Establezca el proceso de cobranza correcto

 

Cuando se trata de cobrar pagos atrasados, la mejor manera de asegurarse de que todo va bien es tener un proceso simple y adaptado a su industría. Si bien no existe un proceso de recolección perfecto, existe un conjunto relativamente simple de directrices y criterios a seguir que garantizan un funcionamiento eficaz.

 

Antes de la fecha de vencimiento, compruebe la satisfacción del cliente


Lo primero que hay que hacer es encontrar un medio para comprobar la satisfacción del cliente. Que se haga a través de una llamada telefónica, un correo electrónico o una carta es irrelevante. Pero tiene que hacerlo. Y esto es porque los clientes insatisfechos son mucho más propensos a pagar tarde. Por lo tanto, si hay algún aspecto de su negocio que esté generando insatisfacción en sus clientes, podría tener consecuencias en sus finanzas. Un seguimiento adeucado de las encuestas de satisfacción unos días después de haber prestado un servicio o al vencimiento de una factura son momentos idóneos. Se puede proporcionar así un recordatorio sin ser pesado y, posiblemente, encontrar algun defecto en sus propios servicios.

 

A la fecha de vencimiento, envíe un recordatorio completo por escrito

Cuando se empieza un proceso de reclamación con facturas vencidas desde hace un tiempo, la probabilidad de que el cliente pague de inmediato es casi inexistente. Por ello un recordatorio inicial a la fecha de vencimiento es una buena costumbre que adoptar. Despues, si no funcionan, las reclamaciones se volverán más insistentes y coercitivas. El primer aviso generalmente supone que la falta de pago fue accidental: un olvido, o que algún factor externo interfirió en el proceso. Siempre debe ser un recordatorio libre de acusaciones. Si el cliente realmente se olvidó, un simple recordatorio es generalmente suficientemente para recibir su dinero. La segunda reclamación debe tener las mismas características, pero insistiendo en la importancia del tema y que las cosas podrían compliacarse si no paga pronto.

 

 

Cuando el tiempo de retraso empieza a ser importante, presione con una llamada telefónica


Si el pago permanece pendiente, es necesario descubrir por qué exactamente no se le ha pagado. Los avisos antes mencionados pueden ser fácilmente ignorados u olvidados, por lo que es probable que tenga que adoptar un enfoque más directo para presionar a su cliente. Una llamada telefónica suele ser una buena opción. Su propósito es de averiguar exactamente por qué la factura todavía no ha sido pagada, teniendo en cuenta que el cliente podría estar en una situación inadecuada. Por supuesto, debe tener cuidado con las excusas también, especialmente si el cliente afirma haber pagado ya. Siempre debe pedir fechas para determinar cuando tendría que llegar el pago y comprobar posteriormente si relamente se hizo. También es una buena idea enviar una carta de recolección que recopile lo que se discutió en la llamada telefónica anterior, como recordatorio de la situación y forma de insistir.

 

Cuando supera un plazo determinado, vuelvase insistente y firme


En este punto, simplemente puede repetir el proceso con una segunda o tercera llamada telefónica y cartas de recolección, cada una más insistente que la anterior. Solo se acabara el proceso con el pago o una nueva fecha para este. Pero en algun momento tiene que parar porque no se puede hacer esto de forma indefinida.


En la última llamada, es importante subrayar al cliente que será su última oportunidad de pagar la factura antes de que el asunto se entregue a una agencia de cobranza. También se puede hacer hincapié en los beneficios de pagar la factura antes de que llegue a ese punto, como el mantenimiento de creditos comerciales por ejemplo. Hay que evitar sin embargo mencionar las consecuencias negativas que su falta de pago podría provocar (problemas judiciales, degradación de su imagen…), cosa que podría interpretar como una amenaza de su parte.


Si bien este proceso es simple, también es eficiente y participa en crear y mantener una buena relación entre la empresa y su cliente. Del mismo modo, mejorara la productividad de sus equipos y su tesorería.

 

Laura Castello

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