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8 requisitos para poder cobrar los pagos de los clientes

Hacer que te paguen cada vez es relativamente más sencillo debido a la gran cantidad de medios de pagos de los cuales disponemos hoy en día. El pago simple en efectivo de toda la vida sigue presente, pero cada vez más gente usa los medios electrónicos, entre los cuales se encuentran los pagos móviles, los pagos con bizum, pagos fraccionados…  La actual digitalización de los intercambios entre las empresas y sus clientes hace necesario ofrecer a estos últimos medios de identificación fiables, sencillos y rápidos. Para ello, y para lograr un cobro efectivo de sus créditos, la sociedad debe cumplir una serie de obligaciones de cumplimiento.

Requerimientos para empezar a cobrar

Estas obligaciones de cumplimiento son esenciales para identificar si se cumple o no la ley y la normativa establecida. Al referirse a estas obligaciones, su cliente estará en mejor posición para pagarle rápidamente. De este modo, crea un clima de confianza con su cliente y también asegura la buena imagen de su empresa. Te contamos más sobre las normas de cumplimiento que debes seguir para garantizar el pronto pago de tus créditos.

1) Obligación de existir/registrarse

Para que sus clientes le paguen a tiempo, debe haber declarado su empresa en el Registro Mercantil (RCS) con anterioridad. Esto le permite garantizar su existencia a su cliente. En efecto, en el momento de su inscripción recibirá el extracto de Kbis. Este documento oficial y el carné de identidad de su empresa dan fe de su existencia. La información que contiene es pública y puede solicitarse en cualquier momento.

Tenga en cuenta que el extracto sólo es válido durante un periodo de tres meses. Por lo tanto, para cualquier prueba de existencia, debe solicitar la presentación de un nuevo extracto.

En segundo lugar, es esencial que su número RCS, su número CIF, el domicilio social de la empresa y su forma jurídica aparezcan en sus facturas. Sin esta información necesaria, sus facturas no son conformes y, por tanto, no pueden pagarse lo antes posible.

2) Tener una cuenta bancaria profesional donde recibir los pagos

Aunque sea una obligación obvia recibir pagos de sus clientes, vale la pena recordarlo. En efecto, toda empresa con capital social debe abrir una cuenta bancaria profesional en el momento de su creación. Sin abrir una cuenta bancaria, no obtendrá un certificado de depósito y, por lo tanto, no podrá ser registrado ni empezar a cobrar, ya sea con efectivo o con pagos electrónicos. Una vez más, esto atestigua su existencia y su credibilidad ante el cliente.

3) Afiliación a la Seguridad Social y al seguro de responsabilidad civil

Como empresa, también está obligada a afiliarse y cotizar a la Seguridad Social. En caso de negarse a afiliarse y cotizar a la Seguridad Social, se expone a fuertes sanciones civiles y penales. El ejercicio de una actividad no declarada a los organismos sociales y profesionales se castiga con una multa de 45 000 euros y 3 años de prisión. Estos procedimientos judiciales suponen un duro golpe para la imagen de su marca y la confianza que sus clientes depositan en usted.

Además, para los profesionales de la sanidad, la abogacía, la construcción, el turismo, la arquitectura o que requieran el uso de vehículos terrestres motorizados, deberán aportar los documentos necesarios. Está obligado a protegerse contra los riesgos a los que se expone en función de su actividad. Cuanto más cubierto esté, menos se arriesgará a las molestias o a los procesos judiciales que comprometan su buena imagen.

No obstante, se recomienda encarecidamente que las empresas que no operan en los ámbitos mencionados tengan un seguro de responsabilidad civil.

4) La obligación de vigilancia

Toda empresa que celebre un contrato de más de 5.000 euros, sin incluir los impuestos, debe asegurarse de que su contratante está al corriente de sus declaraciones y pagos de las cotizaciones a la URSSAF. Así, cuando celebre un contrato con su cliente y luego cada 6 meses hasta el final de su ejecución, deberá entregarle un «certificado de vigilancia» expedido por la URSSAF. Esto da fe de su regularidad en cuanto a sus declaraciones sociales. Este documento menciona en todos los casos:

  • La identidad de su empresa
    Su situación habitual respecto a sus obligaciones sociales en la fecha de vencimiento.
  • Si tiene empleados, el documento también menciona su número, así como el importe total de las remuneraciones declaradas en el último documento de síntesis de la URSSAF.

Nota: el certificado sólo se expide en Internet.

Si su cliente no le pide este certificado de vigilancia y no comprueba su autenticidad, ambos se arriesgan a fuertes sanciones penales y financieras.

5) Obligación de lucha contra el fraude, el blanqueo de capitales y la corrupción

Siempre con la idea de mantener su buena imagen y la confianza de sus clientes para asegurar el pronto pago de sus deudas, debe ser irreprochable en cuanto al fraude, la corrupción y el blanqueo de dinero.

Según la ley Sapin II, toda empresa con más de 500 empleados y un volumen de negocio igual o superior a 100 millones de euros está obligada a establecer un programa de cumplimiento y lucha contra la corrupción. En concreto, debe poner en marcha un proceso de diligencia debida sobre sus clientes, proveedores y todas las partes interesadas de la empresa; una estrategia para identificar y evaluar los riesgos de corrupción; un código de conducta integrado en la normativa interna de la empresa; y un proceso para medir la eficacia del programa.

Si no cumple estas obligaciones y no aplica el programa de cumplimiento, puede recibir una multa de hasta un millón de euros. Además, se puede imponer una multa de 200.000 euros a los directivos de la empresa.

Por último, también es necesario aplicar las medidas mencionadas anteriormente para dar fe de su buena conducta en materia de blanqueo de capitales y fraude. Los controles en este ámbito son cada vez más numerosos.

Medidas internacionales: en el Reino Unido, algunas empresas y personas están obligadas a registrarse en un organismo de control para cumplir la normativa contra el blanqueo de capitales (anti-money laundering scheme). Esto incluye:

  1. Empresas financieras
  2. Profesionales jurídicos independientes
  3. Contables, asesores fiscales, auditores y administradores judiciales
  4. Proveedores de servicios empresariales y fideicomisos

Además, en el Reino Unido, si quiere crear una empresa que cobre una determinada cantidad de dinero a sus clientes cada vez que utilicen un servicio, tendrá que obtener el permiso de la Financial Conduct Authority.

6) KYC (Know Your Customer): el requisito reglamentario para la experiencia del cliente

El KYC, que se ha convertido en un requisito para acceder a un gran número de servicios, le impone normas específicas de identificación.

Para garantizar el pago puntual de sus cuentas por cobrar, debe conocer perfectamente a sus clientes. En otras palabras, tiene que asegurarse de que sus clientes cumplen las leyes anticorrupción. Esto es para mostrar su compromiso con la lucha contra el blanqueo de dinero, el fraude fiscal y otras prácticas ilegales.

Por lo tanto, debe reunir un cierto número de documentos justificativos, entre ellos

Para las personas físicas:

Un documento de identidad válido
Una prueba de residencia con fecha inferior a 3 meses

Para las empresas:

  1. Los estatutos «certificados»
  2. Un extracto de Kbis con fecha inferior a 3 meses
  3. El último informe anual auditado o una copia de la declaración de impuestos
  4. El documento oficial que enumera los accionistas con sus porcentajes
  5. El documento oficial con la lista de directores
  6. La lista de personas autorizadas para dar instrucciones y comprometer a la empresa
  7. Documento de identidad, pasaporte o permiso de residencia válidos del firmante con fotografía

Por lo tanto, es esencial garantizar su seguridad financiera estableciendo estos procesos de control. Esto es para evitar cualquier sanción que debilite su reputación.

7) Información y la política de seguridad de la información sobre los pagos y cobros

Como vendedor de bienes o prestador de servicios, usted tiene, según el Código de Consumo francés, la obligación de informar a sus clientes. Esta obligación de información se divide en 3 partes que hacen referencia a 3 funciones distintas:

Información: debes informarte de las necesidades de tu cliente, de lo que realmente busca.
Advertencia: debe advertir a su cliente de los riesgos, problemas y limitaciones del servicio deseado.
Asesoramiento: debes ayudar a tu cliente en las decisiones que tome y ofrecerle la mejor solución.

Además, la aplicación de una política de seguridad de la información es cada vez más prioritaria. Para limitar los riesgos que amenazan la estabilidad de su empresa, la aplicación de una política de seguridad de la información sólo aportará un valor añadido a sus servicios. De este modo, asegura la continuidad de su actividad, mantiene la confianza de sus clientes y reduce los riesgos que su empresa podría encontrar.

Además de aplicar la política dentro de su empresa, tiene la obligación de cumplir las normas de almacenamiento de los datos de sus clientes. De hecho, debe proteger sus datos según lo estipulado por el Reglamento General de Protección de Datos. De hecho, debe asegurarse de que la información de sus clientes se utiliza de forma legal y transparente para fines específicos y explícitos. Sólo debe utilizar la información estrictamente necesaria y pertinente. Además, puede no conservar esta información cuando ya no la necesite.

8) Tener una política de responsabilidad social corporativa, sostenibilidad y ética.

Toda empresa cuyos valores estén admitidos en un mercado regulado; cuyo capital social sea igual o superior a 100 millones de euros; y que tenga más de 500 empleados está sujeta a la obligación de elaborar un informe anual de RSC (responsabilidad social corporativa). El objetivo es mejorar la transparencia de las actividades de su empresa. Los beneficios son dobles.

En primer lugar, puede medir el impacto de sus actividades en la sociedad y el medio ambiente. A continuación, puede realizar mejoras para tener un impacto más positivo.

En segundo lugar, permite a las partes interesadas y a los clientes comprender mejor el impacto de su empresa. Así podrán tomar decisiones más informadas. Esto se debe a que sus clientes son más conscientes del impacto de su compra en el medio ambiente y la sociedad.

Por tanto, la aplicación de esta política es esencial para garantizar la sostenibilidad de su empresa.

Conclusión:

Por último, para garantizar el cobro de sus créditos, debe cumplir con las obligaciones de cumplimiento descritas anteriormente. Estas obligaciones de cumplimiento tienen por objeto ayudarle a promover su buena imagen mediante el cumplimiento de la normativa establecida. El incumplimiento de cualquiera de estas obligaciones puede dar lugar a graves acciones legales.

Esto proporciona a sus clientes una forma sencilla, rápida y fiable de verificar el cumplimiento de la ley. Un cliente que tiene tranquilidad y confianza en su empresa le pagará sus deudas más rápidamente.