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¿Qué es la RPA? Robotic Process Automation

14 May, 2021 | Empresas

Con el aumento de la tecnología en las empresas, mucha gente se esta empezando a preguntar: ¿Qué es la RPA? La robótica está empezando a transformar todos los negocios, tanto físicos como digitales. Hoy en día cada vez hay más empresas que están empezando a usar la automatización de procesos, también conocida como “Robotic Process Automation” o “RPA” para realizar tareas monótonas y con poco valor añadido. Para comprender bien este acrónimo, trataremos los siguintes puntos:

  1. ¿Como funciona la rpa?
  2. Diferencias entre RPA y inteligencia cognitiva
  3. Ventajas de la automatización de procesos
  4. Consideraciones para aplicar esta tecnologia
  5. ¿Como elegir una empresa que implante esta tecnologia?
  6. Efecto a largo plazo
  7. Mejor software de RPA

¿Cómo funciona la RPA?

¿Muchos os preguntáis, la RPA qué es exactamente?  Pese a que el nombre parece complicado, la definición y el significado no lo son tanto. La RPA elimina las tareas sistemáticas del proceso y centra sus recursos en las excepciones, en las que los humanos siguen siendo necesarios. Todos los trabajadores que participan en los procesos de back-office tienen que realizar muchas tareas repetitivas y aburridas. El RPA es como un software que replica la actividad humana y se hace cargo de ciertos pasos de un proceso. Puede realizar estas acciones con mayor rapidez y precisión que los humanos, y durante las 24 horas del día. Esto permite a los empleados liberar su tiempo y centrarse en las tareas de verdadero valor añadido.

El software es muy ligero en el sentido de que no requiere mucho desarrollo para ser operativo y, además, los empleados operativos pueden aprender muy rápidamente a configurar y utilizar el robot. Es por estos motivos que cada vez más comercios digitales están intentando implementar RPA en su día a día para automatizar su negocio.

¿Cuáles son las diferencias entre la RPA y la inteligencia cognitiva?

La robotización de RPA se ocupa sobremodo de tareas más sencillas. Se encarga principalmente de las acciones que no requieren conocimientos, comprensión o percepción especiales. Estas acciones son las que se pueden realizar estableciendo reglas sencillas para que el ordenador las siga. Sin embargo, con la inteligencia cognitiva, se está invadiendo la base de conocimientos de un ser humano y otros atributos reales más allá de la simple capacidad de hacer. La automatización cognitiva puede ocuparse del lenguaje, el razonamiento y el juicio mediante la contextualización. Puede establecer el significado de las cosas y dar una percepción específica. Así que hay una gran diferencia entre ambos.

Además, mientras que la RPA es una tecnología avanzada, la automatización cognitiva no lo es. No se ha visto una oleada de potentes herramientas de automatización cognitiva en el mercado y muy pocas empresas las utilizan.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar la automatización de procesos?

El principal beneficio que se encuentra en la robotic process automation es un retorno de inversión de entre el 30 y el 200% en el primer año. Pero sería un error fijarse solamente en las ganancias financieras a corto plazo, ya que hay muchos otros beneficios que no se pueden tener en cuenta económicamente.

Por ejemplo, las empresas de sectores muy regulados, como la banca y los seguros, han demostrado que la automatización es una forma más barata y rápida de resolver los problemas de cumplimiento. También mejora su servicio al cliente porque tiene más control sobre el proceso. Una empresa que recibe muchas solicitudes de clientes, por ejemplo, puede permitir que sus equipos se centren sólo en las más complejas.

También hay beneficios para los empleados. En la mayoría de los casos, los empleados agradecen la tecnología porque odiaban las tareas que ahora realiza el ordenador, lo cual ha reducido en gran porcentaje la presión del trabajo. En este sentido, la implementación de la RPA ha sido un caso de éxito total.. Todas las organizaciones que hemos estudiado informan de que el robot está interviniendo en grandes cargas de trabajo. Se cree que habrá una creación exponencial de trabajo para seguir el ritmo del crecimiento exponencial de los datos (un 50% más cada año). También hay un aumento significativo de la burocracia.  Necesitamos la automatización simplemente para aliviar el estrés acumulado en las empresas. Así que no sólo se beneficiarán los accionistas, los altos directivos y los clientes, sino también los empleados.

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¿Cuáles son las consideraciones más importantes para quienes quieren aplicar la esta tecnología?

La consideración más importante es la estrategia. Puede utilizar la automatización de forma inteligente para reducir sus costes. Pero si utiliza la RPA como una herramienta estratégica importante, le sacará mucho más partido. La segunda consideración es el lanzamiento. Hay que contar con todos los gestores implicados y con un director de proyecto muy competente para que los procesos sean correctos. El proyecto debe ser estable, maduro, optimizado, estandarizado, repetible y utilizado en grandes volúmenes. Comience con una prueba controlada en un cuello de botella o en una parte dolorosa del proceso.

La tercera consideración es adaptar la gestión integrando la automatización. Esta es la clave del lanzamiento. El cuarto es construir una empresa que pueda utilizar la RPA a largo plazo. Utilizando la RPA en la medida de lo posible, con el tiempo construirá centros de excelencia que serán la fuente de nuevas técnicas y procesos para su desarrollo. Estos centros son la fuente de empleados que configurarán los robots, los instalarán y los desarrollarán. Los controladores que los encienden y apagan, planifican su trabajo y su relación con los humanos. Hay una innovación continua en relación con las tecnologías de la información, la gobernanza y la seguridad. Las organizaciones que adoptan la RPA deben pensar inmediatamente en crear un centro de excelencia.

¿Cómo elige una empresa la implantación de esta solución o de una solución informática? ¿Y cómo interactúan estos departamentos?

Cuando una organización se plantea una fase de prueba para la RPA, observa el caso del cliente y lo compara con una solución informática. Esto suele ser una ventaja para la RPA. En una organización que estudiamos, el ROI de RPA fue del 200% en el primer año y la solución se implementó en 3 meses. La solución informática tuvo el mismo retorno de la inversión, pero con un periodo de amortización de 3 años, y una instalación que duró 9 meses.

Además, muchos responsables operativos consideran que la implantación de una solución informática requiere demasiado tiempo. Prefieren algo más ligero y adaptable. Por lo tanto, una solución de RPA útil y barata que no requiera conocimientos informáticos especiales para su instalación es un paseo para la empresa.  Los departamentos de TI están preocupados porque saben lo disruptiva que es la RPA. Sin embargo, hay que asegurarse de convencerlos desde el principio del proceso.

¿Cuál cree que será el efecto más visible de la mecanización a largo plazo?

A largo plazo, la RPA significa que la gente tendrá un trabajo más interesante. Durante 130 años hemos creado trabajos no cualificados, repetitivos y aburridos. No van a desaparecer todos los empleos, sólo los que son menos interesantes para la gente. Será perturbador, pero las empresas deberían ser capaces de absorber este cambio.   La relación entre la tecnología y las personas tiene que cambiar en el futuro para mejor, y creo que la RPA es una de las principales herramientas para realizar este cambio.

Dunforce y la robotización

Nuestro software financiero es uno de los más potentes del mercado. Actualmente tenemos más de 2500 usuarios y 500 clientes, y hemos ayudado a recuperar más de 2 billones de facturas. Además, contamos con un sistema de automatización de procesos (rpa) en español, inglés y francés, estamos presentes en más de 5 países. Recuerde, somos los pioneros en la automatización financiera. 

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