Mejor Práctica # 3: Información de Calidad

 

Cuando se trata de un proceso tan delicado como la recolección de cuentas por cobrar, nada es más frustrante que tener información inexacta. Todo el mundo querría que el proceso de recolección se hiciera de la manera más rápida y eficiente posible, y eso significa no perder tiempo en situaciones inecesarias. El conocimiento preciso del proceso es la clave para hacer que todo sea lo más rápido y eficiente posible.

 

Organización

Con el fin de lograr organizar esta información, se tiene que tener un sistema dedicado a ello. El conocimiento  desorganizado solo complicara el proceso y os hara perder más tiempo. Este sistema de organización a menudo tendrá la información dividida en tres secciones de informe: gestión, seguimiento y gestión de riesgos.

Los informes de gestión presentan la información de las facturas vencidas con el contacto de los clientes que todavía necesitan ser contactados, con la cantidad por cobrar y el tiempo transcurrido desde la fecha de vencimiento. Estos informes son fundamentales para el seguimiento. Permiten priorizar las cuentas por recolectar. Por esa razón los informes de gestión se generán generalmente de forma diaria para tener un seguimiento en tiempo continuo y adaptar las acciones para que estas sean las más efficientes posible.

 

 

 

Los informes de seguimiento se ocupan más de la cartera. Estos informes a menudo determinan el tipo de cada cartera. Basandose en distintos factores, como las razones de eficiencia en el proceso de cobro, el tipo de producto y  los datos del cliente como la edad o la zona. Generados semanalmente o mensualmente, estos informes se usan por la alta dirección para abordar las decisones relacionadas con el rendimiento y la política de recollección.

En cuanto a los informes de gestión de riesgos, sirven para analizar los efectos de los distintos factores que influyen en el proceso. Se colecta en estos informes la información sobre el impacto de las reclamaciones en el rendimiento de la cartera. Esto se hace a través de indicadores de seguimiento como los saldos recuperados, los ciclos de facturación e índices individuales de reducción.

 

Comprobar la información

Fuera de estos informes, también se querrá asegurar que la información básica del cliente sea siempre exacta. Cuando llegue el momento de actuar en un proceso de recolección, tendrá que ser capaz de localizar y contactar con el cliente con la mayor rapidez y facilidad posible. Eso significa mantenerse al día con toda la información disponible sobre el contacto. De esa facilidad con la que se puede localizar al cliente dependera gran parte de la eficiencia del proceso de recolección.

Por último, se tendra que invertir en procesos para recopilar esa información sin que represente un gasto demasiado importante. Esto se puede conseguir eficazmente a través de unidades de control interno metodológico y con la ayuda de los comités internos pasados. Cuanto mayor sea el nivel de gestión que tenga en el proceso de recopilación, más precisa y organizada será la información que necesitará utilizar, y más eficiente y simple podrá ser el proceso completo.

 

Laura Castello

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