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CEO : 10 projets pour améliorer votre productivité avant la rentrée

6 Juil, 2018 | Entreprise, Productivité

Idée 1 : Passez en revue l’ensemble de vos processus

Vous  allez disposer de plus de temps pour vous recentrer. Vous aurez une vision global de votre activité et de tous les processus associés. Ainsi, vous allez donc être en mesure de mieux cerner les problématiques et  pourrez les éliminer avant la rentrée. Cette analyse stratégique vous permet de mieux cerner les “silos” de votre organisation. Mais également de comprendre comment vous pouvez faire gagner du temps à vos équipes et donc améliorer leur productivité. Mettre vos processus par écrit. Demandez à vos opérationnels, cela vous permettra également d’améliorer la vision que vous avez. Cette vision vous permet également d’améliorer votre empathie en sachant plus précisément la difficulté de réalisation de chaque tâche. Ainsi, vous êtes plus proche de vos équipes à la rentrée et vous leur montrer votre dévotion ! Utilisez Draw.io pour mettre au clair et sous la forme de diagramme ces différents processus.

Idée 2 : Planifiez à l’avance pour améliorer votre productivité

Profitez de l’été pour prendre du recul sur la situation générale de votre entreprise. Analysez les résultats de l’année passée pour fixer vos objectifs et priorités et améliorer votre productivité. Allez-vous vous concentrer sur la recherche de nouveaux clients ou chercher à maximiser la croissance avec vos clients actuels ou encore les deux ?

Planchez sur les axes d’amélioration et les nouvelles idées que vous pourriez mettre en place à la rentrée. Boostez votre business mais surtout structurer le.

Veillez à ce que chaque idée reste en accord avec vos forces. La vision globale de la direction doit être alignée avec vos objectifs.

Et afin que ces idées soient mises en place, créez un diagramme de Gantt qui vous permettra de savoir les délais de production mais également de suivre l’avancée des projet. TeamGantt est un outil très intuitif et accessible pour réaliser ce schéma.

Idée 3 : Repenser la communication et le partage d’informations

Une bonne communication au sein de l’entreprise permet de gagner en productivité.

Vous pouvez utiliser une plateforme qui vous permet de partager des fichiers avec tout le monde de manière instantanée.

De cette manière, tout le monde voit en temps réel l’avancée des  projets. De plus, ils peuvent échanger entre eux en temps réel grâce aux chats instantanés qui facilitent les échanges. Nous pensons par exemple à la plateforme en ligne de gestion de projets et d’équipes Teamwork qui permet à vos employés d’avoir une vue d’ensemble sur les projets de chacun et de leur avancement tout en facilitant la communication et le partage d’informations.

Idée 4 : Transformez la façon de faire les réunions

Il est grand temps d’éliminer les réunions inutiles et chronophages. Pas souvent efficaces, elles interrompent le travail et n’exigent pas forcément la présence de tout le monde. Pour éviter cela, vous pouvez, par exemple, condenser vos réunions hebdomadaires. Faites une vidéoconférence d’une heure par semaine que tout le monde pourra suivre même en étant à distance.

Un autre moyen de rendre vos réunion plus dynamiques et  participatives : la plateforme Klaxoon. Elle propose plein de façons d’animer et de rendre vos réunions moins monotones grâce à des activités simples, ludiques et efficaces : quiz, sondage, challenge, brainstorming, messages instantanés, etc…

En fin de réunion, n’oubliez pas définir clairement les prochaines étapes et objectifs pour chacun et surtout de garder une trace écrite de ces échanges afin qu’ils servent de base et d’éléments de comparaison pour votre  prochaine réunion.

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Idée 5 : Proposez des plans de formation personnalisés

Profitez de l’été pour détecter les talents et points forts de vos employés. Prêtez attention à leurs compétences et axes d’amélioration pour pouvoir établir un plan de formation personnalisé pour chacun d’entre eux. Grâce à cela ils pourront approfondir leurs connaissances et  de ce fait améliorer leur productivité. Vous gagnerez des employés plus performants et prêts à affronter de nouveaux défis à la rentrée !

Pour vous aider dans ce projet vous avez la possibilité d’utiliser un logiciel de gestion des talents RH comme Talentsoft, il collecte les demandes et besoins de formation pour proposer des offres ciblées et personnalisées.

Idée 6 : Valorisez vos employés

Quoi de plus motivant pour vos employés de se sentir valorisé au travail ? N’hésitez pas à afficher les chiffres de croissance en temps réel. Vos progrès rappellent aux salariés que leur travail a de la valeur.

Envoyez une newsletter hebdomadaire à l’ensemble de vos collaborateurs pour montrer les bons résultats et reconnaître les efforts de l’équipe. Enfin, employez des adjectifs positifs pour souligner unité et qualité. Vous pourrez ici utiliser des réseaux sociaux collaboratifs tels que Workplace ou encore Yammer pour simplifier cette communication et cette transparence.

Idée 7 : Développez votre culture d’entreprise

Améliorez l’expérience employé pour attirer et retenir les meilleurs talents. Pour cela commencez par redéfinir les rôles de vos talents en leur offrant des responsabilités plus motivantes.

Et pourquoi ne pas tester l’intraprenariat ? Rien de mieux pour favoriser la prise d’initiative et l’autonomie, de plus cela constitue une bonne opportunité de se réaliser et d’innover – laissez donc le champs libre à vos employés pour appliquer  la méthode du “test and learn”.

Autorisez le télétravail, vos salariés perdront moins de temps dans les transports et par conséquent passeront plus de temps à travailler. Moins de stress et plus de flexibilité rendront votre équipe plus performante et motivée avec une meilleure productivité.

Idée 8 : Commencez à automatiser vos tâches de back-office

La technologie d’aujourd’hui permet d’automatiser les tâches rébarbatives et chronophages. Cela vous permet de vous concentrer sur les tâches à plus forte valeur ajoutée. L’été est le moment parfait pour se recentrer sur ses activités. Ainsi, vous pourrez voir quelles sont les tâches les plus “automatisables” dont vous vous débarrasserez bien en améliorant ainsi votre productivité.

Vos salariés ont mieux à faire que s’atteler à des tâches peu intéressantes et souvent fastidieuses comme la relance des créances clients par exemple. Bien souvent, vous avez beaucoup moins de factures pendant l’été. C’est une bonne occasion pour digitaliser votre société et être prêt pour le rush de la rentrée. Pour cela, nous pouvons évoquer notre assistant virtuel intelligent, qui simplifie le processus de relance client en l’automatisant intelligemment et en protégeant votre relation client.

Idée 9 : Investir dans du matériel plus performant

Profitez de la baisse de fréquentation des bureaux et du départ en vacances de vos employés pour améliorer l’espace de travail. Remplacez les ordinateurs vétustes par du matériel plus rapide. Mais pensez également à l’ergonomie des postes de travail. On pense souvent que le travail de bureau est un travail simple et où les accidents de travail n’existe pas. Cependant, dans le monde réel, laissez du matériel dysfonctionnel (même en parlant uniquement des chaises) peut amener un certains nombre de problème liés à leur bien être et à leur confort. Vos employés seront ravis de l’attention portée sur leur bien-être au travail et n’auront  plus de perte de temps avec les ordinateurs qui ne fonctionnement pas, les coupures internet, le mal de dos…

Allez visiter le site de Fellowes qui propose du matériel de bureau adapté à tous les environnements de travail.

Idée 10 : Favorisez le travail collaboratif en recréant un espace de travail approprié

Repenser la manière de travailler favorise la communication, l’innovation et la motivation au sein des équipes. Mais cela booste également la créativité et la prise d’initiative. Le partage des différents points de vue engagent des dialogues constructifs qui débouchent sur de nouvelles et meilleures idées.

Pour favoriser cet état d’esprit au sein de votre entreprise rien de mieux que de créer un espace de détente informel. Cela pousse au dialogue et permet de libérer les idées  qui n’auraient pas forcément été évoquées dans un espace de réunion formel.

 

Retrouvez la liste des 10 outils pour améliorer le bien-être de vos équipes et plus encore sur le métier de CEO dans notre livre blanc : “CEO : Comment l’automatisation améliore le bien-être de vos équipes? “

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