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Automatización: 5 razones para automatizar tu negocio

La automatización de las empresas consiste en confiar un máximo de tareas repetitivas con poco valor añadido a los sistemas informáticos en lugar de a los recursos humanos. El objetivo es mejorar la productividad, reducir los costes, disminuir la burocracia y liberar tiempo del personal para que se centre en tareas de valor añadido, como la relación con el cliente o el seguimiento de situaciones complejas.
Es un subconjunto de la disciplina más amplia de la gestión de procesos empresariales, que implica la gestión de procesos organizativos complejos mediante una combinación de métodos.

¿Qué es la automatización de procesos?

La automatización es una de las soluciones digitales que ayuda a las empresas a simplificar el progreso de las tareas complejas, pero también a reducir sus costes, hacer más fluida la transferencia de información, poner orden en los distintos procesos, supervisar el progreso en tiempo real y asignar los recursos con pertinencia. Los beneficios a largo plazo del uso de herramientas de automatización son la mejora de la eficiencia, la estabilidad y la productividad. En un principio, las pequeñas y medianas empresas quedaron en gran medida al margen de los primeros tiempos de la inteligencia artificial o la automatización porque tenían muy poco poder adquisitivo para estos sistemas tan costosos. Sin embargo, la situación ha evolucionado mucho y hoy la mayoría de los sistemas de automatización están al alcance de las estructuras más pequeñas. La automatización es una parte integral que permite que las tareas repetitivas se encarguen de sí mismas sin esfuerzo adicional, formando parte del entorno colaborativo de la empresa.

La automatización de los procesos tiene muchas ventajas, pero aquí están las cinco razones más importantes para adoptar un sistema de automatización cuando se es una PYME:

1. Organizar las tareas administrativas de la empresa para obtener un mejor control

La comunicación interna en una empresa es uno de los factores clave del éxito y la coordinación de las tareas. Los correos electrónicos, las notas adhesivas y las conversaciones en torno a la máquina de café son buenas formas de comunicar las tareas, pero son catastróficas para la colaboración organizada. Un flujo de trabajo automatizado permitirá a sus equipos reunirse en torno a elementos individuales en un sistema de producción y completar las tareas de forma sencilla y organizada. El software de automatización ofrece cuadros de mando intuitivos y visuales que permiten acceder a todas las solicitudes de un solo vistazo y facilitan la gestión. Además, los sistemas de automatización facilitan la rotación de los empleados y la colaboración en proyectos complejos al proporcionar acceso a datos históricos y bases de datos bien organizadas.

2. Reduce el flujo de trabajo y optimiza el proceso de desarrollo.

Cuando se automatiza el flujo de trabajo, se designa un responsable para cada paso del proceso. Cada paso está, en efecto, vinculado a un «individuo» responsable de realizar una o varias acciones. La creación de este nivel de transparencia informativa en su organización refuerza la responsabilidad de todas las partes interesadas. En consecuencia, el uso de la automatización en su empresa le permitirá identificar las tareas más tediosas, analizar cuándo una tarea tiende a inmovilizarse (efecto de congelación) y, finalmente, comprender las causas para optimizarla. La herramienta de automatización puede convertirse así en una herramienta de predicción inteligente. Su herramienta de gestión le permitirá tomar decisiones basadas en datos para resolver los cuellos de botella, implementar mejores procesos y equilibrar las cargas de trabajo en consecuencia.

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3. Minimizar costes, errores y descuidos mejorará la eficiencia de su negocio. 

Al sustituir la vulnerabilidad humana por la precisión de la máquina, se evitan los elevados costes asociados a los errores y la ineficacia. Los retrasos en los pagos, la lentitud en la aprobación de las ventas y los pagos por mercancías no recibidas son errores muy costosos. La automatización también ahorra muchos costes de mano de obra en el back-office. Con un sistema automatizado, sus empleados pueden centrarse en las disputas relacionadas con la morosidad, por ejemplo, en lugar de reclamar manualmente a los clientes.

4. Mantenga una visión general de sus procesos financieros y operativos.

Una herramienta de automatización no sólo le permite ver el estado de un «objeto» individual, sino que también le ofrece una visión general de su sistema. Imagine lo que podría hacer con los datos de meses de un sistema automatizado. Con una herramienta de flujo de trabajo automatizado, puede hacer un seguimiento del número de solicitudes recibidas, el número de solicitudes aprobadas, el número de solicitudes rechazadas, el tiempo dedicado a cada tarea, las tareas que más tiempo consumen, etc., lo que le permite optimizar cada proceso para que sea el más productivo.

5. Simplificar la validación de las acciones realizadas.

Los sistemas de automatización financiera permiten un acompañamiento personalizado de cada uno de sus empleados pero también la implementación de un proceso claro y simplificado de las acciones a realizar. Su herramienta le permitirá establecer explícitamente las funciones de cada persona y gestionar de forma óptima la jerarquía. Por ello, estos sistemas permiten automatizar el proceso de validación y, en última instancia, acelerar la toma de decisiones. Uno de los puntos fuertes de la automatización será también clarificar la comunicación entre todas las partes interesadas y optimizar así el tiempo dedicado a cada proceso.

El mundo en el que vivimos hoy es ya un mundo automatizado. Ahora estamos viendo los beneficios astronómicos de aplicar estas soluciones de forma inteligente. Los sistemas de automatización disponibles para las pequeñas y medianas empresas representan un retorno de la inversión exponencial. De hecho, generan importantes beneficios, especialmente desde el punto de vista organizativo y financiero. Por otro lado, ciertas habilidades como la creatividad y la inteligencia emocional son esenciales para el desarrollo de su organización y muy difíciles de automatizar. El tiempo que los trabajadores dedican a las actividades de alto valor añadido representa sólo el 40% de sus tareas diarias y sólo el 4% de las actividades de la economía estadounidense requieren un alto nivel de creatividad y, por tanto, de facultades humanas. Entonces, ¿qué sentido tiene agotarse en tareas largas y tediosas cuando podría automatizarlas?

Si quiere saber más sobre la mecanización, consulte nuestro artículo sobre la «robotic process automation«, también conocida como RPA.

 

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