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Seguimiento de facturas, innovación a su servicio

Recuerde que previamente hemos hablado acerca de los softwares que pueden ayudarle con sus tareas diarias. Sin embargo, algunos de ellos son de particular interés para nosotros: aquellos que ayudan con el seguimiento de facturas.

Sin volver a enumerar las diversas ventajas que ofrece la tecnología a la hora de administrar mejor su negocio, las herramientas más populares o las características específicas, hoy queremos presentarle algunas que probablemente les interesen y les sean útiles. ¡Quédese para descubrirlas!

Captio, las facturas que ofrecen informe de gastos

Captio es un software que se ubica en un nicho que probablemente le resulte familiar: el informe de los honorarios de la empresa. Se trata de una tarea que normalmente requiere tiempo y energía, pues los informes requieren un registro y documentación rigurosa de cualquier gasto en el negocio. En base a esta observación, la misión de Captio es simple. Quiere automatizar todo el proceso para así ganar tiempo y eficiencia.

  • ¿Por qué nos encanta Captio?

El seguimiento en tiempo real de los gastos, y especialmente el ahorro de tiempo. No más verificación sin fin, malabares entre notas arrugadas y sobrecalentamiento de calculadora. Gracias a este software, todo se hace en un instante.

  • ¿Cómo podría mejorarse?

La conciliación bancaria podría integrarse en la versión para los pequeños equipos. Pero este es un defecto menor ya que es suficiente para agregar un euro por mes y por usuario para aprovechar la funcionalidad.

Compañías de luz facilita información acerca de las facturas de luz y gas

Actualmente los clientes buscan ahorrar tiempo en la gestión de sus facturas y encontrar aquella comercializadora que mejor se adapte a sus necesidades sin robarle demasiado tiempo.

Por eso, a la hora de contratar una tarifa de luz, la mayoría de clientes tienen en cuenta los siguientes aspectos:  

  • La atención al cliente que sea personalizada, rápida e inmediata
  • Facilidades a la hora de contratar o cambiar de tarifa.
  • Facilidades a la hora de gestionar las facturas.
  • Diversidad de tarifas.
  • Descuentos y ofertas.

En resumen, ahorrar tiempo y facilitar la gestión son los principales motivos por los que los clientes optan por una compañía de luz y gas u otra.

  • ¿Cómo contratar una tarifa de luz online?

Contratar una tarifa de la luz no siempre es un proceso fácil, por eso para que el cliente consiga contratar aquella tarifa que mejor se adapte a sus necesidades se recomienda utilizar un comparador de tarifas.

Este tipo de herramientas serán clave para poder contratar una tarifa de luz o gas adaptada al estilo de vida del cliente.

Payboost, sus facturas cobradas

Independientemente de su campo de actividad, sus clientes tendrán que pasar por un proceso “desagradable”: deben pagar. Como siempre, es la necesidad a la que se le dedica tiempo y esfuerzo. ¡Afortunadamente, Payboost está aquí!

La herramienta apuesta por hacer que el proceso de liquidación sea más simple y moderno. Se inspira del pago “one touch” de Amazon. Si implementa esta solución, es seguro para sus clientes que puedan pagar en línea, simplificar sus deducciones y adaptar sus plazos a sus capacidades financieras. Payboost ya está trabajando con los principales acreedores y proveedores de bienes esenciales. Es una garantía de competencia y calidad de servicio.

  • ¿Por qué nos encanta Payboost?

La fintech está al servicio de lo social, es un tema importante para nosotros. Incluso más allá de este componente esencial, la compañía tiene todo para complacernos, pues se esfuerza por facilitar el proceso de pago haciéndolo más accesible. Se trata de un argumento al que toda empresa debe prestar atención en 2019.

  • ¿Cómo podría mejorarse?

El programa de tarifas no está especificado en el sitio. Eso requiere que se ponga en contacto con el equipo de Payboost para obtener una cotización.

Dunforce, sus facturas rastreadas automáticamente

No necesita un dibujillo. Dunforce administra sus cuentas por cobrar de manera automática y se adapta a sus clientes al proponer planes de estímulo personalizados. ¿Como? Al conocer el comportamiento de sus clientes, nuestro algoritmo de aprendizaje automático se adapta a la forma para recuperar la deuda (soporte elegido, con qué frecuencia) y así minimizar el riesgo de no pago. Usted ahorra tiempo y esfuerzo, lo que le permite centrarse en las tareas del “negocio principal”.

Para su cliente, es la garantía de ser contactado de forma humana, teniendo en cuenta sus imperativos financieros.

Mejor aún: no es necesario adaptar sus métodos de trabajo al nuevo software.

¿Quieres integrarlo en tu ERP? Es como si estuviera hecho.

¿Quiere mantener su mano y personalizar su panel de control con los indicadores financieros que le interesan? ¡Visite la aplicación web con sus credenciales y obtenga información sobre quiénes son los mal pagadores y cómo puede reducir aún más su Day Sales Outstanding! También puede enviar sus facturas en formato pdf: sus capacidades de análisis le permiten descifrarlas e integrarlas en su cuenta. ¡Finalmente una solución realmente personalizada!

Aquí se explica todo, así que no dude y solicite su demostración gratis.

Mejor Práctica # 3: Información de Calidad

 

Cuando se trata de un proceso tan delicado como la recolección de cuentas por cobrar, nada es más frustrante que tener información inexacta. Todo el mundo querría que el proceso de recolección se hiciera de la manera más rápida y eficiente posible, y eso significa no perder tiempo en situaciones inecesarias. El conocimiento preciso del proceso es la clave para hacer que todo sea lo más rápido y eficiente posible.

 

Organización

Con el fin de lograr organizar esta información, se tiene que tener un sistema dedicado a ello. El conocimiento  desorganizado solo complicara el proceso y os hara perder más tiempo. Este sistema de organización a menudo tendrá la información dividida en tres secciones de informe: gestión, seguimiento y gestión de riesgos.

Los informes de gestión presentan la información de las facturas vencidas con el contacto de los clientes que todavía necesitan ser contactados, con la cantidad por cobrar y el tiempo transcurrido desde la fecha de vencimiento. Estos informes son fundamentales para el seguimiento. Permiten priorizar las cuentas por recolectar. Por esa razón los informes de gestión se generán generalmente de forma diaria para tener un seguimiento en tiempo continuo y adaptar las acciones para que estas sean las más efficientes posible.

 

 

 

Los informes de seguimiento se ocupan más de la cartera. Estos informes a menudo determinan el tipo de cada cartera. Basandose en distintos factores, como las razones de eficiencia en el proceso de cobro, el tipo de producto y  los datos del cliente como la edad o la zona. Generados semanalmente o mensualmente, estos informes se usan por la alta dirección para abordar las decisones relacionadas con el rendimiento y la política de recollección.

En cuanto a los informes de gestión de riesgos, sirven para analizar los efectos de los distintos factores que influyen en el proceso. Se colecta en estos informes la información sobre el impacto de las reclamaciones en el rendimiento de la cartera. Esto se hace a través de indicadores de seguimiento como los saldos recuperados, los ciclos de facturación e índices individuales de reducción.

 

Comprobar la información

Fuera de estos informes, también se querrá asegurar que la información básica del cliente sea siempre exacta. Cuando llegue el momento de actuar en un proceso de recolección, tendrá que ser capaz de localizar y contactar con el cliente con la mayor rapidez y facilidad posible. Eso significa mantenerse al día con toda la información disponible sobre el contacto. De esa facilidad con la que se puede localizar al cliente dependera gran parte de la eficiencia del proceso de recolección.

Por último, se tendra que invertir en procesos para recopilar esa información sin que represente un gasto demasiado importante. Esto se puede conseguir eficazmente a través de unidades de control interno metodológico y con la ayuda de los comités internos pasados. Cuanto mayor sea el nivel de gestión que tenga en el proceso de recopilación, más precisa y organizada será la información que necesitará utilizar, y más eficiente y simple podrá ser el proceso completo.

 

Mejor Práctica # 4: Estrategias de Recolección Bien Definidas

 

Para un sistema que se tendrá que usar en varias ocasiones, se necesita que su eficiencia esté demostrada, pero aun más que sea claro para que todos lo puedan implementar. Las políticas y estrategias de recolección tienen como propósito dirigir las acciones de los empleados en un contexto dado y guiarles en su toma de decisión. Tener un buen plan es fundamental para el éxito general de la unidad, aunque tenga que alterarse en ciertas ocasiones.

 

Definir un procedimiento

El primer punto primordial que se tiene que definir es la forma con la que inicialmente se contacta con clientes que tienen facturas atrasadas. Es necesario que haya una guía que determine que hacer y cuando. ¿Debe el equipo ponerse en contacto con ellos por teléfono, correo electrónico, o por correo físico? ¿Cuántos días despues del vencimiento tienen que pasar para establecer el primer contacto? Por otra parte, se tendrá que exponer el resto del procedimiento: como y cuándo las siguientes tomas de contacto se tendrán que llevar a cabo etc. Esto es el primer punto que se tiene que formular.

 

 

También se necesitará establecer políticas para el manejo de las recolecciones basadas en los posibles riesgos que puedan surgir durante el proceso. Hay que entender que muchas cosas pueden suceder que afectan a cómo deben ser manejadas las cuentas por cobrar. A veces el cliente puede sufrir de eventos externos, y en ese caso se necesitara modificar el procedimiento de recolección. Del mismo modo se pueden encontrar problemas con falsas excusas de clientes, o contactos que no pueden ser contactados y otros problemas que no hacen parte del proceso normal de cobro. Es necesario diseñar estrategias y políticas para que sus empleados puedan utilizarlas cuando surjan estos obstáculos, a fin de manejar la situación de la manera más eficiente posible.

 

Segmentar a sus clientes

Finalemente, dependiendo del tamaño de la empresa, también pueda ser necesario dividir los clientes en distintos segmentos. Conocer sus segmentos de clientes es un aspecto crítico de la gestión de cualquier negocio, y es lo mismo para las recolecciones. Tener diferentes tipos de clientes divididos en grupos que coincidan con los criterios que ha establecido le hará más fácil predecir y tratar eficazmente las distintas situaciones que puedan surgir. Los criterios que se utilizen dependen del tipo de negocio, pero los más comunes son la ubicación, la solvencia, la capacidad de pago y la “actitud” del cliente.

Pero, finalmente, lo que hay que entender es que estas estrategias y políticas nunca tendrán una eficacia del 100% y que se tendrán que modificar con el tiempo. A menudo tendrán que modificarse a medida que las situaciones cambien, aunque esto no signifique que un plan incial sea inutil. Sea o no un plan que se utilize en todas las situaciones, es prudente siempre tener uno que incluya el método predeterminado de reacción a los distintos obstáculos y problemas que puedan surgir.

 

Mejor Práctica # 1: Estrategias Proactivas

 

El proceso de recolección es visto en los negocios como una tarea repetitiva y aburrida. En la vida empresarial del día a día, es una de las molestias más frustrantes en la que uno puede confrontarse. Si ya ha estado en esta posicón de reclamar dinero o que se lo reclamen, habra visto que es un proceso duro que puede provocar irritabilidadfrustración. Pero en cuanto a la recaudación, hay maneras de mejorar el proceso y facilitarlo, ya sea reduciendo el esfuerzo necesario, o disminuiendo el tiempo medio de recaudación. Con las estrategias adecuadas, a menudo se consiguen hacer ambos, y la estrategia superior para lograr que es la proactividad.

 

¿Qué es la recaudación proactiva?

La estrategia proactiva es el arte de resolver los problemas antes de que aparezcan. No sólo la prevención reduce el tiempo del proceso de reclamación, pero a menudo resulta en un menor coste que las prácticas de rectificación. Y estas son numerosas.

 

Educar principalmente

El primer punto en una estrategia proactiva es educar a los clientes con cuidado para que vayan adoptando las buenas prácticas. Si se hace correctamente, se podrá aumentar la probabilidad de que un cliente pague a tiempo, o de que al menos disminuía el tiempo medio de cobro.

Una de las mejores maneras de asegurarse de que suceda eso es enviando al cliente mensajes antes del desembolso. Cuanto más sepa un cliente sobre la situación en la que está, mejor. Tener sus clientes informados de antemano tiene un impacto significativo en la reducción de las tasas de morosidad. Personas informadas con antelación son más propensas a cumplir con sus obligaciones.

 

 

Informar, asesorar, informar

Informar al cliente de todo lo que necesita saber es por lo tanto clave. Eso puede ir de cuales son las implicaciones de un préstamo, cómo funciona el producto que están comprando, cuáles serán los beneficios para ellos si pagan a tiempo, cuál es el calendario de pagos…

Otro punto destacable es tratar las quejas de los clientes tan pronto como sea posible. Los clientes descontentos son mucho más propensos a incumplimiento de pagos. Esto se comprueba especialmente en los casos en los que las quejas son válidas. Cuantas menos personas se quejen de su empresa y cuanto más les guste, más probable es que se enfuerzen en pagar sus deudas a tiempo.

Y por supuesto, el refuerzo positivo siempre es una estrategia eficaz. A las personas les gustan las recompensas y a menudo pueden ser más motivadoras que las penalizaciones. Si hay una buena razón para pagar a tiempo aparte de evitar cargos por retraso, como es el caso con la renovación inmediata, los clientes tendrán aún más probabilidades de pagar sus deudas a tiempo. Es una técnica proactiva realmente eficaz para el proceso de cobro de su empresa, y no implica necesariamente un coste ya que se puede materializar simplemente por un mail de agradecimiento, por ejemplo.