Mejor Práctica # 4: Estrategias de Recolección Bien Definidas

 

Para un sistema que se tendrá que usar en varias ocasiones, se necesita que su eficiencia esté demostrada, pero aun más que sea claro para que todos lo puedan implementar. Las políticas y estrategias de recolección tienen como propósito dirigir las acciones de los empleados en un contexto dado y guiarles en su toma de decisión. Tener un buen plan es fundamental para el éxito general de la unidad, aunque tenga que alterarse en ciertas ocasiones.

 

Definir un procedimiento

El primer punto primordial que se tiene que definir es la forma con la que inicialmente se contacta con clientes que tienen facturas atrasadas. Es necesario que haya una guía que determine que hacer y cuando. ¿Debe el equipo ponerse en contacto con ellos por teléfono, correo electrónico, o por correo físico? ¿Cuántos días despues del vencimiento tienen que pasar para establecer el primer contacto? Por otra parte, se tendrá que exponer el resto del procedimiento: como y cuándo las siguientes tomas de contacto se tendrán que llevar a cabo etc. Esto es el primer punto que se tiene que formular.

 

 

También se necesitará establecer políticas para el manejo de las recolecciones basadas en los posibles riesgos que puedan surgir durante el proceso. Hay que entender que muchas cosas pueden suceder que afectan a cómo deben ser manejadas las cuentas por cobrar. A veces el cliente puede sufrir de eventos externos, y en ese caso se necesitara modificar el procedimiento de recolección. Del mismo modo se pueden encontrar problemas con falsas excusas de clientes, o contactos que no pueden ser contactados y otros problemas que no hacen parte del proceso normal de cobro. Es necesario diseñar estrategias y políticas para que sus empleados puedan utilizarlas cuando surjan estos obstáculos, a fin de manejar la situación de la manera más eficiente posible.

 

Segmentar a sus clientes

Finalemente, dependiendo del tamaño de la empresa, también pueda ser necesario dividir los clientes en distintos segmentos. Conocer sus segmentos de clientes es un aspecto crítico de la gestión de cualquier negocio, y es lo mismo para las recolecciones. Tener diferentes tipos de clientes divididos en grupos que coincidan con los criterios que ha establecido le hará más fácil predecir y tratar eficazmente las distintas situaciones que puedan surgir. Los criterios que se utilizen dependen del tipo de negocio, pero los más comunes son la ubicación, la solvencia, la capacidad de pago y la “actitud” del cliente.

Pero, finalmente, lo que hay que entender es que estas estrategias y políticas nunca tendrán una eficacia del 100% y que se tendrán que modificar con el tiempo. A menudo tendrán que modificarse a medida que las situaciones cambien, aunque esto no signifique que un plan incial sea inutil. Sea o no un plan que se utilize en todas las situaciones, es prudente siempre tener uno que incluya el método predeterminado de reacción a los distintos obstáculos y problemas que puedan surgir.

 

Laura Castello

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