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Recobro: Como crear una estrategia de recobro de deudas eficaz.

El recobro es un tema complicado, al igual que la morosidad y los impagos. Intentar recuperar tu dinero es laborioso y cansado, y, además, a pesar de que la mayoría de impagados no saben como actuar, si no dispones de ningún sistema digital que te ayude, probablemente no obtengas buenos resultados. Hoy les presentamos un método para crear una estrategia inteligente de recobro para que podáis implementarla vosotros mismos.

  1. Sistemas y empresas de recobro
  2. Fecha de vencimiento sobre la deuda
  3. ¿Qué hacer si se alarga el tiempo de recobrado?
  4. ¿Por qué no subcontratar el proceso de recobro a empresas externas?

Sistemas y empresas de recobro

Cuando se trata del cobro de pagos atrasados, la mejor manera de garantizar que todo funcione sin problemas es contar con un sistema que lo haga lo más sencillo posible. Aunque no existe un proceso de recogida «correcto» específico, sí hay una forma general de establecer un conjunto relativamente sencillo de directrices y criterios a seguir que garanticen su funcionamiento. Por supuesto, lo fundamental es asegurarse de que los pagos atrasados se abonen a tiempo, ya que las deudas que se prolongan pueden perjudicar seriamente la tesorería de su empresa. Antes de la fecha de vencimiento, compruebe la satisfacción del cliente.

Lo primero que debe hacer es encontrar una forma de comprobar la satisfacción del cliente. Que lo haga mediante una llamada telefónica, un correo electrónico o una carta es irrelevante, siempre que lo haga. Los clientes descontentos suelen pagar con retraso. Por lo tanto, si hay algún aspecto de su negocio que cause una insatisfacción significativa entre sus clientes, creará repercusiones financieras para su negocio. Establezca estas encuestas de satisfacción unos días después de la prestación del servicio o del suministro del producto, y especialmente unos días antes de que se produzca un pago. De este modo, podrá establecer el primer recordatorio de ese pago sin sorpresas. Además, mejorará la calidad general de su negocio.

Fecha de vencimiento de la deuda sobrepasada

Tan pronto como se alcance la fecha de vencimiento, envíe un recordatorio por escrito, siempre utilizando la comprensión como herramienta.  La cuestión de los recordatorios en el momento del vencimiento es fundamental. El acercamiento que se haga en este momento es esencial, ya que aumenta la probabilidad de que el cliente se muestre más cooperativo y pague rápidamente. Estos recordatorios deben ser respetuosos y profesionales. Se debe aplicar más presión a medida que pasa el tiempo.

El primer aviso suele suponer que el pago previsto está en curso, o que cualquier retraso es accidental: el cliente simplemente se ha olvidado, o que algunos factores externos están interfiriendo en el pago a tiempo. Cuando envíe su primer aviso, debe ser simplemente un recordatorio sin cargo. Si el cliente realmente se olvidó, un simple recordatorio suele ser suficiente para obtener su pago. Del mismo modo, su segundo aviso de cobro debe ser igual de respetuoso, simplemente para recordarles que la situación requiere atención y que las cosas podrían complicarse si no pagan pronto.

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Una vez finalizado el plazo, si ya has enviado un modelo de carta de pago de deuda y no han contestado. sube la temperatura con una llamada. Si la factura sigue retrasada, es hora de averiguar por qué no se ha pagado. Los avisos anteriores pueden ser fácilmente ignorados u olvidados, por lo que probablemente tendrá que adoptar un enfoque más directo para recordar a su cliente lo que debe hacer. Este es el momento de llamar por teléfono.

El objetivo de esta llamada telefónica es averiguar exactamente por qué no se ha pagado todavía la factura, teniendo en cuenta que el cliente podría estar en una mala situación financiera. Mientras usted quiere conseguir un compromiso de pago, el cliente seguirá siendo comprensivo ocultando sus dificultades. Por otro lado, si ya han pagado -o dicen haber pagado-, no dude en disculparse. Pero si no es así, es imprescindible pedir una fecha para determinar cuándo debe llegar el pago. Mientras tanto, envíe un correo electrónico o una carta recordándoles el debate.

Tarde, se vuelve insistente y firme. En este punto, la situación se vuelve tensa. Establezca una serie de recordatorios sistemáticos, por teléfono o por correo electrónico, porque la presión siempre funciona. Y enviar una carta más oficial, sin dejar de ser respetuoso, por supuesto. Con cada llamada o correo electrónico, pida una fecha de liquidación. Estos contactos deben determinar si el cliente puede pagar inmediatamente o no. El tercer contacto es el más importante, ya que debes presentarlo como la última llamada que haces. Haga hincapié en el hecho de que este es el último paso antes de entregar el caso a su departamento jurídico o socio de litigios. Y subraya que tendrás que indicar en tus informes el hecho de estos retrasos, que pueden afectar a la futura colaboración.

Aunque este proceso es sencillo, es muy eficaz y sirve para mantener un ambiente sano de cooperación entre su empresa y su cliente. Este proceso claro y organizado tendrá un impacto inmediato en la salud financiera de su empresa. Siempre, como última opción, recuerden que pueden negociar con las agencias de recobro.

Qué hacer si se alarga el tiempo de recobrado

Dunforce es una de las principales empresas de recobro de facturas internacionalmente, y en España destacamos por ser de las mejores empresas de reunificación de deuda. Nuestro sistema se basa en un software que permite enviar recordatorios de facturas personalizados, y es súper útil para todas esas empresas que pierden mucho tiempo enviando facturas a sus clientes y que además los tienen que perseguir cuando no pagan. Nuestro servicio, el cual siempre va acompañado de nuestro equipo de profesionales, ha ayudado a más de 500 empresas a recuperar su dinero hasta un 35% antes, se han ahorrado más de un 90% en tiempo administrativo y lo más importante, hemos desmentido el mito de que las empresas de recobro te llevan a juicio. Nuestro programa respeta al cliente gracias a la anticipación , a la calidad de los mensajes y a los métodos usados, que siempre son los más ideales.

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¿Por qué no debería subcontratar el proceso de recobro a empresas externas?

Muchas sociedades, tras no conseguir cobrar el dinero que les deben sus clientes, pierden la fe en su proceso de cobranza y recurren a subcontratar a empresas de recobro. Desde nuestro punto de vista, este tipo de empresas utilizan unas técnicas anticuadas y poco apropiadas, las cuales pueden dejar ver una mala imagen de su empresa y de como trata a sus clientes. Las empresas de recobro suelen emplear métodos poco «convenientes» a la hora de tratar con los morosos y con los deudores. La mayoría de compañías usan técnicas intrusivas y poco respetuosas que suelen crear una mala relación con el cliente. Subcontratar a estas empresas les puede causar los siguientes problemas:

  • Pérdida de relación cordial con el cliente
  • Boca a boca negativo
  • Reducción de pedidos y facturación
  • Problemas judiciales

Además de todos estos problemas, las empresas que ejercen este tipo de actividad suelen tener un coste bastante elevado. Si usted se siente identificado y esta pensando en implantar un proceso de recobro efectivo y que le permita cobrar un 35% antes, ahorrarle trabajo administrativo a sus empleados en un 90%, y sobre todo, respetar al cliente, le recomendamos que se informe sobre nuestros servicios, ya que a parte de resolver sus problemas de morosidad, podrá disfrutar de muchísimas más ventajas.

 

 

 

 

Automatización: 5 razones para automatizar tu negocio

La automatización de las empresas consiste en confiar un máximo de tareas repetitivas con poco valor añadido a los sistemas informáticos en lugar de a los recursos humanos. El objetivo es mejorar la productividad, reducir los costes, disminuir la burocracia y liberar tiempo del personal para que se centre en tareas de valor añadido, como la relación con el cliente o el seguimiento de situaciones complejas.
Es un subconjunto de la disciplina más amplia de la gestión de procesos empresariales, que implica la gestión de procesos organizativos complejos mediante una combinación de métodos.

¿Qué es la automatización de procesos?

La automatización es una de las soluciones digitales que ayuda a las empresas a simplificar el progreso de las tareas complejas, pero también a reducir sus costes, hacer más fluida la transferencia de información, poner orden en los distintos procesos, supervisar el progreso en tiempo real y asignar los recursos con pertinencia. Los beneficios a largo plazo del uso de herramientas de automatización son la mejora de la eficiencia, la estabilidad y la productividad. En un principio, las pequeñas y medianas empresas quedaron en gran medida al margen de los primeros tiempos de la inteligencia artificial o la automatización porque tenían muy poco poder adquisitivo para estos sistemas tan costosos. Sin embargo, la situación ha evolucionado mucho y hoy la mayoría de los sistemas de automatización están al alcance de las estructuras más pequeñas. La automatización es una parte integral que permite que las tareas repetitivas se encarguen de sí mismas sin esfuerzo adicional, formando parte del entorno colaborativo de la empresa.

La automatización de los procesos tiene muchas ventajas, pero aquí están las cinco razones más importantes para adoptar un sistema de automatización cuando se es una PYME:

1. Organizar las tareas administrativas de la empresa para obtener un mejor control

La comunicación interna en una empresa es uno de los factores clave del éxito y la coordinación de las tareas. Los correos electrónicos, las notas adhesivas y las conversaciones en torno a la máquina de café son buenas formas de comunicar las tareas, pero son catastróficas para la colaboración organizada. Un flujo de trabajo automatizado permitirá a sus equipos reunirse en torno a elementos individuales en un sistema de producción y completar las tareas de forma sencilla y organizada. El software de automatización ofrece cuadros de mando intuitivos y visuales que permiten acceder a todas las solicitudes de un solo vistazo y facilitan la gestión. Además, los sistemas de automatización facilitan la rotación de los empleados y la colaboración en proyectos complejos al proporcionar acceso a datos históricos y bases de datos bien organizadas.

2. Reduce el flujo de trabajo y optimiza el proceso de desarrollo.

Cuando se automatiza el flujo de trabajo, se designa un responsable para cada paso del proceso. Cada paso está, en efecto, vinculado a un «individuo» responsable de realizar una o varias acciones. La creación de este nivel de transparencia informativa en su organización refuerza la responsabilidad de todas las partes interesadas. En consecuencia, el uso de la automatización en su empresa le permitirá identificar las tareas más tediosas, analizar cuándo una tarea tiende a inmovilizarse (efecto de congelación) y, finalmente, comprender las causas para optimizarla. La herramienta de automatización puede convertirse así en una herramienta de predicción inteligente. Su herramienta de gestión le permitirá tomar decisiones basadas en datos para resolver los cuellos de botella, implementar mejores procesos y equilibrar las cargas de trabajo en consecuencia.

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Mise en œuvre d'un processus de recouvrement efficace et être payé plus rapidement.

3. Minimizar costes, errores y descuidos mejorará la eficiencia de su negocio. 

Al sustituir la vulnerabilidad humana por la precisión de la máquina, se evitan los elevados costes asociados a los errores y la ineficacia. Los retrasos en los pagos, la lentitud en la aprobación de las ventas y los pagos por mercancías no recibidas son errores muy costosos. La automatización también ahorra muchos costes de mano de obra en el back-office. Con un sistema automatizado, sus empleados pueden centrarse en las disputas relacionadas con la morosidad, por ejemplo, en lugar de reclamar manualmente a los clientes.

4. Mantenga una visión general de sus procesos financieros y operativos.

Una herramienta de automatización no sólo le permite ver el estado de un «objeto» individual, sino que también le ofrece una visión general de su sistema. Imagine lo que podría hacer con los datos de meses de un sistema automatizado. Con una herramienta de flujo de trabajo automatizado, puede hacer un seguimiento del número de solicitudes recibidas, el número de solicitudes aprobadas, el número de solicitudes rechazadas, el tiempo dedicado a cada tarea, las tareas que más tiempo consumen, etc., lo que le permite optimizar cada proceso para que sea el más productivo.

5. Simplificar la validación de las acciones realizadas.

Los sistemas de automatización financiera permiten un acompañamiento personalizado de cada uno de sus empleados pero también la implementación de un proceso claro y simplificado de las acciones a realizar. Su herramienta le permitirá establecer explícitamente las funciones de cada persona y gestionar de forma óptima la jerarquía. Por ello, estos sistemas permiten automatizar el proceso de validación y, en última instancia, acelerar la toma de decisiones. Uno de los puntos fuertes de la automatización será también clarificar la comunicación entre todas las partes interesadas y optimizar así el tiempo dedicado a cada proceso.

El mundo en el que vivimos hoy es ya un mundo automatizado. Ahora estamos viendo los beneficios astronómicos de aplicar estas soluciones de forma inteligente. Los sistemas de automatización disponibles para las pequeñas y medianas empresas representan un retorno de la inversión exponencial. De hecho, generan importantes beneficios, especialmente desde el punto de vista organizativo y financiero. Por otro lado, ciertas habilidades como la creatividad y la inteligencia emocional son esenciales para el desarrollo de su organización y muy difíciles de automatizar. El tiempo que los trabajadores dedican a las actividades de alto valor añadido representa sólo el 40% de sus tareas diarias y sólo el 4% de las actividades de la economía estadounidense requieren un alto nivel de creatividad y, por tanto, de facultades humanas. Entonces, ¿qué sentido tiene agotarse en tareas largas y tediosas cuando podría automatizarlas?

Si quiere saber más sobre la mecanización, consulte nuestro artículo sobre la «robotic process automation«, también conocida como RPA.

 

Director financiero, has oido hablar de la inteligencia artificial?