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4 indicadores KPI para dirigir su empresa. ¡Significado y ejemplos!

Los KPI son el punto de referencia de todas las empresas de hoy en día. Hay muchos tipos de indicadores, como KPI de ventas y el KPI de redes sociales, entre otros, aunque hoy nos fijaremos exhaustivamente en los KPI financieros.  La gestión de un negocio no consiste únicamente en gestionar sus ventas o sus equipos. Se trata, sobre todo, de controlar todas los resultados y las variables que nos pueden afectar de alguna manera. ¿La evaluación de la tesorería y el control del pago de las facturas forman parte de su vida cotidiana como director de empresa? ¿Quiere saber cómo anticiparse a los déficits de tesorería sin tener un equipo financiero? Si tus respuestas fueron afirmativas, ¡este artículo es para ti!

KPI: ¿Qué son?

Las siglas KPI’s hacen referencia a las palabras «Key Performance Indicator«, términos ingleses que, traducidos al español, significan «indicadores clave de rendimiento». Como bien dice el nombre, estos indicadores describen el rendimiento de una empresa. Los KPI’s suelen ser números, como por ejemplo el número de conversiones de una empresa, y también pueden ser ratios, como por ejemplo un ratio de liquidez.

Es posible que haciéndose las preguntas adecuadas sobre su flujo de caja, pueda tomar decisiones preventivas. Esto evitará problemas en los próximos meses. Permitiendo, como se dice, prevenir en lugar de curar. Y como lo hacemos? Mirando sobre todo semanalmente los indicadores. Por eso queremos hablarte de los reflejos que hay que tener. Vamos a presentarle los indicadores financieros esenciales (KPI) que debe seguir para ayudarle a pilotar su empresa. Es una forma de tomar las decisiones correctas que le permitirán situar su proyecto en el camino del éxito.

La idea es no utilizar sólo las herramientas de contabilidad, que en realidad sólo están disponibles una vez al año y pueden parecer bastante complicadas. El planteamiento es disponer de los elementos útiles para dirigir la gestión de su negocio y beneficiarse de ellos para adaptar su estrategia de la manera más eficaz. Esto significa que pretendemos gestionar la tesorería sin director financiero, de forma regular.

Si usted posee o trabaja en una PYME, es posible que no disponga de un director financiero ni de informes periódicos. Por ello, se necesitan indicadores que sean sencillos de elaborar y comprender. Así que empecemos con los 4 KPI’s clave para anticipar su flujo de caja si no tiene un equipo de finanzas.

1. KPI Índice de rendimiento comercial

El primer criterio es supervisar regularmente las perspectivas de su negocio en relación con sus previsiones. Podrás controlar que todo vaya bien.Esto nos lleva a hablar de las ventas y su seguimiento en el tiempo, lo que nos llevará al primer KPI de este artículo. Pero empecemos por el principio.

Es importante saber que el cálculo de la facturación es esencial y es un dato importante en la evolución de su negocio. Corresponde a la suma de las ventas realizadas (bienes o servicios) durante un período contable. Por lo general, se calcula sin impuestos (HT), pero para el flujo de caja, es mejor mantenerlo TTC. Y debes definir un punto. Evidentemente, le aconsejamos que utilice el periodo más corto, con el fin de llevar un control. Así que el mes nos parece el más relevante.

Es fácil calcularlo, sólo hay que seguir la siguiente fórmula: volumen de negocio = precio de venta * cantidades vendidas.

Sin embargo, aunque el volumen de negocio es un indicador interesante para evaluar el rendimiento de su empresa, cuando se toma solo, no revela mucho. Por eso consideramos que el cálculo de los logros de ventas (o rendimiento de las ventas) es un KPI importante. Esta comparación será muy útil para evaluar la dinámica financiera de su empresa. Su cálculo es bastante sencillo, puesto que ya hemos dicho cómo calcular el volumen de negocio. Esta es la fórmula para realizarlo:

Rendimiento comercial = volumen de negocio (CA) del último mes / volumen de negocio (CA) previsto del último mes

El resultado le indicará hasta qué punto ha alcanzado su objetivo para el periodo. Parece un cálculo sencillo, pero a menudo nos olvidamos de medir nuestros resultados de ventas con respecto a nuestras previsiones. Este indicador le obligará a revisar sus previsiones para los meses siguientes. Y así ajustar tus gastos si el KPI es inferior a 1, porque podrás anticiparte a una falta de liquidez, sabiendo que la evolución de la facturación tiene una consecuencia directa sobre ella. A medida que avanzamos, vemos que gestionar la tesorería sin un director financiero es posible.

Si está lanzando su negocio y aún no tiene un historial de ventas, tendrá que utilizar los estudios de mercado que haya realizado en el sector. Esto le permitirá obtener una estimación de ventas lo más precisa posible.

2. Indicador DVP (días de ventas pendientes)

Una vez que haya evaluado el rendimiento de las ventas de su empresa, los famosos «ingresos» o «producto», debe prever su fecha de cobro. Es decir, el momento en que el dinero de la venta estará en su cuenta bancaria y, por tanto, aumentará su flujo de caja. Esto nos permite hablar del siguiente KPI: el tiempo medio de pago (también llamado DSO, Días de Ventas Pendientes o Número de Días de Crédito a Clientes).

El DSO es el tiempo que tarda el dinero en llegar al banco tras la emisión de una factura. Este indicador es muy importante para las empresas, sea cual sea su tamaño. Es el elemento que determinará su flujo de caja, porque cuanto más rápido le paguen, más rápido podrá invertir, pagar a sus proveedores, etc. La mayor preocupación es que, incluso en un periodo de crecimiento, se pueden producir retrasos en los pagos de clientes muy importantes. Y es rápidamente el punto de ruptura porque tus proveedores te pedirán que pagues más rápido.

Para calcular este KPI clave, existen varios métodos. Cada uno tiene sus ventajas e inconvenientes, pero lo más importante es elegir uno solo y mantenerse fiel durante varios meses para poder evaluar la evolución de su OSD.

El método contable es el más común y sencillo de realizar. Le permite determinar la relación entre el pendiente de pago (el dinero adeudado pero aún no pagado por sus clientes) y el volumen de negocios con todos los impuestos incluidos (TTC). Para su cálculo, se necesitan 2 elementos que deben corresponder al mismo periodo. Se trata del total de facturas impagadas (importe total pendiente de pago a final de mes, incluido el IVA) y el importe total facturado (volumen de negocio, incluido el IVA, ya conoce la fórmula).

Después de eso, todo lo que tienes que hacer es establecer la siguiente fórmula:

DSO = (Importe total pendiente a final de mes x Número de días del mes) / Volumen de negocio total del mes

El resultado que se obtiene se expresa en número de días e indica el periodo medio de cobro de las cuentas por cobrar. Le permite identificar a los buenos y a los malos pagadores entre sus clientes, así como las acciones que hay que poner en marcha para que paguen. Con respecto a este KPI, la mayor apuesta para pilotar bien es atacar para reducirlo. Para ello, la automatización del back office le ayudará a optimizar estos retrasos y a gestionar mejor su tesorería sin necesidad de un director financiero.

 

3. Ratio de rendimiento operativo

El volumen de negocio es un indicador muy útil (y sencillo de calcular) si se sabe utilizar. Ahora, al igual que con las ventas, tendrá que estimar sus gastos fijos y variables para calcular el tercer KPI. Este es su rendimiento operativo.

Después de los ingresos, obviamente hay que evaluar los gastos. Y sobre todo los gastos fijos (o estructurales) que son los que se mantienen estables a pesar del nivel de actividad de la empresa. Estos gastos son los que no varían en función del volumen de actividad. Por ejemplo, el alquiler, los salarios de los empleados, los seguros, etc. Por el contrario, los gastos variables (o gastos de explotación) son gastos que fluctúan en función de su volumen de negocio o producción. Por ejemplo, materias primas, costes de embalaje, electricidad, costes de transporte, etc.

El reto ahora es evaluar si los costes de explotación se han mantenido bajo control, especialmente en relación con lo que se ha planificado. En otras palabras, calculará su rendimiento operativo. Así, en cuanto al rendimiento comercial, evaluará si sus previsiones han ido bien.

Rendimiento operativo = gastos realizados en el último mes / gastos previstos en el último mes

Este indicador también es sencillo de calcular, pero es importante controlarlo cada mes. Le permitirá ver si está gastando más de lo previsto. Esto demuestra una vez más que se puede gestionar bien la tesorería sin necesidad de un gestor financiero.

4. Valoración de riesgo del cliente

Cuando se quiere gestionar bien la tesorería, hay que anticiparse a los escollos importantes. Por ejemplo, asegúrese de no depender de un pequeño número de clientes que, si se vuelven vulnerables, pueden arrastrarle a usted a la confusión. Por eso es importante conocer el nivel de riesgo de sus clientes.

Si sus flujos de ingresos se reducen, debe tomar medidas inmediatas para diversificar su cartera de clientes y protegerse. Si pierde ese cliente importante, sus ingresos mensuales se reducirán considerablemente y tendrá que reaccionar muy rápidamente para encontrar otros clientes.

El análisis de la concentración de los ingresos consiste en dividir el volumen de negocios de cada cliente en un cuadro en relación con el volumen de negocios total. Esto le permite priorizar sus acciones para evitar riesgos de liquidez.

Con herramientas como Dunforce, tendrá acceso inmediato a estos ratios, lo que le permitirá centrarse en los clientes de los que más depende su supervivencia en efectivo.

Gestionar bien es estar atento

Estos diferentes KPI, que son fáciles de establecer y que puede consultar cada mes, le permitirán gestionar y anticiparse mejor. Porque los clientes que no respetan los plazos de pago y que hacen perder tiempo a sus equipos de trabajo, los gastos que varían y que están mal controlados, pueden alterar la salud de su tesorería. Por lo tanto, es bueno vigilarlo, y a intervalos muy regulares, mejor.

Todo parece más fácil después de observar los indicadores importantes, ¿no es así? Esto demuestra que es posible gestionar la tesorería sin un gestor financiero.

La gestión del flujo de caja en Excel es muy utilizada hoy en día y es una buena herramienta para empezar. Sin embargo, también puede optar por un software que le ayude a mejorar su flujo de caja y a ahorrar tiempo, especialmente si es una PYME. Dunforce, por ejemplo, le permite automatizar sus recordatorios de clientes, liberando el 90% del tiempo de su equipo para los recordatorios y reduciendo sus necesidades de liquidez en un 30%.

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