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Seguimiento de facturas, innovación a su servicio

Recuerde que previamente hemos hablado acerca de los softwares que pueden ayudarle con sus tareas diarias. Sin embargo, algunos de ellos son de particular interés para nosotros: aquellos que ayudan con el seguimiento de facturas.

Sin volver a enumerar las diversas ventajas que ofrece la tecnología a la hora de administrar mejor su negocio, las herramientas más populares o las características específicas, hoy queremos presentarle algunas que probablemente les interesen y les sean útiles. ¡Quédese para descubrirlas!

Captio, las facturas que ofrecen informe de gastos

Captio es un software que se ubica en un nicho que probablemente le resulte familiar: el informe de los honorarios de la empresa. Se trata de una tarea que normalmente requiere tiempo y energía, pues los informes requieren un registro y documentación rigurosa de cualquier gasto en el negocio. En base a esta observación, la misión de Captio es simple. Quiere automatizar todo el proceso para así ganar tiempo y eficiencia.

  • ¿Por qué nos encanta Captio?

El seguimiento en tiempo real de los gastos, y especialmente el ahorro de tiempo. No más verificación sin fin, malabares entre notas arrugadas y sobrecalentamiento de calculadora. Gracias a este software, todo se hace en un instante.

  • ¿Cómo podría mejorarse?

La conciliación bancaria podría integrarse en la versión para los pequeños equipos. Pero este es un defecto menor ya que es suficiente para agregar un euro por mes y por usuario para aprovechar la funcionalidad.

Compañías de luz facilita información acerca de las facturas de luz y gas

Actualmente los clientes buscan ahorrar tiempo en la gestión de sus facturas y encontrar aquella comercializadora que mejor se adapte a sus necesidades sin robarle demasiado tiempo.

Por eso, a la hora de contratar una tarifa de luz, la mayoría de clientes tienen en cuenta los siguientes aspectos:  

  • La atención al cliente que sea personalizada, rápida e inmediata
  • Facilidades a la hora de contratar o cambiar de tarifa.
  • Facilidades a la hora de gestionar las facturas.
  • Diversidad de tarifas.
  • Descuentos y ofertas.

En resumen, ahorrar tiempo y facilitar la gestión son los principales motivos por los que los clientes optan por una compañía de luz y gas u otra.

  • ¿Cómo contratar una tarifa de luz online?

Contratar una tarifa de la luz no siempre es un proceso fácil, por eso para que el cliente consiga contratar aquella tarifa que mejor se adapte a sus necesidades se recomienda utilizar un comparador de tarifas.

Este tipo de herramientas serán clave para poder contratar una tarifa de luz o gas adaptada al estilo de vida del cliente.

Payboost, sus facturas cobradas

Independientemente de su campo de actividad, sus clientes tendrán que pasar por un proceso “desagradable”: deben pagar. Como siempre, es la necesidad a la que se le dedica tiempo y esfuerzo. ¡Afortunadamente, Payboost está aquí!

La herramienta apuesta por hacer que el proceso de liquidación sea más simple y moderno. Se inspira del pago “one touch” de Amazon. Si implementa esta solución, es seguro para sus clientes que puedan pagar en línea, simplificar sus deducciones y adaptar sus plazos a sus capacidades financieras. Payboost ya está trabajando con los principales acreedores y proveedores de bienes esenciales. Es una garantía de competencia y calidad de servicio.

  • ¿Por qué nos encanta Payboost?

La fintech está al servicio de lo social, es un tema importante para nosotros. Incluso más allá de este componente esencial, la compañía tiene todo para complacernos, pues se esfuerza por facilitar el proceso de pago haciéndolo más accesible. Se trata de un argumento al que toda empresa debe prestar atención en 2019.

  • ¿Cómo podría mejorarse?

El programa de tarifas no está especificado en el sitio. Eso requiere que se ponga en contacto con el equipo de Payboost para obtener una cotización.

Dunforce, sus facturas rastreadas automáticamente

No necesita un dibujillo. Dunforce administra sus cuentas por cobrar de manera automática y se adapta a sus clientes al proponer planes de estímulo personalizados. ¿Como? Al conocer el comportamiento de sus clientes, nuestro algoritmo de aprendizaje automático se adapta a la forma para recuperar la deuda (soporte elegido, con qué frecuencia) y así minimizar el riesgo de no pago. Usted ahorra tiempo y esfuerzo, lo que le permite centrarse en las tareas del “negocio principal”.

Para su cliente, es la garantía de ser contactado de forma humana, teniendo en cuenta sus imperativos financieros.

Mejor aún: no es necesario adaptar sus métodos de trabajo al nuevo software.

¿Quieres integrarlo en tu ERP? Es como si estuviera hecho.

¿Quiere mantener su mano y personalizar su panel de control con los indicadores financieros que le interesan? ¡Visite la aplicación web con sus credenciales y obtenga información sobre quiénes son los mal pagadores y cómo puede reducir aún más su Day Sales Outstanding! También puede enviar sus facturas en formato pdf: sus capacidades de análisis le permiten descifrarlas e integrarlas en su cuenta. ¡Finalmente una solución realmente personalizada!

Aquí se explica todo, así que no dude y solicite su demostración gratis.

Factoring o seguro de riesgo, ¿son útiles?

El mundo de las finanzas corporativas tiene muchas estrategias, conceptos y métodos para ganar dinero y funcionar sin problemas. Algunos son más eficaces que otros, y algunos no son efectivos en absoluto, pero todavía se practican. Algunas de estas prácticas incluyen el factoring y  el seguro de riesgo. En algunas ocasiones, estas prácticas pueden ser útiles, pero en la mayoria de los casos solo son una solución temporal y provocan más gastos para su empresa. Para empezar, probablemente deberíamos explicar lo que realmente son estas dos prácticas.

 

Factoring

El factoring es cuando una empresa entrega sus cuentas por cobrar a una compañía de financiamiento para recibir un porcentaje del valor de estas cuentas en efectivo. Esto significa que se recibe el dinero de forma inmediata, pero en una cantidad menor que la inicial. Es como tener un coche que se pudiera vender por diez mil, pero al necesitar el dinero enseguida se vende solo por siete.

Más allá de eso, el factoring tiene muchas otras desventajas. Los clientes que tenían que pagar esas cuentas por cobrar se veran notificados cuando se realice factoring. Eso les alerta sobre sus problemas de flujo de efectivo y puede crear un circulo vicioso, asumiendo que su empresa vaya cuesta abajo financieramente. Y por supuesto, aparte de que se les descuente un porcentaje de la cantidad inicial, el factoring tiene un tipo de interés mayor que el resto de préstamos. Eso puede resultar en importantes gastos que podrían empeorar el estado de su negocio.

 

 

 

Seguro de riesgo

En cuanto al seguro de riesgo, es simplemente un seguro ofrecido a individuos de alto riesgo que son más propensos a necesitar ese seguro que otros. Por razones obvias, es una practica que puede resultar dolorosamente cara.

Por un lado, se recibe más dinero al ofrecer un seguro a una amplia gama de clientes, pero por el otro está aumentando drásticamente sus posibilidades de tener que pagar un dinero significativo por algún tipo de accidente. Siguiendo el ejemplo del coche, coja el seguro de auto. Imagine que se ofrece un seguro a un individuo que ha estrellado su coche cuatro veces en los últimos cinco años. Ese individuo pagara una prima de seguro, pero ¿cuál es la probabilidad de que la aseguradora pague por otro accidente en algún momento? En ese sentido, el seguro de riesgo es bastante simple, y es bastante simple ver por qué es una mala idea.

Por supuesto, algunos dirían que hacer tales suposiciones es una tontería: sólo porque ese conductor se haya estrellado tantas veces en el pasado no significa necesariamente que volverá a hacerlo. Y esto es verdad. La probabilidad es una hipótesis pero no la realidad. Pero dicho esto, la mayoría de las finanzas corporativas operan sobre las predicciones. El mercado de valores en sí opera casi completamente en las predicciones y conjeturas. Evitar situaciones de alto riesgo es sólo una forma en que las empresas se mantengan seguras y eviten ponerse en una mala situación sin una recompensa adecuada.

Y, como todos sabemos, la idea detrás del seguro es proporcionarlo a las personas que menos lo necesiten. Las compañías de seguros reciben una gran cantidad de dinero de sus clientes, pero tan pronto como ese seguro se haga realmente necesario, de repente están perdiendo mucho dinero. Este sistema de operación puede no ser necesariamente justo, pero ciertamente es el financieramente sostenible. Es justo como los préstamos: se presta el dinero a los individuos que se sepa que lo devolveran, no a los que no. Es sólo una buena práctica comercial.

Por supuesto, es importante entender que cada estrategia financiera tiene algún mérito, o nadie las habría utilizado en primer lugar. Como se mencionó anteriormente, el factoring de negocios puede ser útil en el sentido  que proporciona capital de forma inmediata en una situación de emergencia. Pero a la larga es la única ventaja que ofrece.



Mejor práctica # 2: Mejorar siempre

 

Si hay una cosa que es verdad sobre la eficiencia del trabajo, no importa de que aspecto se discuta, es el hecho de que una mayor eficacia en el lugar de trabajo hace que el sistema entero funcione mejor y, generalmente, con menos costes asociados. Lo mismo puede decirse del proceso de cobro, donde se debe estar constantemente buscando mejorar tanto el sistema como la eficiencia de sus empleados en el logro de sus objetivos.

Hay varias maneras de conseguirlo, pero sabiendo que se necesitan hacer mejoras, eso requiere un análisis detallado del proceso de recolección. Tal vez el equipo necesite ser más eficiente, o tal vez la política en sí deba modificarse. ¿Sería mejor dejar que todo el proceso sea manejado por una agencia de recolección? Todo depende de las deficiencias que se descubran durante el análisis de este proceso.

 

Agencia de recolección

Debido a que el proceso de recolección es consecuente en tiempo y recursos, es importante estimar qué opción será menos costosa para su empresa a largo plazo: contratar los servicios de una agencia especializada de recolección o formular su propia división interna. Ninguna opción es necesariamente mejor que la otra, ya que ambas tienen ventajas e inconvenientes. Por ejemplo, subcontratar el proceso de cobro a una agencia de cobranza supone un ahorro de tiempo y recursos. Por otro lado, estas agencias no se preocupan por la relación con el cliente. Hacen lo que tienen que hacer para garantizar que la deuda se cobre, aunque esto pueda perjudicar a la relación con el cliente.

 

Unidad interna

Por otro lado, hacer su propia unidad de recolección interna también tiene ventajas e inconvenientes. Sus empleados estarán más involucrados en asegurarse de preservar la relación con el cliente, pero por otro lado esta opción será probablemente más costosa, con la gestión y supervisión de una nueva sucursal dentro de la empresa.

Si se instala una unidad de recaudación interna, hay muchas maneras de mejorar su desempeño. La primera es elegir a los mejores empleados para cada parte del proceso. También debe considerarse que incentivos establecer para cada empleado, algo que motivará a todos para alcanzar los objetivos del proceso de recolección. A todo el mundo le gusta estar recompensado por un trabajo bien hecho, por lo que la instalación de una recompensa por ese trabajo es bastante buena práctica.

 

Al final, las diferentes opciones funcionaran mejor segun los distintos tipos de empresa. Algunos pueden encontrar que alistar los servicios de una agencia especializada es lo más práctico, mientras que otros verán en una unidad interna una mejor vía. La elección de la solución dependera del análisis cuidadoso del proceso preexistente, de sus fortalezas y debilidades, lo que os empujara a una decisión final obvia.

 

Mejor Práctica # 3: Información de Calidad

 

Cuando se trata de un proceso tan delicado como la recolección de cuentas por cobrar, nada es más frustrante que tener información inexacta. Todo el mundo querría que el proceso de recolección se hiciera de la manera más rápida y eficiente posible, y eso significa no perder tiempo en situaciones inecesarias. El conocimiento preciso del proceso es la clave para hacer que todo sea lo más rápido y eficiente posible.

 

Organización

Con el fin de lograr organizar esta información, se tiene que tener un sistema dedicado a ello. El conocimiento  desorganizado solo complicara el proceso y os hara perder más tiempo. Este sistema de organización a menudo tendrá la información dividida en tres secciones de informe: gestión, seguimiento y gestión de riesgos.

Los informes de gestión presentan la información de las facturas vencidas con el contacto de los clientes que todavía necesitan ser contactados, con la cantidad por cobrar y el tiempo transcurrido desde la fecha de vencimiento. Estos informes son fundamentales para el seguimiento. Permiten priorizar las cuentas por recolectar. Por esa razón los informes de gestión se generán generalmente de forma diaria para tener un seguimiento en tiempo continuo y adaptar las acciones para que estas sean las más efficientes posible.

 

 

 

Los informes de seguimiento se ocupan más de la cartera. Estos informes a menudo determinan el tipo de cada cartera. Basandose en distintos factores, como las razones de eficiencia en el proceso de cobro, el tipo de producto y  los datos del cliente como la edad o la zona. Generados semanalmente o mensualmente, estos informes se usan por la alta dirección para abordar las decisones relacionadas con el rendimiento y la política de recollección.

En cuanto a los informes de gestión de riesgos, sirven para analizar los efectos de los distintos factores que influyen en el proceso. Se colecta en estos informes la información sobre el impacto de las reclamaciones en el rendimiento de la cartera. Esto se hace a través de indicadores de seguimiento como los saldos recuperados, los ciclos de facturación e índices individuales de reducción.

 

Comprobar la información

Fuera de estos informes, también se querrá asegurar que la información básica del cliente sea siempre exacta. Cuando llegue el momento de actuar en un proceso de recolección, tendrá que ser capaz de localizar y contactar con el cliente con la mayor rapidez y facilidad posible. Eso significa mantenerse al día con toda la información disponible sobre el contacto. De esa facilidad con la que se puede localizar al cliente dependera gran parte de la eficiencia del proceso de recolección.

Por último, se tendra que invertir en procesos para recopilar esa información sin que represente un gasto demasiado importante. Esto se puede conseguir eficazmente a través de unidades de control interno metodológico y con la ayuda de los comités internos pasados. Cuanto mayor sea el nivel de gestión que tenga en el proceso de recopilación, más precisa y organizada será la información que necesitará utilizar, y más eficiente y simple podrá ser el proceso completo.

 

Mejor Práctica # 4: Estrategias de Recolección Bien Definidas

 

Para un sistema que se tendrá que usar en varias ocasiones, se necesita que su eficiencia esté demostrada, pero aun más que sea claro para que todos lo puedan implementar. Las políticas y estrategias de recolección tienen como propósito dirigir las acciones de los empleados en un contexto dado y guiarles en su toma de decisión. Tener un buen plan es fundamental para el éxito general de la unidad, aunque tenga que alterarse en ciertas ocasiones.

 

Definir un procedimiento

El primer punto primordial que se tiene que definir es la forma con la que inicialmente se contacta con clientes que tienen facturas atrasadas. Es necesario que haya una guía que determine que hacer y cuando. ¿Debe el equipo ponerse en contacto con ellos por teléfono, correo electrónico, o por correo físico? ¿Cuántos días despues del vencimiento tienen que pasar para establecer el primer contacto? Por otra parte, se tendrá que exponer el resto del procedimiento: como y cuándo las siguientes tomas de contacto se tendrán que llevar a cabo etc. Esto es el primer punto que se tiene que formular.

 

 

También se necesitará establecer políticas para el manejo de las recolecciones basadas en los posibles riesgos que puedan surgir durante el proceso. Hay que entender que muchas cosas pueden suceder que afectan a cómo deben ser manejadas las cuentas por cobrar. A veces el cliente puede sufrir de eventos externos, y en ese caso se necesitara modificar el procedimiento de recolección. Del mismo modo se pueden encontrar problemas con falsas excusas de clientes, o contactos que no pueden ser contactados y otros problemas que no hacen parte del proceso normal de cobro. Es necesario diseñar estrategias y políticas para que sus empleados puedan utilizarlas cuando surjan estos obstáculos, a fin de manejar la situación de la manera más eficiente posible.

 

Segmentar a sus clientes

Finalemente, dependiendo del tamaño de la empresa, también pueda ser necesario dividir los clientes en distintos segmentos. Conocer sus segmentos de clientes es un aspecto crítico de la gestión de cualquier negocio, y es lo mismo para las recolecciones. Tener diferentes tipos de clientes divididos en grupos que coincidan con los criterios que ha establecido le hará más fácil predecir y tratar eficazmente las distintas situaciones que puedan surgir. Los criterios que se utilizen dependen del tipo de negocio, pero los más comunes son la ubicación, la solvencia, la capacidad de pago y la “actitud” del cliente.

Pero, finalmente, lo que hay que entender es que estas estrategias y políticas nunca tendrán una eficacia del 100% y que se tendrán que modificar con el tiempo. A menudo tendrán que modificarse a medida que las situaciones cambien, aunque esto no signifique que un plan incial sea inutil. Sea o no un plan que se utilize en todas las situaciones, es prudente siempre tener uno que incluya el método predeterminado de reacción a los distintos obstáculos y problemas que puedan surgir.