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8 requisitos para poder cobrar los pagos de los clientes

Hacer que te paguen cada vez es relativamente más sencillo debido a la gran cantidad de medios de pagos de los cuales disponemos hoy en día. El pago simple en efectivo de toda la vida sigue presente, pero cada vez más gente usa los medios electrónicos, entre los cuales se encuentran los pagos móviles, los pagos con bizum, pagos fraccionados…  La actual digitalización de los intercambios entre las empresas y sus clientes hace necesario ofrecer a estos últimos medios de identificación fiables, sencillos y rápidos. Para ello, y para lograr un cobro efectivo de sus créditos, la sociedad debe cumplir una serie de obligaciones de cumplimiento.

Requerimientos para empezar a cobrar

Estas obligaciones de cumplimiento son esenciales para identificar si se cumple o no la ley y la normativa establecida. Al referirse a estas obligaciones, su cliente estará en mejor posición para pagarle rápidamente. De este modo, crea un clima de confianza con su cliente y también asegura la buena imagen de su empresa. Te contamos más sobre las normas de cumplimiento que debes seguir para garantizar el pronto pago de tus créditos.

1) Obligación de existir/registrarse

Para que sus clientes le paguen a tiempo, debe haber declarado su empresa en el Registro Mercantil (RCS) con anterioridad. Esto le permite garantizar su existencia a su cliente. En efecto, en el momento de su inscripción recibirá el extracto de Kbis. Este documento oficial y el carné de identidad de su empresa dan fe de su existencia. La información que contiene es pública y puede solicitarse en cualquier momento.

Tenga en cuenta que el extracto sólo es válido durante un periodo de tres meses. Por lo tanto, para cualquier prueba de existencia, debe solicitar la presentación de un nuevo extracto.

En segundo lugar, es esencial que su número RCS, su número CIF, el domicilio social de la empresa y su forma jurídica aparezcan en sus facturas. Sin esta información necesaria, sus facturas no son conformes y, por tanto, no pueden pagarse lo antes posible.

2) Tener una cuenta bancaria profesional donde recibir los pagos

Aunque sea una obligación obvia recibir pagos de sus clientes, vale la pena recordarlo. En efecto, toda empresa con capital social debe abrir una cuenta bancaria profesional en el momento de su creación. Sin abrir una cuenta bancaria, no obtendrá un certificado de depósito y, por lo tanto, no podrá ser registrado ni empezar a cobrar, ya sea con efectivo o con pagos electrónicos. Una vez más, esto atestigua su existencia y su credibilidad ante el cliente.

3) Afiliación a la Seguridad Social y al seguro de responsabilidad civil

Como empresa, también está obligada a afiliarse y cotizar a la Seguridad Social. En caso de negarse a afiliarse y cotizar a la Seguridad Social, se expone a fuertes sanciones civiles y penales. El ejercicio de una actividad no declarada a los organismos sociales y profesionales se castiga con una multa de 45 000 euros y 3 años de prisión. Estos procedimientos judiciales suponen un duro golpe para la imagen de su marca y la confianza que sus clientes depositan en usted.

Además, para los profesionales de la sanidad, la abogacía, la construcción, el turismo, la arquitectura o que requieran el uso de vehículos terrestres motorizados, deberán aportar los documentos necesarios. Está obligado a protegerse contra los riesgos a los que se expone en función de su actividad. Cuanto más cubierto esté, menos se arriesgará a las molestias o a los procesos judiciales que comprometan su buena imagen.

No obstante, se recomienda encarecidamente que las empresas que no operan en los ámbitos mencionados tengan un seguro de responsabilidad civil.

4) La obligación de vigilancia

Toda empresa que celebre un contrato de más de 5.000 euros, sin incluir los impuestos, debe asegurarse de que su contratante está al corriente de sus declaraciones y pagos de las cotizaciones a la URSSAF. Así, cuando celebre un contrato con su cliente y luego cada 6 meses hasta el final de su ejecución, deberá entregarle un «certificado de vigilancia» expedido por la URSSAF. Esto da fe de su regularidad en cuanto a sus declaraciones sociales. Este documento menciona en todos los casos:

  • La identidad de su empresa
    Su situación habitual respecto a sus obligaciones sociales en la fecha de vencimiento.
  • Si tiene empleados, el documento también menciona su número, así como el importe total de las remuneraciones declaradas en el último documento de síntesis de la URSSAF.

Nota: el certificado sólo se expide en Internet.

Si su cliente no le pide este certificado de vigilancia y no comprueba su autenticidad, ambos se arriesgan a fuertes sanciones penales y financieras.

5) Obligación de lucha contra el fraude, el blanqueo de capitales y la corrupción

Siempre con la idea de mantener su buena imagen y la confianza de sus clientes para asegurar el pronto pago de sus deudas, debe ser irreprochable en cuanto al fraude, la corrupción y el blanqueo de dinero.

Según la ley Sapin II, toda empresa con más de 500 empleados y un volumen de negocio igual o superior a 100 millones de euros está obligada a establecer un programa de cumplimiento y lucha contra la corrupción. En concreto, debe poner en marcha un proceso de diligencia debida sobre sus clientes, proveedores y todas las partes interesadas de la empresa; una estrategia para identificar y evaluar los riesgos de corrupción; un código de conducta integrado en la normativa interna de la empresa; y un proceso para medir la eficacia del programa.

Si no cumple estas obligaciones y no aplica el programa de cumplimiento, puede recibir una multa de hasta un millón de euros. Además, se puede imponer una multa de 200.000 euros a los directivos de la empresa.

Por último, también es necesario aplicar las medidas mencionadas anteriormente para dar fe de su buena conducta en materia de blanqueo de capitales y fraude. Los controles en este ámbito son cada vez más numerosos.

Medidas internacionales: en el Reino Unido, algunas empresas y personas están obligadas a registrarse en un organismo de control para cumplir la normativa contra el blanqueo de capitales (anti-money laundering scheme). Esto incluye:

  1. Empresas financieras
  2. Profesionales jurídicos independientes
  3. Contables, asesores fiscales, auditores y administradores judiciales
  4. Proveedores de servicios empresariales y fideicomisos

Además, en el Reino Unido, si quiere crear una empresa que cobre una determinada cantidad de dinero a sus clientes cada vez que utilicen un servicio, tendrá que obtener el permiso de la Financial Conduct Authority.

6) KYC (Know Your Customer): el requisito reglamentario para la experiencia del cliente

El KYC, que se ha convertido en un requisito para acceder a un gran número de servicios, le impone normas específicas de identificación.

Para garantizar el pago puntual de sus cuentas por cobrar, debe conocer perfectamente a sus clientes. En otras palabras, tiene que asegurarse de que sus clientes cumplen las leyes anticorrupción. Esto es para mostrar su compromiso con la lucha contra el blanqueo de dinero, el fraude fiscal y otras prácticas ilegales.

Por lo tanto, debe reunir un cierto número de documentos justificativos, entre ellos

Para las personas físicas:

Un documento de identidad válido
Una prueba de residencia con fecha inferior a 3 meses

Para las empresas:

  1. Los estatutos «certificados»
  2. Un extracto de Kbis con fecha inferior a 3 meses
  3. El último informe anual auditado o una copia de la declaración de impuestos
  4. El documento oficial que enumera los accionistas con sus porcentajes
  5. El documento oficial con la lista de directores
  6. La lista de personas autorizadas para dar instrucciones y comprometer a la empresa
  7. Documento de identidad, pasaporte o permiso de residencia válidos del firmante con fotografía

Por lo tanto, es esencial garantizar su seguridad financiera estableciendo estos procesos de control. Esto es para evitar cualquier sanción que debilite su reputación.

7) Información y la política de seguridad de la información sobre los pagos y cobros

Como vendedor de bienes o prestador de servicios, usted tiene, según el Código de Consumo francés, la obligación de informar a sus clientes. Esta obligación de información se divide en 3 partes que hacen referencia a 3 funciones distintas:

Información: debes informarte de las necesidades de tu cliente, de lo que realmente busca.
Advertencia: debe advertir a su cliente de los riesgos, problemas y limitaciones del servicio deseado.
Asesoramiento: debes ayudar a tu cliente en las decisiones que tome y ofrecerle la mejor solución.

Además, la aplicación de una política de seguridad de la información es cada vez más prioritaria. Para limitar los riesgos que amenazan la estabilidad de su empresa, la aplicación de una política de seguridad de la información sólo aportará un valor añadido a sus servicios. De este modo, asegura la continuidad de su actividad, mantiene la confianza de sus clientes y reduce los riesgos que su empresa podría encontrar.

Además de aplicar la política dentro de su empresa, tiene la obligación de cumplir las normas de almacenamiento de los datos de sus clientes. De hecho, debe proteger sus datos según lo estipulado por el Reglamento General de Protección de Datos. De hecho, debe asegurarse de que la información de sus clientes se utiliza de forma legal y transparente para fines específicos y explícitos. Sólo debe utilizar la información estrictamente necesaria y pertinente. Además, puede no conservar esta información cuando ya no la necesite.

8) Tener una política de responsabilidad social corporativa, sostenibilidad y ética.

Toda empresa cuyos valores estén admitidos en un mercado regulado; cuyo capital social sea igual o superior a 100 millones de euros; y que tenga más de 500 empleados está sujeta a la obligación de elaborar un informe anual de RSC (responsabilidad social corporativa). El objetivo es mejorar la transparencia de las actividades de su empresa. Los beneficios son dobles.

En primer lugar, puede medir el impacto de sus actividades en la sociedad y el medio ambiente. A continuación, puede realizar mejoras para tener un impacto más positivo.

En segundo lugar, permite a las partes interesadas y a los clientes comprender mejor el impacto de su empresa. Así podrán tomar decisiones más informadas. Esto se debe a que sus clientes son más conscientes del impacto de su compra en el medio ambiente y la sociedad.

Por tanto, la aplicación de esta política es esencial para garantizar la sostenibilidad de su empresa.

Conclusión:

Por último, para garantizar el cobro de sus créditos, debe cumplir con las obligaciones de cumplimiento descritas anteriormente. Estas obligaciones de cumplimiento tienen por objeto ayudarle a promover su buena imagen mediante el cumplimiento de la normativa establecida. El incumplimiento de cualquiera de estas obligaciones puede dar lugar a graves acciones legales.

Esto proporciona a sus clientes una forma sencilla, rápida y fiable de verificar el cumplimiento de la ley. Un cliente que tiene tranquilidad y confianza en su empresa le pagará sus deudas más rápidamente.

4 indicadores KPI para dirigir su empresa. ¡Significado y ejemplos!

Los KPI son el punto de referencia de todas las empresas de hoy en día. Hay muchos tipos de indicadores, como KPI de ventas y el KPI de redes sociales, entre otros, aunque hoy nos fijaremos exhaustivamente en los KPI financieros.  La gestión de un negocio no consiste únicamente en gestionar sus ventas o sus equipos. Se trata, sobre todo, de controlar todas los resultados y las variables que nos pueden afectar de alguna manera. ¿La evaluación de la tesorería y el control del pago de las facturas forman parte de su vida cotidiana como director de empresa? ¿Quiere saber cómo anticiparse a los déficits de tesorería sin tener un equipo financiero? Si tus respuestas fueron afirmativas, ¡este artículo es para ti!

KPI: ¿Qué son?

Las siglas KPI’s hacen referencia a las palabras «Key Performance Indicator«, términos ingleses que, traducidos al español, significan «indicadores clave de rendimiento». Como bien dice el nombre, estos indicadores describen el rendimiento de una empresa. Los KPI’s suelen ser números, como por ejemplo el número de conversiones de una empresa, y también pueden ser ratios, como por ejemplo un ratio de liquidez.

Es posible que haciéndose las preguntas adecuadas sobre su flujo de caja, pueda tomar decisiones preventivas. Esto evitará problemas en los próximos meses. Permitiendo, como se dice, prevenir en lugar de curar. Y como lo hacemos? Mirando sobre todo semanalmente los indicadores. Por eso queremos hablarte de los reflejos que hay que tener. Vamos a presentarle los indicadores financieros esenciales (KPI) que debe seguir para ayudarle a pilotar su empresa. Es una forma de tomar las decisiones correctas que le permitirán situar su proyecto en el camino del éxito.

La idea es no utilizar sólo las herramientas de contabilidad, que en realidad sólo están disponibles una vez al año y pueden parecer bastante complicadas. El planteamiento es disponer de los elementos útiles para dirigir la gestión de su negocio y beneficiarse de ellos para adaptar su estrategia de la manera más eficaz. Esto significa que pretendemos gestionar la tesorería sin director financiero, de forma regular.

Si usted posee o trabaja en una PYME, es posible que no disponga de un director financiero ni de informes periódicos. Por ello, se necesitan indicadores que sean sencillos de elaborar y comprender. Así que empecemos con los 4 KPI’s clave para anticipar su flujo de caja si no tiene un equipo de finanzas.

1. KPI Índice de rendimiento comercial

El primer criterio es supervisar regularmente las perspectivas de su negocio en relación con sus previsiones. Podrás controlar que todo vaya bien.Esto nos lleva a hablar de las ventas y su seguimiento en el tiempo, lo que nos llevará al primer KPI de este artículo. Pero empecemos por el principio.

Es importante saber que el cálculo de la facturación es esencial y es un dato importante en la evolución de su negocio. Corresponde a la suma de las ventas realizadas (bienes o servicios) durante un período contable. Por lo general, se calcula sin impuestos (HT), pero para el flujo de caja, es mejor mantenerlo TTC. Y debes definir un punto. Evidentemente, le aconsejamos que utilice el periodo más corto, con el fin de llevar un control. Así que el mes nos parece el más relevante.

Es fácil calcularlo, sólo hay que seguir la siguiente fórmula: volumen de negocio = precio de venta * cantidades vendidas.

Sin embargo, aunque el volumen de negocio es un indicador interesante para evaluar el rendimiento de su empresa, cuando se toma solo, no revela mucho. Por eso consideramos que el cálculo de los logros de ventas (o rendimiento de las ventas) es un KPI importante. Esta comparación será muy útil para evaluar la dinámica financiera de su empresa. Su cálculo es bastante sencillo, puesto que ya hemos dicho cómo calcular el volumen de negocio. Esta es la fórmula para realizarlo:

Rendimiento comercial = volumen de negocio (CA) del último mes / volumen de negocio (CA) previsto del último mes

El resultado le indicará hasta qué punto ha alcanzado su objetivo para el periodo. Parece un cálculo sencillo, pero a menudo nos olvidamos de medir nuestros resultados de ventas con respecto a nuestras previsiones. Este indicador le obligará a revisar sus previsiones para los meses siguientes. Y así ajustar tus gastos si el KPI es inferior a 1, porque podrás anticiparte a una falta de liquidez, sabiendo que la evolución de la facturación tiene una consecuencia directa sobre ella. A medida que avanzamos, vemos que gestionar la tesorería sin un director financiero es posible.

Si está lanzando su negocio y aún no tiene un historial de ventas, tendrá que utilizar los estudios de mercado que haya realizado en el sector. Esto le permitirá obtener una estimación de ventas lo más precisa posible.

2. Indicador DVP (días de ventas pendientes)

Una vez que haya evaluado el rendimiento de las ventas de su empresa, los famosos «ingresos» o «producto», debe prever su fecha de cobro. Es decir, el momento en que el dinero de la venta estará en su cuenta bancaria y, por tanto, aumentará su flujo de caja. Esto nos permite hablar del siguiente KPI: el tiempo medio de pago (también llamado DSO, Días de Ventas Pendientes o Número de Días de Crédito a Clientes).

El DSO es el tiempo que tarda el dinero en llegar al banco tras la emisión de una factura. Este indicador es muy importante para las empresas, sea cual sea su tamaño. Es el elemento que determinará su flujo de caja, porque cuanto más rápido le paguen, más rápido podrá invertir, pagar a sus proveedores, etc. La mayor preocupación es que, incluso en un periodo de crecimiento, se pueden producir retrasos en los pagos de clientes muy importantes. Y es rápidamente el punto de ruptura porque tus proveedores te pedirán que pagues más rápido.

Para calcular este KPI clave, existen varios métodos. Cada uno tiene sus ventajas e inconvenientes, pero lo más importante es elegir uno solo y mantenerse fiel durante varios meses para poder evaluar la evolución de su OSD.

El método contable es el más común y sencillo de realizar. Le permite determinar la relación entre el pendiente de pago (el dinero adeudado pero aún no pagado por sus clientes) y el volumen de negocios con todos los impuestos incluidos (TTC). Para su cálculo, se necesitan 2 elementos que deben corresponder al mismo periodo. Se trata del total de facturas impagadas (importe total pendiente de pago a final de mes, incluido el IVA) y el importe total facturado (volumen de negocio, incluido el IVA, ya conoce la fórmula).

Después de eso, todo lo que tienes que hacer es establecer la siguiente fórmula:

DSO = (Importe total pendiente a final de mes x Número de días del mes) / Volumen de negocio total del mes

El resultado que se obtiene se expresa en número de días e indica el periodo medio de cobro de las cuentas por cobrar. Le permite identificar a los buenos y a los malos pagadores entre sus clientes, así como las acciones que hay que poner en marcha para que paguen. Con respecto a este KPI, la mayor apuesta para pilotar bien es atacar para reducirlo. Para ello, la automatización del back office le ayudará a optimizar estos retrasos y a gestionar mejor su tesorería sin necesidad de un director financiero.

 

3. Ratio de rendimiento operativo

El volumen de negocio es un indicador muy útil (y sencillo de calcular) si se sabe utilizar. Ahora, al igual que con las ventas, tendrá que estimar sus gastos fijos y variables para calcular el tercer KPI. Este es su rendimiento operativo.

Después de los ingresos, obviamente hay que evaluar los gastos. Y sobre todo los gastos fijos (o estructurales) que son los que se mantienen estables a pesar del nivel de actividad de la empresa. Estos gastos son los que no varían en función del volumen de actividad. Por ejemplo, el alquiler, los salarios de los empleados, los seguros, etc. Por el contrario, los gastos variables (o gastos de explotación) son gastos que fluctúan en función de su volumen de negocio o producción. Por ejemplo, materias primas, costes de embalaje, electricidad, costes de transporte, etc.

El reto ahora es evaluar si los costes de explotación se han mantenido bajo control, especialmente en relación con lo que se ha planificado. En otras palabras, calculará su rendimiento operativo. Así, en cuanto al rendimiento comercial, evaluará si sus previsiones han ido bien.

Rendimiento operativo = gastos realizados en el último mes / gastos previstos en el último mes

Este indicador también es sencillo de calcular, pero es importante controlarlo cada mes. Le permitirá ver si está gastando más de lo previsto. Esto demuestra una vez más que se puede gestionar bien la tesorería sin necesidad de un gestor financiero.

4. Valoración de riesgo del cliente

Cuando se quiere gestionar bien la tesorería, hay que anticiparse a los escollos importantes. Por ejemplo, asegúrese de no depender de un pequeño número de clientes que, si se vuelven vulnerables, pueden arrastrarle a usted a la confusión. Por eso es importante conocer el nivel de riesgo de sus clientes.

Si sus flujos de ingresos se reducen, debe tomar medidas inmediatas para diversificar su cartera de clientes y protegerse. Si pierde ese cliente importante, sus ingresos mensuales se reducirán considerablemente y tendrá que reaccionar muy rápidamente para encontrar otros clientes.

El análisis de la concentración de los ingresos consiste en dividir el volumen de negocios de cada cliente en un cuadro en relación con el volumen de negocios total. Esto le permite priorizar sus acciones para evitar riesgos de liquidez.

Con herramientas como Dunforce, tendrá acceso inmediato a estos ratios, lo que le permitirá centrarse en los clientes de los que más depende su supervivencia en efectivo.

Gestionar bien es estar atento

Estos diferentes KPI, que son fáciles de establecer y que puede consultar cada mes, le permitirán gestionar y anticiparse mejor. Porque los clientes que no respetan los plazos de pago y que hacen perder tiempo a sus equipos de trabajo, los gastos que varían y que están mal controlados, pueden alterar la salud de su tesorería. Por lo tanto, es bueno vigilarlo, y a intervalos muy regulares, mejor.

Todo parece más fácil después de observar los indicadores importantes, ¿no es así? Esto demuestra que es posible gestionar la tesorería sin un gestor financiero.

La gestión del flujo de caja en Excel es muy utilizada hoy en día y es una buena herramienta para empezar. Sin embargo, también puede optar por un software que le ayude a mejorar su flujo de caja y a ahorrar tiempo, especialmente si es una PYME. Dunforce, por ejemplo, le permite automatizar sus recordatorios de clientes, liberando el 90% del tiempo de su equipo para los recordatorios y reduciendo sus necesidades de liquidez en un 30%.

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