recouvrement des créances par la “loi Macron”

Le principe est simple. Une personne n’a pas payé sa dette, et malgré la lettre de relance ou la mise en demeure que vous lui avez signalé, cette dernière refuse catégoriquement de payer, ou ne donne aucune suite à vos démarches.

La procédure simplifiée de recouvrement de petites créances s’ouvre à vous, afin que vous puissiez faire avancer les choses de manière plus concrète et plus simple dans le but principal d’obtenir votre dû.

L’huissier de justice mandaté par le créancier enverra une lettre en recommandée avec accusé de réception, en proposant à votre débiteur de participer à la procédure qui tend à trouver une solution au litige qui oppose les deux parties.

Le débiteur aura alors un mois pour répondre : Il pourra s’exprimer par la positive, par la négative, ou bien ne pas répondre du tout.

Les frais d’huissier sont à la charge exclusive du créancier.

Les inconvénients de cette procédure Loi Macron : le retour à la case départ !

Cette nouvelle procédure, mise en œuvre dans le but de désengorger la justice et de faciliter et accélérer le recouvrement des petites créances, est considérée comme une avancée. Pourtant, son utilité réelle peut être remise en cause.

Pourquoi ?

Simplement parce que l’ensemble de cette procédure est voué à l’échec dès que le débiteur ne répond pas à l’offre ou répond défavorablement !

Il faudra alors recommencer une procédure classique, comme une injonction de payer ou une assignation en paiement.

On se retrouve alors à avoir enclenché une démarche juridique, engagé des frais d’huissier, qui finalement s’avère infructueuse, nous obligeant à recommencer une toute nouvelle procédure, longue et coûteuse.

En effet, n’ayant aucune emprise sur le débiteur, on reste à sa merci quant à l’issue de la procédure.

Conclusion, une loi Macron qui nécessite un réel renforcement

Cette nouvelle procédure semble être donc un « quitte ou double ». Si le débiteur joue franc jeu et qu’il accepte de reconnaître qu’il doit ses sommes à son créancier, tout le monde est gagnant.

Toutefois, si le débiteur refuse de participer à la procédure, cela n’aura été d’une part, qu’une perte de temps, et d’autre part, qu’une perte d’argent. Finalement, le retour à la case départ est dans ce cas inévitable.

C’est pourquoi, bien que cette procédure de recouvrement simplifiée soit plus juridique et plus contraignante qu’une médiation, elle n’a que peu d’intérêt face à un débiteur de mauvaise foi, et envers qui il vaut mieux enclencher une procédure classique. Cet article est issu de notre guide Le Recouvrement 2017, réalisé en collaboration avec Domain Legal.


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Facture, les 25 points à faire figurer afin d’éviter les litiges

Dans les ventes inter entreprises, une facture est obligatoire. Bien sûr d’un point de vue légal, sous peine d’amende pouvant aller jusqu’à 75.000€. Mais c’est surtout un document central dans la vie de votre entreprise, à la fois un élément juridique, comptable, financier et fiscal. Et pourtant peu de personnes connaissent la vingtaine de mentions obligatoires qui doivent y figurer.

Le point important pour ce qui nous concerne, c’est qu’une facture est le point de départ pour exiger son paiement et relancer votre client. Un conseil à ce sujet : si une facture d’acompte est prévue au contrat, nous vous suggérons d’établir des factures séparées. D’une part c’est la loi – article 289 I -1-c du Code général des impôts, mais c’est également plus facile dans le processus de recouvrement afin de ne pas mélanger les documents. La facture d’acompte ne présente pas de vraie particularité : elle est soumise à TVA et toutes les informations connues qui seront obligatoires pour la facturation finale doivent être indiquées.

Sachez que vous êtes – client et fournisseur – pénalement co-responsable des factures échangées (arrêt de la cour de Cassation chambre criminelle, 20 juin 1994 n°93-83.037 Bull. n°245).
La facture tient donc une place importante dans le domaine de la comptabilité et peut servir de prétexte à votre client pour retarder son paiement si vous ne respectez pas toutes les règles.

Voici donc les 25 informations de base à insérer dans une facture afin de réaliser un document clair.

a) L’identification de la facture

Chaque facture de votre entreprise doit être unique. Sachant qu’elles doivent être conservées 10 ans (durée d’un éventuel contentieux commercial), il vaut mieux être rigoureux. Et d’un point de vue légale, la numérotation doit être unique, continue et chronologique. Mais vous pouvez avoir votre propre système (par année, ou par lettre), tant que vous respectez ces points.
Et il faut indiquer une date de facture.

b) L’identité complète de celui qui facture, le vendeur

Il convient d’indiquer clairement le nom et l’adresse de la personne morale qui émet la facturation. Il faut ainsi indiquer la dénomination sociale, la forme sociale (SARL, SAS…), le capital social, le RCS ou tout autre numéro d’identification fiscale tel qu’il est indiqué sur l’extrait KBis (avec la ville d’enregistrement) ainsi que l’adresse du siège social.
Et il faut bien spécifier dans la facture le numéro d’identification à la TVA du vendeur. Il doit être inscrit dans toutes les factures des opérations réalisées.

D’autres éléments spécifiques sont obligatoires, en fonction de votre statut ou activité (société en liquidation, franchisé, adhérent à un centre de gestion, locataire gérant…). Voir sur le site du service public pour davantage de précision https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F31808 et pour ceux qui n’ont pas peur http://bofip.impots.gouv.fr/bofip/2423-PGP.

c) L’identité de celui qui est facturé, l’acheteur

Les informations concernant le client sont bien évidemment importantes. Elles font partie des mentions obligatoires. Il faut indiquer dans le document le nom ainsi que l’adresse et la raison sociale du client.
Pour une vente intracommunautaire, il faudra également indiquer le numéro de TVA de l’acheteur.

d) Le détails des produits ou services vendus

Il faut décrire de manière détaillée le ou les produits et prestations. Si la facture est délivrée suite à l’achat d’une veste, par exemple, il convient d’indiquer la taille, la marque, la couleur, etc.
Pour chaque produit ou service, il convient de préciser la quantité vendue (unité de biens ou de services, nombre d’heures…).

Et le prix unitaire hors TVA des produits vendus ou le taux horaire ou journalier hors TVA des services rendus. Vous devez également indiquez pour chaque produit les réductions accordées.
Il convient également de préciser pour chaque produit le taux de TVA applicable.
Il convient de préciser les dates de la vente ou de la prestation de service, si ceux-ci sont différents de la facture (date de livraison ou de réalisation).

e) Au niveau du prix total

Enfin en bas de votre facture, il faut préciser le montant total hors taxes, pour chaque taux d’imposition différents.
Et indiquer le montant total de TVA ventilée pour chaque taux.
Attention à ce point : l’absence de taux ou de montant de TVA collectée rend impossible la déduction de TVA pour votre client.
Vous devez indiquez également les rabais, remises ou ristournes liées à l’ensemble des opérations facturées. Les diverses ristournes de fin d’années peuvent être indiquées mais ne sont pas une obligation, car elles sont simplement le reflet de la négociation commerciale.

Les conditions commerciales, type ristournes de fin d’année, qui ne s’appliquent donc pas spécifiquement à la facture ne sont pas obligatoires, mais celles qui concernent des remises par palier de chiffres d’affaires, oui, en bas de facture par exemple.

f) Les modalités de paiements

Il faut bien évidemment préciser la date finale (date d’échéance) pour effectuer le règlement. Précisons que la loi limite à 45 jours fin de mois (ou 60 jours à partir de la date d’émission, article L. 441-6 du Code de commerce).
Il faut préciser si vous faites une réduction pour paiement anticipée (sinon précisez Escompte pour paiement anticipée : néant).

Depuis la loi N° 2012-387 du 22 mars 2012, vous devez également d’indiquer une clause pénale en cas de retard de paiement. Voici une proposition de texte à inclure sur votre facture : Toute facture non payée à son échéance sera majorée de plein droit et sans mise en demeure, à titre de clause pénale et forfaitaire d’une somme de 40€ et des intérêts de retard jusqu’au paiement complet égal au taux d’intérêt appliqué par la BCE à son opération de refinancement la plus récente majoré de 10 points de pourcentage.
Concernant le taux d’intérêt, il peut être librement fixé : ce taux doit néanmoins avoir été accepté par le client à la commande (CGV signé par exemple) mais il ne peut être inférieur à 3 fois le taux d’intérêt légal. Le taux qu’on vous suggère dans la proposition est déjà nettement plus intéressant et est également valable par défaut. Si votre client est un établissement public, c’est le Décret n° 2013-269 du 29 mars 2013 qui s’applique. Le taux à prendre en compte pour le calcul est alors le taux de la BCE à son opération de refinancement la plus récente majoré de 8 points.

Notez que les pénalités font l’objet d’une facture non soumises à la TVA, car elles ne constituent pas la contrepartie d’une livraison de biens ou d’une prestation de service.
Et elles ne sont comptabilisées qu’au titre de l’exercice de leur encaissement. Ne pas les comptabiliser donc tant qu’elles ne sont pas réglées. Et donc après encaissement, les comptabiliser en produit exceptionnel (77) ou en produit financier (76).

Bref, comme vous pouvez le constatez, faites attention à vos factures si vous souhaitez éviter d’éventuelles contestations… Chez Dunforce, c’est un des premiers sujets que nous abordons lorsque nous réalisons notre audit gratuit. Si vous êtes intéressé, parlons-en.

 

La Poste sélectionne Dunforce pour le Web Summit 2016

Grâce à La Poste, Dunforce sera présent au Web Summit 2016. Magnifique opportunité pour les échanges, les partenariats, le développement.

Car le Web Summit, c’est la grande messe de l’innovation. Une fois par an, plus de 50.000 personnes, 7.000 entreprises se réunissent pour partager idée, projet. Le gratin de la Silicon Valley vient rencontrer le reste du monde… Et après Dublin en 2015, cette année, c’est un peu plus au sud, à Lisbonne, Portugal que se réunit la crème des entreprises du web.

La Poste, l’opérateur français pour le courrier, via sa structure incubateur StartinPost, se joint à cette importante manifestation. Et a décidé d’en faire bénéficier les meilleures start ups françaises du moment. Elle a ainsi sélectionné Dunforce et 3 autres entreprises particulièrement innovantes parmi 100, spécialisées sur les Fintechs.  Pour assurer le meilleur choix, elle s’est entouré – en plus de la Banque Postale – des spécialistes du domaine, de Paypal à Partech, Axa Venture, BlackFin, Serena, 360 Capital…

Si vous y êtes cette année, rencontrons nous. Un petit message via twitter @dunforce ou par mail contact@dunforce.io. Adeus!