Entrenar a su equipo para obtener un cobro rápido

Hay un montón de situaciones que pueden perjudicar un negocio, y no todas ellas están dentro de su control. Pero las facturas pendientes es una plaga que afecta a casi todos, y este problema tiene solución. Las facturas  pendientes por cobrar implican grandes problemas de tesorería para cualquier empresa. Por ello, las razones para formar su equipo a ser eficiente en la recolección de facturas es clave, y existen muchas maneras de hacerlo. Cuanto mejor sea su equipo, mejor se llevarán sus finanzas.

Desafío # 1: acceso a la información correcta

En primer lugar, necesita asegurarse de que todos los hechos expuestos sean ciertos. Nada es más irritante para un cliente y vergonzoso para un agente en cargo de la recolección que equivocarse en una emisión de factura. Si un empleado que hace una reclamación comunica con un cliente sin ni siquiera conocer la situación, perjudica a la imagen de la empresa, y desgastara la relación con el cliente. Para evitar este caso, hay que asegúrarse de que  la factura siempre sea la correcta, de que fue enviada y de que la fecha de vencimiento haya devengado antes de hacer cualquier cosa. Y, por supuesto, se necesita ser consciente de que factores no son de su responsabilidad. Si, por ejemplo, se envió la factura y se perdio por cualquier razón fuera de su control, su cliente no es responsable de ello.

Desafío # 2: poner un calendario y atenerse a él

También es importante establecer un calendario que usar para contactar los clientes con facturas vencidas. Algunas empresas deciden contactar con ellos dos semanas después del vencimiento, algunos trás una semana, y otros contactan con ellos incluso antes de dicha fecha. No hay una respuesta correcta aquí, pero establecer un contato preventivo tiene la ventaja de conscienziar los clientes. De esta forma, no habrá excusas por parte de estos y sus equipos se sentirán más en confianza, haciendo ganar tiempo y eficiencia.


Desafío # 3: profesionalismo

Cuando llegue el momento de contactar con su cliente, la clave del éxito es el profesionalismo. Si hay una cosa que influye en el hecho de que un cliente sea cooperativo o no, es una actitud agresiva por parte de los agentes en cargo de la recolección. Nadie quiere colaborar con una persona que le está acusando, incluso si está siendo acusado ​​con razón. Independientemente de cuántas veces deba ponerse en contacto con un cliente para que se le pague la factura, enojarse o demostrar frustración nunca será una solución. Mantener un tono profesional y tranquilo sobre el asunto aumenta las posibilidades de que un cliente actue en su favor.

Desafío # 4: permanecer abierto

Dicho esto, el primer contacto con un cliente que tiene una factura pendiente por pagar debe tener en cuenta posibles accidentes y otros factores. Sólo porque la factura no se pagó a tiempo no significa que el cliente se negase a pagar. Un problema con la entrega de facturas podría haber surgido, o tal vez la factura fue enviada accidentalmente a su carpeta de spam y nunca la vieron. Nunca se debe asumir que el cliente es culpable del impago, pero siempre preguntar por posibles razones que hayan llevado a este. Su solicitud hara que su cliente se sienta en confianza y permitira establecer una buena relación con él. 

Si es una Pyme, es probable que el cobro de las facturas sea de las ultimas cosas que haga, pero más lo vaya atrasando y menos probable que se le pague. La idea es mantener un contacto regular con el cliente adoptando una actitud amable, empujandolo de manera sútil a que rectifique la situación.

Que se haga a través de correo electrónico o teléfono, es aconsejable recordar el tiempo de retraso, cuándo se envió el último recordatorio y las posibles consecuencias si no se paga pronto. Hay que encontrar un equilibrio entre una actitud cordial y un estímulo que le haga pasar a la acción. Esto se puede lograr pidiéndoles que llamen o envíen un correo electrónico a su equipo antes de que termine el día para discutir del pago o  de un plan de pago.

El proceso de reclamación es una molestia enorme y frustrante, pero se tiene que pasar por ello. La formación es la mejor forma para ser eficiente en su recolección y de reducir esa frustración. Eso resulta en una mejoría de la tesorería así como una economía de tiempo para sus equipos.



Laura Castello

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