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Recobro: Como crear una estrategia de recobro de deudas eficaz.

El recobro es un tema complicado, al igual que la morosidad y los impagos. Intentar recuperar tu dinero es laborioso y cansado, y, además, a pesar de que la mayoría de impagados no saben como actuar, si no dispones de ningún sistema digital que te ayude, probablemente no obtengas buenos resultados. Hoy les presentamos un método para crear una estrategia inteligente de recobro para que podáis implementarla vosotros mismos.

  1. Sistemas y empresas de recobro
  2. Fecha de vencimiento sobre la deuda
  3. ¿Qué hacer si se alarga el tiempo de recobrado?
  4. ¿Por qué no subcontratar el proceso de recobro a empresas externas?

Sistemas y empresas de recobro

Cuando se trata del cobro de pagos atrasados, la mejor manera de garantizar que todo funcione sin problemas es contar con un sistema que lo haga lo más sencillo posible. Aunque no existe un proceso de recogida «correcto» específico, sí hay una forma general de establecer un conjunto relativamente sencillo de directrices y criterios a seguir que garanticen su funcionamiento. Por supuesto, lo fundamental es asegurarse de que los pagos atrasados se abonen a tiempo, ya que las deudas que se prolongan pueden perjudicar seriamente la tesorería de su empresa. Antes de la fecha de vencimiento, compruebe la satisfacción del cliente.

Lo primero que debe hacer es encontrar una forma de comprobar la satisfacción del cliente. Que lo haga mediante una llamada telefónica, un correo electrónico o una carta es irrelevante, siempre que lo haga. Los clientes descontentos suelen pagar con retraso. Por lo tanto, si hay algún aspecto de su negocio que cause una insatisfacción significativa entre sus clientes, creará repercusiones financieras para su negocio. Establezca estas encuestas de satisfacción unos días después de la prestación del servicio o del suministro del producto, y especialmente unos días antes de que se produzca un pago. De este modo, podrá establecer el primer recordatorio de ese pago sin sorpresas. Además, mejorará la calidad general de su negocio.

Fecha de vencimiento de la deuda sobrepasada

Tan pronto como se alcance la fecha de vencimiento, envíe un recordatorio por escrito, siempre utilizando la comprensión como herramienta.  La cuestión de los recordatorios en el momento del vencimiento es fundamental. El acercamiento que se haga en este momento es esencial, ya que aumenta la probabilidad de que el cliente se muestre más cooperativo y pague rápidamente. Estos recordatorios deben ser respetuosos y profesionales. Se debe aplicar más presión a medida que pasa el tiempo.

El primer aviso suele suponer que el pago previsto está en curso, o que cualquier retraso es accidental: el cliente simplemente se ha olvidado, o que algunos factores externos están interfiriendo en el pago a tiempo. Cuando envíe su primer aviso, debe ser simplemente un recordatorio sin cargo. Si el cliente realmente se olvidó, un simple recordatorio suele ser suficiente para obtener su pago. Del mismo modo, su segundo aviso de cobro debe ser igual de respetuoso, simplemente para recordarles que la situación requiere atención y que las cosas podrían complicarse si no pagan pronto.

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Una vez finalizado el plazo, si ya has enviado un modelo de carta de pago de deuda y no han contestado. sube la temperatura con una llamada. Si la factura sigue retrasada, es hora de averiguar por qué no se ha pagado. Los avisos anteriores pueden ser fácilmente ignorados u olvidados, por lo que probablemente tendrá que adoptar un enfoque más directo para recordar a su cliente lo que debe hacer. Este es el momento de llamar por teléfono.

El objetivo de esta llamada telefónica es averiguar exactamente por qué no se ha pagado todavía la factura, teniendo en cuenta que el cliente podría estar en una mala situación financiera. Mientras usted quiere conseguir un compromiso de pago, el cliente seguirá siendo comprensivo ocultando sus dificultades. Por otro lado, si ya han pagado -o dicen haber pagado-, no dude en disculparse. Pero si no es así, es imprescindible pedir una fecha para determinar cuándo debe llegar el pago. Mientras tanto, envíe un correo electrónico o una carta recordándoles el debate.

Tarde, se vuelve insistente y firme. En este punto, la situación se vuelve tensa. Establezca una serie de recordatorios sistemáticos, por teléfono o por correo electrónico, porque la presión siempre funciona. Y enviar una carta más oficial, sin dejar de ser respetuoso, por supuesto. Con cada llamada o correo electrónico, pida una fecha de liquidación. Estos contactos deben determinar si el cliente puede pagar inmediatamente o no. El tercer contacto es el más importante, ya que debes presentarlo como la última llamada que haces. Haga hincapié en el hecho de que este es el último paso antes de entregar el caso a su departamento jurídico o socio de litigios. Y subraya que tendrás que indicar en tus informes el hecho de estos retrasos, que pueden afectar a la futura colaboración.

Aunque este proceso es sencillo, es muy eficaz y sirve para mantener un ambiente sano de cooperación entre su empresa y su cliente. Este proceso claro y organizado tendrá un impacto inmediato en la salud financiera de su empresa. Siempre, como última opción, recuerden que pueden negociar con las agencias de recobro.

Qué hacer si se alarga el tiempo de recobrado

Dunforce es una de las principales empresas de recobro de facturas internacionalmente, y en España destacamos por ser de las mejores empresas de reunificación de deuda. Nuestro sistema se basa en un software que permite enviar recordatorios de facturas personalizados, y es súper útil para todas esas empresas que pierden mucho tiempo enviando facturas a sus clientes y que además los tienen que perseguir cuando no pagan. Nuestro servicio, el cual siempre va acompañado de nuestro equipo de profesionales, ha ayudado a más de 500 empresas a recuperar su dinero hasta un 35% antes, se han ahorrado más de un 90% en tiempo administrativo y lo más importante, hemos desmentido el mito de que las empresas de recobro te llevan a juicio. Nuestro programa respeta al cliente gracias a la anticipación , a la calidad de los mensajes y a los métodos usados, que siempre son los más ideales.

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¿Por qué no debería subcontratar el proceso de recobro a empresas externas?

Muchas sociedades, tras no conseguir cobrar el dinero que les deben sus clientes, pierden la fe en su proceso de cobranza y recurren a subcontratar a empresas de recobro. Desde nuestro punto de vista, este tipo de empresas utilizan unas técnicas anticuadas y poco apropiadas, las cuales pueden dejar ver una mala imagen de su empresa y de como trata a sus clientes. Las empresas de recobro suelen emplear métodos poco «convenientes» a la hora de tratar con los morosos y con los deudores. La mayoría de compañías usan técnicas intrusivas y poco respetuosas que suelen crear una mala relación con el cliente. Subcontratar a estas empresas les puede causar los siguientes problemas:

  • Pérdida de relación cordial con el cliente
  • Boca a boca negativo
  • Reducción de pedidos y facturación
  • Problemas judiciales

Además de todos estos problemas, las empresas que ejercen este tipo de actividad suelen tener un coste bastante elevado. Si usted se siente identificado y esta pensando en implantar un proceso de recobro efectivo y que le permita cobrar un 35% antes, ahorrarle trabajo administrativo a sus empleados en un 90%, y sobre todo, respetar al cliente, le recomendamos que se informe sobre nuestros servicios, ya que a parte de resolver sus problemas de morosidad, podrá disfrutar de muchísimas más ventajas.

 

 

 

 

4 indicadores KPI para dirigir su empresa. ¡Significado y ejemplos!

Los KPI son el punto de referencia de todas las empresas de hoy en día. Hay muchos tipos de indicadores, como KPI de ventas y el KPI de redes sociales, entre otros, aunque hoy nos fijaremos exhaustivamente en los KPI financieros.  La gestión de un negocio no consiste únicamente en gestionar sus ventas o sus equipos. Se trata, sobre todo, de controlar todas los resultados y las variables que nos pueden afectar de alguna manera. ¿La evaluación de la tesorería y el control del pago de las facturas forman parte de su vida cotidiana como director de empresa? ¿Quiere saber cómo anticiparse a los déficits de tesorería sin tener un equipo financiero? Si tus respuestas fueron afirmativas, ¡este artículo es para ti!

KPI: ¿Qué son?

Las siglas KPI’s hacen referencia a las palabras «Key Performance Indicator«, términos ingleses que, traducidos al español, significan «indicadores clave de rendimiento». Como bien dice el nombre, estos indicadores describen el rendimiento de una empresa. Los KPI’s suelen ser números, como por ejemplo el número de conversiones de una empresa, y también pueden ser ratios, como por ejemplo un ratio de liquidez.

Es posible que haciéndose las preguntas adecuadas sobre su flujo de caja, pueda tomar decisiones preventivas. Esto evitará problemas en los próximos meses. Permitiendo, como se dice, prevenir en lugar de curar. Y como lo hacemos? Mirando sobre todo semanalmente los indicadores. Por eso queremos hablarte de los reflejos que hay que tener. Vamos a presentarle los indicadores financieros esenciales (KPI) que debe seguir para ayudarle a pilotar su empresa. Es una forma de tomar las decisiones correctas que le permitirán situar su proyecto en el camino del éxito.

La idea es no utilizar sólo las herramientas de contabilidad, que en realidad sólo están disponibles una vez al año y pueden parecer bastante complicadas. El planteamiento es disponer de los elementos útiles para dirigir la gestión de su negocio y beneficiarse de ellos para adaptar su estrategia de la manera más eficaz. Esto significa que pretendemos gestionar la tesorería sin director financiero, de forma regular.

Si usted posee o trabaja en una PYME, es posible que no disponga de un director financiero ni de informes periódicos. Por ello, se necesitan indicadores que sean sencillos de elaborar y comprender. Así que empecemos con los 4 KPI’s clave para anticipar su flujo de caja si no tiene un equipo de finanzas.

1. KPI Índice de rendimiento comercial

El primer criterio es supervisar regularmente las perspectivas de su negocio en relación con sus previsiones. Podrás controlar que todo vaya bien.Esto nos lleva a hablar de las ventas y su seguimiento en el tiempo, lo que nos llevará al primer KPI de este artículo. Pero empecemos por el principio.

Es importante saber que el cálculo de la facturación es esencial y es un dato importante en la evolución de su negocio. Corresponde a la suma de las ventas realizadas (bienes o servicios) durante un período contable. Por lo general, se calcula sin impuestos (HT), pero para el flujo de caja, es mejor mantenerlo TTC. Y debes definir un punto. Evidentemente, le aconsejamos que utilice el periodo más corto, con el fin de llevar un control. Así que el mes nos parece el más relevante.

Es fácil calcularlo, sólo hay que seguir la siguiente fórmula: volumen de negocio = precio de venta * cantidades vendidas.

Sin embargo, aunque el volumen de negocio es un indicador interesante para evaluar el rendimiento de su empresa, cuando se toma solo, no revela mucho. Por eso consideramos que el cálculo de los logros de ventas (o rendimiento de las ventas) es un KPI importante. Esta comparación será muy útil para evaluar la dinámica financiera de su empresa. Su cálculo es bastante sencillo, puesto que ya hemos dicho cómo calcular el volumen de negocio. Esta es la fórmula para realizarlo:

Rendimiento comercial = volumen de negocio (CA) del último mes / volumen de negocio (CA) previsto del último mes

El resultado le indicará hasta qué punto ha alcanzado su objetivo para el periodo. Parece un cálculo sencillo, pero a menudo nos olvidamos de medir nuestros resultados de ventas con respecto a nuestras previsiones. Este indicador le obligará a revisar sus previsiones para los meses siguientes. Y así ajustar tus gastos si el KPI es inferior a 1, porque podrás anticiparte a una falta de liquidez, sabiendo que la evolución de la facturación tiene una consecuencia directa sobre ella. A medida que avanzamos, vemos que gestionar la tesorería sin un director financiero es posible.

Si está lanzando su negocio y aún no tiene un historial de ventas, tendrá que utilizar los estudios de mercado que haya realizado en el sector. Esto le permitirá obtener una estimación de ventas lo más precisa posible.

2. Indicador DVP (días de ventas pendientes)

Una vez que haya evaluado el rendimiento de las ventas de su empresa, los famosos «ingresos» o «producto», debe prever su fecha de cobro. Es decir, el momento en que el dinero de la venta estará en su cuenta bancaria y, por tanto, aumentará su flujo de caja. Esto nos permite hablar del siguiente KPI: el tiempo medio de pago (también llamado DSO, Días de Ventas Pendientes o Número de Días de Crédito a Clientes).

El DSO es el tiempo que tarda el dinero en llegar al banco tras la emisión de una factura. Este indicador es muy importante para las empresas, sea cual sea su tamaño. Es el elemento que determinará su flujo de caja, porque cuanto más rápido le paguen, más rápido podrá invertir, pagar a sus proveedores, etc. La mayor preocupación es que, incluso en un periodo de crecimiento, se pueden producir retrasos en los pagos de clientes muy importantes. Y es rápidamente el punto de ruptura porque tus proveedores te pedirán que pagues más rápido.

Para calcular este KPI clave, existen varios métodos. Cada uno tiene sus ventajas e inconvenientes, pero lo más importante es elegir uno solo y mantenerse fiel durante varios meses para poder evaluar la evolución de su OSD.

El método contable es el más común y sencillo de realizar. Le permite determinar la relación entre el pendiente de pago (el dinero adeudado pero aún no pagado por sus clientes) y el volumen de negocios con todos los impuestos incluidos (TTC). Para su cálculo, se necesitan 2 elementos que deben corresponder al mismo periodo. Se trata del total de facturas impagadas (importe total pendiente de pago a final de mes, incluido el IVA) y el importe total facturado (volumen de negocio, incluido el IVA, ya conoce la fórmula).

Después de eso, todo lo que tienes que hacer es establecer la siguiente fórmula:

DSO = (Importe total pendiente a final de mes x Número de días del mes) / Volumen de negocio total del mes

El resultado que se obtiene se expresa en número de días e indica el periodo medio de cobro de las cuentas por cobrar. Le permite identificar a los buenos y a los malos pagadores entre sus clientes, así como las acciones que hay que poner en marcha para que paguen. Con respecto a este KPI, la mayor apuesta para pilotar bien es atacar para reducirlo. Para ello, la automatización del back office le ayudará a optimizar estos retrasos y a gestionar mejor su tesorería sin necesidad de un director financiero.

 

3. Ratio de rendimiento operativo

El volumen de negocio es un indicador muy útil (y sencillo de calcular) si se sabe utilizar. Ahora, al igual que con las ventas, tendrá que estimar sus gastos fijos y variables para calcular el tercer KPI. Este es su rendimiento operativo.

Después de los ingresos, obviamente hay que evaluar los gastos. Y sobre todo los gastos fijos (o estructurales) que son los que se mantienen estables a pesar del nivel de actividad de la empresa. Estos gastos son los que no varían en función del volumen de actividad. Por ejemplo, el alquiler, los salarios de los empleados, los seguros, etc. Por el contrario, los gastos variables (o gastos de explotación) son gastos que fluctúan en función de su volumen de negocio o producción. Por ejemplo, materias primas, costes de embalaje, electricidad, costes de transporte, etc.

El reto ahora es evaluar si los costes de explotación se han mantenido bajo control, especialmente en relación con lo que se ha planificado. En otras palabras, calculará su rendimiento operativo. Así, en cuanto al rendimiento comercial, evaluará si sus previsiones han ido bien.

Rendimiento operativo = gastos realizados en el último mes / gastos previstos en el último mes

Este indicador también es sencillo de calcular, pero es importante controlarlo cada mes. Le permitirá ver si está gastando más de lo previsto. Esto demuestra una vez más que se puede gestionar bien la tesorería sin necesidad de un gestor financiero.

4. Valoración de riesgo del cliente

Cuando se quiere gestionar bien la tesorería, hay que anticiparse a los escollos importantes. Por ejemplo, asegúrese de no depender de un pequeño número de clientes que, si se vuelven vulnerables, pueden arrastrarle a usted a la confusión. Por eso es importante conocer el nivel de riesgo de sus clientes.

Si sus flujos de ingresos se reducen, debe tomar medidas inmediatas para diversificar su cartera de clientes y protegerse. Si pierde ese cliente importante, sus ingresos mensuales se reducirán considerablemente y tendrá que reaccionar muy rápidamente para encontrar otros clientes.

El análisis de la concentración de los ingresos consiste en dividir el volumen de negocios de cada cliente en un cuadro en relación con el volumen de negocios total. Esto le permite priorizar sus acciones para evitar riesgos de liquidez.

Con herramientas como Dunforce, tendrá acceso inmediato a estos ratios, lo que le permitirá centrarse en los clientes de los que más depende su supervivencia en efectivo.

Gestionar bien es estar atento

Estos diferentes KPI, que son fáciles de establecer y que puede consultar cada mes, le permitirán gestionar y anticiparse mejor. Porque los clientes que no respetan los plazos de pago y que hacen perder tiempo a sus equipos de trabajo, los gastos que varían y que están mal controlados, pueden alterar la salud de su tesorería. Por lo tanto, es bueno vigilarlo, y a intervalos muy regulares, mejor.

Todo parece más fácil después de observar los indicadores importantes, ¿no es así? Esto demuestra que es posible gestionar la tesorería sin un gestor financiero.

La gestión del flujo de caja en Excel es muy utilizada hoy en día y es una buena herramienta para empezar. Sin embargo, también puede optar por un software que le ayude a mejorar su flujo de caja y a ahorrar tiempo, especialmente si es una PYME. Dunforce, por ejemplo, le permite automatizar sus recordatorios de clientes, liberando el 90% del tiempo de su equipo para los recordatorios y reduciendo sus necesidades de liquidez en un 30%.

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