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Litigios: ¿Qué son? Significado y ejemplos

Muchas sociedades han sufrido litigios de los cuales han salido perdiendo. Es por eso, que hoy les vamos a presentar un tema que ha recibido bastante controversia, del cual daremos definiciones, ejemplos y significados. Quedaros hasta el final para ver qué son los litigios. En las ventas entre empresas, la factura es obligatoria. Por supuesto, si se incumple algún reglamento desde el punto de vista legal, las multas pueden llegar a alcanzar hasta los  75.000 euros.  Sobre todo, las facturas son un documento central en la vida de su empresa, un elemento jurídico, contable, financiero y fiscal. Sin embargo, pocos conocen la veintena de elementos obligatorios que deben incluirse en estos escritos. Durante el artículo de hoy trataremos los siguientes apartados:

1- ¿Qué es un litigio?

2- Evita los litigios

3- Sanciones que pueden llegar a litigar

4- Consejos

 

¿Qué es un litigio?

Muchos no conocen su significado ni su definición, pero el litigio es una de los resultados que puede haber cuando un cliente no quiere pagar una factura. Básicamente, la palabra litigio describe el proceso de ir a juicio por un desacuerdo, en este caso económico, entre dos partes. Aunque hay muchos tipos de litigios, este articulo estará enfocado concretamente al de deuda económica.

Lo importante para nosotros es que una factura, ya sea una e factura o una factura directa, es el punto de partida para exigir el pago y recordárselo al cliente. Un consejo al respecto: si el contrato prevé una factura anticipada, le sugerimos que emita facturas por separado. Por un lado es la ley – artículo 289 I -1-c del Código General de Impuestos, pero también es más fácil en el proceso de recaudación para no confundir los documentos. La factura anticipada no es realmente especial: está sujeta al IVA y deben indicarse todos los datos conocidos que serán obligatorios para la factura final.

Tenga en cuenta que usted es – cliente y proveedor – corresponsable penalmente de las facturas intercambiadas (decisión del Tribunal de Casación, sala penal, 20 de junio de 1994 n°93-83.037 Bull. n°245).
Por lo tanto, la factura ocupa un lugar importante en el ámbito de la contabilidad y puede ser utilizada como pretexto por su cliente para retrasar el pago si no respeta todas las normas.

Evita litigios con estos 25 datos básicos que deben incluirse en una factura.

Hay que recordar que siempre que una factura esté incompleta, la partida contra la que nos enfrentemos puede salir victoriosa del juicio en caso de litigio. Por eso es muy importante que incluyamos en las facturas todos estos puntos que trataremos a continuación.

a) Identificación de la factura.

Cada factura de su empresa debe ser única. Sabiendo que deben conservarse durante 10 años (la duración de un posible litigio comercial), es mejor ser riguroso. Y desde el punto de vista legal, la numeración debe ser única, continua y cronológica. Pero puedes tener tu propio sistema (por año, o por letra), siempre que respetes estos puntos.
Y debe indicar una fecha de facturación.

b) La identidad completa del emisor de la factura, el vendedor.

Debe indicarse claramente el nombre y la dirección de la entidad jurídica que emite la factura. Debe indicarse el nombre de la empresa, la forma societaria (SARL, SAS…), el capital social, el RCS o cualquier otro número de identificación fiscal que figure en el extracto del KBis (con la ciudad de registro), así como la dirección del domicilio social.
Y el número de identificación del IVA del vendedor debe especificarse en la factura. Debe incluirse en todas las facturas de las operaciones realizadas.

Otros elementos específicos son obligatorios, en función de su estatus o actividad (empresa en liquidación, franquiciado, miembro de un centro de gestión, inquilino gestor, etc.). Consulte el sitio web del servicio público para obtener más detalles https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F31808 y para los que no tienen miedo http://bofip.impots.gouv.fr/bofip/2423-PGP.

c) La identidad de la persona a la que se factura, el comprador.

La información sobre el cliente es obviamente importante. Forma parte de la información obligatoria. El nombre, la dirección y la razón social del cliente deben figurar en el documento. Así, en caso de que seamos nosotros los que queramos litigar, tendremos identificada claramente a la otra partida.
En el caso de una venta intracomunitaria, debe indicarse también el número de IVA del comprador.

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d) Detalles de los productos o servicios vendidos.

El producto o productos y el servicio o servicios deben describirse detalladamente. Si la factura se emite tras la compra de una chaqueta, por ejemplo, debe indicarse la talla, la marca, el color, etc.
Para cada producto o servicio, debe especificarse la cantidad vendida (unidad de bienes o servicios, número de horas, etc.).

Y el precio unitario sin IVA de los productos vendidos o la tarifa horaria o diaria sin IVA de los servicios prestados. También debe indicar para cada producto los descuentos concedidos.
También es necesario especificar para cada producto el tipo de IVA aplicable.
Deben especificarse las fechas de la venta o de la prestación del servicio, si son diferentes de la factura (fecha de entrega o de finalización).

e) A nivel del precio total.

Por último, en la parte inferior de su factura, debe especificar el importe total antes de impuestos, para cada tipo impositivo diferente.
E indique el importe total del IVA desglosado para cada tipo.
Tenga cuidado con este punto: la ausencia del tipo o del importe del IVA cobrado hace imposible que su cliente se deduzca el IVA.
También debe indicar los descuentos, rebajas o reembolsos relacionados con todas las operaciones facturadas. Las distintas rebajas de fin de año pueden indicarse pero no son una obligación, ya que son simplemente un reflejo de la negociación comercial.

Las condiciones comerciales, como los descuentos de fin de año, que no se aplican específicamente a la factura, no son obligatorias, pero las relativas a los descuentos por nivel de facturación figuran, por ejemplo, en la parte inferior de la factura.

f) Condiciones de pago.

En las condiciones de pago se encuentran muchos casos de litigio, ya que muchas de ellas han sido mal redactadas. Evidentemente, debe especificarse la fecha final (fecha de vencimiento) del pago. Hay que tener en cuenta que la ley limita la fecha de pago a 45 días desde el final del mes (o 60 días desde la fecha de emisión, artículo L. 441-6 del Código de Comercio).
Debe especificar si realiza un descuento por pago anticipado (en caso contrario, especifique Descuento por pago anticipado: ninguno).

Desde la ley N° 2012-387 del 22 de marzo de 2012, también debe indicar una cláusula de penalización en caso de retraso en el pago. He aquí una propuesta de texto para incluir en su factura: Toda factura no pagada a su vencimiento será incrementada de pleno derecho y sin previo aviso, como cláusula de penalización y suma global de 40 euros e intereses de demora hasta el pago total iguales al tipo de interés aplicado por el BCE a su más reciente operación de refinanciación más 10 puntos porcentuales.
En cuanto al tipo de interés, puede fijarse libremente: no obstante, este tipo debe haber sido aceptado por el cliente en el momento del pedido (CGC firmadas, por ejemplo), pero no puede ser inferior a 3 veces el tipo de interés legal. La tasa sugerida en la propuesta ya es mucho más interesante y también es válida por defecto. Si su cliente es una institución pública, se aplica el Decreto nº 2013-269 de 29 de marzo de 2013. El tipo a tener en cuenta para el cálculo es entonces el tipo del BCE en su última operación de refinanciación más 8 puntos.

Sanciones que pueden llegar a litigar.

Tenga en cuenta que las sanciones son objeto de una factura no sujeta al IVA, ya que no constituyen la contrapartida de una entrega de bienes o prestación de servicios.
Y sólo se contabilizan en el año en que se cobran. Por lo tanto, no los contabilice hasta que hayan sido pagados. Y por tanto, una vez cobrados, registrarlos como ingresos excepcionales (77) o ingresos financieros (76).

En resumen, como puede ver, tenga cuidado con sus facturas si quiere evitar cualquier disputa… En Dunforce, ésta es una de las primeras cosas de las que hablamos cuando realizamos nuestra auditoría gratuita. Si estás interesado, hablemos.

Si quiere mas información, no dude en leer nuestro post sobre como recobrar efectivamente. Si usted lo que desea es evitar litigios, puede ponerse en contacto directamente con nosotros visitando nuestra página principal. 

Intente siempre evitar los desacuerdos

Aunque le hayamos enseñado como intentar evitar los litgios, el mayor consejo que le podemos dar es intentar evitar siempre los litigios. Para hacerlo necesita un equipo comprometido que le apoye en todo momento y que pueda mediar con la otra partida afectada. De esta forma, podrán llegar a un acuerdo entre las dos partidas que favorezca a las dos partes en vez de a una.

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Recobro: Como crear una estrategia de recobro de deudas eficaz.

El recobro es un tema complicado, al igual que la morosidad y los impagos. Intentar recuperar tu dinero es laborioso y cansado, y, además, a pesar de que la mayoría de impagados no saben como actuar, si no dispones de ningún sistema digital que te ayude, probablemente no obtengas buenos resultados. Hoy les presentamos un método para crear una estrategia inteligente de recobro para que podáis implementarla vosotros mismos.

  1. Sistemas y empresas de recobro
  2. Fecha de vencimiento sobre la deuda
  3. ¿Qué hacer si se alarga el tiempo de recobrado?
  4. ¿Por qué no subcontratar el proceso de recobro a empresas externas?

Sistemas y empresas de recobro

Cuando se trata del cobro de pagos atrasados, la mejor manera de garantizar que todo funcione sin problemas es contar con un sistema que lo haga lo más sencillo posible. Aunque no existe un proceso de recogida «correcto» específico, sí hay una forma general de establecer un conjunto relativamente sencillo de directrices y criterios a seguir que garanticen su funcionamiento. Por supuesto, lo fundamental es asegurarse de que los pagos atrasados se abonen a tiempo, ya que las deudas que se prolongan pueden perjudicar seriamente la tesorería de su empresa. Antes de la fecha de vencimiento, compruebe la satisfacción del cliente.

Lo primero que debe hacer es encontrar una forma de comprobar la satisfacción del cliente. Que lo haga mediante una llamada telefónica, un correo electrónico o una carta es irrelevante, siempre que lo haga. Los clientes descontentos suelen pagar con retraso. Por lo tanto, si hay algún aspecto de su negocio que cause una insatisfacción significativa entre sus clientes, creará repercusiones financieras para su negocio. Establezca estas encuestas de satisfacción unos días después de la prestación del servicio o del suministro del producto, y especialmente unos días antes de que se produzca un pago. De este modo, podrá establecer el primer recordatorio de ese pago sin sorpresas. Además, mejorará la calidad general de su negocio.

Fecha de vencimiento de la deuda sobrepasada

Tan pronto como se alcance la fecha de vencimiento, envíe un recordatorio por escrito, siempre utilizando la comprensión como herramienta.  La cuestión de los recordatorios en el momento del vencimiento es fundamental. El acercamiento que se haga en este momento es esencial, ya que aumenta la probabilidad de que el cliente se muestre más cooperativo y pague rápidamente. Estos recordatorios deben ser respetuosos y profesionales. Se debe aplicar más presión a medida que pasa el tiempo.

El primer aviso suele suponer que el pago previsto está en curso, o que cualquier retraso es accidental: el cliente simplemente se ha olvidado, o que algunos factores externos están interfiriendo en el pago a tiempo. Cuando envíe su primer aviso, debe ser simplemente un recordatorio sin cargo. Si el cliente realmente se olvidó, un simple recordatorio suele ser suficiente para obtener su pago. Del mismo modo, su segundo aviso de cobro debe ser igual de respetuoso, simplemente para recordarles que la situación requiere atención y que las cosas podrían complicarse si no pagan pronto.

Director financiero, has oido hablar de la inteligencia artificial?

Una vez finalizado el plazo, si ya has enviado un modelo de carta de pago de deuda y no han contestado. sube la temperatura con una llamada. Si la factura sigue retrasada, es hora de averiguar por qué no se ha pagado. Los avisos anteriores pueden ser fácilmente ignorados u olvidados, por lo que probablemente tendrá que adoptar un enfoque más directo para recordar a su cliente lo que debe hacer. Este es el momento de llamar por teléfono.

El objetivo de esta llamada telefónica es averiguar exactamente por qué no se ha pagado todavía la factura, teniendo en cuenta que el cliente podría estar en una mala situación financiera. Mientras usted quiere conseguir un compromiso de pago, el cliente seguirá siendo comprensivo ocultando sus dificultades. Por otro lado, si ya han pagado -o dicen haber pagado-, no dude en disculparse. Pero si no es así, es imprescindible pedir una fecha para determinar cuándo debe llegar el pago. Mientras tanto, envíe un correo electrónico o una carta recordándoles el debate.

Tarde, se vuelve insistente y firme. En este punto, la situación se vuelve tensa. Establezca una serie de recordatorios sistemáticos, por teléfono o por correo electrónico, porque la presión siempre funciona. Y enviar una carta más oficial, sin dejar de ser respetuoso, por supuesto. Con cada llamada o correo electrónico, pida una fecha de liquidación. Estos contactos deben determinar si el cliente puede pagar inmediatamente o no. El tercer contacto es el más importante, ya que debes presentarlo como la última llamada que haces. Haga hincapié en el hecho de que este es el último paso antes de entregar el caso a su departamento jurídico o socio de litigios. Y subraya que tendrás que indicar en tus informes el hecho de estos retrasos, que pueden afectar a la futura colaboración.

Aunque este proceso es sencillo, es muy eficaz y sirve para mantener un ambiente sano de cooperación entre su empresa y su cliente. Este proceso claro y organizado tendrá un impacto inmediato en la salud financiera de su empresa. Siempre, como última opción, recuerden que pueden negociar con las agencias de recobro.

Qué hacer si se alarga el tiempo de recobrado

Dunforce es una de las principales empresas de recobro de facturas internacionalmente, y en España destacamos por ser de las mejores empresas de reunificación de deuda. Nuestro sistema se basa en un software que permite enviar recordatorios de facturas personalizados, y es súper útil para todas esas empresas que pierden mucho tiempo enviando facturas a sus clientes y que además los tienen que perseguir cuando no pagan. Nuestro servicio, el cual siempre va acompañado de nuestro equipo de profesionales, ha ayudado a más de 500 empresas a recuperar su dinero hasta un 35% antes, se han ahorrado más de un 90% en tiempo administrativo y lo más importante, hemos desmentido el mito de que las empresas de recobro te llevan a juicio. Nuestro programa respeta al cliente gracias a la anticipación , a la calidad de los mensajes y a los métodos usados, que siempre son los más ideales.

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¿Por qué no debería subcontratar el proceso de recobro a empresas externas?

Muchas sociedades, tras no conseguir cobrar el dinero que les deben sus clientes, pierden la fe en su proceso de cobranza y recurren a subcontratar a empresas de recobro. Desde nuestro punto de vista, este tipo de empresas utilizan unas técnicas anticuadas y poco apropiadas, las cuales pueden dejar ver una mala imagen de su empresa y de como trata a sus clientes. Las empresas de recobro suelen emplear métodos poco «convenientes» a la hora de tratar con los morosos y con los deudores. La mayoría de compañías usan técnicas intrusivas y poco respetuosas que suelen crear una mala relación con el cliente. Subcontratar a estas empresas les puede causar los siguientes problemas:

  • Pérdida de relación cordial con el cliente
  • Boca a boca negativo
  • Reducción de pedidos y facturación
  • Problemas judiciales

Además de todos estos problemas, las empresas que ejercen este tipo de actividad suelen tener un coste bastante elevado. Si usted se siente identificado y esta pensando en implantar un proceso de recobro efectivo y que le permita cobrar un 35% antes, ahorrarle trabajo administrativo a sus empleados en un 90%, y sobre todo, respetar al cliente, le recomendamos que se informe sobre nuestros servicios, ya que a parte de resolver sus problemas de morosidad, podrá disfrutar de muchísimas más ventajas.

 

 

 

 

Automatización: 5 razones para automatizar tu negocio

La automatización de las empresas consiste en confiar un máximo de tareas repetitivas con poco valor añadido a los sistemas informáticos en lugar de a los recursos humanos. El objetivo es mejorar la productividad, reducir los costes, disminuir la burocracia y liberar tiempo del personal para que se centre en tareas de valor añadido, como la relación con el cliente o el seguimiento de situaciones complejas.
Es un subconjunto de la disciplina más amplia de la gestión de procesos empresariales, que implica la gestión de procesos organizativos complejos mediante una combinación de métodos.

¿Qué es la automatización de procesos?

La automatización es una de las soluciones digitales que ayuda a las empresas a simplificar el progreso de las tareas complejas, pero también a reducir sus costes, hacer más fluida la transferencia de información, poner orden en los distintos procesos, supervisar el progreso en tiempo real y asignar los recursos con pertinencia. Los beneficios a largo plazo del uso de herramientas de automatización son la mejora de la eficiencia, la estabilidad y la productividad. En un principio, las pequeñas y medianas empresas quedaron en gran medida al margen de los primeros tiempos de la inteligencia artificial o la automatización porque tenían muy poco poder adquisitivo para estos sistemas tan costosos. Sin embargo, la situación ha evolucionado mucho y hoy la mayoría de los sistemas de automatización están al alcance de las estructuras más pequeñas. La automatización es una parte integral que permite que las tareas repetitivas se encarguen de sí mismas sin esfuerzo adicional, formando parte del entorno colaborativo de la empresa.

La automatización de los procesos tiene muchas ventajas, pero aquí están las cinco razones más importantes para adoptar un sistema de automatización cuando se es una PYME:

1. Organizar las tareas administrativas de la empresa para obtener un mejor control

La comunicación interna en una empresa es uno de los factores clave del éxito y la coordinación de las tareas. Los correos electrónicos, las notas adhesivas y las conversaciones en torno a la máquina de café son buenas formas de comunicar las tareas, pero son catastróficas para la colaboración organizada. Un flujo de trabajo automatizado permitirá a sus equipos reunirse en torno a elementos individuales en un sistema de producción y completar las tareas de forma sencilla y organizada. El software de automatización ofrece cuadros de mando intuitivos y visuales que permiten acceder a todas las solicitudes de un solo vistazo y facilitan la gestión. Además, los sistemas de automatización facilitan la rotación de los empleados y la colaboración en proyectos complejos al proporcionar acceso a datos históricos y bases de datos bien organizadas.

2. Reduce el flujo de trabajo y optimiza el proceso de desarrollo.

Cuando se automatiza el flujo de trabajo, se designa un responsable para cada paso del proceso. Cada paso está, en efecto, vinculado a un «individuo» responsable de realizar una o varias acciones. La creación de este nivel de transparencia informativa en su organización refuerza la responsabilidad de todas las partes interesadas. En consecuencia, el uso de la automatización en su empresa le permitirá identificar las tareas más tediosas, analizar cuándo una tarea tiende a inmovilizarse (efecto de congelación) y, finalmente, comprender las causas para optimizarla. La herramienta de automatización puede convertirse así en una herramienta de predicción inteligente. Su herramienta de gestión le permitirá tomar decisiones basadas en datos para resolver los cuellos de botella, implementar mejores procesos y equilibrar las cargas de trabajo en consecuencia.

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Mise en œuvre d'un processus de recouvrement efficace et être payé plus rapidement.

3. Minimizar costes, errores y descuidos mejorará la eficiencia de su negocio. 

Al sustituir la vulnerabilidad humana por la precisión de la máquina, se evitan los elevados costes asociados a los errores y la ineficacia. Los retrasos en los pagos, la lentitud en la aprobación de las ventas y los pagos por mercancías no recibidas son errores muy costosos. La automatización también ahorra muchos costes de mano de obra en el back-office. Con un sistema automatizado, sus empleados pueden centrarse en las disputas relacionadas con la morosidad, por ejemplo, en lugar de reclamar manualmente a los clientes.

4. Mantenga una visión general de sus procesos financieros y operativos.

Una herramienta de automatización no sólo le permite ver el estado de un «objeto» individual, sino que también le ofrece una visión general de su sistema. Imagine lo que podría hacer con los datos de meses de un sistema automatizado. Con una herramienta de flujo de trabajo automatizado, puede hacer un seguimiento del número de solicitudes recibidas, el número de solicitudes aprobadas, el número de solicitudes rechazadas, el tiempo dedicado a cada tarea, las tareas que más tiempo consumen, etc., lo que le permite optimizar cada proceso para que sea el más productivo.

5. Simplificar la validación de las acciones realizadas.

Los sistemas de automatización financiera permiten un acompañamiento personalizado de cada uno de sus empleados pero también la implementación de un proceso claro y simplificado de las acciones a realizar. Su herramienta le permitirá establecer explícitamente las funciones de cada persona y gestionar de forma óptima la jerarquía. Por ello, estos sistemas permiten automatizar el proceso de validación y, en última instancia, acelerar la toma de decisiones. Uno de los puntos fuertes de la automatización será también clarificar la comunicación entre todas las partes interesadas y optimizar así el tiempo dedicado a cada proceso.

El mundo en el que vivimos hoy es ya un mundo automatizado. Ahora estamos viendo los beneficios astronómicos de aplicar estas soluciones de forma inteligente. Los sistemas de automatización disponibles para las pequeñas y medianas empresas representan un retorno de la inversión exponencial. De hecho, generan importantes beneficios, especialmente desde el punto de vista organizativo y financiero. Por otro lado, ciertas habilidades como la creatividad y la inteligencia emocional son esenciales para el desarrollo de su organización y muy difíciles de automatizar. El tiempo que los trabajadores dedican a las actividades de alto valor añadido representa sólo el 40% de sus tareas diarias y sólo el 4% de las actividades de la economía estadounidense requieren un alto nivel de creatividad y, por tanto, de facultades humanas. Entonces, ¿qué sentido tiene agotarse en tareas largas y tediosas cuando podría automatizarlas?

Si quiere saber más sobre la mecanización, consulte nuestro artículo sobre la «robotic process automation«, también conocida como RPA.

 

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